Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống quản lý tài chính - kế toán của doanh nghiệp sản xuất, tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế quan trọng, tác động trực tiếp đến động lực làm việc của người lao động cũng như cấu thành nên chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất đồ gỗ xuất khẩu, việc tổ chức hạch toán chính xác, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn là yêu cầu cấp thiết nhằm bảo đảm tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản trị chi phí.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể sau:

  1. Tìm hiểu tổng quan về quá trình hình thành, đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Tân Dương.
  2. Phân tích thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị trong kỳ kế toán tháng 01 năm 2021, từ khâu lập chứng từ, luân chuyển chứng từ đến phương pháp tính toán và hạch toán sổ sách.
  3. Đánh giá những ưu điểm đạt được và các hạn chế còn tồn tại trong quy trình quản lý lao động, tiền lương và trích nộp bảo hiểm tại doanh nghiệp.
  4. Đề xuất các ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương, đồng thời tổng kết những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn mà sinh viên đã củng cố, đóng góp cho đơn vị trong thời gian thực tập.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội - BHXH, Bảo hiểm y tế - BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp - BHTN, Kinh phí công đoàn - KPCĐ).
  • Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Tân Dương (Tên giao dịch: T&D FURNITURE; địa chỉ: Thửa đất số 4, 5, tờ bản đồ số 37, khu phố 7, Phường Uyên Hưng, Thị xã Tân Uyên, tỉnh Bình Dương).
  • Thời gian nghiên cứu: Dữ liệu kế toán phát sinh trong tháng 01/2021; thời gian thực tập và thu thập tài liệu thực tế tại doanh nghiệp diễn ra từ ngày 22/02/2021 đến ngày 18/04/2021 (thời điểm hoàn thành báo cáo: tháng 05/2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đề tài được xây dựng trên nền tảng các chuẩn mực, chế độ kế toán và văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nước:

  • Chế độ kế toán: Áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Hệ thống văn bản về bảo hiểm và lao động: Luật Bảo hiểm xã hội; Quyết định số 595/QĐ-BHXH và Công văn số 2159/BHXH-BT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Nghị định số 44/2017/NĐ-CP về tỷ lệ đóng quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Luật Công đoàn và Điều lệ Công đoàn Việt Nam; các quy định về mức lương tối thiểu vùng I đối với lao động đã qua đào tạo và Luật Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).

Để thực hiện đề tài, tác giả đã sử dụng phối hợp các phương pháp nghiên cứu thực tế sau:

  • Phương pháp thu thập và quan sát thực tế: Trực tiếp tham gia quan sát quy trình làm việc tại các phân xưởng sản xuất và phòng kế toán; ghi nhận quy trình chấm công bằng máy quét vân tay, quản lý hồ sơ nhân sự, lập phiếu tạm ứng và chi trả lương.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp dữ liệu kế toán: Thu thập các chứng từ gốc (hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng) của 71 lao động tại đơn vị trong tháng 01/2021 để phân tích cơ cấu thu nhập, đối chiếu giữa ngày công thực tế và số tiền thực nhận.
  • Phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán: Phân tích quy trình định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 334, 338 và các tài khoản chi phí (622, 627, 641, 642); đối chiếu trình tự ghi sổ từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các sổ chi tiết.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp và sơ cấp được cung cấp từ Phòng Kế toán và Phòng Hành chính - Nhân sự của Công ty TNHH Tân Dương.

Nội dung chính theo từng phần của báo cáo

Tổng quan về Công ty TNHH Tân Dương và tổ chức công tác kế toán

Công ty TNHH Tân Dương (T&D FURNITURE) được thành lập ngày 02/06/2004 và chính thức hoạt động từ ngày 01/10/2004, thuộc loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, chịu sự quản lý thuế của Chi cục Thuế khu vực Tân Uyên. Ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất các sản phẩm giường, tủ, bàn ghế cao cấp từ gỗ phục vụ thị trường trong nước và xuất khẩu.

Về quy mô nhân sự, tại thời điểm tháng 01/2021, công ty có tổng số 71 cán bộ công nhân viên. Cơ cấu lao động theo bộ phận và trình độ học vấn được phân bổ như sau:

Tiêu chí phân loại Số lượng (Người) Tỷ lệ / Ghi chú
Theo bộ phận công tác:
- Bộ phận công nhân trực tiếp 45 Bộ phận sản xuất chính
- Bộ phận quản lý công nhân (sản xuất chung) 7 Quản đốc, tổ trưởng, kỹ thuật
- Bộ phận kinh doanh 7 Tìm kiếm thị trường, khách hàng
- Bộ phận quản lý điều hành 12 Ban Giám đốc, Kế toán, Nhân sự
Theo trình độ học vấn, chuyên môn:
- Đại học 18 Cán bộ quản lý, chuyên môn
- Cao đẳng, Trung cấp 22 Nhân viên kỹ thuật, nghiệp vụ
- Tốt nghiệp phổ thông 23 Công nhân sản xuất
- Lao động khác 8 Tạp vụ, bảo vệ, hỗ trợ

Bộ máy kế toán của công ty gồm 5 người: 01 Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng kế toán, 01 Thủ quỹ, 02 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, 01 Kế toán tổng hợp. Về chính sách kế toán, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho (tính giá trị xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước FIFO), phương pháp khấu hao TSCĐ theo đường thẳng, kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán theo hình thức sổ Nhật ký chung với niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.

Phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện tính lương theo tháng dương lịch (từ ngày 01 đến ngày cuối tháng) dựa trên số ngày làm việc thực tế so với ngày công chuẩn (26 ngày/tháng, 8 giờ/ngày, trừ các ngày chủ nhật). Công thức tính tiền lương cơ bản và lương thực tế tại đơn vị được xác định như sau:

$$\text{Tiền lương thực tế (TL)} = \frac{\text{Lương cơ bản (LCB)}}{\text{Ngày công chế độ } (NC_{cđ})} \times \text{Ngày công thực tế } (NC_{tt}) + \text{Phụ cấp (PC)}$$

Trong đó: $$\text{Lương cơ bản (LCB)} = \text{Lương tối thiểu vùng} \times \text{Hệ số lương cấp bậc } (H_{cb})$$

Mức lương tối thiểu vùng công ty áp dụng là mức lương tối thiểu vùng I (4.400.000 đồng đối với người lao động có trình độ đại học). Các chế độ phụ cấp tại đơn vị được chia thành hai nhóm rõ rệt:

Chức danh / Vị trí Hệ số phụ cấp trách nhiệm, chức vụ (Tính thuế TNCN) Phụ cấp xăng xe, điện thoại (Không tính thuế TNCN - VNĐ/tháng)
Tổng Giám đốc 3,0 (hoặc 2,5 theo chức vụ) 1.000.000
Giám đốc 2,5 1.000.000 (hoặc 500.000 đối với Phó Giám đốc)
Kế toán trưởng, Trưởng phòng, Quản lý phân xưởng 2,0 (hoặc 1,5) 400.000 (Trưởng phòng Kinh doanh: 500.000)
Nhân viên văn phòng, điều hành quản lý 1,5 100.000
Nhân viên bộ phận kinh doanh 1,5 400.000
Công nhân sản xuất 1,0 (áp dụng cho lao động lâu năm) 100.000

Đối với chế độ làm thêm giờ, công ty áp dụng mức thanh toán tăng ca theo buổi hoặc nửa buổi; riêng trường hợp làm thêm vào ngày chủ nhật được hưởng 300% lương. Về chế độ thưởng, công ty áp dụng mức thưởng 200.000 đồng vào các dịp lễ và từ 500.000 đồng đến vài triệu đồng vào dịp Tết hoặc thưởng chuyên cần khi vượt chỉ tiêu doanh số.

Tỷ lệ trích các khoản theo lương tại doanh nghiệp được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định:

  • BHXH (25,5%): Doanh nghiệp đóng 17,5% (gồm Hưu trí - tử tuất 14%, Ốm đau - thai sản 3%, Tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp 0,5%); Người lao động đóng 8% (Hưu trí - tử tuất).
  • BHYT (4,5%): Doanh nghiệp đóng 3,0%; Người lao động đóng 1,5%.
  • BHTN (2,0%): Doanh nghiệp đóng 1,0%; Người lao động đóng 1,0%.
  • KPCĐ (2,0%): Doanh nghiệp trích 2,0% tính toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh; Người lao động không phải trích đóng.

Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ tiền lương

Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương tại Công ty TNHH Tân Dương diễn ra qua các bước:

  1. Phòng Hành chính - Nhân sự: Thực hiện theo dõi chấm công hàng ngày qua hệ thống vân tay và bảng chấm công giấy của các tổ trưởng. Cuối tháng tổng hợp bảng chấm công gửi về phòng kế toán.
  2. Phòng Kế toán: Kế toán tiền lương kiểm tra bảng chấm công, tính lương, lập bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, tính các khoản trích trừ lương và thuế TNCN, sau đó chuyển Kế toán trưởng soát xét.
  3. Ban Giám đốc và Kế toán trưởng: Tiến hành phê duyệt bảng lương.
  4. Thực hiện chi trả: Kế toán tổng hợp lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi. Thủ quỹ xuất tiền mặt chi trả cho công nhân trực tiếp vào ngày 07 - 10 hàng tháng hoặc chuyển khoản qua ngân hàng đối với nhân viên văn phòng, quản đốc và tổ trưởng. Doanh nghiệp thực hiện ứng lương định kỳ vào ngày 26 hàng tháng.

Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng bao gồm: TK 334 (3341, 3348), TK 338 (3382, 3383, 3384, 3386), Hợp đồng lao động, Bảng chấm công, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 334, TK 338 và các sổ chi tiết tài khoản.

Trong tháng 01/2021, kế toán thực hiện các bút toán tổng hợp chủ yếu:

  • Tập hợp chi phí tiền lương phải trả các bộ phận: Nợ TK 642 (162.368.000 đồng), Nợ TK 641 (6.512.000 đồng), Nợ TK 627 (101.150.000 đồng), Nợ TK 622 (384.950.000 đồng) / Có TK 334.
  • Khấu trừ các khoản trích theo lương vào lương của người lao động: Nợ TK 334 / Có TK 338 (73.464.000 đồng).
  • Khấu trừ thuế TNCN vào lương: Nợ TK 334 / Có TK 3335 (866.000 đồng).
  • Trích nộp bảo hiểm và KPCĐ vào chi phí doanh nghiệp: Nợ TK 642, 641, 627, 622 / Có TK 338.
  • Nộp tiền bảo hiểm cho cơ quan BHXH: Nợ TK 338 / Có TK 112 (225.793.000 đồng) và nộp kinh phí công đoàn cấp trên: Nợ TK 3382 / Có TK 112 (14.000.000 đồng).
  • Thanh toán lương tháng 01/2021 cho toàn thể công nhân viên vào ngày 10/02/2021: Nợ TK 334 / Có TK 112 (565.000.000 đồng).

Nội dung thực tập và kỹ năng thực hành nghề nghiệp

Trong 8 tuần thực tập (từ 22/02/2021 đến 18/04/2021), sinh viên đã trực tiếp tham gia và thực hiện các nội dung công việc chuyên môn:

  • Tiếp nhận hồ sơ xin việc, nhập liệu thông tin người lao động vào hệ thống máy tính.
  • Phân loại, sắp xếp và đóng chứng từ tiền gửi ngân hàng, phiếu chi tiền mặt thành tập sổ theo thứ tự thời gian.
  • Kiểm tra việc chấp hành quy định mang đồng phục của công nhân tại xưởng sản xuất 2 lần/ngày (từ ngày 25/02/2021 đến 11/04/2021).
  • Soạn thảo và in ấn các biểu mẫu hành chính: hợp đồng lao động, thông báo tạm ứng lương, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.
  • Thực hành sử dụng các hàm bảng tính Excel (như VLOOKUP), phần mềm chấm công vân tay, máy in và máy photocopy.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

  • Báo cáo đã hệ thống hóa toàn bộ quy trình tính toán, lập bảng biểu, luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương cho 71 cán bộ công nhân viên tại Công ty TNHH Tân Dương.
  • Phản ánh chính xác các số liệu chi phí tiền lương và bảo hiểm phân bổ theo từng bộ phận sản xuất, bán hàng và quản lý trong kỳ kế toán tháng 01/2021.

Đánh giá ưu điểm trong công tác kế toán của đơn vị

  • Tuân thủ chuẩn mực pháp lý: Doanh nghiệp áp dụng đúng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hệ thống chứng từ và tài khoản hạch toán rõ ràng, đúng bản chất kinh tế.
  • Bảo đảm quyền lợi người lao động: Tỷ lệ trích nộp BHXH (25,5%), BHYT (4,5%), BHTN (2%), KPCĐ (2%) được thực hiện đầy đủ và nộp đúng hạn cho cơ quan bảo hiểm; chế độ chi trả lương đúng ngày (ngày 07 - 10) kèm chính sách tạm ứng vào ngày 26 giúp nhân viên chủ động chi tiêu.
  • Hệ thống sổ sách khoa học: Việc sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung giúp quy trình đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và Sổ Cái diễn ra thuận tiện, dễ kiểm tra, phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
  • Khuyến khích tăng ca: Áp dụng mức trả lương 300% cho ngày làm thêm chủ nhật, tạo động lực nâng cao năng suất sản xuất khi có đơn hàng gấp.

Hạn chế và giải pháp, kiến nghị của tác giả

Dựa trên khảo sát thực tế, tác giả đã chỉ ra một số điểm tồn tại và đề xuất giải pháp:

