Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng và tham gia các thỏa thuận thương mại quốc tế như Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP), các doanh nghiệp trong nước phải đối mặt với áp lực cạnh tranh từ các đối thủ nội địa và quốc tế. Để duy trì khả năng hoạt động và phát triển, doanh nghiệp cần nắm bắt chính xác thực trạng tài chính nhằm hoạch định chiến lược đầu tư và phân bổ nguồn vốn hiệu quả. Công tác quản trị và hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả là thước đo phản ánh tình trạng lưu chuyển vốn, mức độ thanh khoản cũng như rủi ro bị chiếm dụng vốn trong chu kỳ kinh doanh. Việc quản lý lỏng lẻo các khoản công nợ có thể dẫn đến ứ đọng vốn, nợ xấu kéo dài và suy giảm hiệu quả tài chính doanh nghiệp.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, khóa luận tập trung giải quyết các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu, phải trả và các nghiệp vụ dự phòng nợ phải thu khó đòi trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích, mô tả thực trạng công tác hạch toán kế toán các khoản nợ phải thu (khách hàng, nội bộ, khác, tạm ứng) và nợ phải trả (người bán, nội bộ, khác) tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Lạnh (SEAREFICO).
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác quản lý công nợ tại công ty, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát và hạch toán kế toán các khoản phải thu, phải trả.
  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng hạch toán kế toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Lạnh (SEAREFICO), trụ sở chính tại số 72-74 đường Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các tài khoản phải thu (Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng, Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ, Tài khoản 138 - Phải thu khác, Tài khoản 141 - Tạm ứng, Tài khoản 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi) và các tài khoản phải trả (Tài khoản 331 - Phải trả người bán, Tài khoản 338 - Phải trả khác).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và chứng từ kế toán thực tế thu thập trong giai đoạn năm 2014 – 2015 và các phát sinh đầu năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, hệ thống tài khoản kế toán thống nhất và các văn bản pháp luật hiện hành về trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:

  • Khung lý thuyết và nguyên tắc kế toán:
    • Nguyên tắc ghi nhận và theo dõi nợ phải thu, nợ phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng kỳ hạn thanh toán (ngắn hạn và dài hạn trên Báo cáo tài chính) và theo từng loại nguyên tệ (thực hiện đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo Tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái tại thời điểm lập Báo cáo tài chính).
    • Nguyên tắc thận trọng trong trích lập dự phòng tổn thất nợ phải thu khó đòi (Tài khoản 2293), ghi nhận tăng hoặc giảm chi phí quản lý doanh nghiệp tương ứng với biến động số dư dự phòng cuối kỳ.
    • Khung tỷ lệ trích lập dự phòng nợ phải thu quá hạn:
Thời gian quá hạn thanh toán Tỷ lệ trích lập dự phòng
Từ trên 06 tháng đến dưới 01 năm 30% giá trị khoản nợ
Từ 01 năm đến dưới 02 năm 50% giá trị khoản nợ
Từ 02 năm đến dưới 03 năm 70% giá trị khoản nợ
Từ 03 năm trở lên (hoặc tổ chức nợ phá sản, giải thể, bỏ trốn) 100% giá trị khoản nợ
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp thu thập: Nghiên cứu, thu thập các chuẩn mực kế toán, văn bản quy phạm pháp luật và quy chế tài chính nội bộ liên quan đến công nợ.
    • Phương pháp tập hợp chứng từ: Thu thập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên bản nghiệm thu khối lượng công trình, giấy đề nghị tạm ứng và bảng thanh toán tạm ứng.
    • Phương pháp đối chiếu, so sánh: So sánh quy định lý luận kế toán với thực tế hạch toán trên sổ chi tiết, sổ cái và báo cáo tài chính tại doanh nghiệp nhằm phát hiện các điểm sai lệch hoặc đặc thù vận dụng.
  • Nguồn dữ liệu: Báo cáo thường niên năm 2015 của SEAREFICO, sổ chi tiết các tài khoản 131, 136, 138, 141, 331, 338, sổ cái tài khoản 138, bảng kê chi tiết công nợ và các hợp đồng kinh tế tại doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Mở đầu

Tác giả trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh cạnh tranh thị trường, xác định mục tiêu nghiên cứu là phân tích thực trạng kế toán nợ phải thu, phải trả tại SEAREFICO để đề xuất giải pháp. Chương này giới thiệu cấu trúc tổng thể gồm 5 chương, nêu rõ các phương pháp nghiên cứu định tính dựa trên thu thập chứng từ, so sánh lý thuyết và thực tiễn, đồng thời giới hạn phạm vi nghiên cứu tại văn phòng công ty và các công trình thi công.

