Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các quan hệ kinh tế phát sinh giữa doanh nghiệp với các đối tác diễn ra thường xuyên và đa dạng, bao gồm quan hệ thanh toán với Nhà nước, người lao động, khách hàng và đặc biệt là nhà cung cấp. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ kỹ thuật, quan hệ thanh toán với nhà cung cấp gắn liền với quy trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu và tài sản phục vụ sản xuất kinh doanh. Việc quản lý và hạch toán chính xác các khoản nợ phải trả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì chữ tín, bảo đảm chuỗi cung ứng ổn định mà còn tác động trực tiếp đến tình hình luân chuyển vốn bằng tiền, cân đối dòng tiền và hạn chế các rủi ro tài chính.

Đề tài "Kế toán phải trả người bán tại Công ty TNHH Dầu Nhớt Và Xe Nâng Anh Khôi" được tác giả Nguyễn Ngọc Thanh thực hiện trong khuôn khổ Báo cáo tốt nghiệp ngành Kế toán tại Khoa Kinh tế – Trường Đại học Thủ Dầu Một (dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Vương Thành Long, hoàn thành vào tháng 11 năm 2020).

Nghiên cứu tập trung giải quyết các mục tiêu cụ thể sau:

  1. Tìm hiểu tổng quan về lịch sử hình thành, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và cơ cấu bộ máy quản lý, bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Dầu Nhớt Và Xe Nâng Anh Khôi.
  2. Khảo sát và phản ánh thực trạng công tác kế toán nợ phải trả người bán từ khâu kiểm soát chứng từ ban đầu, hạch toán trên hệ thống tài khoản, luân chuyển sổ sách kế toán đến quy trình làm việc của kế toán viên thanh toán.
  3. Phân tích biến động khoản mục phải trả người bán kết hợp đánh giá các chỉ số tài chính liên quan giai đoạn 2017–2019, từ đó chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán và quản trị tài chính tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định rõ ràng:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nợ phải trả người bán (Tài khoản 331) và quy trình quản lý công nợ tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Dầu Nhớt Và Xe Nâng Anh Khôi (Địa chỉ: 183/87 Đường Số 10, Khu phố 3, Phường 8, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thu thập chủ yếu trong năm 2018, cùng chuỗi dữ liệu báo cáo tài chính phục vụ phân tích so sánh từ năm 2017 đến năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở lý luận và chính sách kế toán áp dụng

Khóa luận vận dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.

Nguyên tắc hạch toán Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán) được hệ thống hóa như sau:

  • Tài khoản 331 dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán tài sản cố định hoặc người nhận thầu xây lắp theo hợp đồng kinh tế. Các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay không hạch toán qua tài khoản này.
  • Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi riêng biệt cho từng đối tượng chủ nợ; phản ánh cả các khoản tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận hàng hóa, dịch vụ.
  • Đối với các lô vật tư, hàng hóa đã nhập kho nhưng đến cuối kỳ chưa có hóa đơn, kế toán sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và thực hiện điều chỉnh khi có hóa đơn chính thức.
  • Phản ánh rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán trả lại khi có chứng từ chấp thuận của người bán.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu thực tiễn để thu thập và xử lý thông tin:

  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi với kế toán trưởng và các nhân viên phòng kế toán để nắm bắt quy trình luân chuyển chứng từ và thao tác nghiệp vụ thực tế.
  • Phương pháp thống kê: Thu thập, sắp xếp, phân loại các hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi, sổ chi tiết và sổ cái để xây dựng hệ thống dữ liệu nghiên cứu.
  • Phương pháp phân tích kinh doanh: Đánh giá tình hình tổ chức kinh doanh, điểm mạnh và điểm yếu trong công tác quản lý tài chính và công nợ.
  • Phương pháp so sánh: Sử dụng so sánh tuyệt đối (chênh lệch số học) và so sánh tương đối (tỷ lệ phần trăm biến động) để phân tích biến động theo chiều ngang và chiều dọc trên bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các tỷ số tài chính.

Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu bao gồm hệ thống chứng từ gốc, sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết Tài khoản 331 và Báo cáo tài chính giai đoạn 2017–2019 do Phòng Kế toán Công ty TNHH Dầu Nhớt Và Xe Nâng Anh Khôi cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Dầu Nhớt Và Xe Nâng Anh Khôi

Chương này cung cấp bức tranh toàn diện về đơn vị thực tập:

