Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất chịu sự chi phối mạnh mẽ của quy luật cạnh tranh. Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và gia tăng lợi nhuận, việc quản trị các yếu tố đầu vào đóng vai trò quyết định đối với giá thành sản phẩm đầu ra. Đối với các đơn vị sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng cơ cấu chi phí sản xuất. Mọi biến động về giá cả, số lượng và chất lượng của nguyên vật liệu đều tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm cũng như hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Do đó, việc tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý kiểm soát tài sản, tiết kiệm chi phí và ra quyết định điều hành.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Phạm Nguyễn Trân Châu tập trung giải quyết vấn đề phản ánh thực trạng và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX Xuất nhập khẩu Đông Phương.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm:
- Hệ thống hóa các cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất theo quy định kế toán hiện hành.
- Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX Xuất nhập khẩu Đông Phương, bao gồm công tác phân loại, tính giá, hạch toán chi tiết, luân chuyển chứng từ và hạch toán tổng hợp.
- Đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị; từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX Xuất nhập khẩu Đông Phương.
- Phạm vi không gian: Phòng Kế toán và các bộ phận liên quan tại Công ty TNHH SX Xuất nhập khẩu Đông Phương (địa chỉ: số 97–103 đường Bác Ái, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh).
- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu dựa trên các nghiệp vụ kinh tế và chứng từ kế toán phát sinh trong tháng 04 năm 2022, kết hợp dữ liệu tài chính của công ty trong giai đoạn 2020 – 2021.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết được xây dựng dựa trên hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS 02 – Hàng tồn kho) và chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Các nội dung lý thuyết trọng tâm gồm:
- Khái niệm, đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu theo công dụng (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu) và theo nguồn hình thành (mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn, được cấp).
- Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Xác định giá gốc nhập kho theo giá thực tế và các phương pháp tính giá thực tế xuất kho (phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp nhập trước - xuất trước FIFO, phương pháp bình quân gia quyền).
- Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư.
- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, hệ thống tài khoản sử dụng (Tài khoản 152, 151, 159...), cùng quy trình xử lý kế toán khi kiểm kê thừa, thiếu hoặc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Phương pháp nghiên cứu thực tế tác giả đã sử dụng:
- Phương pháp quan sát và phỏng vấn: Quan sát các khâu vận hành, tiếp xúc và phỏng vấn trực tiếp nhân viên phòng Kế toán và thủ kho để nắm bắt thực tế quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ.
- Phương pháp điều tra, thu thập số liệu: Trích lục số liệu từ hệ thống chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi), sổ kế toán chi tiết, sổ Cái và phần mềm kế toán tại doanh nghiệp.
- Phương pháp thống kê và phân tích: Lập bảng số liệu, tổng hợp và so sánh các chỉ tiêu kinh tế, phân tích các biến động tài chính nhằm làm rõ thực trạng hạch toán.
- Phương pháp hạch toán kế toán: Vận dụng các yếu tố chứng từ, tài khoản kế toán, tính giá và mở sổ để hệ thống hóa, đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nguồn dữ liệu sử dụng: Toàn bộ báo cáo tài chính năm 2020 – 2021, hệ thống chứng từ phát sinh trong tháng 04/2022 và các tài liệu quy chế nội bộ do Công ty TNHH SX Xuất nhập khẩu Đông Phương cung cấp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kế toán nguyên vật liệu
Chương này trình bày hệ thống lý luận căn bản về nguyên vật liệu và tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp:
- Khái niệm và đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động tham gia trực tiếp vào một chu kỳ sản xuất, biến đổi hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị vào giá thành sản phẩm mới tạo thành.
- Phân loại nguyên vật liệu: Chia theo tính năng sử dụng gồm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu; hoặc chia theo nguồn cung cấp (mua ngoài, tự gia công, nhận cấp phát, nhận vốn góp liên doanh).
- Đánh giá nguyên vật liệu: Trình bày công thức tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho (giá mua trên hóa đơn cộng các chi phí thu mua, trừ đi các khoản giảm trừ nếu có) đối với từng nguồn nhập (mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công). Về xuất kho, chương này làm rõ các kỹ thuật tính giá theo phương pháp thực tế đích danh, phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) và phương pháp bình quân gia quyền.
