Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu. - Về mặt lý luận: Một thực tế không thể phủ nhận rằng trình độ quản lý kinh doanh ngày càng được nâng cao thì những thông tin kế toán cần thiết phục vụ cho quản trị kinh doanh ngày càng được đặt ra nhiều hơn,đòi hỏi công tác kế toán cũng phải ngày càng được nâng cao hơn về chất lượng và hiệu quả để thực hiện tốt vai trò là công cụ quản lý kinh tế tài chính .Hoàn thiện công tác tổ chức công tác kế toán ở công ty nói chung là điều thực sự cần thiết. Do vậy việc xác định được một cách chính xác,trung thực lại hoàn toàn nhờ vào công tác tổ chức kế toán.
Tổ chức kế toán có hợp lý thì thông tin cung cấp mới đảm bảo được yêu cầu quản lý. Hơn nữa tổ chức công tác kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm,điều kiện cụ thể của đơn vị đồng thời phải tôn trọng các nguyên tắc,chuẩn mực,chính sách,chế độ kinh tế tài chính ,chế độ kế toán lại càng cần thiết và cũng là vấn đề phức tạp. - Về mặt thực tiễn: Việc vận dụng vào tổ chức công tác kế toán tại Công ty, nhất là công ty lại hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản, hệ thống dịch vụ du lịch khách sạn,xây dựng các khu đô thị mới,xây dựng cơ sở hạ tầng…với nhiều vấn đề phức tạp đặt ra cho vấn đề quản lý. Vì vậy,vấn đề cần cải tiến và hoàn thiện với yêu cầu quản lý, yêu cầu kinh doanh, mà công tác kế toán các khoản phải trả nói chung và phải trả người bán nói riêng là một yêu cầu cấp thiết cần hoàn thiện.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề.
Nhận thấy được vấn đề cấp thiết về kế toán tài chính của đơn vị nhất là mảng kế toán các khoản thanh toán và đặc biệt là kế toán phải trả người Luan van bán. Vì vậy em đã chọn đề tài: “ Kế toán phải trả người bán tại chi nhánh công ty cổ phần tập đoàn Nam Cường tại Hải Dương”. Mục tiêu nghiên cứu. Nhằm tìm hiểu được công tác kế toán toán phải trả người bán tại chi nhánh công ty cổ phần tập đoàn Nam Cường tại Hải Dương, phát hiện những hạn chế để đề xuất các biện pháp hoàn thiện.
Phạm vi nghiên cứu. - Phạm vi về nội dung: Kế toán phải trả người bán. - Giới hạn về không gian nghiên cứu: Tại Chi nhánh Công ty Cổ Phần tập đoàn Nam Cường tại Hải Dương. - Giới hạn về thời gian, dữ liệu trong đề tài: Số liệu của Chi nhánh Công ty Cổ Phần tập đoàn Nam Cường tại Hải Dương trong năm 2009.
Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu. Một số khái niệm cơ bản. + Quan hệ mua bán: Về cơ bản, mọi cuộc bán hàng đều là những mối quan hệ bán hàng. Quan hệ mua bán hàng hoá được xác lập và thực hiện thông qua hình thức pháp lý là hợp đồng mua bán hàng hoá.
Hợp đồng mua bán hàng hoá là sự thoả thuận nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền hoặc nghĩa vụ trong quan hệ mua bán. + Quan hệ thanh toán: Quan hệ thanh toán được hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có sự trao đổi về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại Luan van trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã quy định có hiệu lực trong thời hạn cho vay, nợ. + Bán hàng: Là một quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá,gợi tạo và đáp ứng những yêu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng nhu cầu thoả đáng về quyền lợi của cả người bán và người mua.
+ Người bán: Là người tiếp cận trực tiếp với khách hàng nhằm giới thiệu sản phẩm và dịch vụ, duy trì khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng. + Nợ phải trả (VAS01 ): Là nghĩa vụ hiện tại của Doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch trong quá khứ mà Doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguốn lực của mình. Phân định nội dung của vấn đề. Yêu cầu quản lý các khoản phải trả người bán.
Một số phương thức thanh toán phổ biến ở Việt Nam hiện nay. * Thanh toán bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như : thanh toán bằngtiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ có giá trị như tiền. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trựctiếp cho người bán.
Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giaodịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ… * Thanh toán không dùng tiền mặt. Luan van Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặcthanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức cụ thể bao gồm : + Thanh toán bằng Séc.
Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngânhàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có têntrên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ pháthành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi ,séc tiền mặt và séc định mức.
- Séc chuyển khoản : Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa các đơn vị trongcùng một địa phương. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị đểlĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định. - Séc định mức : Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dùng để thanh toán trongcùng địa phương hoặc khác địa phương.
Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trongphạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặtsau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. - Séc chuyển tiền cầm tay : Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảmbảo thanh toán.
- Séc bảo chi : Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó. Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân Luan van hàng để đóng dấu đảm bảo chicho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hànghoá… trong cùng một địa phương nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu.
Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ một sốtiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mìnhchuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước ,và một sốthanh toán khác… + Thanh toán bù trừ. Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau.
Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiềnđược thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham giathanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bênphải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. + Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngânhàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán.
Khi giao hàng xong ngân hàngcủa bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. hình thứcnày áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Luan van Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tácdụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếulà ngoại tệ. + Thanh toán bằng thẻ tín dụng Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.
Yêu cầu quản lý nghiệp vụ thanh toán với người bán : - Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu do ứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp. - Tổ chức theo dõi kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. - Theo dõi cho từng người bán và ghi chép theo từng lần thanh toán. - Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận được chứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận.
Khi nhận được chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thoả thuận. - Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán. Kế toán phải trả người bán theo chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ sử dụng : - Các chứng từ về mua hàng : hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá; phiếu nhập kho,biên bản giao nhận TSCĐ.
- Chứng từ ứng trước tiền : phiếu thu (do người bán lập) - Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua : phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc… Luan van Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quảnlý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong trườnghợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiệnthuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì càn có văn bản cho phép của Nhà nước. Tài khoản sử dụng. Sử dụng TK 331, các tài khoản liên quan.