Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố đầu vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Việc quản lý, theo dõi và hạch toán chính xác NVL từ khâu thu mua, vận chuyển, nhập kho, dự trữ cho đến khâu xuất kho sử dụng có ý nghĩa trực tiếp đối với việc kiểm soát chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

Tại Tổng công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ - Vinacomin, công tác kế toán NVL giữ vai trò trung tâm do đặc thù ngành sản xuất và kinh doanh vật liệu nổ công nghiệp (VLNCN) đòi hỏi yêu cầu nghiêm ngặt về kỹ thuật, chất lượng hóa chất và an toàn bảo quản. Mặc dù đơn vị đã tổ chức bộ máy kế toán riêng biệt và áp dụng hệ thống chuẩn mực, chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước, thực tế hoạt động vẫn còn một số điểm chưa đồng bộ về phân loại NVL, quy trình ghi nhận chứng từ và việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện nhằm khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng công tác hạch toán NVL tại đơn vị và đề xuất các giải pháp hoàn thiện.

Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể gồm hai nhóm:

  1. Về mặt lý luận: Hệ thống hóa và làm rõ cơ sở lý luận về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
  2. Về mặt thực tiễn:
    • Khảo sát và phản ánh toàn bộ quy trình kế toán NVL tại Tổng công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ - Vinacomin từ khâu lập chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp trên sổ sách kế toán đến việc vận dụng phần mềm kế toán.
    • Nhận diện những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL tại đơn vị.
    • Đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán NVL, nâng cao hiệu quả quản trị NVL tồn kho tại Tổng công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
  • Phạm vi không gian: Tổng công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ - Vinacomin (Địa chỉ: Ngõ số 1, đường Phan Đình Giót, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được khảo sát và thu thập trong Quý I năm 2014 (từ tháng 01/2014 đến tháng 03/2014). Thời gian thực tập và nghiên cứu thực địa diễn ra từ ngày 17/04/2014 đến ngày 20/06/2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm:

  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) – Chuẩn mực chung: Ban hành theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, quy định các nguyên tắc kế toán cơ bản chi phối hạch toán NVL gồm nguyên tắc Cơ sở dồn tích, nguyên tắc Giá gốc, nguyên tắc Thận trọng và nguyên tắc Nhất quán.
  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho: Quy định nguyên tắc ghi nhận giá gốc NVL nhập kho theo từng nguồn hình thành (mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công), các phương pháp xác định giá trị NVL xuất kho (phương pháp Thực tế đích danh, phương pháp Nhập trước - Xuất trước, phương pháp Bình quân gia quyền) và nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
  • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp: Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, xác định danh mục chứng từ, hệ thống tài khoản (TK 152, TK 151, TK 159) và hệ thống sổ kế toán áp dụng cho phần hành kế toán NVL.

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp điều tra trắc nghiệm: Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát gồm khoảng 10 câu hỏi theo thang đo mức độ cần thiết và mức độ quan trọng. Phiếu điều tra được phát trực tiếp đến các vị trí quản lý chủ chốt và nhân viên thuộc phòng Kế toán - Tài chính của Tổng công ty trong thời gian từ ngày 20/04/2014 đến ngày 29/04/2014.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Thực hiện phỏng vấn sâu đối với Kế toán trưởng và kế toán viên phụ trách phần hành kế toán NVL từ ngày 05/05/2014 đến ngày 08/05/2014 nhằm làm rõ thông tin chi tiết về mô hình tổ chức kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho, phương pháp định giá và thực tế ứng dụng phần mềm kế toán.
  • Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: Tiến hành tổng hợp, phân loại, thống kê mô tả và so sánh, đối chiếu số liệu giữa lý thuyết và thực tiễn để đánh giá thực trạng công tác hạch toán tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong khóa luận bao gồm tài liệu nội bộ, báo cáo tài chính, hệ thống chứng từ kế toán thực tế (Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư), Sổ chi tiết TK 152, Sổ Cái TK 152 và dữ liệu kết xuất từ phần mềm kế toán Fast 2007 của đơn vị.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Chương này trình bày có hệ thống các khái niệm cơ bản về tài sản, tài sản ngắn hạn, hàng tồn kho và nguyên vật liệu; làm rõ vai trò, đặc điểm và các yêu cầu quản lý NVL theo từng khâu (thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng). Khóa luận tổng hợp các tiêu thức phân loại NVL chủ yếu:

  • Theo tính năng, công dụng: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu.
  • Theo nguồn hình thành: NVL mua ngoài, NVL tự chế biến, NVL thuê ngoài gia công, NVL nhận góp vốn liên doanh, NVL được cấp.

Về phương pháp hạch toán, chương 1 phân tích ba phương pháp kế toán chi tiết NVL: phương pháp Thẻ song song, phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp Sổ số dư; đồng thời phân tích quy trình kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX) sử dụng TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu", TK 151 "Hàng mua đang đi đường" và TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho".

