Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành xây dựng cơ bản giữ vai trò nòng cốt trong nền kinh tế quốc dân, chịu trách nhiệm kiến tạo cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ sản xuất và đời sống xã hội. Do đặc thù của hoạt động thi công xây lắp—sản phẩm có quy mô lớn, kết cấu kỹ thuật phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài và cố định tại địa điểm xây dựng—công tác quản trị chi phí đòi hỏi sự chặt chẽ và tuân thủ hệ thống dự toán kinh tế - kỹ thuật. Trong cơ cấu chi phí xây lắp, chi phí nguyên vật liệu (NVL) thường chiếm tỷ trọng rất cao, dao động từ 60% đến 70% tổng giá trị công trình. Do đó, việc quản lý và hạch toán chính xác nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến việc hạ giá thành sản phẩm, bảo toàn vốn lưu động và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Xuất phát từ thực tiễn trên, chuyên đề thực tập chuyên ngành "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát" do sinh viên Vũ Mạnh Hảo thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Phan Trung Kiên (Viện Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2017) đã tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của nguyên vật liệu trong ngành xây lắp và thực trạng tổ chức quản lý NVL tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát.
  2. Khảo sát, phân tích quy trình kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành (Thông tư 200/2014/TT-BTC).
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác hạch toán vật liệu và đề xuất các giải pháp hoàn thiện phương pháp tính giá cũng như quy trình lập, luân chuyển chứng từ ban đầu tại đơn vị.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu, bao gồm quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp tính giá, kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và kế toán tổng hợp NVL.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Phòng Tài chính Kế toán và các công trình thi công thuộc Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát (trụ sở tại Số 5/28 Mễ Trì Thượng, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội).
    • Thời gian: Dữ liệu hạch toán thực tế phát sinh trong tháng 12 năm 2016 (niên độ kế toán 2016).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp kết hợp với các quy định pháp lý hiện hành để phân tích thực trạng:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán: Áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
  • Khung lý thuyết về kế toán nguyên vật liệu:
    • Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã qua chế biến, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ.
    • Phân loại nguyên vật liệu theo công năng và vai trò: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và phế liệu thu hồi.
    • Phương pháp kế toán chi tiết: Phương pháp thẻ song song (kết hợp theo dõi về mặt số lượng tại kho qua Thẻ kho và theo dõi cả số lượng lẫn giá trị tại phòng kế toán qua Sổ chi tiết vật liệu).
    • Phương pháp xác định giá trị NVL: Tính giá gốc nhập kho (giá mua trên hóa đơn cộng chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ phát sinh) và tính giá xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh.
  • Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng phương pháp thống kê, thu thập và xử lý số liệu chứng từ thực tế; phương pháp phân tích - tổng hợp; phương pháp đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc, sổ chi tiết, bảng tổng hợp và sổ nhật ký chung; phương pháp tài khoản và ghi chép kép.
  • Nguồn dữ liệu: Các hồ sơ chứng từ gốc, hóa đơn GTGT, phiếu nhập - xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, sổ kế toán chi tiết, bảng kê thanh toán, bảng phân bổ nguyên vật liệu và sổ Nhật ký chung phát sinh tại Công ty Nam Phát trong tháng 12/2016.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát

Chương này trình bày bức tranh tổng quan về vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động xây lắp và cách thức tổ chức quản trị vật tư tại đơn vị:

  • Đặc thù nguyên vật liệu xây lắp: Vật liệu xây dựng cồng kềnh, khối lượng lớn, chủng loại đa dạng (xi măng trắng, xi măng PC30; thép phi các loại; gạch lát, gạch đặc; nhựa đường; cát, đá, sỏi...). Nguồn cung cấp đa dạng từ các đại lý, cửa hàng hoặc bến bãi, tiềm ẩn nguy cơ hao hụt, mất mát do điều kiện thời tiết tự nhiên tại công trường.
  • Phân loại vật tư tại doanh nghiệp: Công ty phân chia vật tư thành 5 nhóm chính:
    1. Nguyên vật liệu chính: Xi măng (PC30, P400, P500, xi măng trắng), sắt thép (ø6A1, ø10A1, ø20A2, thép tấm), gạch chỉ, gạch rỗng, đá.
    2. Vật liệu phụ: Phụ gia bê tông, gỗ, sơn, bột màu, đất đèn, que hàn.
    3. Nhiên liệu: Xăng, dầu cung cấp năng lượng vận hành máy móc, phương tiện.
    4. Phụ tùng thay thế: Săm lốp ô tô, mũi khoan, phụ tùng máy cẩu, máy trộn bê tông.
    5. Phế liệu thu hồi: Đầu mẩu sắt thép, tre gỗ vụn, vỏ bao xi măng.
  • Danh điểm vật tư: Công ty xây dựng "Bảng danh điểm vật tư" (Bảng 1.1) để mã hóa chi tiết từng danh mục vật tư phục vụ quản lý, gắn liền với các tài khoản cấp hai (TK 1521 - Nguyên vật liệu chính, TK 1522 - Vật liệu phụ...).
  • Quy trình luân chuyển và quản lý vật tư:
    • Khâu thu mua: Dựa trên thiết kế dự toán công trình và tiến độ thi công. Các đội thi công chủ động mua theo kế hoạch duyệt, riêng mặt hàng nhựa đường do Công ty ký hợp đồng trực tiếp. Giá mua được thỏa thuận giao tại chân công trình.
    • Khâu bảo quản: Bố trí hệ thống kho theo từng công trình (2 kho riêng biệt); riêng các vật liệu dạng rời như cát, đá, sỏi được chuyển thẳng đến công trường thi công.
    • Khâu sử dụng và dự trữ: Xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu; kiểm soát chặt chẽ việc xuất dùng nhằm tránh ứ đọng vốn hoặc gián đoạn tiến độ.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát

Chương 2 mô tả chi tiết toàn bộ nghiệp vụ hạch toán kế toán nguyên vật liệu thực tế phát sinh tại đơn vị trong tháng 12/2016:

1. Hệ thống chứng từ và thủ tục nhập - xuất kho

  • Chứng từ kế toán sử dụng: Thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 GTKT3/001), Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Thẻ kho (Mẫu S12-DN).
  • Trường hợp nhập kho mua ngoài:
    • Quy trình luân chuyển: Phòng Kế hoạch - Vật tư lập Giấy đề nghị mua vật tư (Biểu số 2.01) trình Giám đốc duyệt $\rightarrow$ Lập Giấy xin mua vật tư (Biểu số 2.02) $\rightarrow$ Cán bộ mua hàng làm Giấy đề nghị tạm ứng (Biểu số 2.03, ví dụ tạm ứng 220.000.000 đồng) $\rightarrow$ Phòng Kế toán lập Phiếu chi (Biểu số 2.04) $\rightarrow$ Tiếp nhận hàng tại kho kèm Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 2.06) $\rightarrow$ Lập Phiếu nhập kho thành 3 liên.
    • Các nghiệp vụ nhập kho tiêu biểu:
      • Nhập gạch lát các loại từ Công ty TNHH Thương mại Hà Phúc theo Hóa đơn GTGT số 0085951 và Phiếu nhập kho số 154 ngày 13/12/2016 (giá trị trước thuế 168.360.000 đồng, thuế GTGT 16.836.000 đồng).
      • Nhập 20 tấn xi măng bao PCB-30 từ Công ty CP Xi măng La Hiên VVMI theo Hóa đơn GTGT số 0124229 và Phiếu nhập kho số 155 ngày 15/12/2016 (tiền hàng 19.627.272 đồng, cước vận chuyển 3.036.364 đồng, tổng giá trị nhập kho trước thuế 22.663.636 đồng).
      • Nhập thép xây dựng từ DNTN Thương mại Nguyễn Trung theo Hóa đơn GTGT số 0000586 và Phiếu nhập kho số 157 ngày 18/12/2016 (thép D<=10 số lượng 9.383 kg và thép 14<=D<=25 số lượng 13.002 kg, tổng tiền hàng trước thuế 382.868.541 đồng).
  • Trường hợp xuất kho:
    • Căn cứ dự toán và bản khoán công trình, Phòng Kế hoạch - Vật tư lập Phiếu xuất kho (2 liên). Kế toán định khoản Nợ TK 621 / Có TK 152.
    • Các nghiệp vụ xuất kho tiêu biểu cho Đội xây dựng số 2 phục vụ công trình "Nhà khách và Hội trường – Công ty nhiệt điện Na Dương – TKV - Lạng Sơn" (Hợp đồng kinh tế số 167/2009/TCXD-CH):
      • Phiếu xuất kho số 160 ngày 19/12/2016: Xuất 4.500 kg thép D<=10 và 7.964 kg thép 14<=D<=25, tổng trị giá 196.442.964 đồng.
      • Phiếu xuất kho số 163 ngày 22/12/2016: Xuất 668 hộp gạch lát 400x400mm, 62 hộp gạch 250x250mm, 234 hộp gạch 250x400mm, tổng trị giá 168.360.000 đồng.
      • Phiếu xuất kho số 164 ngày 23/12/2016: Xuất 15 tấn xi măng bao PCB-30, tổng trị giá 17.002.637 đồng.
  • Trường hợp vật liệu mua về sử dụng trực tiếp: Vật liệu không qua kho mà chuyển thẳng đến chân công trình (ví dụ: ngày 20/12/2016 mua 80 m³ cát đen từ DNTN Khởi Nghĩa trị giá 12.320.000 đồng chuyển thẳng tới công trình Na Dương), kế toán ghi nhận thẳng vào chi phí xây dựng công trình theo hóa đơn và biên bản giao nhận.