- Kế toán chi tiết: Phân tích đặc điểm, ưu nhược điểm và sơ đồ luân chuyển chứng từ của 3 phương pháp ghi chép chi tiết: Phương pháp thẻ song song (thủ kho ghi thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, cuối kỳ lập bảng tổng hợp đối chiếu); Phương pháp đối chiếu luân chuyển (kế toán lập bảng kê nhập - xuất, ghi sổ đối chiếu luân chuyển cuối kỳ); Phương pháp sổ số dư (kết hợp phiếu giao nhận chứng từ, bảng lũy kế và sổ số dư).
- Kế toán tổng hợp: Hướng dẫn hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên thông qua Tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu" (mở chi tiết từ TK 1521 đến TK 1528), Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường", Tài khoản 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho", các định khoản mua hàng, xuất dùng cho sản xuất (TK 621, TK 627), quản lý doanh nghiệp (TK 642), bán hàng (TK 641), cũng như hạch toán các trường hợp kiểm kê thừa thiếu (TK 1381, TK 3381) và đánh giá lại tài sản (TK 412).
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX Xuất nhập khẩu Đông Phương
Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức và công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị thực tập:
- Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH SX Xuất nhập khẩu Đông Phương được thành lập ngày 16/06/2020 (Mã số thuế: 0316330558, đại diện pháp luật: Bà Trương Tố Trinh), hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp các dòng sản phẩm giấy in nhiệt, hóa đơn ATM, POS, decal nhiệt, EDC và in ấn bao bì giấy. Tổng số lượng lao động là 30 người.
- Kết quả kinh doanh giai đoạn 2020 – 2021: Hoạt động kinh doanh của công ty ghi nhận sự tăng trưởng rõ rệt qua bảng số liệu sau:
| STT |
Chỉ tiêu |
Năm 2020 (nghìn đồng) |
Năm 2021 (nghìn đồng) |
Chênh lệch (nghìn đồng) |
Tỷ lệ tăng/giảm (%) |
| 1 |
Doanh thu |
19.253 |
35.566 |
+16.313 |
+84,73% |
| 2 |
Doanh thu hoạt động tài chính |
12.992 |
39.728 |
+26.736 |
+205,79% |
| 3 |
Chi phí tài chính |
1.262.674 |
1.053.070 |
-209.604 |
-16,60% |
| 4 |
Lợi nhuận trước thuế |
21.669 |
51.322 |
+29.653 |
+136,84% |
| 5 |
Thuế TNDN |
6.494 |
14.796 |
+8.302 |
+127,84% |
| 6 |
Lợi nhuận sau thuế |
22.372 |
52.762 |
+30.390 |
+135,84% |
- Cơ cấu tổ chức bộ máy và quy trình sản xuất: Bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến (Ban Giám đốc $\rightarrow$ Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Xưởng sản xuất gồm Tổ gói hàng, Tổ sản xuất, Kho hàng). Quy trình sản xuất giấy in nhiệt gồm 4 công đoạn chính:
- Kiểm tra đầu vào của nguyên liệu: Kiểm tra phôi giấy cuộn bản lớn về độ dai, màu sắc tươi sáng và xuất xứ rõ ràng.
- Đưa giấy vào sản xuất: Vận hành hệ thống máy móc sản xuất giấy chuyển nhiệt.
- Cắt giấy và chia thành cuộn: Dùng xe nâng chuyên dụng đưa giấy cuộn to vào máy cắt theo kích thước định mức tiêu chuẩn.
- Đóng gói thành phẩm: Loại bỏ cuộn giấy lỗi, bọc giấy bạc bảo quản bên ngoài, ép phẳng hai đầu, dán tem nhãn và xếp vào thùng.
- Tổ chức công tác kế toán tại công ty:
- Phòng Kế toán gồm Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán & công nợ, Kế toán kho & tiền lương, Kế toán tổng hợp.
- Chính sách kế toán: Áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO); khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng; hình thức sổ kế toán áp dụng là Nhật ký chung, thực hiện trên phần mềm kế toán và bảng tính Excel.
- Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu:
- Phân loại: Nguyên vật liệu chính (phôi giấy, lõi nhựa/lõi giấy), vật liệu phụ (màng co, tem dán), nhiên liệu (xăng, dầu máy) và phụ tùng thay thế.
