Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt về chất lượng sản phẩm, mẫu mã và giá thành. Đối với các đơn vị sản xuất công nghiệp, nguyên vật liệu (NVL) đóng vai trò là đối tượng lao động trực tiếp cấu thành nên thực thể của sản phẩm, đồng thời chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Việc quản lý chặt chẽ quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL dựa trên định mức kinh tế - kỹ thuật là yếu tố then chốt để hạ thấp giá thành, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Từ yêu cầu thực tiễn đó, kế toán nguyên vật liệu được xác định là phần hành trọng tâm, có quan hệ mật thiết với hầu hết các phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp sản xuất. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán vật tư, đề tài "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Vũ Thịnh" được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về đặc điểm, tổ chức quản lý và công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức chứng từ, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty TNHH Vũ Thịnh.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán vật tư tại đơn vị và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.

Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là công tác kế toán nguyên vật liệu. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty TNHH Vũ Thịnh (Khu công nghiệp Toàn Mỹ, thị trấn Vôi, huyện Lạng Giang, tỉnh Bắc Giang); phạm vi nghiên cứu về thời gian và số liệu tập trung vào kỳ kế toán tháng 01 năm 2012 và các dữ liệu tài chính năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề tốt nghiệp vận dụng hệ thống lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp kết hợp với chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán: Đề tài căn cứ vào Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Đơn vị áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ (NKCT) và phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
  • Phương pháp kế toán chuyên môn:
    • Phương pháp chứng từ kế toán: Sử dụng hệ thống biểu mẫu thống nhất theo quy định (Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT, Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT, Thẻ kho Mẫu 06-VT, Hóa đơn GTGT...).
    • Phương pháp tính giá: Xác định giá gốc nhập kho theo giá mua thực tế chưa thuế giá trị gia tăng (VAT); tính giá xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền (BQGQ).
    • Phương pháp hạch toán chi tiết: Áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để kết hợp theo dõi giữa thủ kho và phòng kế toán.
    • Phương pháp tài khoản và ghi kép: Sử dụng hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết (TK 152, TK 111, TK 112, TK 331, TK 621, TK 154...).
  • Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ hệ thống chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo nhập - xuất - tồn, báo cáo chế biến tại Công ty TNHH Vũ Thịnh; sử dụng phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu số liệu giữa các phòng ban liên quan (Phòng Chuẩn bị sản xuất, Phòng Kỹ thuật chất lượng, Phòng Kế hoạch thị trường, Thủ kho và Phòng Kế toán).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Vũ Thịnh

Công ty TNHH Vũ Thịnh là doanh nghiệp chuyên sản xuất hàng may mặc xuất khẩu. Do đặc thù ngành may, chủng loại nguyên vật liệu tại công ty rất đa dạng, khối lượng luân chuyển lớn để đảm bảo dây chuyền vận hành liên tục. Cơ cấu nguồn hình thành NVL của công ty có đặc thù rõ rệt:

  • Nguồn hàng gia công: Chiếm trên 80% tổng khối lượng NVL của toàn công ty, do khách hàng nước ngoài chuyển sang (WANSHIN, WILL BE.DK HONGKONG...) để thực hiện các hợp đồng gia công may mặc. Đối với nguồn này, công ty chịu trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản và theo dõi thuần túy về mặt hiện vật (số lượng).
  • Nguồn mua ngoài: Công ty trực tiếp thu mua trong nước (vải dệt kim, khuy, khóa...) hoặc nhập khẩu (mex, xốp...) qua kho ngoại quan Hải Phòng nhằm phục vụ các đơn hàng sản xuất xuất khẩu theo phương thức "mua đứt - bán đoạn" cho các khách hàng như OTTO, ASIAPARK, HANOIXIMEX.
  • Nguồn tiết kiệm trong sản xuất và phế liệu thu hồi: Lượng vải thừa, vải vụn, phụ liệu thu hồi từ các phân xưởng sau quá trình cắt may.

Căn cứ vào vai trò kinh tế, công ty phân loại NVL thành: NVL chính (vải bông, vải ngoài, vải lót, vải phin, vải túi...); NVL phụ (cúc, chỉ, nhãn mác, khóa, bo cổ, bo tay, đệm vai...); Nhiên liệu (xăng, dầu); Phụ tùng thay thế (thoi, suốt, bàn đạp máy may...); Vật liệu bao bì (túi nilon, thùng carton); Hóa chất (nước javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm) và Phế liệu thu hồi.

