CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Đặc điểm của doanh nghiệp thương mại Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông phân phối hàng hóa trên thị trường buôn bán hàng hóa của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau. Công ty TM ra đời do sự phân công lao động và chuyên môn hóa trong sản xuất , một bộ phận những người sản xuất tách ra chuyên đưa hàng ra thị trường để bán ,dần dần công việc đó cố định vào một nhóm người và phát triển thành các đơn vị , các tổ chức kinh tế chuyên làm nhiệm vụ bán hàng lưu thông hàng hóa .Công ty TM luôn bắt đầu ở khâu mua hàng và kết thúc ở khâu bán hàng, ngoài ra còn có việc dự trữ hàng hóa để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được liên tục. Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như : tổ chức công ty bán buôn ,bán lẻ,công ty kinh doanh tổng hợp,công ty môi giới , công ty xúc tiến thương mại … Trong khâu mua hàng phát sinh tại công ty thì tài sản của công ty chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa , đối lập với việc công ty mất đi quyền sở hữu về tiền tệ thì công ty lại có quyền sở hữu về hàng .Ngược lại ở khâu bán hàng , khi hàng hóa được bán cho người mua và được người mua thanh toán bằng tiền và chấp thuận thanh toán thì vốn của công ty thương mại chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hóa sang hình thái tiền tệ. Cứ như vậy vòng quay hàng hóa được thực hiện qua trung gian là công ty Thương Mại .2 Đặc điểm của nghiệp vụ thanh toán trong hoạt động kinh doanh 1.1 Đặc điểm của nghiệp vụ thanh toán: - Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng - Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều , thường xuyên và yêu cầu phải theo SV: Lê Thị Hải Yến 1 MSV :13300051 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán - Việc thanh toán có ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán , vì vậy cần có sự giám sát , quản lý thường xuyên để các quy tắc được tôn trọng.
- Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư , hàng hóa đầu vào và quá trình tiêu thụ. Đối với DN kinh doanh TM thì nó tham gia vào mọi quá trình kinh doanh .2 Phương thức thanh toán Tùy thuộc vào độ tín nhiệm giữa hai đơn vị mà việc thanh toán được thực hiện theo các hình thức khác nhau. Thông thường việc thanh toán được thực hiện theo hai phương thức : - Phương thức thanh toán trực tiếp : theo hình thức này hàng hóa và tiền tệ được gắn liền với nhau và phát sinh tại cùng một lúc tại một thời điểm , không phát sinh công nợ ( phải thu người mua hay phải trả người bán ) - Phương thức thanh toán sau : theo phương thức này HH và TT không gắn liền với nhau , không phát sinh cùng một thời điểm. Vì vậy sẽ phát sinh công nợ ( nợ phải thu khách hàng khi doanh nghiệp bán chịu và nợ phải trả người bán khi doanh nghiệp mua hàng chịu ).3 Hình thức thanh toán * Thanh toán bằng tiền mặt : Bao gồm các loại hình thanh toán như sau : thanh toán tiền Việt Nam , bằng ngoại tệ các loại , hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền … Đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên : khi nhận được vật tư , hàng hóa , dịch vụ … thì bên mua xuất TM tại quỹ để trả cho người bán.
Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với loại hình giao dịch với số lượng nhỏ , đơn giản , bởi vì các khoản mua có giá trị lới nên việc giao dịch trở nên phức tạp và kém an toàn. Hình thức này thường được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên , với các nhà cung cấp nhỏ ,… SV: Lê Thị Hải Yến 2 MSV :13300051 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP * Thanh toán không dùng tiền mặt : Là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản , hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là các ngân hàng gồm : - Thanh toán bằng séc : + Séc lệnh chi tiền vô điều kiện của chủ tài khoản được lập dưới hình thức chứng từ theo mẫu in sẵn của ngân hàng , yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc. + Séc thanh toán gồm séc chuyển khoản ,séc báo chi ,séc TM và séc định mức. + Séc chuyển khoản loại séc có tác dụng thanh toán chuyển khoản , không có giá trị lĩnh tiền mặt và chỉ có giá trị trong thời hạn quy định , giữa các đơn vị trong cùng một địa phương.