2. Phương pháp tính giá và quy trình ghi sổ

  • Phương pháp tính giá:
    • Giá nhập kho: Xác định theo giá mua thực tế trên hóa đơn cộng chi phí vận chuyển, bốc xếp thực tế phát sinh (không bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ).
    • Giá xuất kho: Áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh. Do vật tư mua về phục vụ trực tiếp cho từng hạng mục công trình cụ thể, đơn giá xuất kho được lấy chính xác theo đơn giá của lô hàng nhập kho tương ứng.
  • Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp Thẻ song song:
    • Tại kho: Thủ kho dùng Thẻ kho (Mẫu S12-DN) ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn chỉ theo chỉ tiêu số lượng (Thẻ kho gạch lát 400x400mm, xi măng PCB-30, thép D<=10). Định kỳ 5–7 ngày, thủ kho chuyển chứng từ đã phân loại về phòng kế toán.
    • Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu căn cứ chứng từ gốc ghi vào Sổ chi tiết vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, tiến hành đối chiếu số liệu tồn kho giữa Thẻ kho và Sổ chi tiết.
  • Kế toán tổng hợp NVL:
    • Tài khoản sử dụng: TK 152 (1521, 1522), TK 111 (1111), TK 112, TK 141, TK 331, TK 621.
    • Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Hàng ngày kế toán phản ánh các nghiệp vụ vào Sổ Nhật ký chung, định kỳ lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu và vào Sổ Cái tài khoản 152, 621.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ thực tế căn cứ Định khoản kế toán Giá trị ghi nhận (VNĐ)
Nhập gạch lát kho số 02 HĐ GTGT 0085951, PNK 154 Nợ TK 152 / Có TK 331 168.360.000
Nhập xi măng bao PCB-30 HĐ GTGT 0124229, PNK 155 Nợ TK 152 / Có TK 112 22.663.636
Nhập thép xây dựng HĐ GTGT 0000586, PNK 157 Nợ TK 152 / Có TK 331 382.868.541
Mua cát đen đưa thẳng vào công trình Hóa đơn bán hàng 0135476 Nợ TK 621 / Có TK 112 12.320.000
Xuất thép xây dựng cho Đội XD 2 Phiếu xuất kho số 160 Nợ TK 621 / Có TK 152 196.442.964
Xuất gạch lát các loại cho Đội XD 2 Phiếu xuất kho số 163 Nợ TK 621 / Có TK 152 168.360.000
Xuất xi măng PCB-30 cho Đội XD 2 Phiếu xuất kho số 164 Nợ TK 621 / Có TK 152 17.002.637

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, tác giả đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Công ty đã ban hành hệ thống danh điểm vật tư tương đối rõ ràng; quy trình kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho được thực hiện qua ban kiểm nghiệm; áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh và phương pháp thẻ song song phù hợp với tính chất khoán gọn theo từng công trình xây dựng.
    • Nhược điểm: Việc phân bổ chi phí thu mua đối với các lô hàng mua chung chưa thực sự linh hoạt; công tác luân chuyển chứng từ giữa các đội công trình xa trụ sở và phòng kế toán đôi lúc bị chậm trễ so với quy định 5–7 ngày; một số chứng từ đối với vật liệu đưa thẳng ra công trường còn thiếu biên bản bàn giao chặt chẽ giữa các bên liên quan.
  • Các giải pháp đề xuất:
    • Về phương pháp tính giá: Chuẩn hóa công thức và tiêu thức phân bổ chi phí thu mua (cước vận chuyển, bốc xếp) cho từng chủng loại vật liệu khi mua nhiều mặt hàng cùng lúc, đảm bảo phản ánh chính xác giá gốc NVL nhập kho.
    • Về công tác lập và quản lý chứng từ ban đầu: Hoàn thiện biểu mẫu, quy định rõ trách nhiệm ký nhận và rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ từ các công trường về phòng kế toán; tăng cường lập biên bản nghiệm thu khối lượng đối với toàn bộ vật tư xuất dùng trực tiếp tại chân công trình.