  • Thông tin pháp lý: Công ty thành lập ngày 30/01/2015 theo giấy phép của UBND Quận Gò Vấp, mã số thuế 0313120400, do ông Trần Văn Toàn làm Giám đốc và là người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập, hạch toán kinh tế độc lập và có con dấu riêng.
  • Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh đa ngành nghề liên quan đến phương tiện và nhiên liệu công nghiệp.
STT Tên ngành nghề kinh doanh Mã ngành
01 Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác 4511
02 Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và các xe có động cơ khác 45200
03 Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác 4530
04 Đại lý, môi giới, đấu giá 4610
05 Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan 4661
06 Cho thuê xe có động cơ 7710
07 Dịch vụ đóng gói 82920
08 Sản xuất dầu mỏ tinh chế 19200
  • Quy trình kinh doanh 7 bước:
    1. Chuẩn bị thông tin sản phẩm và kế hoạch bán hàng.
    2. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua các kênh truyền thông, báo chí, sự kiện.
    3. Tiếp cận khách hàng và thăm dò nhu cầu.
    4. Giới thiệu, trình bày chi tiết về sản phẩm, dịch vụ.
    5. Báo giá và thuyết phục khách hàng.
    6. Thống nhất các điều khoản và ký kết hợp đồng kinh tế.
    7. Chăm sóc khách hàng sau bán hàng.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy: Gồm Giám đốc điều hành trực tiếp 3 phòng ban chức năng: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và Phòng Kỹ thuật.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Gồm 4 nhân sự (3 người có trình độ Đại học, 1 người có trình độ Cao đẳng) vận hành theo mô hình:
    • Kế toán trưởng: Trực tiếp điều hành, tham mưu tài chính cho Giám đốc, ký duyệt chứng từ và kiểm tra báo cáo quyết toán.
    • Kế toán tổng hợp: Tổng hợp chi phí, tính giá thành, lập báo cáo tài chính, theo dõi thuế và công nợ tổng hợp.
    • Kế toán thu – chi: Quản lý quỹ tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112), lập phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, đồng thời kiêm nhiệm theo dõi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (TK 152, TK 153) và chi tiết công nợ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Đơn vị tiền tệ VND; kỳ kế toán theo năm dương lịch (01/01 đến 31/12); hình thức ghi sổ Nhật ký chung; phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền; tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại công ty:
Chứng từ gốc -> Sổ Nhật ký chung & Sổ/Thẻ kế toán chi tiết -> Sổ Cái -> Bảng cân đối số phát sinh & Bảng tổng hợp chi tiết -> Báo cáo tài chính

Chương 2: Thực trạng kế toán tại Công ty TNHH Dầu Nhớt Và Xe Nâng Anh Khôi

Chương 2 trình bày chi tiết thực tế hạch toán Tài khoản 331 tại doanh nghiệp trong năm 2018.

Hệ thống hóa tài khoản chi tiết theo nhà cung cấp:

  • TK 331CT: Công ty TNHH Xăng Dầu Châu Thành.
  • TK 331NH: Công ty TNHH Giải Pháp Đô Thị Nam Hải.
  • TK 331IC: Công ty TNHH MTV IVIVU.COM.
  • TK 331HGL: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Hoàng Gia Lâm.
  • TK 331TQ: Công ty TNHH Xe Nâng Tín Quang.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh điển hình năm 2018:

  1. Nghiệp vụ mua nhiên liệu (Công ty TNHH Xăng Dầu Châu Thành): Ngày 16/04/2018 mua 27 lít xăng E5 RON 92-II giá 464.645 đồng (thuế GTGT 10%), Hóa đơn GTGT số 0047970 ký hiệu CT/17P. Ngày 18/04/2018 thanh toán bằng tiền mặt theo Phiếu chi số PC.005/04 tổng số tiền 511.110 đồng.
  2. Nghiệp vụ mua ắc quy có tạm ứng (Công ty TNHH Giải Pháp Đô Thị Nam Hải): Ngày 08/05/2018 ký Hợp đồng mua bán số 140/2018.NH-AK mua 01 ắc quy điện Hitachi (48V/485Ah/5hr) nguyên giá 86.000 đồng (+VAT 10%). Cùng ngày, công ty chuyển khoản tạm ứng trước 30.000 đồng qua ngân hàng. Ngày 09/05/2018 nhận hàng nhập kho theo Phiếu nhập kho PNK.002/05. Ngày 14/05/2018 nhận Hóa đơn GTGT số 0000971, ký hiệu NH/16P. Ngày 08/06/2018 chuyển khoản thanh toán toàn bộ phần nợ còn lại căn cứ theo giấy sao kê ngân hàng.
  3. Nghiệp vụ dịch vụ lưu trú (Công ty TNHH MTV IVIVU.COM): Ngày 05/06/2018 đặt phòng khách sạn, nhận Hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT3/003, số 0001313, ký hiệu VV/18P, ghi nhận nợ phải trả.
  4. Nghiệp vụ mua vé máy bay (Công ty TNHH MTV IVIVU.COM): Ngày 06/06/2018 mua vé máy bay số tiền 15.820 đồng (+VAT 10%), Hóa đơn GTGT số 0001324 ký hiệu VV/189. Ngày 08/06/2018 chuyển khoản qua ngân hàng thanh toán dứt điểm toàn bộ công nợ cho nhà cung cấp.
  5. Nghiệp vụ mua bình điện xe nâng (Công ty TNHH TMDV Hoàng Gia Lâm): Ngày 18/09/2018 ký Hợp đồng số 279190918/HĐMB/HGL-AK mua 01 bình điện xe nâng Hitachi 48V–565Ah nguyên giá 99. Ngày 28/09/2018 nhận hàng kèm Hóa đơn GTGT số 0000458, ký hiệu GL/18E và lập Phiếu nhập kho PNK.16. Ngày 26/12/2018 chuyển khoản thanh toán qua ngân hàng kèm Ủy nhiệm chi và sao kê.
  6. Nghiệp vụ mua bình ắc quy xe nâng (Công ty TNHH Xe Nâng Tín Quang): Ngày 19/11/2018 ký Hợp đồng mua bán số 29/2018-HĐMB mua 01 bình ắc quy xe nâng điện 48V-700Ah Hitachi nguyên giá 132. Ngày 20/11/2018 nhận bàn giao và nhập kho theo Phiếu nhập kho PNK.001/11. Ngày 27/11/2018 nhận Hóa đơn GTGT số 0000709, ký hiệu TQ/17P để ghi nhận công nợ.

