CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP I. Khái niệm, đặc điểm của NVL 1. Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, về mặt hiện vật NVL bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị, NVL được dịch chuyển toàn bộ giá trị ban đầu của một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Như vậy NVL là đối tượng lao động chủ yếu mà lao động con người tác động vào thông qua công cụ lao động để biến thành sản phẩm nhằm thỏa mãn nhu cầu của con người. Đặc điểm của NVL NVL là loại tài sản thường xuyên biến động.
Để đáp ứng kịp thời cho quá trình vận tải và các nhu cầu sử dụng NVL khác trong doanh nghiệp, các DN phải thường xuyên tiến hành mua và dự trữ NVL. Mặt khác, chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ CPSX và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý và hạch toán NVL sẽ đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp CPSX và giá thành sản phẩm xây lắp. Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu : Thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng NVL.
Yêu cầu quản lý và nhiêm vụ của kế toán NVL 1. Yêu cầu quản lý NVL Đối với bất kỳ một DN nào NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Chính vì vậy, việc quản lý quá trình thu Bùi Vũ Pháp 2 Lớp KT 11-23 Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH Kinh doanh & Công nghệ HN mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL sẽ tác động trực tiếp tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ số lượng, chất lượng sản phẩm cho đến các chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận. Do đó, yêu cầu quản lý cũng được xác định một cách cụ thể và rõ ràng.
Yêu cầu quan trọng đầu tiên là các DN phải có đầy đủ kho hàng đẻ bảo quản NVL. Kho phải được trang bị các phương tiện cân đo đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, có khả năng nắm vững và thực hiện ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải đúng yêu cầu bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất cũng như theo dõi, kiểm tra. Mỗi lọai vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các truờng hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn.
Cùng với việc xây dựng định mức tiêu hao vật tư là yêu cầu cần thiết để tổ chức hạch toán và quản lý NVL. Hệ thống các định mức tiêu hao NVL không những phải có từng chi tiết, từng bộ phận sản phẩm mà còn phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật kiệu Để có thể quản lý tốt NVL thì việc tổ chức hạch toán tốt NVL là vô cùng quan trọng và cần thiết. Nó thúc đẩy việc cung cấp NVL một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hao hụt, mất mát, lãng phí NVL.
Việc hạch toán NVL bao gồm các nhiệm vụ sau : Phản ánh kịp thời , chính xác, đầy đủ tình hình nhập, xuất kho, tồn kho về mặt số lượng, chất lượng, trình trạng và giá trị của từng nhóm, từng loại NVL. Theo dõi chính xác tình hình xuất dùng NVL có kế hoạch phân bổ giá trị hao mòn của từng lần xuất NVL cho phù hợp. Bùi Vũ Pháp 3 Lớp KT 11-23 Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH Kinh doanh & Công nghệ HN Phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ, sử dụng NVL ở doanh nghiệp để kịp thời có những cải tiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý NVL. Tham gia vào công tác kiểm kê, đồng thời phản ánh vào kết quả kiểm kê.
Phân loại và đánh giá NVL 1. Phân loại NVL NVL gồm nhiều loại với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý, hóa học và yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy để quản lý chặt chẽ từng loại NVL phục cho công tác quản trị đòi hỏi các DN phải tiến hành phân loại NVL. NVL thường được phân loại theo một số tiêu thức sau : Căn cứ vào nội dung tính chất kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp ; Nguyên vật liệu chính Vật liệu phụ Nhiên liệu, năng lượng Phụ tùng thay thế Thiết bị xây dựng cơ bản Vật liệu khác Căn cứ vào nguồn hình thành của NVL Nguyên vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu tự chế Nguyên vật liệu nhận vốn viện trợ, biếu tặng… Căn cứ vào mục đích, nơi sử dụng quy định phản ánh chi phí NVL trên các tài khoản kế toán : Nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
Nguyên vật liệu chính dùng cho nhu cầu khác : phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất… 2. Đánh giá nguyên vật liệu Bùi Vũ Pháp 4 Lớp KT 11-23 Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH Kinh doanh & Công nghệ HN Đánh giá NVL là việc xác định trị giá của NVL ở những thời điểm nhất định theo các nguyên tắc kế toán quy định. Việc đánh giá NVL phải được tuân theo chuẩn mực kế toán số 02 “ Hàng tồn kho” quy định NVL phải được đánh giá theo giá gốc bao gồm : Chi phí thu mua và chi phí chế biến cùng các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Việc đánh giá NVL được tiến hành theo các thời điểm cụ thể sau : 2.
Đánh giá NVL nhập kho Tùy vào nguồn NVL nhập kho để xác định trị giá thực tế NVL nhập kho : Nhập kho do mua ngoài : trị giá thực tế NVL nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn loại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí liên quan trực tiếp trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua. Nhập do tự chế, tự sản xuất : trị giá thực tế NVL nhập kho là giá thành thực tế sản xuất của NVL tự gia công chế biến. Nhập do thuê ngoài gia công : trị giá thực tế NVL nhập kho là giá thực tế xuất kho cho thuê ngoài gia công chế biến cộng với số chi phí gia công chế biến phải trả cho người nhận gia công chế biến và các chi phí bốc dỡ. Nhập kho do nhận vốn góp liên doanh : trị giá thực tế NVL nhập kho là giá do hội đòng liên doanh xác định cộng với các chi phí phát sinh phi nhận.
Nhập kho do được cấp : trị giá thực tế NVL nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng với các chi phí phát sinh khi nhận. Nhập do biếu tặng, vện trợ : trị giá thực tế NVL nhập kho là giá hợp lý cộng với chi phí phát sinh khi nhận. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Bùi Vũ Pháp 5 Lớp KT 11-23 Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH Kinh doanh & Công nghệ HN Khi xuất kho NVL để sử dụng vào hoạt động SXKD của DN, kế toán phải tính toán, xác định chính xác giá thực tế của NVL xuất kho cho các nhu cầu khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí HĐKD của doanh nghiệp. Trị giá NVL xuất kho được tính theo giá gốc vật tư nhập kho tính theo một trong các phương pháp sau : Phương pháp giá bình quân gia quyền Theo phương pháp này, trị giá thực tế NVL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho với đơn giá bình quân xuất kho : Trị giá thực tế NVL Số lượng NVL Đơn giá bình = x xuất kho xuất kho quân xuất kho Trong đó đơn giá bình quân được tính như sau : Đơn giá bình Trị giá thực tế NVL Trị giá thực tế NVL nhập = + quân xuất kho tồn đầu kỳ trong kỳ Phương pháp tính giá thực tế đích danh Theo phương pháp này, trị giá thực tế NVL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính số NVL xuất kho đó.
Phương pháp nhập trước – xuất trước Theo phương pháp này, kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế về số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất để tính ra giá thực tế : Trị giá thực tế Số lượng của NVL Đơn giá thực tế của NVL = x của NVL xuất kho xuất kho nhập trước Phương pháp nhập sau – xuất trước Theo phương pháp này, kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất để tính ra giá thực tế : Trị giá thực tế Số lượng của NVL Đơn giá thực tế của NVL = x của NVL xuất kho xuất kho nhập sau IV. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Bùi Vũ Pháp 6 Lớp KT 11-23 Luận văn tốt nghiệp Trường ĐH Kinh doanh & Công nghệ HN 1.