Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới công tác quản lý và điều hành nhằm tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh và duy trì vị thế hoạt động. Công tác kế toán nói chung và kế toán tiền lương nói riêng giữ vai trò trọng yếu trong việc kiểm soát dòng tiền và phản ánh chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Về mặt kinh tế, tiền lương là một bộ phận cấu thành nên chi phí dịch vụ, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành và kết quả kinh doanh; về mặt xã hội, tiền lương là nguồn thu nhập chính bảo đảm đời sống của người lao động, tạo động lực thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc. Việc tổ chức hạch toán chính xác, kịp thời các khoản phải trả người lao động cùng các khoản trích theo lương giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật lao động, quản lý tốt quỹ lương và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.

Từ nhận thức về tầm quan trọng của phần hành kế toán này và qua quá trình thực tế tại đơn vị, tác giả đã thực hiện đề tài "Kế toán phải trả người lao động tại công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần" trong khuôn khổ báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành Kế toán tại Trường Đại học Thủ Dầu Một.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:

  1. Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng hạch toán các khoản phải trả cho người lao động và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần, củng cố kiến thức chuyên môn và tích lũy kinh nghiệm xử lý nghiệp vụ thực tế.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
    • Phản ánh thực tế quy trình hạch toán kế toán tiền lương, các khoản bảo hiểm và phúc lợi tại công ty.
    • Phân tích biến động khoản mục phải trả người lao động cùng các báo cáo tài chính giai đoạn 2017 – 2019.
    • Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán các khoản phải trả người lao động tại Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần.
  • Phạm vi thời gian dữ liệu: Số liệu tài chính, sổ sách kế toán các năm 2017, 2018 và 2019 (tập trung phân tích chi tiết chứng từ phát sinh tháng 12/2018).
  • Thời gian thực tập: Từ ngày 01/08/2020 đến ngày 11/10/2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết áp dụng trong khóa luận gồm:

  • Chế độ kế toán: Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
  • Quy định pháp luật lao động và bảo hiểm: Bộ luật Lao động về tiền lương, phụ cấp, lương làm thêm giờ (mức ít nhất 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hàng tuần, 300% vào ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương).
  • Tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương: Trích nộp Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí công đoàn (KPCĐ) theo tỷ lệ quy định hiện hành.
Khoản trích theo lương Tính vào chi phí doanh nghiệp (%) Trừ vào lương người lao động (%) Tổng cộng (%)
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0% 0,0% 2,0%
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5% 8,0% 25,5%
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0% 1,0% 2,0%
Tổng cộng 23,5% 10,5% 34,0%

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp khảo sát, điều tra quan sát: Quan sát trực tiếp các khâu xử lý công việc của nhân viên kế toán tại phòng ban, ghi chép trình tự lập và luân chuyển chứng từ từ chấm công đến chi trả lương.
  • Phương pháp phỏng vấn, trao đổi trực tiếp: Trao đổi với Kế toán trưởng, Kế toán tiền lương, Kế toán thuế và các kế toán viên phụ trách phần hành liên quan để nắm bắt quy trình làm việc nội bộ.
  • Phương pháp thu thập tài liệu: Thu thập hệ thống biểu mẫu chứng từ (bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu chi, hợp đồng lao động), sổ sách kế toán (sổ Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết TK 3341) và Báo cáo tài chính các năm 2017, 2018, 2019.
  • Phương pháp phân tích số liệu: Sử dụng phương pháp so sánh (theo chiều ngang và chiều dọc), đối chiếu giữa số liệu thực tế phát sinh trên sổ sách với quy định của chế độ kế toán hiện hành nhằm đưa ra các đánh giá khách quan.

Nguồn dữ liệu sử dụng:

  • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông qua quan sát và phỏng vấn tại Phòng Kế toán Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần.
  • Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính năm 2017, 2018, 2019; hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết; chứng từ kế toán lưu trữ tại doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần

Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần (tên viết tắt: TRI CAN CO, LTD) được thành lập và chính thức hoạt động từ ngày 21/11/2012 theo sự quản lý của Chi cục Thuế quận Bình Thạnh, người đại diện theo pháp luật là bà Nguyễn Hạnh Thảo. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 168/22 đường D2, phường 25, quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh; văn phòng đại diện tại số 32 đường D2, khu dân cư Phú Hòa 1, phường Phú Hòa, TP. Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương. Lĩnh vực hoạt động trọng tâm của công ty là cung cấp dịch vụ kế toán, kiểm toán báo cáo tài chính, xác định vốn góp, tư vấn thuế, tư vấn tài chính, lập dự án khả thi và hướng dẫn xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho các doanh nghiệp.