Về nguyên tắc tính giá:

  • NVL mua ngoài nhập kho được tính theo giá thực tế ghi trên hóa đơn chưa thuế GTGT (do chi phí bốc dỡ, vận chuyển do bên bán chịu và đã tính gộp vào giá bán).
  • NVL tiết kiệm nhập kho được định giá bằng 50% của 80% giá thị trường của vật liệu cùng loại. Phế liệu thu hồi tính theo giá ước tính có thể sử dụng hoặc bán được trên thị trường.
  • NVL xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ:

$$\text{Đơn giá bình quân} = \frac{\text{Trị giá thực tế tồn đầu kỳ} + \text{Trị giá thực tế nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng nhập trong kỳ}}$$

Công tác quản lý NVL được phân định rõ ràng giữa các bộ phận: Phòng Kỹ thuật chất lượng xây dựng định mức tiêu hao; Phòng Kế hoạch thị trường lập kế hoạch thu mua và nhu cầu đơn hàng; Phòng Chuẩn bị sản xuất (CBSX) trực tiếp giao nhận, lập biên bản kiểm nghiệm, lập phiếu xuất nhập; Thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản hiện vật và ghi thẻ kho; Kế toán vật tư theo dõi giá trị, hạch toán và kiểm soát thanh toán.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Vũ Thịnh

1. Thủ tục chứng từ và kế toán chi tiết NVL

Công ty TNHH Vũ Thịnh áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL:

  • Tại kho: Thủ kho mở Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) và Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) hợp lệ có đủ chữ ký, thủ kho ghi số thực nhập, thực xuất và tính số tồn kho cuối ngày. Định kỳ 3 - 5 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán.
  • Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở Sổ chi tiết nguyên vật liệu tương ứng với từng thẻ kho. Đối với NVL mua ngoài, sổ theo dõi cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị; đối với NVL nhận gia công, sổ chỉ theo dõi về mặt số lượng. Cuối tháng, kế toán tính tổng số nhập, xuất, tồn trên sổ chi tiết rồi tiến hành đối chiếu với Thẻ kho của thủ kho. Sau khi khớp đúng, số liệu được tổng hợp lên Báo cáo nhập - xuất - tồn NVL và Báo cáo chế biến.
Chỉ tiêu theo dõi Tại kho (Thủ kho) Tại phòng kế toán (Kế toán vật tư)
Mẫu sổ sử dụng Thẻ kho (Mẫu 06-VT) Sổ chi tiết NVL, Báo cáo nhập - xuất - tồn
Thước đo phản ánh Thuần túy số lượng hiện vật Số lượng và Giá trị (NVL mua ngoài); Số lượng (NVL gia công)
Căn cứ ghi chép Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Chứng từ gốc kèm hóa đơn do thủ kho chuyển lên
Thời điểm đối chiếu Ghi chép hàng ngày Định kỳ 3 - 5 ngày nhận chứng từ; đối chiếu cuối tháng

2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán trên hình thức Nhật ký chứng từ với hệ thống tài khoản: TK 152 (1521 - NVL chính, 1522 - NVL phụ, 1523 - Nhiên liệu, 1524 - Phụ tùng, 1525 - Văn phòng phẩm, 1527 - Phế liệu thu hồi), TK 111, TK 112, TK 331, TK 133, TK 621, TK 154, TK 311.

  • Kế toán nhập kho:
    • Nhập mua trả bằng tạm ứng: Ghi Nợ TK 152, Nợ TK 133 / Có TK 141 (hoàn ứng), cuối tháng tổng hợp vào NKCT số 10 để lên Sổ cái.
    • Nhập mua chưa thanh toán: Kế toán ghi Sổ chi tiết TK 331 theo từng nhà cung cấp (như Công ty Dệt Nam Định, Công ty CP May XK Hà Bắc), định khoản Nợ TK 152, Nợ TK 133 / Có TK 331. Cuối tháng khóa sổ chi tiết 331, tổng hợp sang NKCT số 5 và ghi Sổ cái TK 331.
    • Nhập mua thanh toán bằng tiền mặt / tiền gửi ngân hàng: Phản ánh trên NKCT số 1 (ghi Có TK 111) hoặc NKCT số 2 (ghi Có TK 112) đối ứng Nợ TK 152, Nợ TK 133.
  • Kế toán xuất kho:
    • Định kỳ cuối tháng, kế toán lập Bảng kê xuất vật liệu, tổng hợp chi phí NVL trực tiếp theo định khoản Nợ TK 621 / Có TK 152 (chi tiết TK 1521, 1522).
    • Số liệu từ Bảng kê xuất được tổng hợp vào Bảng kê số 4 (Tập hợp chi phí sản xuất toàn công ty) và chuyển sang NKCT số 7 để kết chuyển vào Nợ TK 154.
    • Số liệu từ các NKCT số 1, 2, 4, 5, 7 được tổng hợp để ghi vào Sổ cái TK 1521.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Định khoản kế toán Chứng từ và Sổ kế toán liên quan
Nhập mua vải dệt kim chưa thanh toán (03/01/2012) Nợ TK 1521: 57.327.461,60 đ
Nợ TK 1331: 5.732.746,16 đ
Có TK 331: 63.060.207,76 đ		 Hóa đơn GTGT số 0046444, Phiếu nhập kho 01-VT, Sổ chi tiết TK 331, NKCT số 5
Nhập vải lót thanh toán bằng tiền mặt (10/01/2012) Nợ TK 1521: 349.090,91 đ
Nợ TK 1331: 34.909,09 đ
Có TK 111: 384.000,00 đ		 Phiếu nhập kho số 22/01, Phiếu chi, NKCT số 1
Nhập vải Kaki thanh toán qua ngân hàng (13/01/2012) Nợ TK 1521: 66.859.454,55 đ
Nợ TK 1331: 6.685.945,45 đ
Có TK 112: 73.545.400,00 đ		 Giấy báo Nợ ngân hàng, Hóa đơn, NKCT số 2
Tập hợp chi phí NVL chính xuất dùng sản xuất tháng 1 Nợ TK 621 / Có TK 1521 Phiếu xuất kho, Báo cáo chế biến, Bảng kê số 4, NKCT số 7 (Tổng CPSX: 386.336.200 đ)
Tập hợp chi phí NVL phụ xuất dùng sản xuất tháng 1 Nợ TK 621: 97.022.370 đ
Có TK 1522: 97.022.370 đ		 Phiếu xuất kho, Bảng kê số 4, NKCT số 7

