Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, quản trị chi phí sản xuất và kiểm soát các yếu tố đầu vào là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp duy trì năng lực cạnh tranh, ổn định giá thành và tối ưu hóa lợi nhuận. Đối với các doanh nghiệp sản xuất và xây lắp, nguyên vật liệu là bộ phận trọng yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm hoặc công trình, thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Do đó, yêu cầu quản lý khoa học, chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch thu mua, tiếp nhận, bảo quản, dự trữ đến khâu xuất dùng đòi hỏi công cụ kế toán phải phát huy tối đa vai trò phản ánh và giám sát.

Đối với Công ty Cổ phần Đường Sắt Hà Thái, quá trình chuyển đổi từ doanh nghiệp 100% vốn Ngân sách Nhà nước sang hình thức công ty cổ phần (chính thức từ ngày 31/12/2015) đặt đơn vị vào môi trường cạnh tranh bình đẳng, đòi hỏi công tác quản lý tài chính phải không ngừng hoàn thiện. Đặc thù hoạt động của công ty là quản lý, bảo trì và sửa chữa hạ tầng đường sắt trên địa bàn trải rộng qua nhiều tỉnh, thành phố với khối lượng vật tư lớn và phân tán tại nhiều kho hiện trường. Việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp cho phần hành này xuất phát từ đòi hỏi thực tế của đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất theo chế độ kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đường Sắt Hà Thái từ khâu lập chứng từ, ghi chép sổ chi tiết đến kế toán tổng hợp trên phần mềm máy tính.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhận diện các tồn tại bất cập và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đường Sắt Hà Thái.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng công ty và các đơn vị, đội sản xuất trực thuộc (gồm các kho bãi phục vụ thi công dọc 4 tuyến đường sắt đi qua Hà Nội, Thái Nguyên, Bắc Giang).
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát số liệu và thực tế hạch toán trong Quý 2 năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam:

  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) “Hàng tồn kho”: Xác định nguyên vật liệu là đối tượng lao động, tài sản ngắn hạn phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ; chỉ rõ các nguyên tắc đánh giá theo giá gốc, nguyên tắc thận trọng (ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được nếu thấp hơn giá gốc) và nguyên tắc nhất quán trong phương pháp tính giá.
  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn hệ thống chứng từ vật tư (Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT, Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu 03-VT, Biên bản kiểm kê Mẫu 05-VT, Bảng phân bổ Mẫu 07-VT...); quy định danh mục tài khoản kế toán liên quan gồm TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 151 (Hàng mua đang đi đường), TK 621 (Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp), TK 627 (Chi phí sản xuất chung), TK 111, TK 112, TK 331, TK 611...
  • Lý luận về phương pháp kế toán chi tiết: Phân tích 3 phương pháp ghi chép chi tiết nguyên vật liệu gồm Phương pháp mở thẻ song song, Phương pháp số dư và Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
  • Lý luận về phương pháp kế toán tổng hợp: Đối chiếu giữa phương pháp Kê khai thường xuyên (theo dõi liên tục các biến động nhập, xuất, tồn trên tài khoản hàng tồn kho) và phương pháp Kiểm kê định kỳ (dựa vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để xác định giá trị xuất dùng qua TK 611).
  • Lý luận về kế toán máy: Đặc trưng xử lý dữ liệu qua phần mềm vi tính, nguyên tắc mã hóa danh mục vật tư, tổ chức chứng từ điện tử và trình tự kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Hệ thống hóa các quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán để làm thước đo đánh giá thực tế.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu kế toán thực tế: Thu thập các chứng từ gốc, thẻ kho, bảng kê, bảng tổng hợp và sổ sách kế toán phát sinh trong Quý 2/2023 tại phòng Tài chính - Kế toán của công ty.
  • Phương pháp so sánh và đối chiếu: Đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ thực tế với số liệu phản ánh trên phần mềm kế toán EFFECT và hệ thống sổ cái, sổ chi tiết; so sánh việc áp dụng chế độ kế toán tại doanh nghiệp với quy chuẩn của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Nguồn dữ liệu sử dụng: Toàn bộ dữ liệu sơ cấp và thứ cấp được thu thập trực tiếp từ hồ sơ pháp lý, các quyết định thành lập, điều lệ tổ chức, quy chế tài chính và hệ thống chứng từ kế toán thực tế Quý 2/2023 của Công ty Cổ phần Đường Sắt Hà Thái.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:

  • Khái niệm, đặc điểm và yêu cầu quản lý: Nguyên vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, chuyển toàn bộ giá trị vào sản phẩm mới tạo thành hoặc chi phí trong kỳ. Quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải kiểm soát chặt chẽ ở cả 4 khâu: khâu thu mua (đúng chủng loại, tiến độ, chi phí thấp nhất), khâu bảo quản (chống hư hỏng, mất mát), khâu dự trữ (đúng định mức tối đa, tối thiểu nhằm tránh ứ đọng vốn) và khâu xuất dùng (hợp lý, tiết kiệm theo dự toán).
  • Phân loại nguyên vật liệu: Phân loại theo vai trò công dụng (nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, vật liệu khác); phân loại theo nguồn hình thành (mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh, biếu tặng...) và phân loại theo nơi sử dụng.
  • Đánh giá nguyên vật liệu: Trình bày chi tiết công thức xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho theo từng nguồn và 4 phương pháp tính giá thực tế xuất kho theo chuẩn mực VAS 02 (Phương pháp giá đích danh, Phương pháp bình quân gia quyền theo kỳ/liên hoàn, Phương pháp Nhập trước - Xuất trước FIFO, Phương pháp Nhập sau - Xuất trước LIFO); nguyên tắc sử dụng giá hạch toán thông qua hệ số chênh lệch H giữa giá thực tế và giá hạch toán.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp: Trình bày nội dung, sơ đồ luân chuyển chứng từ, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của 3 phương pháp kế toán chi tiết (thẻ song song, số dư, sổ đối chiếu luân chuyển); phân tích hạch toán tổng hợp theo phương pháp KKTX và phương pháp KKĐK.
  • Kiểm kê và xử lý thừa, thiếu: Hướng dẫn trình tự kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, lập biên bản kiểm kê mẫu 05-VT, định khoản các bút toán phát hiện thừa chờ xử lý (TK 3381), thiếu chờ xử lý (TK 1381) và các quyết định xử lý bồi thường, ghi nhận chi phí (TK 632, TK 1388, TK 334...).
  • Tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa: Phân tích 4 hình thức ghi sổ truyền thống (Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Sổ cái, Nhật ký chứng từ) và chuyển dịch sang hình thức kế toán trên máy vi tính với quy trình mã hóa vật tư, danh mục chứng từ tự động và kết xuất báo cáo nhanh chóng.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đường Sắt Hà Thái

Chương 2 mô tả chi tiết thực trạng tại doanh nghiệp khảo sát:

  • Lịch sử hình thành và phát triển: Tiền thân là Xí nghiệp quản lý đường sắt Hà Thái thành lập năm 1997 (Quyết định số 1546/QĐ/TCCB-LĐ), chuyển đổi thành Công ty quản lý đường sắt Hà Thái năm 2003 (Quyết định số 734/2003/QĐ-BGTVT), Công ty TNHH MTV năm 2010 (Quyết định số 1632/QĐ-ĐS) và thực hiện cổ phần hóa chính thức từ ngày 31/12/2015 theo Quyết định số 3900/QĐ-BGTVT của Bộ Giao thông vận tải. Vốn điều lệ thực góp đăng ký đạt 15.007.000.000 đồng; quy mô lao động trên 500 người.
  • Đặc điểm ngành nghề và tuyến quản lý: Công ty thực hiện nhiệm vụ bảo trì, sửa chữa, duy tu kết cấu hạ tầng đường sắt trên 4 tuyến: Bắc Hồng - Văn Điền (gồm cầu Thăng Long), Cổ Loa - Bắc Hồng (thuộc tuyến Hà Nội - Lào Cai), Đông Anh - Quán Triều, và Kép - Lưu Xá, trải dài qua Hà Nội, Thái Nguyên, Bắc Giang. Do địa bàn dàn trải, công ty giao cho các Đội (Đội 123, 124, 125, 126) tự tổ chức kho tại hiện trường để bảo đảm tiến độ và hạn chế hao hụt vận chuyển.
  • Cơ cấu bộ máy kế toán: Phòng Tài chính - Kế toán gồm 06 nhân sự (01 Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng, 01 Phó trưởng phòng kiêm Kế toán tổng hợp, 01 Thủ quỹ, và 03 Kế toán viên phụ trách Kế toán vật tư, Kế toán thanh toán, Kế toán tiền lương). Kế toán vật tư trực tiếp theo dõi biến động, đánh giá phân loại NVL, đối chiếu số liệu định kỳ với thủ kho các đơn vị.
  • Chế độ kế toán và phần mềm ứng dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, phương pháp Kê khai thường xuyên, hạch toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký chung thông qua phần mềm kế toán EFFECT.
  • Quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp:
    • Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu dự trù vật tư, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê hàng hóa.
    • Số liệu minh họa thực tế trong Quý 2/2023: Tác giả trích xuất quy trình nhập, xuất kho vật tư chủ yếu gồm Tà vẹt bê tông DUL TN1 (các phiếu nhập PN06/23-00004A, PN19/23-00004B, phiếu xuất PX06/23-00020, ngày 19/6/2023), Đinh xoắn DB1, Sơn trắng.
    • Hạch toán tổng hợp: Kế toán theo dõi chi tiết trên TK 152 qua các tài khoản cấp hai (TK 1521, 1524, 1526, 1527), hạch toán đối ứng với TK 111, 112, 331, 133, 621, 627 trên phần mềm EFFECT; kết xuất Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn tháng 6/2023, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152.
  • Nhận xét đánh giá:
    • Ưu điểm: Bộ máy tinh gọn; tổ chức hệ thống tài khoản và chứng từ tuân thủ Thông tư 200; ứng dụng phần mềm EFFECT giúp xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác.
    • Hạn chế: Do mạng lưới thi công phân tán dọc các tuyến đường sắt, việc luân chuyển chứng từ từ các cung, đội về văn phòng công ty đôi lúc còn chậm trễ; việc đối chiếu định kỳ giữa thủ kho tại hiện trường và kế toán vật tư gặp trở ngại về khoảng cách địa lý.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đường Sắt Hà Thái

