Tổng quan nghiên cứu

Ngành vận tải biển giữ vai trò huyết mạch trong nền kinh tế quốc dân khi đảm nhận trên 80% tổng khối lượng hàng hóa lưu thông xuất nhập khẩu và đóng góp tới hơn 11% vào quy mô tổng sản phẩm quốc nội (GDP). Tuy nhiên, giai đoạn năm 2020 - 2021 chứng kiến cuộc khủng hoảng kép chưa từng có từ đại dịch Covid-19 và sự biến động dữ dội của giá dầu thế giới, thậm chí có thời điểm giá dầu thô rơi xuống mức âm. Thực trạng này khiến các đối tác tiêu thụ khí hóa lỏng (LPG) lớn như BSR, PVOil, PVGas và PVEP gặp nhiều khó khăn về lượng hàng tồn kho cao, buộc phải cắt giảm công suất vận hành. Trong bối cảnh áp lực cạnh tranh gay gắt từ các hãng tàu quốc tế, bài toán kiểm soát chi phí vận tải trở thành điều kiện sống còn cho các doanh nghiệp dịch vụ hàng hải.

Đề tài nghiên cứu tập trung giải quyết vấn đề bất cập trong việc nhận diện, thu thập và xử lý dữ liệu chi phí vận tải, từ đó xác lập mục tiêu hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị chi phí tại Công ty TNHH Sellan Gas. Nghiên cứu hướng đến việc cung cấp thông tin kịp thời, chuẩn xác phục vụ cho công tác điều hành, xây dựng dự toán và ra quyết định chiến lược của ban lãnh đạo. Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH Sellan Gas trong khoảng thời gian từ tháng 01/2021 đến tháng 07/2021, dựa trên nguồn dữ liệu tài chính và khai thác đội tàu giai đoạn 2020 - 2021, điển hình là tàu chuyên dụng Gas Emperor. Kết quả nghiên cứu đóng vai trò nền tảng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa từ 5% đến 8% chi phí tiêu hao nhiên liệu, hạ giá thành dịch vụ trên mỗi tấn hải lý và rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu chi phí từ 15 ngày xuống còn dưới 3 ngày sau mỗi chuyến đi.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết kế toán quản trị hiện đại, mô hình dự toán linh hoạt (Flexible Budgeting) và mô hình phân tích mối quan hệ Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận (CVP). Trong hoạt động vận tải biển, chi phí được tiếp cận toàn diện qua năm khái niệm cốt lõi: chi phí biến đổi, chi phí cố định, chi phí hỗn hợp, chi phí chìm và chi phí cơ hội.

Theo nội dung kinh tế và đặc thù hàng hải, chi phí được phân tách thành: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chiếm tỷ trọng cao nhất từ 40% đến 60% tổng chi phí khai thác tàu, bao gồm dầu DO, FO và dầu nhờn); chi phí nhân công trực tiếp (tiền lương, bảo hiểm xã hội, tiền ăn của 3 bộ phận thuyền viên: boong, máy, phục vụ); và chi phí sản xuất chung (khấu hao tàu, bảo dưỡng kỹ thuật định kỳ 5 năm 2 lần lên đà/dock, bảo hiểm thân tàu Hull và bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ tàu P&I). Theo tác nghiệp, chi phí vận tải chia thành chi phí khi tàu chạy và chi phí khi tàu đỗ cảng theo quy định tại Thông tư 261/2016/TT-BTC và Thông tư 90/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn kết hợp chặt chẽ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ 24 bộ hồ sơ kế toán, báo cáo tài chính, bảng quyết toán nhiên liệu và dự toán hành trình thực tế của tàu Gas Emperor giai đoạn 2020 - 2021. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp phỏng vấn sâu với cỡ mẫu gồm 15 nhân sự then chốt, bao gồm 3 thành viên Ban Giám đốc, 4 thuyền trưởng/máy trưởng dày dạn kinh nghiệm và 8 chuyên viên phòng kế toán - khai thác. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling) được lựa chọn nhằm bảo đảm tính chuyên sâu và am hiểu thực tiễn vận hành kỹ thuật.

Phương pháp phân tích chủ đạo là phân tích so sánh định mức - thực tế, phân tích sai lệch chi phí (variance analysis) và thống kê mô tả. Việc lựa chọn phương pháp này xuất phát từ đặc tính kỹ thuật khắt khe của tàu chở khí hóa lỏng LPG: chi phí tiêu hao gắn liền với vòng quay máy chính, lượng hàng vận chuyển và cấp độ sóng gió, do đó việc so sánh sai lệch giúp truy nguyên chính xác các nguyên nhân gây lãng phí nguồn lực.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Sellan Gas đã chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, công tác phân loại chi phí chưa triệt để theo hình thái ứng xử. Khoảng 100% chi phí sản xuất chung tại đơn vị đang được tập hợp chung mà chưa bóc tách cụ thể phần biến phí và định phí, gây khó khăn cho việc xác định doanh thu hòa vốn và sản lượng hòa vốn trên từng tuyến đường vận tải.