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Vũ Thịnh

Trên cơ sở khảo sát thực tế, tác giả đánh giá tổng thể công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Vũ Thịnh với các ưu điểm và định hướng hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm:
    • Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung phù hợp với quy mô sản xuất may mặc của doanh nghiệp.
    • Công ty đã bước đầu tự xây dựng và áp dụng phần mềm kế toán máy riêng, giúp việc cập nhật chứng từ và xử lý dữ liệu diễn ra nhanh chóng.
    • Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ và phương pháp ghi thẻ song song được vận hành đúng mẫu biểu của Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, đảm bảo tính thống nhất giữa số liệu của thủ kho và phòng kế toán.
    • Hệ thống kho bãi được phân chia khoa học, tổ chức tách biệt khu vực dự trữ NVL gia công và NVL mua ngoài, duy trì mức dự trữ hợp lý phục vụ sản xuất.
  • Hệ thống giải pháp hoàn thiện được đề xuất:
    1. Về công tác quản lý NVL: Hoàn thiện công tác lập kế hoạch thu mua và định mức kỹ thuật; xây dựng Bảng mẫu danh điểm vật liệu thống nhất toàn công ty để tránh nhầm lẫn tên gọi, mã hiệu giữa các kho và xưởng may.
    2. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Đưa vào sử dụng Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho nhằm nâng cao trách nhiệm kiểm soát chất lượng vật liệu đầu vào; rút ngắn chu chuyển luân chuyển chứng từ từ kho về phòng kế toán.
    3. Về tài khoản và sổ kế toán: Mở chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3 của TK 152 để theo dõi sát từng nhóm vải, phụ liệu; hoàn thiện mẫu sổ chi tiết tài khoản 331 theo dõi công nợ nhà cung cấp rõ ràng hơn.
    4. Về báo cáo kế toán quản trị: Nâng cao chất lượng Báo cáo nhập - xuất - tồn và Báo cáo chế biến NVL, bổ sung các chỉ tiêu phân tích tình hình sử dụng định mức và lãng phí vật tư.
    5. Điều kiện thực hiện giải pháp: Nâng cấp đồng bộ cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, hoàn thiện phần mềm kế toán và bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán viên, thủ kho.