Chương 3 đề xuất định hướng tháo gỡ khó khăn cho công ty:

  • Nguyên tắc hoàn thiện: Tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200; phù hợp với đặc thù bảo dưỡng công trình đường sắt trải dài; bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả kinh tế giữa chi phí vận hành bộ máy và lợi ích quản lý.
  • Các biện pháp hoàn thiện: Tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ vật tư từ hiện trường về phòng kế toán; chuẩn hóa công tác mã hóa danh mục vật tư trên phần mềm EFFECT; tăng cường kiểm tra, đối chiếu số liệu định kỳ giữa kế toán vật tư và các thủ kho hiện trường; nâng cao kỷ luật kiểm kê và giám sát định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại các cung, đội sản xuất.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã mô tả và hệ thống hóa thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đường Sắt Hà Thái bằng số liệu và biểu mẫu kế toán thực phát sinh trong Quý 2 năm 2023. Bảng tổng hợp dưới đây phản ánh sự đối chiếu giữa mô hình lý thuyết và thực tiễn triển khai tại công ty:

Tiêu chí so sánh Quy định lý luận (Thông tư 200/2014/TT-BTC) Thực tế áp dụng tại CTCP Đường Sắt Hà Thái
Chế độ kế toán Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Thông tư 200/2014/TT-BTC Áp dụng đúng Thông tư 200/2014/TT-BTC
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Sổ cái, Nhật ký chứng từ Hình thức Nhật ký chung thực hiện trên phần mềm kế toán EFFECT
Phương pháp hạch toán tổng hợp Kê khai thường xuyên hoặc Kiểm kê định kỳ Phương pháp Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 152, 151, 621, 627...)
Tài khoản theo dõi chi tiết Mở tài khoản cấp 2, cấp 3 tùy nhu cầu quản lý Mở chi tiết TK 1521, TK 1524, TK 1526, TK 1527
Hệ thống chứng từ sử dụng Các mẫu chứng từ từ 01-VT đến 07-VT Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu dự trù vật tư, Biên bản kiểm nghiệm vật liệu, Biên bản kiểm kê hàng hóa
Đối tượng vật tư minh họa thực tế Mang tính nguyên lý chung Minh họa cụ thể trên Tà vẹt bê tông DUL TN1, Đinh xoắn DB1, Sơn trắng
Tổ chức bộ máy kế toán Tập trung, phân tán hoặc hỗn hợp Tập trung tại công ty (06 nhân sự); kho vật tư giao trực tiếp cho 4 Đội quản lý cầu đường tại hiện trường

Về mặt đóng góp, khóa luận phản ánh trung thực bài toán quản trị vật tư tại một doanh nghiệp hạ tầng đường sắt có tính chất đặc thù: quy mô vốn điều lệ 15.007.000.000 đồng, trên 500 lao động nhưng địa bàn thi công trải rộng qua 3 tỉnh, thành phố. Đề tài đưa ra các kiến nghị xuất phát từ chính các tồn tại trong quy trình gửi và duyệt chứng từ tại đơn vị, giúp doanh nghiệp có căn cứ thực tế để hoàn thiện quy chế quản lý vật tư nội bộ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận bộc lộ một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu:

  • Giới hạn về thời gian khảo sát: Số liệu thực nghiệm và hệ thống chứng từ minh họa chỉ tập trung trong Quý 2 năm 2023, chưa phản ánh được biến động nhập xuất tồn vật tư qua toàn bộ các quý trong một năm tài chính đầy đủ.
  • Giới hạn về phạm vi đơn vị: Nghiên cứu thực hiện duy nhất tại Công ty Cổ phần Đường Sắt Hà Thái, do đó các phân tích mang tính đơn vị cụ thể, chưa mở rộng so sánh với các doanh nghiệp quản lý đường sắt khác trong ngành.
  • Giới hạn về nội dung phân hành: Đề tài tập trung chủ yếu vào kế toán tài chính nguyên vật liệu (chứng từ, tài khoản, sổ sách), chưa đi sâu vào kế toán quản trị chi phí hay phân tích chi tiết biến động định mức tiêu hao vật liệu cho từng hạng mục công trình sửa chữa.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng theo các hướng:

  • Mở rộng khung thời gian phân tích chuỗi dữ liệu nhiều năm tài chính để đánh giá toàn diện tốc độ luân chuyển hàng tồn kho.
  • Kết hợp kế toán tài chính với kế toán quản trị nguyên vật liệu, xây dựng hệ thống định mức dự toán chi tiết cho từng loại hình công trình duy tu đường sắt.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Kinh tế xây dựng và Quản trị kinh doanh giao thông vận tải: Cung cấp case study thực tế về tổ chức hạch toán hàng tồn kho trong môi trường doanh nghiệp xây lắp, bảo trì hạ tầng giao thông.
  • Cán bộ kế toán và nhà quản lý tại các doanh nghiệp có mô hình sản xuất phân tán: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ từ các công trình ngoại cảnh về phòng tài chính trung tâm; cách thức vận hành hình thức Nhật ký chung trên phần mềm EFFECT.
  • Phần đáng tham khảo nhất: Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán gắn liền với vật tư chuyên dụng ngành đường sắt (như Tà vẹt bê tông DUL TN1, Đinh xoắn DB1) và mô hình phân công nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế toán gồm 6 vị trí công tác.

Câu hỏi thường gặp

Công ty Cổ phần Đường Sắt Hà Thái hiện áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên và ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán EFFECT.

Cơ cấu nhân sự Phòng Tài chính - Kế toán của công ty được tổ chức ra sao và ai phụ trách nguyên vật liệu?

Phòng Tài chính - Kế toán gồm 06 người: 01 Trưởng phòng (Kế toán trưởng), 01 Phó trưởng phòng (Kế toán tổng hợp), 01 Thủ quỹ và 03 Kế toán viên (Kế toán vật tư, Kế toán thanh toán, Kế toán tiền lương). Kế toán vật tư là người trực tiếp chịu trách nhiệm phân loại, đánh giá, kiểm tra chứng từ nhập xuất và ghi chép số liệu nguyên vật liệu.

Đặc thù kinh doanh tác động như thế nào đến việc bố trí kho bãi và kế toán nguyên vật liệu của công ty?

Do công ty quản lý 4 tuyến đường sắt trải dài qua 3 tỉnh, thành phố (Hà Nội, Thái Nguyên, Bắc Giang), các công trình thi công cách xa trụ sở chính. Để đảm bảo tiến độ và tránh hao hụt vận chuyển, công ty giao cho từng Đội quản lý cầu đường tự tổ chức kho vật tư tại hiện trường và chủ động mua sắm hoặc tiếp nhận vật tư cấp xuống chân công trình.

Những chứng từ và loại vật tư cụ thể nào được trích xuất trong khóa luận để chứng minh quy trình hạch toán Quý 2/2023?

Khóa luận trích xuất các chứng từ thực tế gồm: Phiếu nhập kho (PN06/23-00004A, PN19/23-00004B), Phiếu xuất kho (PX06/23-00020), Phiếu dự trù vật tư tháng 6/2023, Biên bản kiểm nghiệm vật liệu ngày 19/6/2023, Biên bản kiểm kê ngày 25/11/2021. Các vật tư minh họa tiêu biểu gồm Tà vẹt bê tông DUL TN1, Đinh xoắn DB1 và Sơn trắng.

Phần mềm kế toán được sử dụng tại công ty là phần mềm gì và quy trình xử lý dữ liệu vật tư diễn ra như thế nào?

Công ty sử dụng phần mềm kế toán EFFECT. Kế toán vật tư nhập thông tin từ chứng từ gốc vào giao diện phần mềm (mã vật tư, số lượng, đơn giá); phần mềm tự động định khoản, lưu trữ dữ liệu và kết xuất Bảng kê phiếu nhập, Bảng kê phiếu xuất, Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, Sổ Cái TK 152 và Sổ chi tiết các tài khoản liên quan.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đinh Tôn Thảo Vy đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu theo Chuẩn mực VAS 02 và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đồng thời, tác giả đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đường Sắt Hà Thái trong Quý 2/2023 dựa trên hệ thống chứng từ thực tế và phần mềm kế toán EFFECT. Các đánh giá về ưu điểm, hạn chế và giải pháp đề xuất bám sát đặc thù quản lý kho phân tán trên 4 tuyến đường sắt, mang lại giá trị tham khảo rõ ràng cho sinh viên chuyên ngành kế toán và các nhà quản trị chi phí vật tư trong lĩnh vực xây lắp, bảo trì hạ tầng.