+ Séc bảo chi là một loại séc thanh toán được ngân hàng đảm bảo chi khả năng chi trả bằng cách trích trước số tiền ghi trên séc từ tài khoản tiền gửi của người mua hàng sang tài khoản riêng nhằm đảm bảo khả năng thanh toán của séc đó. + Séc định mức : là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Khi phát hành đơn vị chỉ ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của tờ séc.
Sổ séc định mức có thể dùng thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương khác. + Séc chuyển tiền cầm tay : là loại séc chuyển khoản cầm tay , được ngân hàng đảm bảo thanh toán. - Thanh toán bằng ủy nhiệm thu ( chi ): + Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc đối tượng khác .Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ TK nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả nhà cung cấp , nộp ngân sách nhà nước ,và một số thanh toán khác , …Phương thức này thường được các DN sử dụng với các đối tượng có quan hệ SV: Lê Thị Hải Yến 3 MSV :13300051 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP mua bán với DN từ trước và trong cùng một quốc gia. Đây là phương thức thanh toán có thủ tục đơn giản và có lợi cho DN.Chứng từ xuất hiện trong phương thức này gồm : Ủy nhiệm thu ( chi) ,Giấy báo Nợ ( Có ) - Thanh toán bù trừ : + Được sử dụng khi tổ chức có quan hệ mua , bán HH hoặc cung ứng DV lẫn nhau.
Với hình thức này , định kỳ 2 bên đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ phải trả số tiền chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa 2 bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi thành lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. - Thanh toán bằng thư tín dụng – L/C: Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng (Letter Of Credit) theo yêu cầu của người mở thư tín dụng sẽ trả một khoản nhất định cho người hưởng lợi hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền trong thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng .Các loại thư tín dụng : + Thư tín dụng có thể hủy ngang : là thư tín dụng mà ngân hàng và người mua có thể tự sửa đổi hoặc hủy bỏ bất cứ lúc nào mà không cần thông báo cho người bán.
+ Thư tín dụng không thể hủy ngang : là loại thư tín dụng mà ngân hàng khi đã mở phải chịu trách nhiệm trả tiền cho người bán trong thời gian hiệu lực của thư tín dụng , không được quyền sửa đổi ,bổ sung hoặc hủy bỏ TTD đó nếu chưa được sự đồng ý của các bên liên quan. + Thư tín dụng không thể hủy ngang có xác nhận : Là loại TTD không thể hủy ngang mà được ngân hàng đảm bảo trả tiền TTD theo yêu cầu của ngân hàng mở TTD. Ngân hàng xác nhận đảm bảo trả tiền cho người bán nếu như ngân hàng mở TTD không trả được tiền. + Thư tín dụng không thể hủy ngang , không thể truy đòi : Là loại TTD không SV: Lê Thị Hải Yến 4 MSV :13300051 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP thể hủy bỏ mà sau khi người bán đã được ngân hàng trả tiền rồi nếu về sau có sự tranh chấp về chứng từ thanh toán người bán không phải truy hoàn lại số tiền đã nhận.
Phương thức thanh toán bằng TTD được sử dụng rộng rãi và ưu việt hơn cả trong các PTTT TM Quốc tế do đảm bảo quyền lợi của cả bên bán và mua Trong phương thức này ngân hàng không chỉ là trung gian như các phương thức khác nữa. Tuy nhiên , người bán và người mua vẫn có thể gặp phải những rủi ro như : # Về phía nhà xuất khẩu : Việc thanh toán có thể không thực hiện do bộ chứng từ họ xuất trình không phù hợp quy định trong L/C.Khi đó nhà XK phải tự chịu mọi chi phí kho bãi ,bán đấu giá … cho đến khi vấn đề được giải quyết hoặc chở hàng về nước. Nhà XK cũng có khả năng không được thanh toán nếu ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận mất khả năng thanh toán. # Về phía nhà nhập khẩu : ngân hàng thanh toán dựa trên sự đầy đủ và hợp lệ của bộ chứng từ do nhà XK xuất trình .Nếu nhà XK gian lận , làm giả chứng từ thì họ vẫn có khả năng được thanh toán mặc dù khả năng HH đã được giao cho nhà XK không đảm bảo chất lượng, số lượng.
Chủng loại … + Bộ chứng từ thanh toán trong hình thức thanh toán này gồm : Giấy đề nghị mở hình thức này phổ biến trong thanh toán quốc tế với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ hơn là trong nội địa. Hình thức này áp dụng cho các địa phương không tín nhiệm lẫn nhau .