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tồn kho tại Tổng công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ Vinacomin

Chương 2 mô tả quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của đơn vị:

  • Tiền thân ngành Hóa chất Mỏ thành lập ngày 20/12/1965 theo quyết định của Bộ Công nghiệp nặng.
  • Ngày 20/12/2010, Bộ Công Thương ban hành Quyết định số 6668/QĐ-BCT thành lập công ty mẹ – Tổng Công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ - Vinacomin, hoạt động từ ngày 01/01/2011 theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con trực thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam.
  • Doanh nghiệp sở hữu nhãn hiệu MICCO (được cấp giấy chứng nhận bảo hộ nhãn hiệu) và Giấy phép kinh doanh số 0104000086 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp ngày 05/06/2003.

Bộ máy kế toán của Tổng công ty được tổ chức theo mô hình tập trung gồm 11 vị trí nhân sự: Kế toán trưởng; Phó phòng kế toán; Kế toán tổng hợp; Kế toán thanh toán; Kế toán tiền lương và BHXH; Kế toán vật tư; Kế toán TSCĐ, XDCB và nguồn vốn; Kế toán chi phí và tính giá thành; Kế toán thuế; Kế toán công nợ và doanh thu; Thủ quỹ kiêm thống kê.

Về chính sách và phương pháp kế toán đang áp dụng tại đơn vị:

  • Chế độ kế toán: Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
  • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch; đơn vị tiền tệ ghi sổ: Việt Nam đồng (VNĐ).
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; kế toán chi tiết theo phương pháp Thẻ song song; tính giá NVL xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
  • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ, thực hiện trên phần mềm kế toán Fast 2007.

Về phân loại NVL tại doanh nghiệp: NVL được chia thành NVL chính (Nitrat amon xốp, Nitrat amon tinh thể, dầu Diezen, xăng A92) và NVL phụ (túi PP, túi PE, dây sợi, phụ gia). Doanh nghiệp sử dụng tài khoản cấp 2 gồm TK 15210000 (NVL chính) và TK 15220000 (NVL phụ).

Tiêu chí kế toán Quy định theo chế độ (QĐ 15/2006/QĐ-BTC) Thực tế áp dụng tại Tổng công ty
Phương pháp kế toán chi tiết Thẻ song song / Sổ đối chiếu luân chuyển / Sổ số dư Áp dụng phương pháp Thẻ song song kết hợp phần mềm kế toán Fast 2007
Phương pháp kế toán tổng hợp Kê khai thường xuyên hoặc Kiểm kê định kỳ Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho Thực tế đích danh, FIFO, Bình quân gia quyền Bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung / Chứng từ ghi sổ / Nhật ký chứng từ Nhật ký chứng từ
Theo dõi hàng đi đường Sử dụng TK 151 khi hóa đơn về trước, hàng về sau Không sử dụng TK 151; chỉ hạch toán khi có đủ hàng và hóa đơn
Trích lập dự phòng HTK Sử dụng TK 159 lập dự phòng vào cuối kỳ kế toán Chưa sử dụng TK 159; chưa thực hiện trích lập dự phòng

Các nghiệp vụ kế toán điển hình được tác giả trích xuất minh họa:

  • Nghiệp vụ mua NVL trong nước: Căn cứ Hóa đơn GTGT số 0000526 ngày 10/02/2014, đơn vị mua Nitrat amon ($NH_4NO_3$) có số lượng 599.104 kg, giá trị mua chưa thuế là 5.178.491.040 đồng, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 10% là 517.849.104 đồng, tổng giá thanh toán qua chuyển khoản (TK 112) là 5.696.340.144 đồng. Đơn vị không chịu chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán giao hàng tại kho.
  • Nghiệp vụ nhập khẩu NVL: Căn cứ Phiếu nhập kho số YD13XA/42 ngày 01/01/2014, nhập kho Nitrat amon xốp với khối lượng 479,92 tấn, chịu thuế nhập khẩu với mức thuế suất 20%. Giá nhập kho được tính gộp cả thuế nhập khẩu phải nộp.
  • Nghiệp vụ xuất kho: Căn cứ số liệu ngày 31/03/2014, đơn giá xuất kho Nitrat amon tinh thể được tính tự động trên phần mềm theo đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dựa trên lượng tồn đầu kỳ và các lần nhập trong kỳ.

Chương 3: Các kết luận và đề xuất về kế toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ Vinacomin

Chương 3 tổng kết các đánh giá về công tác kế toán NVL:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán tổ chức chặt chẽ theo mô hình tập trung; hệ thống chứng từ lập đúng quy định; việc áp dụng phần mềm kế toán Fast 2007 giúp tự động hóa khâu xử lý dữ liệu và tính toán giá xuất kho.
  • Tồn tại: Việc phân loại NVL chưa bao quát hết các nhóm vật tư phụ tùng thay thế và thiết bị; đơn vị chưa sử dụng TK 151 dẫn đến chậm trễ phản ánh các lô hàng hóa đơn đã về nhưng vật tư chưa nhập kho; chưa áp dụng trích lập dự phòng giảm giá NVL trên TK 159 theo nguyên tắc thận trọng của Chuẩn mực số 01 và Chuẩn mực số 02.

Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện:

  1. Mở rộng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán NVL theo đúng tính chất vật tư.
  2. Đưa vào sử dụng tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường" để theo dõi chính xác các nghiệp vụ phát sinh hóa đơn trước khi nhập kho.
  3. Thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho định kỳ thông qua tài khoản 159 nhằm phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL trên Báo cáo tài chính.
  4. Cải tiến quy trình kiểm soát kho tàng và điều kiện vật chất phục vụ công tác luân chuyển chứng từ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể sau:

  • Phản ánh chính xác thực trạng số liệu: Cung cấp số liệu hạch toán thực tế phát sinh trong Quý I/2014 tại Tổng công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ - Vinacomin, cụ thể là các chứng từ mua Nitrat amon trong nước (Hóa đơn số 0000526 ngày 10/02/2014 trị giá 5.178.491.040 đồng) và nhập khẩu Nitrat amon xốp chịu thuế nhập khẩu 20% (Phiếu nhập kho số YD13XA/42 ngày 01/01/2014).
  • Hệ thống hóa quy trình hạch toán: Khái quát đầy đủ sơ đồ luân chuyển chứng từ và quy trình ghi sổ kế toán chi tiết theo phương pháp Thẻ song song kết hợp phần mềm Fast 2007 từ thủ kho đến các vị trí kế toán liên quan.
  • Đóng góp về mặt giải pháp: Chỉ ra khoảng trống giữa lý thuyết Chuẩn mực Kế toán (VAS 01, VAS 02) và thực tiễn vận dụng tại đơn vị (việc không theo dõi TK 151 và chưa trích lập dự phòng trên TK 159), từ đó đề xuất phương án hạch toán bổ sung có tính khả thi đối với doanh nghiệp ngành hóa chất mỏ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu khảo sát chỉ tập trung trong 3 tháng đầu năm 2014 (từ tháng 01/2014 đến tháng 03/2014), chưa bao quát được biến động nhập - xuất NVL qua toàn bộ niên độ kế toán năm. Đề tài chỉ nghiên cứu tại văn phòng Tổng công ty mẹ, chưa đi sâu khảo sát chi tiết tại toàn bộ các đơn vị thành viên, phân xưởng sản xuất trực thuộc ở các địa bàn khác nhau.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình kế toán NVL gắn liền với hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại các phân xưởng sản xuất vật liệu nổ công nghiệp; nghiên cứu tác động của việc áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC (thay thế QĐ 15/2006/QĐ-BTC) đối với việc ghi nhận hàng tồn kho và dự phòng giảm giá trong các doanh nghiệp ngành khai khoáng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán nguyên vật liệu và hàng tồn kho trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.
  • Cán bộ kế toán và nghiên cứu sinh quan tâm đến mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp Thẻ song song và kỹ thuật hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hóa chất đặc thù chịu thuế nhập khẩu trong doanh nghiệp nhà nước.
  • Phần đáng tham khảo nhất là hệ thống quy trình luân chuyển chứng từ (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư) và cách thức thiết lập tài khoản chi tiết TK 152 trên phần mềm kế toán doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Tổng công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ - Vinacomin áp dụng phương pháp nào để kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu?
Tổng công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL (kết hợp theo dõi số lượng trên Thẻ kho và theo dõi cả số lượng lẫn giá trị trên phần mềm Fast 2007) và áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL.

2. Đơn vị đang sử dụng phương pháp nào để xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho?
Đơn vị áp dụng phương pháp Bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ để tính đơn giá xuất kho của từng loại nguyên vật liệu vào thời điểm cuối tháng.

3. Khóa luận ghi nhận hình thức sổ kế toán nào được áp dụng tại Tổng công ty?
Đơn vị áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ, sử dụng các Bảng kê số 4, 5, 6, Nhật ký chứng từ số 7 và Sổ Cái TK 152 thông qua phần mềm kế toán Fast 2007.

4. Hai điểm tồn tại lớn nhất trong việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán NVL tại đơn vị là gì?
Thứ nhất, đơn vị không sử dụng TK 151 (Hàng mua đang đi đường) mà chỉ hạch toán khi hàng và hóa đơn về đầy đủ. Thứ hai, đơn vị chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và không sử dụng TK 159 (Dự phòng giảm giá hàng tồn kho) vào cuối kỳ kế toán.

5. Các nhóm nguyên vật liệu chính phục vụ sản xuất tại đơn vị bao gồm những loại nào?
Các NVL chính bao gồm Nitrat amon xốp (các loại), Nitrat amon tinh thể (các loại), dầu Diezen và xăng A92; được theo dõi trên tài khoản chi tiết TK 15210000.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Hương đã phản ánh một cách có hệ thống và chi tiết công tác kế toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Công nghiệp Hóa chất Mỏ - Vinacomin trong Quý I năm 2014. Đề tài đã làm rõ sự kết hợp giữa quy định của Chuẩn mực kế toán, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC với thực tiễn ghi nhận chứng từ và vận hành phần mềm Fast 2007 tại một doanh nghiệp sản xuất hóa chất đặc thù. Đồng thời, khóa luận đã chỉ ra các hạn chế trong việc phân loại tài khoản, trích lập dự phòng và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại đơn vị.