CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1. TỔNG QUAN VỀ KTQT VÀ KTQT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm KTQT Kế toán tài chính là việc ghi chép, thu thập, tổng hợp, kiểm tra và cung cấp các dữ liệu kinh tế, tà chính bằng cách lập báo cáo tài chính phục vụ cho các nhu cầu, thông tin của các đối tượng bên ngoài đơn vị, doanh nghiệp là chính. Mục đích của kế toán tài chính là sắp xếp, ghi nhận, phân tích và diễn giải các sự kiện kinh tế, pháp lý và các giao dịch thương mại đã xảy ra bằng đơn vị tiền tệ nhằm cung cấp các dữ liệu cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính được lập ra nhằm mục đích là cung cấp thông tin cho những đối tượng có nhu cầu sử dụng như các nhà quản trị, người quản lý doanh nghiệp, ngân hàng, các nhà đầu tư, nhà cung cấp, các khách hàng tiềm năng,. Thông tin mà kế toán cung cấp có chức năng phục vụ cho cả đối tượng bên trong lẫn bên ngoài của doanh nghiệp. Vậy nên, theo mục đích cung cấp thông tin hệ thống kế toán trong doanh nghiệp được chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị. Theo hiệp hội Kế toán viên hợp chủng quốc Hoa Kỳ, “Kế toán quản trị là quy trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, truyền đạt các thông tin tài chính và phi tài chính cho các nhà quản trị để điều hành các hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn”.
Với quan điểm này đã nhấn mạnh rằng kế toán quản trị là công cụ không thể thiếu của các nhà quản trị khi đưa ra các quyết định kinh doanh nằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tài sản. Theo Luật kế toán Việt Nam, “Kế quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Theo giáo trình Kế toán quản trị của NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, “Kế toán quản trị là một môn khoa học, thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin định lượng kết hợp với định tính về các hoạt động của một đơn vị cụ thể. Các thông tin đó giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động 5 của đơn vị nhằm tối ưu hóa các mục tiêu”.
Mặc dù kế toán quản trị là một nhánh mới của ngành kế toán, mới chỉ ra đời trong vòng hơn 15 năm đổ lại nhưng kế toán quản trị ngày càng chiếm được xu thế và là một trong những công cụ quan trọng phục vụ hữu hiệu nhất cho quản lý nội bộ của các doanh nghiệp. Bản chất của KTQT chi phí Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận quan trọng kế toán quản trị. Bản chất của kế toán quản trị với nhiệm vụ chính là phân tích, đánh giá, xác định chi phí theo nhiều phương pháp khác nhau, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm dưới góc độ kiểm soát chi phí, đưa ra các cách quản lý chi phí có hiệu quả, xác định được kết quả của từng sản phẩm, lập dự toán và kiểm soát chi phí của toàn bộ quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đối với kế toán quản trị chi phí không đơn thuần nhận thức như kế toán tài chính mà còn được nhận thức theo cả khía cạnh nhận diện thông tin nhằm cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết về tình hình chi phí của doanh nghiệp để từ đó đưa ra những quyết định phù hợp với doanh nghiệp.
Vai trò của KTQT chi phí Đối với các nhà quản trị trong doanh nghiệp, việc điều hành và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp là rất quan trọng. Chức năng cơ bản của nhà quản trị doanh nghiệp. (Phụ lục 01) Kế toán quản trị chi phí cụ thể hóa các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thành các dự toán sản xuất kinh doanh. Kế toán quản trị chi phí sẽ cung cấp thông tin về chi phí dự tính cho sản phẩm, dịch vụ hoặc các đối tượng khác theo yêu cầu của nhà quản lý nhằm giúp họ đưa ra các quyết định quan trọng về sản xuất, sản phẩm và có thể phân bố hợp lý được các khoản chi phí, nguồn lực cho doanh nghiệp.
Thông qua các báo đánh giá, kiểm soát chi phí, kế toán quản trị sẽ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết để kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin của các loại chi phí từ từng bộ phận sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát được quy trình sản xuất, cung ứng dịch vụ và loại bỏ được các khoản chi phí dư thừa, không cần thiết để quá trình hoạt động kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm chi phí. 6 Các kết quả báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm so sánh với báo cáo dự toán về chi phí, doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp, các nhà quản trị sẽ nắm bắt, đánh giá được tình hình hoạt động của công ty có tốt không, tìm ra và sửa chữa được những sai sót trong mục tiêu hoạt động kinh doanh và dự đoán được các bối cảnh tương lai cho doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, kế toán quản trị còn có vai trò xây dựng các chiến lược cạnh tranh như cung cấp các báo cáo về từng bộ phận, phân xưởng, dịch vụ, sản phẩm và các báo cáo về lựa chọn phương án kinh doanh như mở rộng thêm các cơ sở, đầu tư thêm các trang, thiết bị mới, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm,.
