CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO 1. Khái niệm đặc điểm và phân loại hàng tồn kho 1. Khái niệm hàng tồn kho “Hàng tồn kho là những tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.”(Bộ Tài chính, 2001) Hàng tồn kho sẽ bao gồm các loại như: + Hàng hóa mua về để bán: Là những hàng hóa được lưu trữ trong kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến. + Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
+ Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. + Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. + Chi phí dịch vụ dở dang. Đặc điểm hàng tồn kho Hàng tồn kho là một trong những tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp.
Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh mọi doanh nghiêp kinh doanh cần có hàng tồn kho để có thể tham gia vào hoạt động kinh doanh, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm,. Ngoài ra hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm và không đồng nhất với nhiều người quản lý.
Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn hơn. Đặc biệt là việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Phân loại hàng tồn kho Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho: - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Là các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hay bán thành phẩm bao gồm các sản phẩm dở dang có giá trị được lưu trữ trong kho nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. SVTH: Phạm Thị Vân Anh_Lớp 42k06.3-CLC 5 lOMoARcPSD|11809813 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.Nguyễn Công Phương - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: Là lượng hàng hóa mà doanh nghiệp dự trữ trong kho với mục đích bán ra phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Phân loại theo nguồn hình thành: -Hàng mua từ bên ngoài: Đây là những hàng hóa được doanh nghiệp mua vào từ những đơn vị ngoài hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. -Hàng mua nội bộ: Doanh nghiệp sẽ mua các sản phẩm hàng hóa từ các đơn vị trực thuộc cùng một công ty hoặc là từ công ty mẹ. Ngoài ra có thể mua từ các đơn vị cùng hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. -Hàng tồn kho tự gia công: Đây là những hàng hóa thành phẩm mà doanh nghiệp tự sản xuất hoặc gia công mà tạo thành.
Phân loại tồn kho theo nhu cầu sử dụng: - Hàng sử dụng cho sản xuất kinh doanh - Hàng chưa cần sử dụng 1. Xác định giá hàng tồn kho 1. Giá nhập kho Áp dụng theo chuẩn mực kế toán số 02 hàng tồn kho (Bộ Tài Chính, 2001) thì hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá gốc hàng hóa tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu và các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Chi phí gia công chế biến hàng hóa tồn: trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa về để bán lại nhưng vì lý do nào đó cần phải gia công, sơ chế, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán của hàng hóa thì trị giá hàng mua bao gồm cả chi phí gia công, sơ chế.
Các chi phí khác được bao gồm trong giá gốc hàng tồn kho chỉ khi và trong phạm vi mà chúng phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá xuất kho SVTH: Phạm Thị Vân Anh_Lớp 42k06.3-CLC 6 lOMoARcPSD|11809813 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.Nguyễn Công Phương 1.1 Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phương pháp tính theo giá đích danh thì hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá lô hàng đó để tính. Đây là phương pháp tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra.
Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ứng đúng theo giá trị thực tế của nó. Khi áp dụng phương pháp này doanh nghiệp phải tổ chức được công tác quản lý hàng tồn kho theo từng lô phải thật chặt chẽ, vì phương pháp này sẽ không phù hợp với những doanh nghiệp không quản lý được các mặt hàng theo lô cũng như có quá nhiều mặt hàng. Ưu điểm: Phương pháp đơn giản, dễ tính toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị hàng hóa được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
Nhược điểm: Không phù hợp với doanh nghiệp có nhiều loại hàng và không thể theo dõi chi tiết từng đơn hàng. Chỉ áp dụng hữu ích với những doanh nghiệp có lượng hàng ít, mặt hàng ổn định mang tính chất đơn chiếc có thể theo dõi riêng và nhận diện từng lô hàng.2 Phương pháp nhập trước – xuất trước(FIFO) Đây là phương pháp giúp quản lý việc lưu trữ và xuất nhập hàng hóa rất hiệu quả vì khi áp dụng phương pháp này doanh nghiệp có thể cập nhật được thời giá trên thị trường chính xác nhất ngoài ra có thể quản lý được lượng hàng nào được mua trước thì sẽ cho xuất trước đảm bảo không để hàng tồn lâu và lỗi thời. Giá xuất kho sẽ tính theo giá lô hàng nhập trước và thực hiện liên tục cho đến khi chúng được xuất hết. Ưu điểm: Có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có thể quản lý được thời điểm nhập kho của từng lô hàng, khi áp dụng phương pháp này doanh nghiệp có thể tính được ngay giá vốn khi xuất hàng, giúp có kế toán có số liệu kịp thời để ghi chép và hạch toán.
Ngoài ra trị vốn hóa của hàng tồn kho sẽ sát với giá thị trường vì phương pháp này tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể cập nhật được thời giá thị trường chính xác nhất. Nhược điểm: Doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại (Giá trị hàng xuất kho tương ứng với giá của những lần nhập trước). Đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại mặt hàng, hoạt động nhập xuất liên tục áp dụng phương pháp này sẽ khiến cho chi phí hạch toán và khối lượng công việc tăng lên rất nhiều. Và phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp mà có số lần nhập xuất ít, chủng loại hàng hàng tồn kho ít.3 Phương pháp bình quân gia quyền a) Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ SVTH: Phạm Thị Vân Anh_Lớp 42k06.3-CLC 7 lOMoARcPSD|11809813 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.Nguyễn Công Phương Khi áp dụng phương pháp này, giá vốn xuất kho sẽ được tính vào cuối kỳ hoặc phụ thuộc vào kỳ dự trữ mà doanh nghiệp thiết lập.
Từ đây kế toán kho sẽ căn cứ vào giá trị tồn đầu và giá trị nhập trong kỳ để tính được đơn giá xuất kho bình quân. Phương pháp này được tính theo công thức sau: Đơn giá xuất kho bình quân của cả ( Giá trị hàng tồn đầu kì + Giá trị hàng nhập trong kì) kỳ dự trữ = ( Số lượng hàng tồn đầu kì + Số lượng hàng nhập trong kì) Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. Nhược điểm: Độ chính xác không cao, công việc kế toán bị dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. b) Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định đơn giá bình quân của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sản phẩm , hàng hóa xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế của hàng xuất kho. Phương pháp này được tính theo công thức sau: Đơn giá Giá trị thực tế tồn sau mỗi lần nhập bình quân = sau mỗi Lượng thực tế tồn sau mỗi lần nhập lần nhập Ưu điểm: Phương pháp này khắc phục được những hạn chế của phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Nhược điểm: Việc tính toán phức tạp, tốn nhiều thời gian. Và phương pháp này chỉ được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất giá ít, giá hàng hóa ít biến động. c) Phương pháp bình quân cuối kỳ trước Theo phương pháp này khá đơn giản và giúp phản ánh kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu, hàng hóa.
Tuy nhiên lại không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả. Phương pháp này được tính theo công thức sau: SVTH: Phạm Thị Vân Anh_Lớp 42k06.3-CLC 8 lOMoARcPSD|11809813 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.Nguyễn Công Phương Đơn giá xuất kho bình quân Trị giá vật tư hàng hóa tồn kho cuối kì trước = Số lượng vật tư hàng hóa tồn kho cuối kì trước Ưu điểm: Thực hiện đơn giản không mất nhiều thời gian.