Chương 2: Cơ sở lý luận của đề tài

Chương 2 tổng hợp toàn bộ các nguyên tắc, chứng từ, tài khoản sử dụng và kết cấu hạch toán theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp:

  • Kế toán các khoản phải thu: Phân tích bản chất kinh tế và quy trình hạch toán các tài khoản:
    • TK 131 (Phải thu khách hàng): Ghi nhận các khoản phải thu thương mại phát sinh từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, xây lắp.
    • TK 2293 (Dự phòng phải thu khó đòi): Điều kiện trích lập, tỷ lệ theo thời gian quá hạn, phương pháp trích lập/hoàn nhập vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
    • TK 136 (Phải thu nội bộ - gồm 1361, 1368): Phản ánh quan hệ vốn, chi hộ, thu hộ giữa công ty với các đơn vị trực thuộc, chi nhánh, ban quản lý dự án hạch toán phụ thuộc; nguyên tắc đối chiếu và bù trừ định kỳ với TK 336.
    • TK 138 (Phải thu khác): Phản ánh tài sản thiếu chờ xử lý, thu bồi thường vật chất, cổ phần hóa, lãi vay, lãi gửi, cổ tức.
    • TK 141 (Tạm ứng): Theo dõi các khoản tiền, vật tư tạm ứng cho cán bộ công nhân viên thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và quy trình thanh quyết toán hoàn ứng.
  • Kế toán các khoản nợ phải trả: Hệ thống hóa định nghĩa, phân loại thương mại/phi thương mại và phương pháp hạch toán:
    • TK 331 (Phải trả người bán): Ghi nhận nghĩa vụ thanh toán vật tư, thiết bị, thầu phụ; quy tắc xử lý hàng về chưa có hóa đơn (ghi theo giá tạm tính và điều chỉnh khi có hóa đơn chính thức).
    • TK 338 (Phải trả khác): Ghi nhận bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn (KPCĐ), tài sản thừa chờ xử lý, doanh thu chưa thực hiện, chênh lệch giá bán tài sản thuê lại.

Chương 3: Tổng quan về công ty

Trình bày lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Lạnh (SEAREFICO):

  • Lịch sử phát triển: Tiền thân là Xưởng cơ khí Phú Lâm thành lập ngày 18/11/1977 (Quyết định 1501/QĐ-UB). Năm 1993 chuyển thành Doanh nghiệp Nhà nước loại 1 trực thuộc Tổng Công ty XNK Thủy sản Việt Nam (Seaprodex). Năm 1996 sáp nhập Xí nghiệp Cơ Điện Lạnh Đà Nẵng (SEAREE). Năm 1999 cổ phần hóa với vốn điều lệ 12 tỷ đồng. Ngày 21/10/2009 niêm yết cổ phiếu mã SRF trên Sở Giao dịch Chứng khoán TP.HCM. Qua các lần phát hành cổ phiếu thưởng, vốn điều lệ đạt 162,5 tỷ đồng năm 2013 và 243,7 tỷ đồng năm 2014.
  • Mô hình quản trị và bộ máy: Hoạt động theo mô hình Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị (gồm Chủ tịch và 04 thành viên, trong đó có 01 thành viên kiêm Tổng Giám đốc điều hành, 03 thành viên không điều hành với 01 thành viên nước ngoài), Ban Kiểm soát và Ban Điều hành.
  • Cơ cấu tổ chức phòng kế toán: Gồm 7 vị trí chức năng: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp – thuế, Kế toán quản trị, Kế toán thanh toán, Kế toán công nợ, Kế toán công trình, và Thủ quỹ – Văn thư. Mỗi vị trí chịu trách nhiệm theo dõi phần hành chuyên biệt, trong đó Kế toán công trình và Kế toán công nợ trực tiếp kiểm soát khối lượng thi công và thu hồi nợ dự án.
  • Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2015: Doanh thu thuần hợp nhất đạt 1.044 tỷ đồng (tăng 24,72% so với năm 2014, đạt 90,81% kế hoạch); Lợi nhuận trước thuế đạt 79,31 tỷ đồng (đạt 130% kế hoạch). Nếu loại trừ khoản thu nhập 19,57 tỷ đồng từ chuyển nhượng đất, lợi nhuận trước thuế từ hoạt động sản xuất kinh doanh cốt lõi đạt 59,74 tỷ đồng (đạt 98% kế hoạch).

Chương 4: Thực trạng kế toán khoản phải thu, phải trả tại công ty

Chương 4 phản ánh chi tiết thực tế hạch toán và quy trình xử lý công nợ tại SEAREFICO:

  • Đặc thù phân loại và tổ chức tài khoản:
    • Khoản phải thu khách hàng (TK 131) gắn liền với nghiệm thu khối lượng thi công lắp đặt cơ điện lạnh và cung cấp vật tư cho nhà thầu phụ.
    • Doanh nghiệp không sử dụng TK 336 (Phải trả nội bộ) mà sử dụng chung Tài khoản 136 để theo dõi cả hai chiều phải thu và phải trả nội bộ giữa công ty mẹ với các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc (như các khoản điều chuyển vốn, chi hộ chi phí, nộp hộ thuế, lợi nhuận chuyển về).
    • Khoản phải thu khác (TK 138) theo dõi phải thu BHXH, BHYT, BHTN, thuế GTGT khấu trừ, lãi tiền gửi ngân hàng.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu khách hàng (gồm 5 bước):
    1. Ban quản lý dự án (BQLDA) xác nhận khối lượng thực hiện với Ban Tư vấn/Giám sát của chủ đầu tư, trình Chủ đầu tư ký duyệt.
    2. Chủ đầu tư phê duyệt hồ sơ khối lượng và chuyển hồ sơ về Phòng Kế toán công ty.
    3. Kế toán công trình xuất hóa đơn GTGT và lập công văn yêu cầu thanh toán gửi cho Chủ đầu tư.
    4. Chủ đầu tư tiếp nhận bộ hồ sơ hoàn chỉnh (Hóa đơn GTGT, Bảng kê xác nhận khối lượng, Công văn yêu cầu thanh toán) và thực hiện thanh toán tiền.
    5. Phòng Kế toán tiếp nhận chứng từ thanh toán và thực hiện lưu trữ hồ sơ công nợ.
  • Thực tế hạch toán tài khoản chi tiết: Khóa luận trích xuất sổ kế toán theo dõi chi tiết các đối tượng khách hàng như TK 131ANHDU (Công ty TNHH Tư vấn Xây dựng Ánh Dương), TK 131BSGGP (Báo Sài Gòn Giải Phóng), TK 131COFIC (Công ty CP Xây dựng Số 1 - COFICO), TK 131DQMIN (Công ty CP Đầu tư Địa ốc Đại Quang Minh), TK 131DESCO (Công ty CP Xây dựng Công nghiệp DESCON). Đồng thời minh họa các bút toán thực tế phát sinh trong tháng 01/2016 về ghi nhận doanh thu xuất hóa đơn đợt 1 công trình Marriot, điều chỉnh giảm khối lượng quyết toán công trình của Tổng Công ty Cảng Hàng không Việt Nam (ACV), và thanh toán qua ngân hàng (TK 112101).

Chương 5: Nhận xét và kiến nghị

Tác giả đưa ra các đánh giá tổng hợp về thực trạng quản lý và công tác kế toán:

  • Nhận xét chung: Bộ máy kế toán phân công nhiệm vụ rõ ràng, quy trình kiểm soát chứng từ công trình có sự phối hợp giữa BQLDA và kế toán công trình; việc đối chiếu công nợ được thực hiện định kỳ.
  • Một số hạn chế: Việc sử dụng một tài khoản 136 để phản ánh cả nợ phải thu và nợ phải trả nội bộ dễ gây nhầm lẫn nếu không đối chiếu chặt chẽ; công tác thu hồi nợ tại một số công trình xây lắp còn phụ thuộc vào tiến độ phê duyệt hồ sơ của chủ đầu tư, dẫn đến kéo dài thời gian thu hồi vốn.
  • Kiến nghị: Tách bạch rõ ràng tài khoản phải thu/phải trả nội bộ (sử dụng đúng TK 136 và TK 336); tăng cường các biện pháp giám sát tiến độ nghiệm thu khối lượng để phát hành hóa đơn kịp thời; tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ tạm ứng và thanh toán công nợ nhà thầu phụ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp các số liệu tài chính và thực trạng kế toán tại SEAREFICO qua các kết quả cụ thể:

  • Tổng hợp kết quả kinh doanh giai đoạn 2014 - 2015:
Chỉ tiêu tài chính Thực hiện 2014 Kế hoạch 2015 Thực hiện 2015 % TH 2015 / TH 2014 % TH 2015 / KH 2015
Doanh thu thuần (tỷ đồng) 837 - 1.044 124,72% 90,81%
Lợi nhuận trước thuế (tỷ đồng) - - 79,31 - 130,00%
Lợi nhuận trước thuế từ SXKD (tỷ đồng) - - 59,74 - 98,00%
  • Kết quả phân tích phần hành kế toán:
    • Làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ 5 bước trong thanh toán khối lượng công trình giữa Ban quản lý dự án, Chủ đầu tư và Phòng Kế toán.
    • Phản ánh thực tiễn áp dụng hệ thống tài khoản chi tiết theo mã khách hàng (TK 131) và mã nhà cung cấp (TK 331).
    • Nhận diện đặc thù hạch toán gộp công nợ nội bộ trên Tài khoản 136 tại doanh nghiệp.
  • Đóng góp của khóa luận: Cung cấp bức tranh thực tế về công tác kế toán công nợ trong một doanh nghiệp ngành kỹ thuật - cơ điện lạnh có quy mô doanh thu trên 1.000 tỷ đồng, chỉ ra sự khác biệt giữa quy định lý thuyết kế toán chung và việc vận dụng hệ thống tài khoản tại đơn vị niêm yết.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chỉ giới hạn trong phạm vi phần hành kế toán nợ phải thu, phải trả tại trụ sở chính của Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Lạnh SEAREFICO; các số liệu minh họa hạch toán nghiệp vụ chi tiết chỉ tập trung vào một số hồ sơ công trình và phát sinh kế toán trong tháng 01/2016. Do hạn chế về thời gian thực tập và phạm vi tiếp cận số liệu nội bộ, khóa luận chưa phân tích chuyên sâu toàn bộ danh mục công nợ của tất cả các công ty con và chi nhánh phụ thuộc.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang đánh giá rủi ro tín dụng thương mại của khách hàng trong ngành xây lắp cơ điện; phân tích chuyên sâu công tác hợp nhất báo cáo tài chính liên quan đến bù trừ công nợ nội bộ giữa công ty mẹ và các công ty con (như Công ty ARICO).

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng:
    • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán công nợ và thanh toán.
    • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, cơ điện công trình, kỹ thuật công nghiệp cần tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ theo khối lượng nghiệm thu.
  • Nội dung tham khảo:
    • Bản mô tả chức năng, nhiệm vụ của 7 vị trí trong phòng kế toán doanh nghiệp quy mô lớn (đặc biệt là vị trí Kế toán công trình và Kế toán công nợ).
    • Quy trình 5 bước xác nhận khối lượng, xuất hóa đơn và thu hồi nợ đính kèm chứng từ thực tế.
    • Cách thức mã hóa tài khoản chi tiết phục vụ quản lý công nợ theo từng đối tác kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự Phòng Kế toán tại SEAREFICO được phân chia thành những vị trí chức năng nào?
Phòng Kế toán của công ty gồm 7 vị trí chuyên trách: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp – thuế, Kế toán quản trị, Kế toán thanh toán, Kế toán công nợ, Kế toán công trình và Thủ quỹ – Văn thư.

2. Điểm đặc thù trong việc sử dụng tài khoản theo dõi công nợ nội bộ tại SEAREFICO là gì?
Công ty không sử dụng Tài khoản 336 (Phải trả nội bộ) mà sử dụng duy nhất Tài khoản 136 (Phải thu nội bộ) để phản ánh đồng thời cả các khoản phải thu và phải trả nội bộ giữa công ty mẹ với các chi nhánh, đơn vị trực thuộc.

3. Tỷ lệ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi quá hạn được áp dụng theo các mức nào?
Mức trích lập căn cứ theo thời gian quá hạn: 30% đối với khoản nợ quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm; 50% từ 1 năm đến dưới 2 năm; 70% từ 2 năm đến dưới 3 năm; và 100% đối với khoản nợ từ 3 năm trở lên hoặc khi khách nợ lâm vào tình trạng phá sản, giải thể, mất tích.

4. Quy trình luân chuyển chứng từ nợ phải thu khách hàng tại công trình gồm những bước nào?
Quy trình gồm 5 bước: (1) BQLDA xác nhận khối lượng với tư vấn giám sát và trình Chủ đầu tư; (2) Chủ đầu tư phê duyệt hồ sơ; (3) Kế toán công trình xuất hóa đơn GTGT và gửi công văn yêu cầu thanh toán; (4) Chủ đầu tư kiểm tra hồ sơ và thanh toán; (5) Phòng Kế toán lưu trữ hồ sơ.

5. Kết quả doanh thu thuần và lợi nhuận trước thuế của SEAREFICO năm 2015 đạt mức bao nhiêu?
Năm 2015, doanh thu thuần hợp nhất đạt 1.044 tỷ đồng (đạt 90,81% kế hoạch); tổng lợi nhuận trước thuế đạt 79,31 tỷ đồng (đạt 130% kế hoạch), trong đó lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh sau khi loại trừ thu nhập chuyển nhượng đất là 59,74 tỷ đồng (đạt 98% kế hoạch).

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Nguyễn Thị Nam Trân đã phản ánh đầy đủ cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán nợ phải thu, phải trả tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Lạnh (SEAREFICO). Nghiên cứu làm rõ mối quan hệ giữa quy trình nghiệm thu kỹ thuật công trình với việc ghi nhận chứng từ kế toán và kiểm soát dòng tiền công nợ. Các phân tích về tổ chức bộ máy kế toán, việc phân loại tài khoản chi tiết và đánh giá thực trạng cung cấp nguồn tài liệu tham khảo thiết thực cho công tác kế toán tài chính trong ngành cơ điện lạnh và xây lắp công nghiệp.