Kế toán quản trị sẽ giải quyết các vấn đề liên quan đến câu hỏi chi phí phải bỏ ra là bao nhiêu, sự thay đổi về lực lượng sản xuất sẽ diễn ra như thế nào, người nào sẽ cần phải chịu trách nhiệm về việc giải thích những thay đổi bất lợi của chi phí và các kiến nghị, giải pháp nhằm điều chỉnh. Sự phát triển của kế toán quản trị ở trên thế giới và tại Việt Nam Quá trình hình thành và phát triển của kế toán quản trị tại các nước gắn với quá trình hình thành và phát triển của nền kinh tế thị trường và đặt trọng tâm vào giải quyết các vấn đề quản trị doanh nghiệp. Mô hình của Mỹ KTQT trong các DN ở Mỹ được thiết kế tập trung vào chủ đề phân tích thông tin phục vụ cho các quyết định quản lý, đề cao tính hữu ích của thông tin cho các quyết định quản lý hơn là xác lập một hệ thống thông tin toàn diện cho yêu cầu quản lý. KTQT trong DN ở Mỹ đã xuất hiện một vài thay đổi về cấu trúc thông tin, nâng cao tính định tính của thông tin, tính kiểm soát để phù hợp với xu thế chung của thế giới.
Các DN Mỹ hầu hết đều áp dụng mô hình kết hợp KTQT và KTTC. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán trong DN nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Các bộ phận kế toán có chức năng thu thập và cung cấp thông tin kế toán tổng hợp, chi tiết. đồng thời lập dự toán tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu quản lý.
Mô hình của Pháp Đối với các DN tại Pháp, KTQT tách rời với KTTC, sử dụng hệ thống tài khoản riêng, sổ kế toán và báo cáo kế toán riêng. 7 KTQT đặt trọng tâm xử lý và cung cấp thông tin về chi phí, thu nhập và kết quả của từng loại hoạt động sản xuất kinh doanh của DN theo sản phẩm, dịch vụ trong khi KTTC thu thập, xử lý, lập báo cáo tài chính cung cấp cho các đối tượng bên ngoài DN. KTTC tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, chế độ kế toán, trong khi đó KTQT được coi là công việc riêng của DN, các DN tự xây dựng thông tin một cách chi tiết nhằm cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, vấn đề đặt ra đối với mô hình KTQT là sự phức tạp do sử dụng hai hệ thống tài khoản khác nhau, nhiều biểu mẫu sổ sách, chính vì thế mà thông tin cung cấp không đồng nhất giữa KTQT và KTTC.
Mô hình của Nhật Bản Với chủ trương mở cửa kinh tế hội nhập, Nhật Bản trở thành quốc gia khu vực châu Á vận dụng KTQT vào hoạt động quản lý điều hành của DN sớm nhất. Hệ thống KTQT chi phí trong các DN tại Nhật Bản được xây dựng tách rời với hệ thống KTTC. Theo mô hình này, hệ thống kế toán chi phí tiêu chuẩn được áp dụng khá rộng rãi nhằm kiểm soát chi phí và cắt giảm chi phí. Hệ thống KTQT chi phí trong các DN Nhật Bản tham gia rất chặt chẽ vào quá trình ước tính chi phí cho các sản phẩm mới.
Việc ước tính chi phí cho các sản phẩm mới được thực hiện ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, xác định chi phí mục tiêu của các sản phẩm mới với phương pháp chi phí mục tiêu. Tuy nhiên, việc lập dự toán ở các DN tại Nhật Bản chưa được thực hiện đầy đủ và phương pháp kế toán chi phí trực tiếp không được áp dụng phổ biến, chỉ được áp dụng để hoạch định lợi nhuận và lập dự toán. Kế toán quản trị tại Việt Nam Tại nhiều quốc gia, áp dụng KTQT trong DN không mới. Tại Việt Nam, KTQT cũng đã xuất hiện và phát triển gän liền với các chính sách, chế độ kế toán áp dụng ở các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, kế toán quản trị chỉ mới được tìm hiểu vào đầu những năm 90, được nghiên cứu có hệ thống từ năm 1999 và trở thành cấp bách trong việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán vào đầu những năm 2000, khi các doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng quản lý để tăng năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. 8 Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam cũng chưa chú trọng đến KTQT, mặc dù trong quá trình điều hành doanh nghiệp họ đều phải đưa ra quyết định trên những thông tin của KTQT. Thông tin có được là do xử lý một cách cảm quan và kinh nghiệm của nhà quản lý nên nó không thực sự chính xác và mang tính khoa học không cao.