Kết quả và đóng góp

  1. Phản ánh trung thực quy trình thực tế: Chuyên đề ghi nhận chi tiết hệ thống hồ sơ kế toán thực tế tại một doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa, minh chứng đầy đủ qua các số liệu phát sinh cụ thể trong tháng 12/2016 đối với các công trình trọng điểm (tiêu biểu là công trình Nhà khách và Hội trường tại Lạng Sơn).
  2. Hệ thống hóa phương pháp hạch toán ngành xây lắp: Làm rõ sự phù hợp của việc kết hợp phương pháp tính giá thực tế đích danh với phương pháp kế toán chi tiết thẻ song song trong điều kiện vật tư được phân bổ theo từng công trình/hạng mục khoán.
  3. Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Các kiến nghị về hoàn thiện phương pháp tính giá gốc và kiểm soát luân chuyển chứng từ xuất phát trực tiếp từ các vướng mắc thực tế tại phòng Tài chính Kế toán Công ty Nam Phát.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu minh họa của chuyên đề tập trung vào các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng 12 năm 2016 tại một doanh nghiệp xây lắp đơn lẻ; chưa mở rộng so sánh với các doanh nghiệp xây dựng có quy mô tập đoàn hoặc áp dụng các hình thức kế toán chi tiết khác (như phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển hay sổ số dư).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Phân tích ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để tự động hóa quy trình luân chuyển số liệu từ công trường về phòng kế toán; nghiên cứu tích hợp hệ thống kiểm soát nội bộ gắn liền với định mức dự toán kỹ thuật số trong quản trị chi phí nguyên vật liệu xây lắp.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp tài liệu thực tế về phương pháp lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và quy trình ghi sổ chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song trong ngành xây dựng cơ bản.
  • Kế toán viên doanh nghiệp xây dựng: Tham khảo quy trình theo dõi vật liệu mua đưa thẳng ra công trường, cách thiết lập Bảng danh điểm vật tư và kỹ thuật hạch toán chi phí NVL trực tiếp (TK 621) gắn với từng mã công trình.

Câu hỏi thường gặp

1. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng giá trị sản phẩm xây lắp tại doanh nghiệp?
Theo số liệu trình bày trong chuyên đề, trong ngành xây lắp nói chung và tại Công ty Nam Phát nói riêng, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng từ 60% đến 70% tổng giá trị công trình.

2. Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu nào?
Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song. Thủ kho theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho (Mẫu S12-DN), định kỳ 5–7 ngày chuyển chứng từ về phòng kế toán; kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết vật liệu, cuối tháng lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn để đối chiếu.

3. Đơn vị xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nào?
Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh. Do vật tư được mua và dự trữ phục vụ trực tiếp cho từng công trình cụ thể, đơn giá xuất kho được tính căn cứ chính xác theo đơn giá nhập kho của từng lô hàng tương ứng.

4. Đối với các loại vật liệu như cát, đá, sỏi mua về chuyển thẳng tới chân công trình, thủ tục kế toán được thực hiện như thế nào?
Vật liệu không qua kho mà được vận chuyển thẳng tới công trường. Kế toán cùng đội trưởng thi công kiểm tra số lượng, chất lượng, sau đó chuyển hóa đơn bán hàng/phiếu xuất kho của bên bán về phòng kế toán để hạch toán trực tiếp vào chi phí xây dựng công trình (Nợ TK 621 / Có TK liên quan) mà không ghi nhận qua TK 152.

5. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán tổng hợp nào?
Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Vũ Mạnh Hảo đã phản ánh toàn diện và chi tiết công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại Đầu tư Xây dựng Nam Phát theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Nghiên cứu làm nổi bật quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và tính giá xuất kho đích danh gắn liền với đặc thù khoán công trình xây lắp. Các giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất tập trung vào chuẩn hóa phương pháp tính giá và kiểm soát chứng từ ban đầu, đóng góp thiết thực cho công tác quản trị chi phí vật tư tại doanh nghiệp.