  • Về công tác chấm công: Bảng chấm công hiện tại chỉ phản ánh số ngày đi làm và số ngày nghỉ, chưa theo dõi được thời gian đi muộn, về sớm và chưa đánh giá được chất lượng công tác; việc theo dõi giờ làm thêm chỉ ghi nhận theo buổi/nửa buổi chứ chưa theo dõi chi tiết theo từng giờ. Kiến nghị: Cần hoàn thiện bảng theo dõi làm thêm giờ chi tiết và tích hợp dữ liệu máy quét vân tay vào bảng chấm công điện tử.
  • Về trích trước tiền lương nghỉ phép: Công ty chưa thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất, điều này có thể gây đột biến về chi phí nhân công trong các tháng cao điểm nghỉ phép. Kiến nghị: Cần lập kế hoạch trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất vào chi phí sản xuất chung (TK 622/TK 335) để bình ổn giá thành sản phẩm.
  • Về chính sách đãi ngộ: Quỹ khen thưởng chưa được chú trọng nhiều; phụ cấp xăng xe và điện thoại cho khối văn phòng và công nhân còn ở mức thấp (100.000 đồng/tháng); công ty chưa có chế độ thi đua khen thưởng tổng kết cuối năm rõ ràng. Kiến nghị: Xây dựng quy chế khen thưởng gắn liền với hiệu quả công việc và điều chỉnh mức phụ cấp phù hợp với chi phí thực tế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Báo cáo thực tập được thực hiện trong khoảng thời gian 2 tháng (từ 22/02/2021 đến 18/04/2021), số liệu hạch toán chi tiết tập trung chủ yếu vào kỳ kế toán tháng 01/2021 tại một doanh nghiệp tư nhân sản xuất đồ gỗ. Do đó, nghiên cứu chưa phân tích được biến động tiền lương qua các mùa vụ sản xuất trong cả niên độ tài chính hoặc tác động dài hạn của chính sách nhân sự đến năng suất lao động.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu tiền lương trọn vẹn trong cả năm tài chính; phân tích sâu hơn về kế toán quản trị chi phí nhân công trực tiếp và phương pháp tính lương theo sản phẩm nhằm tối ưu hóa chi phí sản xuất tại các doanh nghiệp ngành chế biến gỗ.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập tốt nghiệp có giá trị thực tiễn và học thuật cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh: Cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về một case study thực tế trong việc tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp sản xuất áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Người làm công tác kế toán - nhân sự tại doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo mẫu biểu, công thức tính toán lương cơ bản, phân bổ phụ cấp chịu thuế/miễn thuế TNCN, quy trình luân chuyển chứng từ giữa phòng nhân sự và phòng kế toán, cũng như phương pháp hạch toán các khoản bảo hiểm bắt buộc.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Tân Dương áp dụng chế độ và hình thức sổ kế toán nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Tỷ lệ trích các khoản theo lương tại doanh nghiệp được phân bổ giữa công ty và người lao động như thế nào?

  • BHXH (Tổng 25,5%): Công ty đóng 17,5% (Hưu trí 14%, Ốm đau thai sản 3%, Tai nạn lao động 0,5%); Người lao động đóng 8%.
  • BHYT (Tổng 4,5%): Công ty đóng 3,0%; Người lao động đóng 1,5%.
  • BHTN (Tổng 2,0%): Công ty đóng 1,0%; Người lao động đóng 1,0%.
  • KPCĐ (Tổng 2,0%): Công ty đóng toàn bộ 2,0% tính vào chi phí; Người lao động không phải đóng.

3. Quy mô nhân sự và cơ cấu lao động tại thời điểm nghiên cứu (tháng 01/2021) là bao nhiêu?

Công ty có tổng số 71 nhân viên, bao gồm: 45 công nhân trực tiếp, 7 cán bộ quản lý công nhân (sản xuất chung), 7 nhân viên bộ phận kinh doanh và 12 nhân viên bộ phận quản lý điều hành.

4. Hình thức và thời gian thanh toán lương tại đơn vị được quy định ra sao?

Tiền lương được chi trả định kỳ vào ngày 07 hoặc ngày 10 của tháng tiếp theo. Hình thức thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng đối với tổ trưởng, quản đốc, nhân viên văn phòng và thanh toán bằng tiền mặt đối với công nhân sản xuất trực tiếp. Công ty có chính sách tạm ứng lương vào ngày 26 hàng tháng.

5. Những tồn tại chính trong công tác kế toán tiền lương tại doanh nghiệp là gì?

Các hạn chế gồm: bảng chấm công chưa theo dõi chi tiết đi muộn về sớm; thời gian làm thêm giờ chỉ tính theo buổi/nửa buổi chứ chưa theo dõi theo giờ; chưa trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất; các khoản phụ cấp xăng xe, điện thoại còn thấp và quỹ khen thưởng chưa phát huy tối đa vai trò động viên người lao động.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thị Thanh Nhanh đã phản ánh một cách có hệ thống thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tân Dương trong tháng 01/2021. Kết quả nghiên cứu khẳng định doanh nghiệp đã thực hiện nghiêm túc các quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trên nền tảng sổ Nhật ký chung. Bên cạnh việc chỉ ra các mặt tích cực trong quản lý thanh toán lương, tác giả đã thẳng thắn nêu lên những điểm hạn chế về công tác chấm công giờ làm thêm, chính sách trích trước lương phép và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.