Thứ hai, định mức tiêu hao nhiên liệu còn nhiều điểm bất cập. Mặc dù chi phí nhiên liệu chiếm tới 52% tổng chi phí vận hành tàu Gas Emperor, công ty vẫn chỉ áp dụng định mức tĩnh từ kết quả thử tàu đóng mới mà chưa cập nhật theo hệ số điều chỉnh công suất khai thác thực tế (hệ số k dao động từ 1,0 đến 1,3 tùy theo mức tải trọng dưới 25% hay trên 75%).

Thứ ba, hệ thống dự toán chi phí mang tính thụ động. Toàn bộ dự toán chi phí chuyến đi được lập theo hình thức dự toán tĩnh hàng năm, không phản ánh kịp thời sự biến động giá nhiên liệu thế giới vốn đã tăng giảm hơn 35% trong giai đoạn dịch bệnh 2020 - 2021.

Thứ tư, thiếu vắng hệ thống báo cáo kế toán quản trị nội bộ chuyên biệt. Công ty chưa xây dựng các báo cáo kết quả kinh doanh và chi phí theo từng con tàu, từng hải trình, khiến độ trễ thông tin cung cấp cho ban giám đốc lên tới 20 đến 30 ngày sau khi chuyến đi kết thúc.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các hạn chế trên xuất phát từ việc doanh nghiệp vẫn nặng về tổ chức kế toán tài chính phục vụ cơ quan thuế, chưa nhận thức đầy đủ vai trò của kế toán quản trị trong việc tạo dựng lợi thế cạnh tranh. Khi so sánh với các nghiên cứu trước đây về vận tải biển trong nước, Sellan Gas có sự tương đồng về việc thiếu hệ thống dự toán linh hoạt, nhưng mức độ rủi ro kỹ thuật và yêu cầu an toàn của tàu chở gas hóa lỏng LPG cao hơn khoảng 1,5 lần so với tàu chở hàng rời thông thường.

Để tối ưu hóa việc theo dõi, toàn bộ dữ liệu chi phí vận tải của công ty có thể được trực quan hóa thông qua biểu đồ tròn thể hiện cơ cấu 3 nhóm chi phí trọng yếu (nhiên liệu 52%, nhân công 23%, sản xuất chung 25%) và bảng đối chiếu đa chiều giữa chi phí thực tế với dự toán linh hoạt ở từng dải công suất máy chính. Cách tiếp cận này giúp nhà quản trị nhìn nhận rõ nét các lãng phí phi kỹ thuật trên mỗi chặng hành trình.

Đề xuất và khuyến nghị

Để nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH Sellan Gas, 4 nhóm giải pháp cụ thể được đề xuất:

Thứ nhất, phân loại và bóc tách triệt để chi phí hỗn hợp. Ban Giám đốc chỉ đạo phòng Kế toán thực hiện phân chia 100% các khoản mục chi phí hỗn hợp thành chi phí biến đổi và chi phí cố định thông qua phương pháp cực đại - cực tiểu hoặc phương pháp bình phương bé nhất. Thời hạn hoàn thành trước ngày 31/12/2021, mục tiêu giảm sai số dự toán xuống dưới 3%.

Thứ hai, chuẩn hóa công thức xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu đa biến. Phòng Kỹ thuật kết hợp với các thuyền trưởng tàu Gas Emperor áp dụng công thức tính toán lượng tiêu hao nhiên liệu có xét đến vòng quay định mức, tỷ lệ trọng tải hàng chở và hệ số điều chỉnh công suất thực tế. Thời gian triển khai ngay trong quý 1 năm 2022, mục tiêu cắt giảm từ 4% đến 6% lượng nhiên liệu tiêu hao vượt định mức mỗi chuyến đi.

Thứ ba, triển khai lập mô hình dự toán chi phí linh hoạt. Phòng Kế toán xây dựng hệ thống dự toán theo từng chuyến đi và từng tuyến đường tương ứng với 4 mức hoạt động của tàu (dưới 25%, 25% - 50%, 50% - 75%, và trên 75% tải trọng). Thời hạn áp dụng từ đầu năm 2022, mục tiêu cung cấp bảng dự toán chi phí chính xác trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận đơn vận chuyển.

Thứ tư, thiết lập bộ hệ thống 14 biểu mẫu báo cáo kế toán quản trị chuyên sâu. Doanh nghiệp cần ban hành hệ thống báo cáo chi phí và kết quả kinh doanh chi tiết theo từng con tàu, từng chuyến đi và từng tuyến đường trước tháng 06/2022, rút ngắn thời gian tổng hợp báo cáo từ 20 ngày xuống tối đa 48 giờ sau khi hoàn thành hải trình.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung luận văn mang giá trị ứng dụng thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

Nhóm 1 - Ban Lãnh đạo và Nhà quản trị doanh nghiệp vận tải biển: Sử dụng luận văn như một cẩm nang chiến lược để tái cấu trúc hệ thống quản trị nội bộ, đưa ra các quyết định định giá cước cạnh tranh và tối ưu hóa tuyến vận chuyển có biên lợi nhuận cao nhất trong điều kiện thị trường xăng dầu biến động.

