CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 1.GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY 1. Giới thiệu chung Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ BẾN THÀNH Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài: BEN THANH EQUIPMENT CORPORATION Tên doanh nghiệp viết tắt: BEN THANH EQUIPMENT CORP Trụ sở chính: 7A Trương Minh Giảng, phường Hiệp Phú, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Mã số thuế: 0314405938 Website: thietbibenthanh.com Mail: thietbibenthanh@gmail.com Ngày cấp giấy phép kinh doanh: 16/05/2017 Ngày hoạt động: 17/05/2017 Giám đốc: NGUYỄN VĂN HIỂN Logo công ty: 1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty Công ty Cổ phần Thiết bị Bến Thành được Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp giấy phép hoạt động và được thành lập vào ngày 16/05/2017. Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, tài khoản ngân hàng và con dấu riêng.
Thấm thoắt 4 năm trôi qua, công ty đã và đang từng bước khẳng định được vị trí của mình trong lĩnh vực buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác. Với số vốn ít ỏi trong tay, cùng với một văn phòng nhỏ và hơn mười nhân viên, công ty đã không ngần ngại khởi nghiệp từ những đơn hàng nhỏ lẻ với mong muốn có được niềm tin từ khách hàng, dù những đơn hàng đó có giá trị thấp nhưng công ty vẫn hoàn thành một cách tốt nhất. Tất cả đã trải qua một hành trình không ngừng nghỉ để có thể có được một vị thế như ngày hôm nay, không thể bỏ qua sự đóng góp của nhân viên đã cùng công ty vượt qua những ngày đầu gian khó. Nên công ty có phương 3 châm “ Coi con người là nhân tố trung tâm để quyết định thành công và phát triển”.
Công ty đã bồi dưỡng và nâng cao trình độ cho từng nhân viên. Song song đó công ty vẫn phải cải tiến trang thiết bị và đổi mới công nghệ để theo kịp thị trường. Nhờ những cố gắng từng ngày, công ty đã xây dựng được uy tín với khách hàng và nhà đầu tư. Trải qua 4 năm hoạt động công ty đã không ngừng hoàn thiện từ nhân lực cho đến trang thiết bị.
Dù có nhiều công ty phải giải thể nhưng công ty vẫn không ngừng vươn lên. Chức năng và nhiệm vụ 1. Chức năng Công ty hoạt động với 1 số chức năng sau: Chức năng chính của công ty Cổ phần Thiết bị Bến Thành là buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác cho các lĩnh vực hàng đầu hiện nay như ô tô, xe máy, dân dụng, thiết kế nội thất,… Từ việc ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến để cung cấp khách hàng trong nước và quốc tế những sản phẩm đạt chất lượng. Công ty có 1 số lĩnh vực hoạt động sau: - Buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác - Buôn bán thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng - Vận tải hàng hóa bằng đường bộ… 1.
Nhiệm vụ Công ty hoạt động với những nhiệm vụ sau: - Để có được những sản phẩm đạt chất lượng, công ty sẽ cố gắng sáng tạo và đổi mới không ngừng nghỉ. - Công ty sẽ phát triển nguồn vốn và phải nộp tiền vào NSNN đúng hạn và đầy đủ. - Thực hiện thu chi hóa đơn, chứng từ theo chế độ hạch toán của Nhà nước. - Nghiêm chỉnh chấp hành luật pháp của Nhà nước, kinh doanh trong ngành nghề cho phép.
Chiến lược, phương hướng phát triển của đơn vị trong tương lai Công ty sẽ không ngừng đổi mới để có được những sản phẩm chất lượng, mở rộng thêm nhiều kho hàng, luôn đặt chữ Tín lên hàng đầu. 4 Công ty nắm bắt cơ hội, vượt qua thách thức, đổi mới nhận thức, chấn chỉnh tổ chức, khai thác hiệu quả nguồn vốn, sẵn sàng đầu tư vào trang thiết bị, củng cố nhân lực để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty ổn định. Do công ty nhập hàng với số lượng nhiều và giá bán thấp hơn so với thị trường nên hàng hóa tiêu thụ nhanh, giúp công ty đạt được doanh số cao.
Doanh thu tăng theo từng năm, đây là một dấu hiệu đáng vui mừng. Năm 2020 doanh thu của công ty tăng trưởng mạnh, tăng 575,075 triệu đồng so với năm 2019. Điều đó chứng tỏ công ty đã cố gắng tìm kiếm và mở rộng các mối quan hệ kinh tế nhằm tăng doanh thu đồng thời thể hiện chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp ngày càng được nâng cao, tạo dựng uy tín trên thị trường. Công ty đang trên đà phát triển nhưng bên cạnh đó chi phí cũng tăng là nhân tố ảnh hưởng tới lợi nhuận do đó công ty phải có biện pháp để giảm các chi phí đó.
Sơ đồ bộ máy quản lý Mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận được thể hiện qua sơ đồ sau: 5 Giám đốc điều hành Phó giám đốc Trưởng phòng Dịch vụ khách Trưởng phòng Kế toán trưởng xuất nhập khẩu/ hàng/ Quản lý kinh doanh mua hàng kho Nhân viên kinh Nhân viên xuất Nhân viên kho/ Kế toán doanh và nhập khẩu giao nhận marketing 1 Nhân viên kinh Nhân viên thu Nhân viên hỗ doanh và mua trợ kỹ thuật marketing 2 Nhân viên kinh doanh và marketing 3 Nhân viên kinh doanh và marketing 4 Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bến Thành ( Nguồn:Phòng kế toán) 1. Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận Giám đốc điều hành: Giám đốc chính là người đứng đầu của một công ty nên sẽ chịu mọi trách nhiệm trực tiếp trước Nhà nước và cơ quản chủ quản cấp trên. Điều hành công ty để đáp ứng những yêu cầu của khách hàng, đồng thời vẫn phải tuân thủ những quy định của Nhà nước. Giám đốc là người phải ký kết hợp đồng.
Thực hiện công tác đối ngoại. 6 Phó giám đốc: Khai thác các nguồn khách hàng Thiết lập hệ thống kế toán theo quy định Điều hành mọi việc dưới sự ủy quyền của giám đốc Để quản lý tốt tài chính của công ty thì phó giám đốc sẽ huy động mọi người thực hiện. Kế toán trưởng: Phân công trực tiếp chỉ đạo cho tất cả các nhân viên kế toán Tổ chức công tác kế toán theo đúng niên độ và chuẩn mực kế toán của Nhà nước Đề xuất các biện pháp hữu hiệu để quản lý tốt tài chính, khai thác triệt để các chế độ và chính sách thuế. Kế toán: Thực hiện công tác kế toán máy, kiểm soát và lưu trữ tài liệu kế toán máy một cách khoa học.
Cung cấp số liệu cho Ban giám đốc và các cơ quan chức năng, giải trình cho cơ quan thuế,… Quản lý chi tiêu tiền mặt theo quy định Theo dõi và tổng hợp hóa đơn, chứng từ, các khoản phải thu, công nợ Đề xuất cho giám đốc về các giải pháp để thúc đẩy doanh thu Theo dõi hàng hóa nhập xuất kho Tính lương, các khoản trích theo lương Theo dõi tình hình trả, tạm ứng lương, thưởng, các khoản trợ cấp cho người lao động Trưởng phòng kinh doanh: Quản lý nhân viên nhằm đạt mục tiêu doanh số Tuyển dụng, đào tạo và thúc đẩy nhân viên làm việc Báo cáo và đưa ra dự toán cho giám đốc 7 Xem xét thị trường tiềm năng, cập nhật tình hình của đối thủ cạnh tranh. Nhân viên kinh doanh và marketing: Nghiên cứu thị trường và khách hàng tiềm năng Duy trì và chăm sóc những khách hàng cũ Lập kế hoạch cho chương trình khuyến mãi, ưu đãi,… nhằm tri ân khách hàng Thu thập những thông tin liên quan tới đối thủ cạnh tranh Tham gia đào tạo về tính năng sản phẩm. Trưởng phòng xuất nhập khẩu/ mua hàng: Quản lý và thúc đẩy các hoạt động của bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận mua hàng. Làm việc với hải quan để các lô hàng hóa được thông quan một cách dễ dàng.
Thảo luận về giá cả, đóng gói, thời gian giao hàng. Nhân viên xuất nhập khẩu: Kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu. Quản lý và theo dõi đơn hàng, hợp đồng. Hoàn thành những thủ tục nhập khẩu.
Nhân viên thu mua: Lập kế hoạch mua hàng hóa, nguyên liệu, vật tư. Tìm nhà cung cấp nguyên liệu, trang thiết bị, vật tư phù hợp. Thu mua hàng hóa ở nhà cung cấp phù hợp. Xử lý các chứng từ thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán.
Dịch vụ khách hàng: Tiếp nhận và giải quyết những khiếu nại và yêu cầu của khách hàng. Trả lời những khúc mắc của khách hàng. Chủ động liên lạc với khách hàng khi họ dùng sản phẩm của công ty để kịp thời xử lý khi sản phẩm bị lỗi, hư hỏng. Xây dựng kênh hỗ trợ, tư vấn cho khách về giá cả, bảo hành, sửa chữa,… Phối hợp với bộ phận marketing chạy quảng cáo.
8 Quản lý kho: Kiểm tra, giám sát việc kiểm kê hàng hóa và báo cáo lên cấp trên. Kiểm tra, đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa đạt chất lượng. Tiếp nhận các chứng từ yêu cầu nhập xuất hàng hóa ra khỏi kho. Nhân viên kho/ giao nhận: Kiểm tra và bảo quản hàng hóa để không bị hư hại.
Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, dễ kiếm. Theo dõi số lượng nhập xuất hàng hóa và báo cho quản lý. Theo dõi hàng tồn kho Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật: Tiếp nhận và xử lý lỗi về kỹ thuật và bảo hành cho khách hàng. Giải quyết những khiếu nại, hỗ trợ giải đáp thắc mắc về kỹ thuật cho khách hàng.
Tham gia nghiên cứu nhằm phát triển sản phẩm. BỘ MÁY KẾ TOÁN 1. Sơ đồ bộ máy kế toán Doanh nghiệp nào muốn hoạt động đạt hiệu quả cao thì đều cần có bộ phận kế toán, có thể cung cấp một cách nhanh chóng, có ích, giúp Ban giám đốc đưa ra các quyết định vận hành và kiểm soát hoạt động kinh doanh hiệu quả. Do vậy, bộ máy kế toán được chú trọng trong khâu tổ chức: chặt chẽ, hiệu quả, chuyên nghiệp.
9 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán Kế toán mua – Kế toán Kế toán Kế toán thanh toán bán hàng kho tiền lương thuế Thanh toán Kế toán mua tiền mặt HH - DV Thanh toán Kế toán bán TGNH HH - DV Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần Thiết bị Bến Thành ( Nguồn: Phòng kế toán) 1.