CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG NAM PHÁT 1. ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG NAM PHÁT 1. Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình xây lắp Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất công nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân. Một bộ phận lớn của thu nhập quốc dân, của quỹ tích luỹ cùng với vốn đầu tư của nước ngoài, được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản.
So với các ngành sản xuất khác, ngành xây dựng cơ bản có những đặc điểm về kinh tế - kỹ thuật riêng biệt, thể hiện rất rõ nét ở sản phẩm và quá trình tạo ra sản phẩm của ngành. Điều này đã chi phối đến công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp xây lắp. Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc… có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu dài. Do đó, việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp phải lập dự toán.
Quá trình sản xuất xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo. Sản phẩm xây lắp cố định nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất ( thiết bị thi công, người lao động, vật tư…) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Đặc điểm này làm cho công tác quản lý sử dụng, hạch toán vật tư tài sản rất phức tạp do ảnh hưởng của điều kiệ thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát hư hỏng. 3 Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng của lao động đã qua sự tác động của con người.
Trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến. Vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu. Việc phân chia nguyên liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hoá học hoặc khối lượng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm. Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng nguyên vật liệu, máy móc và thiết bị thi công và trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên sản phẩm công trình.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn từ 60 – 70% trong tổng giá trị công trình. Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất ( tiến độ thi công xây dựng ) của doanh nghiệp, việc cung cấp nguyên vật liệu còn cần quan tâm đến chất lượng, chất lượng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của vật liệu mà chất lượng của công trình là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trường. Trong cơ chế thị trường hiện nay việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả.
Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và quá trình thi công xây lắp nói riêng. 4 Trong quá trình thi công xây dựng công trình, thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí chưa hợp lý, lẵng phí hay tiết kiệm. Bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Có thể nói rằng nguyên vật liệu giữ vị trí quan trọng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp.
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng về nguyên vật liệu. Tại các doanh nghiệp xây lắp, vật liệu thường có đặc điểm là cồng kềnh, khối lượng lớn, vật liệu có nhiều loại khác nhau, rất phong phú, đa dạng. Ví dụ xi măng gồm xi măng trắng, xi măng PC 30; thép gồm ø 12, ø 10, ø 8…; gạch có gạch lát, gạch đặc, gạch lỗ…. nhựa đường… chúng được sử dụng với khối lượng lớn nhỏ khác nhau và được mua với nhiều hình thức khác nhau, có loại mua ở đại lý, cửa hàng như xi măng, sắt, thép, gạch; có loại mua ở bến, bãi như vôi, sỏi, cái… cho nên việc bảo quản gặp khó khăn, dễ hao hụt mất mát ảnh hưởng đến việc tính giá.
Do đặc điểm trên, nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị của nó thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp, chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý quy trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ, sử dụng cũng như việc hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu của Công ty như chỉ tiêu số lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận…. Phân loại nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác nguyên vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý.
Tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát cũng tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Song việc phân loại nguyên vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho. Tại Công ty việc phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và chức năng của chúng trong quá trình thi công xây dựng, được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, đá ….
Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép ø 6A1, ø 10 A1, thép ø 20A2… thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng. - Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nó không cấu thành nên thực thể của công trình nhưng nó có tác dụng tăng chất lượng của công trình và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm: phụ gia bê tông, gỗ, sơn, đất đèn…. - Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu… - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, 6 máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô… - Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng…. Công ty bảo quản nguyên vật liệu trong hai kho theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng.
Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, đá, sỏi được đưa thẳng tới công trình. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kế hoạch vật tư đưa ra. Song song với việc phân loại vật liệu, để phục vụ cho việc quản lý vật liệu chặt chẽ hơn, Công ty tiến hành đánh số danh điểm cho từng thứ vật liệu - cụ thể là lập “ Bảng danh điểm vật tư” 7 Bảng 1.1: Bảng danh điểm vật tư BẢNG DANH ĐIỂM VẬT TƯ Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, qui Đơn vị Tài Ghi Nhóm Sổ danh cách vật tư tính khoản chú vật tư điểm vật tư 152.1 Nguyên vật liệu chính Kg 1521 152.01 Xi măng các loại 1521 152.
Xi măng PC 30 Kg 1 152. Xi măng trắng Kg 2 152.2 Vật liệu phụ 1522 152.01 Que hàn Kg 152.02 Sơn tổng hợp Kg 152.03 Bột màu kg ……… ……… ………………… ……. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG NAM PHÁT 1. Khi thu mua và nhập kho nguyên vật liệu Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản nên nguyên vật liêu phải được cung cấp đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu, số lượng và đơn giá nguyên vật liệu để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán.
Giá này được Công ty khảo sát trước tại các đơn vị cung cấp gần với công trình và đã được thoả thuận trước, tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế cũng cao hơn chút ít so với giá thực tế để tránh tình trạng có biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị thua lỗ. Khi nhận thầu công trình, Công ty thu mua nguyên vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng cũng không quá ít gây ngừng sản xuất. Đối với hầu hết các loại nguyên vật liệu thì thường do phòng kế hoạch vật tư lên kế hoạch rồi chuyển xuống các đội thi công xây dựng.