- Tính giá: Giá nhập kho bằng giá mua chưa thuế cộng chi phí vận chuyển. Giá xuất kho xác định theo thứ tự lô hàng nhập trước sẽ xuất trước (FIFO).
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho (lập 3 liên), Phiếu xuất kho (lập 3 liên), Phiếu chi (lập 2 liên), Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kê mua hàng.
- Hạch toán nghiệp vụ thực tế phát sinh tháng 04/2022:
- Nghiệp vụ nhập kho giấy cuộn: Mua 10 cuộn giấy nhiệt khổ 395mm4900m của Công ty Đông Phương thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, ghi Nợ TK 1521 / Nợ TK 133 / Có TK 112. Ngày 22/04/2022 nhập kho 140 cuộn giấy trắng 395mm5000m, 13 cuộn 795mm5000m và 3 cuộn 795mm4400m từ tiền mặt, ghi Nợ TK 1521 (969.166.000 đồng) / Nợ TK 133 / Có TK 111. Ngày 22/04/2022 nhập kho 344 cuộn phôi giấy từ Công ty Vạn Hồng chưa thanh toán, ghi Nợ TK 1521 (2.552.480.000 đồng) / Nợ TK 133 / Có TK 331.
- Nghiệp vụ xuất kho phục vụ sản xuất: Xuất kho phôi giấy và màng co cho Xưởng 103, xuất 6.400 con tem OJI phục vụ phân xưởng, ghi Nợ TK 627 (448.000 đồng) / Có TK 1521 (hoặc TK 1522).
Chương 3: Nhận xét, kiến nghị và bài học kinh nghiệm
- Nhận xét ưu điểm:
- Công tác kế toán của công ty tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính.
- Hệ thống kế toán đã ứng dụng phần mềm kế toán và máy tính cá nhân có kết nối mạng giúp quá trình ghi sổ, xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng, cung cấp kịp thời số liệu cho Ban Giám đốc.
- Việc theo dõi nhập - xuất nguyên vật liệu được thực hiện thường xuyên, phản ánh đầy đủ biến động kho để phục vụ nhu cầu sản xuất.
- Hệ thống tài khoản hạch toán được thiết kế phù hợp với đặc thù sản xuất của đơn vị.
- Nhận xét hạn chế:
- Nhân sự phòng Kế toán còn thiếu hụt so với khối lượng công việc, chưa đảm bảo bố trí riêng mỗi nhân viên đảm nhận một phần hành. Tình trạng một kế toán kiêm nhiệm 2–3 mảng công việc diễn ra phổ biến.
- Tình trạng kiêm nhiệm gây ra nguy cơ quá tải công việc, dễ dẫn đến ách tắc hoặc sai sót số liệu khi phát sinh sự cố, ảnh hưởng đến tiến độ báo cáo chung.
- Các kiến nghị hoàn thiện:
- Công ty cần rà soát và phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng hơn giữa các bộ phận và từng kế toán viên nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
- Cần thiết lập quy trình in ấn chứng từ định kỳ và sao lưu (backup) dữ liệu máy tính thường xuyên để đề phòng rủi ro mất mát dữ liệu khi gặp sự cố phần cứng, đồng thời phục vụ kiểm tra phục hồi dữ liệu kịp thời.
- Ban Giám đốc nên tạo điều kiện cho nhân viên kế toán tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để làm quen với nhiều phần hành, sẵn sàng hỗ trợ thay thế khi có nhân sự nghỉ việc mà không làm gián đoạn chu trình kế toán.
- Bài học kinh nghiệm: Tác giả đúc kết thái độ làm việc tự giác, cẩn trọng, kỹ năng giao tiếp công sở, khả năng xử lý chứng từ thực tế và kỹ năng vận dụng lý thuyết đã học trên giảng đường vào việc lập chứng từ, ghi sổ và sử dụng phần mềm kế toán.
Kết quả và đóng góp
Báo cáo thực tập đã hệ thống hóa và làm rõ các kết quả sau:
- Minh họa quy trình kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất thực tế: Tác giả phản ánh đầy đủ chu trình hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất giấy in nhiệt; mô tả chi tiết từ khâu lập chứng từ ban đầu (hóa đơn GTGT, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu chi) đến quy trình ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái và sổ chi tiết.
- Tổng hợp số liệu kinh doanh xác thực: Báo cáo phản ánh sự tăng trưởng của công ty trong giai đoạn 2020 – 2021 với doanh thu tăng 84,73% (đạt 35.566 nghìn đồng) và lợi nhuận sau thuế tăng 135,84% (đạt 52.762 nghìn đồng).
- Đề xuất giải pháp thực tế: Đưa ra các giải pháp giải quyết trực tiếp điểm nghẽn về nhân sự kiêm nhiệm và khuyến nghị cơ chế sao lưu dữ liệu kế toán số tại Công ty TNHH SX Xuất nhập khẩu Đông Phương.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực tế và dữ liệu số liệu chứng từ chỉ tập trung vào tháng 04 năm 2022 tại một doanh nghiệp có quy mô nhỏ (30 nhân sự). Thời gian thực tập có giới hạn nên chưa mở rộng nghiên cứu sang chu kỳ kế toán trọn vẹn của cả năm tài chính.
- Hướng phát triển: Mở rộng nghiên cứu sang việc kết hợp kế toán nguyên vật liệu với công tác tập hợp chi phí sản xuất (Tài khoản 621, 622, 627) và tính giá thành sản phẩm hoàn chỉnh (Tài khoản 154, 155) tại các doanh nghiệp ngành sản xuất giấy.
Giá trị tham khảo
Báo cáo là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức Nhật ký chung, cách định khoản các nghiệp vụ mua - xuất nguyên vật liệu theo phương pháp FIFO và cách lập hồ sơ báo cáo thực tập tốt nghiệp.
- Doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ ngành bao bì - giấy in: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho, tổ chức kho bãi và các giải pháp tổ chức bộ máy kế toán tinh gọn.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty TNHH SX Xuất nhập khẩu Đông Phương áp dụng phương pháp nào để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho?
Công ty áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO). Theo đó, nguyên vật liệu nào được nhập kho trước thì được tính xuất trước theo đơn giá của lô hàng đó.
2. Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ mà Công ty Đông Phương đang vận hành là gì?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung trên phần mềm máy tính kết hợp bảng tính Excel.
3. Quy trình sản xuất giấy in nhiệt tại doanh nghiệp gồm những công đoạn nào?
Quy trình sản xuất gồm 4 bước liên hoàn: Kiểm tra chất lượng và nguồn gốc đầu vào của phôi giấy $\rightarrow$ Đưa giấy vào dây chuyền máy móc sản xuất $\rightarrow$ Dùng xe nâng vận chuyển cuộn to sang máy cắt và chia nhỏ thành cuộn theo quy cách $\rightarrow$ Đóng gói thành phẩm (bọc giấy bạc bảo quản, ép phẳng hai đầu, dán tem nhãn và đóng thùng).
4. Khuyết điểm chính trong tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được tác giả chỉ ra là gì?
Công ty chưa tuyển đủ nhân sự chuyên trách từng phần hành, dẫn đến việc một nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm 2 đến 3 vị trí công việc (ví dụ: kế toán kho kiêm tiền lương, kế toán tổng hợp kiêm giá thành). Điều này làm tăng áp lực công việc và tiềm ẩn rủi ro sai sót chứng từ.
5. Kết quả kinh doanh của công ty trong năm 2021 biến động ra sao so với năm 2020?
Lợi nhuận sau thuế năm 2021 đạt 52.762 nghìn đồng, tăng 135,84% (+30.390 nghìn đồng) so với năm 2020. Mức tăng trưởng này đến từ việc doanh thu tăng 84,73%, doanh thu tài chính tăng 205,79% và chi phí tài chính giảm 16,60%.
Kết luận
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Phạm Nguyễn Trân Châu đã phản ánh toàn diện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX Xuất nhập khẩu Đông Phương. Nghiên cứu đã làm rõ sự vận dụng chuẩn mực kế toán VAS 02, Thông tư 200/2014/TT-BTC và phương pháp tính giá FIFO vào hoạt động sản xuất giấy in nhiệt thực tế. Các ưu điểm về ứng dụng phần mềm kế toán cũng như các hạn chế về tình trạng kiêm nhiệm nhân sự đã được phân tích cụ thể. Các đề xuất hoàn thiện về phân công lao động và an toàn dữ liệu số có giá trị ứng dụng thiết thực cho đơn vị trong công tác quản trị chi phí và vật tư.
