Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm và chiếm tỷ trọng chi phí đáng kể trong tổng giá thành sản xuất. Để duy trì chu kỳ sản xuất liên tục, tránh gián đoạn hoặc ứ đọng vốn, doanh nghiệp đòi hỏi phải xây dựng kế hoạch thu mua, dự trữ và kiểm soát định mức tiêu hao nguyên vật liệu một cách chặt chẽ. Công tác kế toán nhập xuất kho nguyên vật liệu đóng vai trò trung tâm trong việc cung cấp thông tin kinh tế kịp thời, hỗ trợ công tác quản trị, hạch toán chi phí và xác định chính xác giá thành sản phẩm.

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán - Tài chính của tác giả Đinh Ngọc Linh (MSSV: 1900007565), dưới sự hướng dẫn của ThS. Vương Sỹ Giao tại Trường Đại học Nguyễn Tất Thành (thực hiện vào tháng 09 năm 2022), đi sâu nghiên cứu quy trình kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một Thành Viên Cửa Sổ Xanh.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo 2 nhiệm vụ:

  1. Thành thạo cách hạch toán thực tế của kế toán nhập xuất nguyên vật liệu tại đơn vị thực tập.
  2. Tìm ra vấn đề chung và đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện cách hạch toán kế toán nhập xuất kho nguyên vật liệu tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nhập xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một Thành Viên Cửa Sổ Xanh.
  • Phạm vi không gian: Bộ phận Kho và Phòng Kế toán của Công ty TNHH Một Thành Viên Cửa Sổ Xanh (địa chỉ: Số 336 đường Hùng Vương, khu vực 4, Phường V, Thành phố Vị Thanh, Tỉnh Hậu Giang).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu, chứng từ và báo cáo tài chính được thu thập trong phạm vi Quý 1 năm 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực kế toán hiện hành và các nguyên lý hạch toán kế toán hàng tồn kho dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Luật và Nghị định: Luật Kế toán số 88/2015/QH13; Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14; Nghị định số 09/2021/NĐ-CP về quản lý vật liệu xây dựng; Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ; Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử.
  • Chuẩn mực và Thông tư kế toán: Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) về Hàng tồn kho; Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Khung lý thuyết nghiệp vụ: Khái niệm nguyên vật liệu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; phân loại nguyên vật liệu (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản); kết cấu và phương pháp hạch toán trên Tài khoản 152 (Nguyên liệu, vật liệu) theo hai phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ; nguyên tắc xử lý chênh lệch kiểm kê (thừa/thiếu qua TK 1381, TK 3381, TK 632, TK 711); các quy tắc ghi nhận hàng mua đang đi đường (TK 151), hàng chưa có hóa đơn, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ (TK 1331).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: Thu thập dữ liệu từ hệ thống sổ sách kế toán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu và các báo cáo nội bộ liên quan trong Quý 1 năm 2022 tại Công ty TNHH MTV Cửa Sổ Xanh.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân chia quy trình kế toán thành các bước nghiệp vụ cụ thể (luân chuyển chứng từ, lập định khoản, vào sổ Nhật ký chung, ghi Sổ Cái, Sổ chi tiết và lập bảng cân đối); sau đó tổng hợp, so sánh giữa lý luận chế độ kế toán với thực tế vận hành tại đơn vị để rút ra các ưu điểm và hạn chế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nhập xuất kho nguyên vật liệu

Chương này trình bày hệ thống lý luận căn bản về nguyên vật liệu và vai trò kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp sản xuất:

  • Khái niệm và đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến phục vụ sản xuất kinh doanh; tham gia vào một chu kỳ sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất sản phẩm trong kỳ.
  • Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số lượng, chất lượng, giá trị nhập - xuất - tồn; kiểm tra việc chấp hành định mức tiêu hao; phát hiện nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng; cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và tính giá thành.
  • Hệ thống tài khoản và định khoản nghiệp vụ: Phân tích chi tiết kết cấu Tài khoản 152 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tác giả tổng hợp các sơ đồ hạch toán tổng quát cho các trường hợp: mua nguyên vật liệu nhập kho thanh toán ngay hoặc chưa thanh toán; mua hàng phát hiện thừa hoặc thiếu so với hóa đơn; hàng về chưa có hóa đơn (hạch toán giá tạm tính); hàng mua đang đi đường; nhập khẩu nguyên vật liệu; xuất kho dùng cho sản xuất (TK 154), quản lý (TK 642), gia công chế biến, hoặc đầu tư XDCB (TK 241); xử lý hao hụt trong và ngoài định mức khi kiểm kê.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nhập xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV Cửa Sổ Xanh