Phân tích tài chính và biến động công nợ: Tác giả đã lập hệ thống bảng biểu để phân tích chuyên sâu các khía cạnh tài chính của công ty giai đoạn 2017–2019:

  • Phân tích biến động khoản mục phải trả người bán theo chiều ngang (2017–2018 và 2018–2019).
  • Phân tích tỷ trọng khoản phải trả người bán trên tổng nợ phải trả theo chiều dọc.
  • Đánh giá biến động tài sản và nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán.
  • Đánh giá biến động doanh thu, chi phí và lợi nhuận trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Tính toán và đánh giá hệ thống các chỉ số tài chính chủ chốt: Vòng quay các khoản phải trả, Hệ số thanh toán hiện hành, Hệ số thanh toán nhanh, Vòng quay tổng tài sản, Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu (ROS), Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản bình quân (ROA), và Tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu bình quân (ROE).

Chương 3: Nhận xét – Giải pháp

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế và phân tích số liệu tài chính, tác giả đưa ra các đánh giá và kiến nghị:

  • Về công tác kế toán và sử dụng chứng từ:
    • Ưu điểm: Công ty đã áp dụng thống nhất chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; hệ thống sổ Nhật ký chung được thiết lập tương đối đầy đủ; việc theo dõi chi tiết từng đối tượng người bán giúp kiểm soát được số dư công nợ cụ thể; chứng từ mua hàng và thanh toán (hợp đồng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi) được lưu trữ có hệ thống.
    • Hạn chế và giải pháp: Cần nâng cao tính kịp thời trong khâu luân chuyển và đối chiếu chứng từ giữa bộ phận kho, bộ phận kinh doanh và phòng kế toán; hoàn thiện hơn nữa quy trình lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ và quản lý các khoản chiết khấu, giảm giá nhằm tránh phát sinh sai sót số liệu.
  • Về tình hình tài chính của công ty:
    • Cần tối ưu hóa vòng quay các khoản phải trả để tận dụng nguồn vốn tín dụng thương mại hợp lý từ người bán mà không làm tổn hại đến uy tín doanh nghiệp.
    • Cân đối cơ cấu nợ phải trả và tài sản ngắn hạn để cải thiện các chỉ số thanh toán nhanh và thanh toán hiện hành, bảo đảm an toàn dòng tiền trước các biến động thị trường.

Kết quả và đóng góp

Báo cáo tốt nghiệp đã đạt được các kết quả cụ thể sau:

  • Về mặt thực tiễn nghiệp vụ: Mô tả rõ ràng chu trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán khoản mục phải trả người bán tại một doanh nghiệp thương mại – dịch vụ xe nâng và dầu nhớt. Minh họa chi tiết các bộ chứng từ gốc thực tế (hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu chi, ủy nhiệm chi, phiếu nhập kho, sao kê ngân hàng).
  • Về mặt tổ chức tài khoản: Làm rõ việc chi tiết hóa Tài khoản 331 theo từng đối tượng nhà cung cấp cụ thể (TK 331CT, TK 331NH, TK 331IC, TK 331HGL, TK 331TQ), giúp công tác theo dõi công nợ riêng biệt và chính xác.
  • Về mặt phân tích: Xây dựng hệ thống bảng phân tích biến động công nợ kết hợp với phân tích Báo cáo tài chính và 7 chỉ số tài chính trọng yếu (Vòng quay nợ phải trả, thanh toán hiện hành, thanh toán nhanh, vòng quay tổng tài sản, ROS, ROA, ROE) qua 3 năm liên tiếp 2017–2019.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Khóa luận tập trung khảo sát chi tiết chứng từ phát sinh trong năm 2018 tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Dầu Nhớt Và Xe Nâng Anh Khôi). Một số số liệu chi tiết trong các hợp đồng kinh tế lớn chưa được phân tích sâu ở khía cạnh điều khoản tín dụng thương mại dài hạn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện đối với chu trình mua hàng – thanh toán, hoặc nghiên cứu chuyên sâu về công tác tính giá thành sản xuất dầu mỏ tinh chế tại công ty.