Nhóm 2 - Kế toán trưởng và Chuyên viên kế toán quản trị: Tham khảo phương pháp phân loại chi phí, quy trình bóc tách định phí - biến phí và ứng dụng trực tiếp bộ 14 biểu mẫu báo cáo quản trị chi phí được thiết kế chuẩn mực cho ngành vận tải.

Nhóm 3 - Giảng viên, Nghiên cứu sinh và Học viên cao học: Tiếp cận một công trình nghiên cứu thực chứng hoàn chỉnh, kết hợp nhuần nhuyễn giữa khung lý thuyết kế toán hiện đại và thực tiễn kỹ thuật khai thác tàu vận tải khí hóa lỏng LPG đặc thù.

Nhóm 4 - Chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp và logistics: Khai thác nghiên cứu như một trường hợp điển hình (case study) về tối ưu hóa chi phí vận hành (OPEX), kiểm soát chi phí chìm và gia tăng hiệu suất sinh lời trên tài sản cố định đội tàu.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao chi phí nhiên liệu lại là trọng tâm kiểm soát hàng đầu trong vận tải biển?
Chi phí nhiên liệu (dầu DO, FO, dầu nhờn) chiếm tỷ trọng áp đảo từ 40% đến 60% tổng chi phí khai thác tàu. Do giá dầu thế giới biến động liên tục và mức tiêu hao phụ thuộc lớn vào tốc độ, cấp sóng gió cũng như tình trạng kỹ thuật tàu, việc quản trị chặt chẽ định mức nhiên liệu là chìa khóa then chốt để hạ giá thành dịch vụ.

Sự khác biệt căn bản giữa dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt tại Sellan Gas là gì?
Dự toán tĩnh chỉ ấn định chi phí ở một mức hoạt động cố định duy nhất cho cả năm, dẫn đến sai lệch lớn khi thị trường biến động. Ngược lại, dự toán linh hoạt tự động điều chỉnh theo các mức tải trọng và giá nhiên liệu thực tế, giúp nhà quản trị đánh giá chính xác hiệu quả vận hành mà không bị ảnh hưởng bởi sai lệch quy mô.

Tàu Gas Emperor áp dụng những tiêu chuẩn bảo dưỡng kỹ thuật nào ảnh hưởng đến chi phí cố định?
Tàu Gas Emperor tuân thủ nghiêm ngặt quy định đăng kiểm quốc tế với chu kỳ 5 năm 2 lần lên đà (dock) để cạo lườn, sơn vỏ, đo độ dày tôn và kiểm tra hệ thống an toàn chở gas LPG. Toàn bộ chi phí sửa chữa lớn, khấu hao và phí bảo hiểm thân tàu Hull, bảo hiểm P&I tạo thành khoản định phí bắt buộc hàng năm.

Thông tư nào của cơ quan quản lý nhà nước điều chỉnh biểu mức phí cảng biển?
Các khoản phí, lệ phí hàng hải và phí dịch vụ cảng biển được áp dụng theo quy định tại Thông tư 261/2016/TT-BTC, Thông tư 216/2016/TT-BTC và Thông tư sửa đổi bổ sung số 90/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đây là cơ sở pháp lý để lập dự toán chi phí đại lý và phí ra vào cảng cho từng chuyến đi.

Kế toán quản trị hỗ trợ thế nào cho việc ra quyết định định giá cước của công ty?
Kế toán quản trị cung cấp thông tin chính xác về chi phí biến đổi trên mỗi hải lý và sản lượng hòa vốn của từng tuyến đường. Thông qua việc phân tích chi phí chênh lệch và chi phí cơ hội, ban giám đốc có thể linh hoạt đưa ra mức giá cước tối ưu trong các tình huống cạnh tranh gay gắt hoặc tiếp nhận đơn hàng đột xuất.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp vận tải biển, đặc biệt là phân khúc tàu chuyên dụng chở khí hóa lỏng LPG.
  • Nhận diện và phân tích sâu sắc 4 nút thắt trong công tác phân loại chi phí, định mức kỹ thuật và lập dự toán tại Công ty TNHH Sellan Gas năm 2020 - 2021.
  • Xây dựng thành công công thức định mức nhiên liệu đa biến và hệ thống 14 biểu mẫu báo cáo quản trị phục vụ trực tiếp việc ra quyết định kinh doanh.
  • Xác lập lộ trình thực thi rõ ràng gồm 3 giai đoạn trong 12 tháng: từ chuẩn hóa dữ liệu, ứng dụng dự toán linh hoạt đến tích hợp hệ thống thông tin kế toán quản trị.
  • Ban lãnh đạo các doanh nghiệp vận tải cần khẩn trương số hóa và ứng dụng mô hình kế toán quản trị chi phí để bảo toàn biên lợi nhuận và bứt phá mạnh mẽ trên thị trường.