Chương 2 phản ánh toàn diện bức tranh tổ chức và thực hành kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Tổng quan đơn vị: Công ty TNHH MTV Cửa Sổ Xanh thành lập ngày 13/08/2015, mã số thuế 1801412078, do ông Võ Hồng Phúc làm đại diện pháp luật. Ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất các cấu kiện kim loại và sản xuất cửa kim loại (cửa nhôm kính, cửa kính cường lực).
  • Chính sách và bộ máy kế toán: Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng (Bùi Thị Tiên), Kế toán tổng hợp (Nguyễn Phạm Duy Linh), Kế toán kho (Trần Tố Trinh), Thủ quỹ (Nguyễn Thị Hòa). Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, hình thức sổ Nhật ký chung, phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập và thực hiện xử lý dữ liệu trên phần mềm MISA SME.NET 2019 R16.
Tiêu chí Nội dung áp dụng tại Công ty TNHH MTV Cửa Sổ Xanh
Chế độ kế toán Thông tư 133/2016/TT-BTC
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2019 R16
Phương pháp hạch toán HTK Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Phương pháp tính giá xuất kho Bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập
Phương pháp tính giá nhập kho Nguyên tắc giá gốc
Niên độ kế toán 01/01 đến 31/12 (năm dương lịch)
Đơn vị tiền tệ Việt Nam đồng (VNĐ)
  • Quy trình luân chuyển chứng từ:
    • Nhập kho (6 bước): Nhân viên yêu cầu nhập kho (bằng lời nói) $\rightarrow$ Kế toán kho lập Phiếu nhập kho (4 liên) $\rightarrow$ Nhân viên giao hàng cho Thủ kho $\rightarrow$ Kiểm đếm hàng nhập $\rightarrow$ Thủ kho ký nhận, ghi Thẻ kho $\rightarrow$ Kế toán kho nhận chứng từ và hạch toán vào phần mềm.
    • Xuất kho (6 bước): Nhân viên có nhu cầu lập yêu cầu xuất kho (bằng lời nói) $\rightarrow$ Kế toán kho lập Phiếu xuất kho (3 liên) chuyển Thủ kho $\rightarrow$ Thủ kho xuất vật tư $\rightarrow$ Nhân viên nhận hàng ký phiếu $\rightarrow$ Thủ kho ghi Thẻ kho và chuyển trả chứng từ $\rightarrow$ Kế toán kho hạch toán, lưu trữ và ghi sổ kho.
  • Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiêu biểu trong Quý 1/2022:
Nghiệp vụ Ngày phát sinh Chứng từ / Hóa đơn Nội dung kinh tế Định khoản & Giá trị (VNĐ)
Nghiệp vụ 1 16/02/2022 Phiếu xuất kho số XK001/22/CSX Xuất kho kính trắng cường lực 8mm, thanh nhôm, chốt cánh phụ trượt, bánh xe đôi để lắp đặt cửa cho Công ty BĐS Hưng Phát Nợ TK 154: 5.589.515
Có TK 152: 5.589.515
Nghiệp vụ 2 25/02/2022 Phiếu xuất kho số XK002/22/CSX (theo HĐKT 016/HĐKT-CSX) Xuất kho kính trắng cường lực 8mm, kính trắng 8 ly cường lực, thanh nhôm phục vụ hợp đồng kinh tế Nợ TK 154: 86.878.533
Có TK 152: 86.878.533
Nghiệp vụ 3 01/03/2022 Hóa đơn số 0002998; Phiếu nhập số NK003/2022/CSX Mua kính trắng 10mm QCCL và kính 8mm QCCL từ Công ty TNHH SX TM DV Kính Thành Đạt Nợ TK 152: 18.002.187
Nợ TK 1331: theo HĐ
Có TK 331: Thành Đạt
Nghiệp vụ 4 02/03/2022 Hóa đơn số 00000443; Phiếu nhập số NK004/2022/CSX Mua kính trắng cường lực 8mm từ Công ty TNHH TM - XD Thành Ký (thuế suất GTGT 8%) Nợ TK 152: 6.307.309
Nợ TK 1331: 504.585
Có TK 331: 6.811.894
Nghiệp vụ 5 04/03/2022 Hóa đơn số 0000094; Phiếu nhập số NK007/2022/CSX Mua kính trắng kích thước 2438x3658x8mm từ Công ty TNHH Kính Nam Phương - CFG Nợ TK 152: 17.000.xxx
Nợ TK 1331: theo HĐ
Có TK 331: Nam Phương
  • Kiểm tra kết quả công việc: Công tác đối chiếu được Kế toán trưởng và Giám đốc thực hiện định kỳ vào cuối mỗi quý. Quy trình kiểm tra tập trung vào việc rà soát quan hệ đối ứng Nợ - Có trên Sổ Nhật ký chung, cân đối giữa tổng phát sinh Nhật ký chung với Bảng cân đối tài khoản, và đối chiếu số dư, số phát sinh trên Sổ Cái TK 152 với Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho.