Giá trị tham khảo

Báo cáo tốt nghiệp là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cấu trúc chuẩn của một báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên đề kế toán phải trả người bán; phương pháp minh họa nghiệp vụ từ chứng từ thực tế lên sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo mô hình tổ chức bộ máy kế toán 4 người, cách thức mở tiểu khoản chi tiết theo nhà cung cấp và phương pháp phân tích các chỉ số tài chính liên quan đến công nợ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Dầu Nhớt Và Xe Nâng Anh Khôi áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VND).

2. Bộ máy kế toán của công ty gồm bao nhiêu nhân sự và được phân công nhiệm vụ như thế nào?
Phòng kế toán công ty gồm 4 người (3 trình độ Đại học, 1 trình độ Cao đẳng) được tổ chức thành 3 vị trí chức danh: Kế toán trưởng (quản lý, điều hành chung), Kế toán tổng hợp (tổng hợp chi phí, giá thành, lập BCTC, theo dõi công nợ tổng hợp) và Kế toán thu – chi (theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nguyên vật liệu và chi tiết công nợ).

3. Tại doanh nghiệp, các tài khoản chi tiết của TK 331 được phân loại theo nguyên tắc nào?
Tài khoản 331 được mở chi tiết theo tên viết tắt của từng nhà cung cấp phát sinh giao dịch, ví dụ: TK 331CT (Công ty TNHH Xăng Dầu Châu Thành), TK 331NH (Công ty TNHH Giải Pháp Đô Thị Nam Hải), TK 331IC (Công ty TNHH MTV IVIVU.COM), TK 331HGL (Công ty TNHH TMDV Hoàng Gia Lâm), và TK 331TQ (Công ty TNHH Xe Nâng Tín Quang).

4. Quy trình xử lý nghiệp vụ mua hàng có tạm ứng tiền trước cho người bán được công ty thực hiện như thế nào?
Điển hình qua nghiệp vụ mua ắc quy của Công ty Nam Hải: Doanh nghiệp ký hợp đồng mua bán, sau đó kế toán lập lệnh chuyển khoản tạm ứng trước 30.000 đồng (ghi nhận Nợ TK 331NH / Có TK 112). Khi nhận bàn giao hàng hóa và hóa đơn GTGT, kế toán lập Phiếu nhập kho, ghi nhận toàn bộ giá trị hàng hóa và thuế vào sổ (Nợ TK 156/152/153, Nợ TK 133 / Có TK 331NH). Cuối cùng thực hiện chuyển khoản thanh toán nốt phần dư nợ còn lại căn cứ theo sao kê ngân hàng.

5. Những chỉ số tài chính nào được tác giả phân tích để đánh giá tình hình nợ phải trả và hiệu quả hoạt động của công ty?
Tác giả đã tính toán và phân tích 7 chỉ số tài chính qua các năm 2017–2019: Vòng quay các khoản phải trả, Hệ số khả năng thanh toán hiện hành, Hệ số khả năng thanh toán nhanh, Vòng quay tổng tài sản, Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu (ROS), Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản bình quân (ROA), và Tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu bình quân (ROE).

Kết luận

Báo cáo tốt nghiệp "Kế toán phải trả người bán tại Công ty TNHH Dầu Nhớt Và Xe Nâng Anh Khôi" của sinh viên Nguyễn Ngọc Thanh đã phản ánh đầy đủ và có hệ thống thực trạng hạch toán nợ phải trả nhà cung cấp tại một doanh nghiệp thương mại và dịch vụ kỹ thuật. Thông qua việc phân tích chứng từ gốc, quy trình ghi sổ Nhật ký chung và hệ thống chỉ số tài chính giai đoạn 2017–2019, nghiên cứu đã làm rõ mối liên hệ giữa quản lý công nợ và an toàn tài chính doanh nghiệp. Đây là tài liệu tổng kết thực tiễn có giá trị tham khảo rõ ràng cho sinh viên khối ngành kinh tế và người làm công tác kế toán doanh nghiệp.