Giai đoạn hoạt động Số lượng nhân viên Số lượng doanh nghiệp đối tác
2012 – 2014 6 nhân viên 20 doanh nghiệp
2013 – 2015 10 nhân viên 25 doanh nghiệp
2015 – 2018 15 nhân viên 35 doanh nghiệp
2018 – 2020 25 nhân viên 30 doanh nghiệp
Dự kiến đến năm 2020 40 nhân viên 70 doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm: Giám đốc (điều hành chung, hoạch định chiến lược kinh doanh và đối ngoại), Phòng Tổ chức – Hành chính (quản lý nhân sự, hồ sơ lao động, chi trả lương, đào tạo), Phòng Tài chính – Kế toán (kiểm soát tài chính, theo dõi tài sản, doanh thu, chi phí từng hợp đồng kiểm toán và lập báo cáo tài chính) và Phòng Kỹ thuật (bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, lưu trữ hồ sơ kỹ thuật).

Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty có 12 nhân sự, bao gồm: 1 Kế toán trưởng (kiêm nhiệm kế toán tổng hợp), 1 Kế toán thuế và 10 Kế toán viên phụ trách các phần hành: kế toán công nợ, kế toán tiền lương, kế toán thu – chi.

Về chính sách và hình thức kế toán:

  • Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung.
  • Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VND).
  • Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ; hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên; khấu hao tài sản cố định áp dụng phương pháp đường thẳng.
  • Hệ thống báo cáo tài chính lập theo mẫu quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC: Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01-DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN) và Thuyết minh BCTC (Mẫu B09-DN).

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán phải trả người lao động tại Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần

Về nguyên tắc hạch toán, công ty sử dụng Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (chi tiết TK 3341 – Phải trả người lao động, TK 3348 – Phải trả người lao động khác) cùng các tài khoản liên quan: TK 338 (chi tiết 3382, 3383, 3384, 3386), TK 1111, TK 11213, TK 6421 (chi phí quản lý doanh nghiệp) và TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp).

Công thức tính lương thực tế trong tháng: $$\text{Tổng lương thực tế} = \frac{\text{Lương cơ bản} + \text{Phụ cấp}}{\text{Số ngày công chuẩn của tháng}} \times \text{Số ngày đi làm thực tế trong tháng}$$

Quy trình quản lý thời gian lao động được thực hiện qua máy chấm công bằng vân tay kết hợp phần mềm Mitapro. Cuối tháng, dữ liệu từ phần mềm được kết xuất để lập Bảng tổng hợp chấm công (Mẫu 01-LĐTL), làm căn cứ lập Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL / S03a-DN) và Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu số 03-LĐTL / S03a-DN).

Khóa luận trình bày chi tiết chuỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12/2018 tại doanh nghiệp:

Ngày ghi sổ Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Định khoản (Nợ / Có) Số tiền phát sinh (VNĐ)
19/12/2018 PC 1215 Chi tiền mặt tạm ứng lương cho người lao động tháng 12/2018 Nợ TK 3341
Có TK 1111		 10.000.000
30/12/2018 BL Lương phải trả bộ phận văn phòng tháng 12/2018 Nợ TK 6421
Có TK 3341		 26.050.000
30/12/2018 BL Lương phải trả công nhân viên trực tiếp tháng 12/2018 Nợ TK 622
Có TK 3341		 35.700.000
30/12/2018 BL Trích bảo hiểm tháng 12/2018 trừ vào lương người lao động Nợ TK 3341
Có TK 338		 1.200.000
30/12/2018 BL Thưởng Tết người lao động (bộ phận quản lý) ngày 01/01/2018 Nợ TK 6421
Có TK 3341		 200.000
31/12/2018 BL Thưởng Tết người lao động (bộ phận nhân viên) ngày 01/01/2018 Nợ TK 622
Có TK 3341		 500.000
31/12/2018 PC 1229 Chi tiền mặt thanh toán tiền thưởng Tết ngày 01/01/2018 Nợ TK 3341
Có TK 1111		 700.000
31/12/2018 PC 1228 Chi tiền mặt thanh toán tiền lương tháng 12/2018 cho NLĐ Nợ TK 3341
Có TK 1111		 50.550.000

Trên hệ thống sổ sách năm 2018:

  • Tổng số phát sinh Nợ và phát sinh Có trên Sổ Cái TK 3341 đạt 743.776.000 đồng; số dư cuối kỳ bằng 0 đồng.
  • Trên Bảng cân đối kế toán năm 2018 (Mẫu B01-DN), chỉ tiêu Mã số 314 (Phải trả người lao động) thuộc phần Nợ ngắn hạn có số dư cuối năm là 0 đồng do công ty đã tất toán toàn bộ tiền lương và thu nhập của người lao động trong kỳ kế toán.

Nội dung chương 2 cũng trình bày hệ thống các bảng phân tích:

  • Phân tích biến động khoản mục phải trả người lao động theo chiều ngang và chiều dọc giai đoạn 2017, 2018, 2019.
  • Phân tích Bảng cân đối kế toán: quan hệ cân đối giữa vốn chủ sở hữu và tài sản thiết yếu, quan hệ giữa nguồn vốn thường xuyên với tài sản, phân tích cân đối giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn.
  • Phân tích Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo chiều ngang và chiều dọc qua 3 năm.
  • Phân tích Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và đánh giá các tỷ số khả năng thanh toán (hệ số thanh toán hiện thời, hệ số thanh toán nhanh).

Chương 3: Nhận xét và giải pháp

Nhận xét về thực trạng tại doanh nghiệp:

  • Về công tác tổ chức quản lý, kinh doanh: Cơ cấu tổ chức rõ ràng, có sự phân nhiệm chức năng cụ thể giữa ban Giám đốc và các phòng ban; số lượng khách hàng và đối tác duy trì ổn định.
  • Về công tác kế toán chung: Thực hiện ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung phù hợp với quy mô; áp dụng đúng biểu mẫu chứng từ và tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; Báo cáo tài chính được lập và nộp đúng quy định.
  • Về công tác kế toán phải trả người lao động: Việc ứng dụng phần mềm chấm công vân tay Mitapro giúp theo dõi chính xác ngày công và giờ làm thêm; tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) được thực hiện đầy đủ theo luật định; lương và thưởng được chi trả dứt điểm trong tháng, không phát sinh nợ đọng kéo dài.
  • Về tình hình tài chính: Cơ cấu tài sản và nguồn vốn có sự chuyển dịch tương ứng với quy mô hoạt động; khả năng thanh toán ngắn hạn được duy trì qua các năm.

Giải pháp đề xuất của tác giả:

  • Về công tác tổ chức quản lý, kinh doanh: Tiếp tục nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên qua các chương trình đào tạo nội bộ; mở rộng mạng lưới khách hàng dịch vụ kế toán và tư vấn thuế.
  • Về công tác kế toán: Tăng cường tính liên thông giữa phần mềm quản lý chấm công với phần mềm kế toán tổng hợp nhằm giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công; hoàn thiện quy trình kiểm soát và lưu trữ chứng từ.
  • Về kế toán phải trả người lao động: Chuẩn hóa quy chế tính lương gắn liền với đánh giá hiệu quả hoàn thành công việc cụ thể của từng nhân viên; hoàn thiện bảng phân bổ chi phí lương cho từng đối tượng khách hàng dịch vụ để xác định chính xác giá thành từng hợp đồng.
  • Về hoạt động tài chính: Tăng cường kiểm soát các khoản công nợ phải thu từ khách hàng, duy trì hệ số khả năng thanh toán an toàn và tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu cụ thể:

  • Mô tả chi tiết toàn bộ quy trình kế toán các khoản phải trả người lao động tại Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, từ khâu chấm công vân tay qua phần mềm Mitapro, tính lương, trích lập bảo hiểm đến việc ghi sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 3341 và lên Báo cáo tài chính.
  • Trích xuất và phản ánh chính xác số liệu kế toán thực tế: Tổng số phát sinh TK 3341 trong năm 2018 là 743.776.000 đồng với số dư cuối kỳ bằng 0 đồng; minh họa chi tiết chuỗi định khoản tháng 12/2018 gồm tạm ứng lương (10.000.000 đồng), tính lương văn phòng (26.050.000 đồng), tính lương nhân viên trực tiếp (35.700.000 đồng), khấu trừ bảo hiểm (1.200.000 đồng), chi trả thưởng Tết (700.000 đồng) và thanh toán dứt điểm lương (50.550.000 đồng).
  • Hệ thống hóa các tỷ lệ trích nộp bảo hiểm bắt buộc theo luật định (doanh nghiệp chịu 23,5%, người lao động chịu 10,5%).

Đóng góp của khóa luận:

  • Cung cấp tài liệu thực tế về việc áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC) vào phần hành kế toán tiền lương tại một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán - kiểm toán.
  • Đưa ra các phân tích định lượng về biến động khoản mục phải trả người lao động và tình hình tài chính trong 3 năm liên tiếp (2017 – 2019), làm căn cứ đề xuất các giải pháp hoàn thiện quản lý chi phí lao động và nâng cao năng lực tài chính cho đơn vị thực tập.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

  • Đề tài được thực hiện dựa trên dữ liệu thực tế tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần) có quy mô vừa và nhỏ trong lĩnh vực dịch vụ kế toán, chưa mở rộng so sánh với các doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại.
  • Phạm vi chuỗi chứng từ hạch toán chi tiết tập trung chủ yếu vào các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 12 năm 2018; số liệu tài chính tổng hợp dừng lại ở giai đoạn 2017 – 2019.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng phân tích công tác kế toán tiền lương gắn với hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPI) cho nhân viên dịch vụ tư vấn kế toán - thuế.
  • Nghiên cứu cơ chế kiểm soát chi phí tiền lương theo từng hợp đồng dịch vụ nhằm nâng cao biên lợi nhuận khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động và mở thêm chi nhánh.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán đang thực hiện báo cáo thực tập hoặc khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp dịch vụ.
  • Kế toán viên mới tiếp cận công việc thực tế tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần tham khảo quy trình hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, cách lập bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.

Các nội dung có giá trị tham khảo cao trong báo cáo:

  • Mẫu biểu và phương pháp lập Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL / S03a-DN), Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm (Mẫu 03-LĐTL / S03a-DN), Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 3341.
  • Trình tự xử lý nghiệp vụ tạm ứng, tính lương, khấu trừ bảo hiểm và chi trả lương/thưởng qua các tài khoản TK 334, TK 338, TK 622, TK 6421, TK 1111.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần áp dụng chế độ và hình thức ghi sổ kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và hình thức kế toán Nhật ký chung.

2. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn tại công ty được quy định như thế nào?
Tỷ lệ trích nộp gồm: KPCĐ 2% (doanh nghiệp chịu), BHXH 25,5% (doanh nghiệp 17,5%, NLĐ 8%), BHYT 4,5% (doanh nghiệp 3%, NLĐ 1,5%), BHTN 2% (doanh nghiệp 1%, NLĐ 1%). Tổng tỷ lệ tính vào chi phí doanh nghiệp là 23,5%, tổng tỷ lệ trừ vào lương người lao động là 10,5%.

3. Doanh nghiệp sử dụng công cụ nào để theo dõi thời gian làm việc của người lao động?
Doanh nghiệp sử dụng máy chấm công bằng dấu vân tay kết hợp phần mềm Mitapro để ghi nhận số ngày công, giờ làm việc và giờ làm thêm, sau đó kết xuất dữ liệu sang Bảng tổng hợp chấm công để làm căn cứ tính lương.

4. Vì sao chỉ tiêu "Phải trả người lao động" (Mã số 314) trên Bảng cân đối kế toán năm 2018 của công ty có số dư bằng 0 đồng?
Vì công ty đã thực hiện chi trả dứt điểm toàn bộ lương và các khoản thưởng Tết cho người lao động trong kỳ (thực hiện qua Phiếu chi số 1228 và 1229 vào ngày 31/12/2018), do đó tại thời điểm kết thúc năm tài chính không phát sinh số dư nợ lương tồn đọng.

5. Các tài khoản chi phí nào được công ty sử dụng để tập hợp chi phí tiền lương của nhân viên?
Công ty sử dụng TK 6421 để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích của bộ phận quản lý doanh nghiệp (bộ phận văn phòng) và TK 622 để tập hợp chi phí tiền lương của bộ phận nhân viên trực tiếp thực hiện dịch vụ.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Bé đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức công tác kế toán các khoản phải trả người lao động tại Công ty TNHH Dịch vụ kế toán Trí Cần theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình đã làm rõ quy trình xử lý nghiệp vụ từ chấm công vân tay qua phần mềm Mitapro, lập bảng tính và phân bổ tiền lương đến ghi sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 3341 và trình bày thông tin trên Báo cáo tài chính. Bên cạnh việc đánh giá những ưu điểm trong việc chi trả kịp thời lương cho người lao động và trích nộp bảo hiểm đúng luật, tác giả đã phân tích các chỉ tiêu tài chính giai đoạn 2017 – 2019 và đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại doanh nghiệp.