Kết quả và đóng góp

  1. Kết quả khảo sát thực tế: Phản ánh chân thực quy trình kế toán NVL tại một doanh nghiệp may xuất khẩu quy mô vừa, trong đó làm rõ phương thức hạch toán song song giữa hai luồng vật tư: hàng gia công chiếm trên 80% (chỉ quản lý số lượng) và hàng tự mua phục vụ may đứt bán đoạn (quản lý cả số lượng và giá trị).
  2. Tổng hợp số liệu kế toán tháng 01/2012:
    • Số dư đầu kỳ TK 1521: 148.385.000 đồng.
    • Tổng phát sinh Nợ TK 1521 trong tháng: 1.181.290.000 đồng (từ NKCT số 1, số 2, số 4, số 5).
    • Tổng phát sinh Có TK 1521 xuất dùng: 1.785.830.000 đồng (tập hợp qua NKCT số 7).
    • Dư Nợ cuối kỳ TK 1521: 430.780.460 đồng.
    • Tổng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang tập hợp trên TK 154 trong tháng 01/2012: 386.336.200 đồng (theo NKCT số 7) và chi phí NVL phụ xuất dùng Nợ TK 621: 97.022.370 đồng.
  3. Đóng góp của đề tài: Đề xuất được hệ thống giải pháp gắn liền với thực tế quản lý của Công ty TNHH Vũ Thịnh, bao gồm việc thiết kế lại bảng danh điểm vật liệu, mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư và mẫu sổ chi tiết TK 331 cải tiến, giúp tinh gọn thủ tục luân chuyển chứng từ và nâng cao độ chính xác của số liệu kế toán quản trị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực tế của chuyên đề tập trung chủ yếu vào số liệu phát sinh của tháng 01 năm 2012 trong một doanh nghiệp may mặc có cơ cấu hàng gia công áp đảo; các phân tích về kế toán quản trị chi phí và ứng dụng phần mềm chưa đi sâu vào toàn bộ các chu kỳ sản xuất cả năm.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành toàn diện cho tất cả các mã hàng may mặc; nghiên cứu chuyển đổi từ hình thức Nhật ký chứng từ sang hình thức Nhật ký chung hoặc phần mềm ERP tích hợp hoàn toàn giữa quản lý kho bãi, định mức kỹ thuật và kế toán tài chính.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp về đề tài kế toán nguyên vật liệu, chi phí sản xuất trong doanh nghiệp công nghiệp.
  • Cán bộ kế toán vật tư, kế toán kho tại các doanh nghiệp may mặc xuất khẩu và các đơn vị nhận gia công hàng hóa có tỷ trọng nguyên phụ liệu khách hàng cung cấp lớn.
  • Phần đáng tham khảo nhất là quy trình lập chứng từ, luân chuyển sổ sách kế toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song và cách thức tổng hợp số liệu từ các Nhật ký chứng từ (NKCT số 1, 2, 4, 5, 7) lên Sổ cái tài khoản 152.

Câu hỏi thường gặp

1. Đặc điểm cơ cấu nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Vũ Thịnh có điểm gì đặc thù so với các doanh nghiệp sản xuất thông thường?

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may mặc xuất khẩu với hai phương thức: gia công và mua đứt bán đoạn. Điểm đặc thù lớn nhất là NVL do khách hàng nước ngoài giao gia công chiếm trên 80% tổng khối lượng vật tư của công ty. Lượng NVL này chỉ được kế toán theo dõi về mặt số lượng (hiện vật), không hạch toán giá trị tiền tệ và không phân bổ chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm gia công.

2. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nào và phương pháp hạch toán chi tiết NVL ra sao?

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ (NKCT) theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và thực hiện hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song (thủ kho ghi Thẻ kho theo số lượng, phòng kế toán ghi Sổ chi tiết NVL theo số lượng và giá trị, đối chiếu khớp đúng định kỳ cuối tháng).

3. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho được thực hiện như thế nào?

Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ để tính giá xuất kho cho các loại NVL mua ngoài. Đơn giá bình quân được tính bằng tổng giá trị thực tế tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ chia cho tổng số lượng tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ.

4. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập mua NVL chưa thanh toán được hạch toán như thế nào?

Căn cứ vào hóa đơn GTGT và Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), kế toán công nợ ghi Sổ chi tiết TK 331 theo từng nhà cung cấp. Cuối tháng, số liệu tổng cộng từ Sổ chi tiết TK 331 được chuyển sang Nhật ký chứng từ số 5, sau đó đối chiếu và ghi vào Sổ cái TK 331 ở dòng phát sinh Có.

5. Chi phí NVL xuất dùng cho sản xuất được tập hợp qua các sổ sách, bảng kê nào trước khi lên Sổ cái?

Từ các Phiếu xuất kho, kế toán lập Bảng kê xuất vật liệu theo từng đối tượng sử dụng, sau đó ghi vào Bảng kê số 4 (Tập hợp chi phí sản xuất toàn công ty) ghi Nợ TK 621 / Có TK 152, tiếp tục tổng hợp sang Nhật ký chứng từ số 7 để kết chuyển vào Nợ TK 154, đồng thời làm căn cứ ghi vào Sổ cái TK 152.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Đỗ Thị Quỳnh Hoa đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Vũ Thịnh theo hình thức Nhật ký chứng từ và phương pháp ghi thẻ song song. Nghiên cứu đã làm rõ sự khác biệt trong công tác quản lý giữa nguồn vật tư gia công chiếm tỷ trọng lớn (>80%) và nguồn mua ngoài phục vụ sản xuất trực tiếp. Các giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất về danh điểm vật tư, chứng từ kiểm nghiệm và hoàn thiện hệ thống sổ kế toán mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp may mặc.