Chương 3: Nhận xét và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV Cửa Sổ Xanh

Chương này đánh giá có phê phán thực trạng kế toán tại đơn vị và đề xuất các nhóm giải pháp khắc phục tồn tại:

  • Đánh giá ưu điểm:

    • Tổ chức bộ máy: Mô hình kế toán tập trung tinh gọn, phân công nhiệm vụ rõ ràng, đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn.
    • Ứng dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2019 R16 giúp giảm áp lực ghi chép thủ công, tăng tốc độ xử lý và truy xuất thông tin.
    • Phương pháp hạch toán: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập phù hợp với đặc thù nguyên vật liệu có biến động thường xuyên và giá trị cao như nhôm kính.
    • Quản lý kho: Hệ thống kho bãi được phân chia theo ngăn, lô, hỗ trợ tốt cho việc bảo quản và cấp phát vật tư.

  • Đánh giá hạn chế:

    • Bàn giao chứng từ: Quy trình luân chuyển chứng từ giữa Kế toán kho, Thủ kho và các bộ phận chưa có biên bản giao nhận hoặc sổ theo dõi bàn giao, tiềm ẩn nguy cơ thất lạc chứng từ gốc và khó quy kết trách nhiệm cá nhân.
    • Kiểm nhận vật tư đầu vào: Công ty chưa thành lập bộ phận nhận hàng độc lập. Thủ kho chỉ kiểm tra quy cách, số lượng sơ bộ tại thời điểm giao hàng; khâu kiểm tra chất lượng chi tiết chỉ diễn ra sau khi đã đưa hàng vào kho.
    • Hồ sơ nghiệm thu: Thủ kho không lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa khi nhập kho mà chỉ dựa vào hóa đơn và phiếu giao hàng của nhà cung cấp, dẫn đến rủi ro sai sót hoặc thiếu căn cứ pháp lý khi phát sinh tranh chấp chất lượng.

  • Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất:

    • Giải pháp 1 (Quản lý luân chuyển chứng từ): Thiết lập Sổ theo dõi giao nhận chứng từ hoặc lập biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận của đại diện các bộ phận liên quan khi luân chuyển phiếu nhập, phiếu xuất và hóa đơn giữa Kho và Phòng Kế toán.
    • Giải pháp 2 (Kiểm soát khâu nhập kho): Thành lập Bộ phận nhận hàng độc lập gồm đại diện Bộ phận Kho (Thủ kho) và đại diện Phòng Kế toán. Khi nhận hàng, hội đồng tiến hành kiểm tra đồng thời cả quy cách, chủng loại, số lượng và chất lượng vật tư so với hợp đồng và hóa đơn.
    • Giải pháp 3 (Hoàn thiện bộ chứng từ kế toán): Bắt buộc lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Hồ sơ nhập kho chuyển về Phòng Kế toán làm căn cứ ghi sổ phải hoàn chỉnh gồm: Hóa đơn GTGT/Hóa đơn bán hàng, Hợp đồng kinh tế (nếu có), Biên bản kiểm nghiệm vật tư và Phiếu nhập kho.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và làm rõ thực tế vận hành kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất cấu kiện cửa kim loại:

  • Kết quả thực tế: Phản ánh chi tiết chu trình luân chuyển chứng từ và hạch toán số liệu thực tế qua các phiếu nhập kho (NK003, NK004, NK007) và phiếu xuất kho (XK001, XK002) trong Quý 1 năm 2022 với các đối tác cung ứng như Công ty Kính Thành Đạt, Công ty Kính Nam Phương - CFG, Công ty TM-XD Thành Ký và khách hàng Công ty BĐS Hưng Phát.
  • Giải pháp đề xuất: Đưa ra 3 giải pháp thực tiễn tập trung vào khâu lập Sổ giao nhận chứng từ, thành lập Bộ phận nhận hàng và ban hành mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhằm tăng cường tính chính xác và kiểm soát nội bộ.
  • Đóng góp của tác giả: Khóa luận là minh chứng thực nghiệm về việc vận dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC kết hợp phần mềm MISA SME.NET 2019 R16 vào thực tiễn hạch toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp nhỏ và vừa trong lĩnh vực gia công cơ khí - nhôm kính.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp duy nhất (Công ty TNHH MTV Cửa Sổ Xanh) với dung lượng mẫu chứng từ thu thập giới hạn trong phạm vi Quý 1 năm 2022. Dữ liệu chưa bao quát được toàn bộ chu kỳ kinh doanh cả năm cũng như các trường hợp nghiệp vụ phức tạp như hàng thừa/thiếu lớn trong kiểm kê niên độ hay xử lý hàng gia công ngoài quy mô lớn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu trọn vẹn năm tài chính; nghiên cứu tích hợp sâu hơn giữa phân hệ kế toán nguyên vật liệu với phân hệ tính giá thành sản phẩm chi tiết theo từng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng xây lắp kim loại.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp tài liệu thực tế về mẫu biểu chứng từ (Phiếu nhập kho mẫu 01-VT, Phiếu xuất kho mẫu 02-VT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC), quy trình 6 bước luân chuyển chứng từ nhập/xuất kho và các bút toán định khoản trên thực tế.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp sản xuất nhôm kính, cơ khí vừa và nhỏ: Tham khảo phương thức thiết lập danh mục nguyên vật liệu (kính cường lực, thanh nhôm, phụ kiện kim khí), cách thức vận hành phần mềm MISA SME.NET và phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV Cửa Sổ Xanh áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung và xử lý dữ liệu trên phần mềm MISA SME.NET 2019 R16.

2. Đơn vị sử dụng phương pháp nào để tính giá nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu?
Đơn vị tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo nguyên tắc giá gốc và tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.

3. Phòng Kế toán của Công ty TNHH MTV Cửa Sổ Xanh gồm những vị trí nhân sự nào?
Bộ máy kế toán của công ty gồm 4 chức danh: Kế toán trưởng (Bùi Thị Tiên), Kế toán tổng hợp (Nguyễn Phạm Duy Linh), Kế toán kho (Trần Tố Trinh) và Thủ quỹ (Nguyễn Thị Hòa).

4. Nhược điểm chính trong quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại công ty là gì?
Công ty chưa có bộ phận nhận hàng độc lập; việc kiểm tra tại thời điểm giao nhận chỉ do Thủ kho thực hiện sơ bộ về số lượng và quy cách, chưa kiểm tra chi tiết chất lượng. Đồng thời, hồ sơ nhập kho thiếu Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa có xác nhận của các bên.

5. Công tác kiểm tra sổ sách kế toán nguyên vật liệu được thực hiện với tần suất nào và do ai phụ trách?
Công tác kiểm tra được Kế toán trưởng và Giám đốc công ty thực hiện định kỳ vào cuối mỗi quý thông qua việc đối chiếu đối ứng Nợ - Có trên Sổ Nhật ký chung, Bảng cân đối tài khoản và đối chiếu Sổ Cái TK 152 với Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đinh Ngọc Linh đã phản ánh trung thực và có hệ thống thực trạng kế toán nhập xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV Cửa Sổ Xanh trong Quý 1 năm 2022 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Công trình đã phân tích chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với vật tư nhôm kính và cách thức xử lý trên phần mềm MISA SME.NET. Đồng thời, các đề xuất về việc hoàn thiện biên bản bàn giao chứng từ và bổ sung quy trình kiểm nghiệm vật tư đầu vào có giá trị thực tiễn cao trong việc củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp.