Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Tổng quan về hàng hóa 1. Khái quát chung về hàng hóa 1.
Khái niệm hàng tồn kho Theo đoạn 03, Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) định nghĩa: Hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang. SVTH: Mai Thị Mỹ Anh 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thanh Huyền 1.
Khái niệm hàng hóa Theo điểm a, khoản 1, điều 29, chương II, thông tư 200/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014: “Hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn và bán lẻ)”. “Hàng hóa là những đối tượng được doanh nghiệp mua và bán trong hoạt động kinh doanh.” (Phan Đình Ngân & Hồ Phan Minh Đức, 2011, tr.97) “Hàng hóa trong doanh nghiệp bao gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về (hoặc hình thành từ các nguồn khác) với mục đích để bán. Hàng hóa trong doanh nghiệp được hình thành chủ yếu do mua ngoài. Ngoài ra, hàng hóa còn có thể được hình thành do nhận vốn góp, do nhận thu nhập liên doanh, do thu hồi nợ,.
Mục đích của hàng hóa là mua về để bán chứ không phải sử dụng để chế tạo sản phẩm hay thực hiện các dịch vụ trong doanh nghiệp.” (Nguyễn Văn Công, 2007, tr. Đặc điểm của hàng hóa - Hàng hóa là sản phẩm của lao động, thông qua mua bán trên thị trường để có thể thỏa mãn nhu cầu của con người. - Hàng hóa không tham gia vào quá trình sản xuất hay tiêu dùng của doanh nghiệp. Nó được doanh nghiệp mua về nhằm mục đích bán.
- Hàng hóa rất đa dạng và phong phú. Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hường ngày càng tăng dẫn đến hàng hóa ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Mỗi loại hàng hóa có những đặc tính riêng có thể ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hóa trong quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và bán ra. - Hàng hóa luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã,.
phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất và nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. SVTH: Mai Thị Mỹ Anh 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thanh Huyền 1. Phân loại hàng hóa Hàng hóa trong doanh nghiệp đa dạng về chủng loại, khác nhau về nguồn gốc hình thành, đặc điểm, tính chất, điều kiện bảo quản.
Để quản lý hàng hóa tốt nhất cần phân loại và sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý theo các tiêu thức nhất định. - Phân loại theo vật tư, thiết bị, công nghệ phẩm tiêu dùng: + Hàng kim khí điện máy; + Hàng hóa chất mỏ; + Hàng xăng dầu; + Hàng dược phẩm; + Hàng dệt may, bông vải sợi; + Hàng da cao su; + Hàng gốm sứ, thủy tinh; + Hàng mây, tre đan; + Hàng rượu bia, thuốc lá;. - Phân loại theo nguồn gốc sản xuất: + Ngành hàng nông sản; + Ngành hàng lâm sản; + Ngành hàng thủy sản. - Phân loại theo khâu lưu thông: + Hàng hóa ở khâu bán buôn; + Hàng hóa ở khâu bán lẻ.
- Phân theo phương thức vận động: + Hàng hóa chuyển qua kho; + Hàng hóa chuyển giao bán thẳng. Vai trò của hàng hóa Hàng hóa là một bộ phận lớn của hàng tồn kho, thuộc tài sản lưu dộng của doanh nghiệp, nó chiếm vị trí quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy, việc cung ứng hàng hóa kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kinh doanh và tiêu SVTH: Mai Thị Mỹ Anh 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thanh Huyền thụ sản phẩm trên thị trường.
Xét cả về mặt hiện vật lẫn về mặt giá trị, hàng hóa là một trong những yếu tố không thể thiếu của quá trình kinh doanh thương mại, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Quá trình vận động của hàng hóa cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý hàng hóa chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của công tác kế toán hàng hóa 1.
Sự cần thiết phải quản lý và hạch toán hàng hóa - Đối với giá trị sản phẩm dịch vụ: Để có thể cạnh tranh trên thị trường hiện nay thì hàng hóa không những cần phải đáp ứng được các yêu cầu về mặt chất lượng, thỏa mãn nhu cầu của thị trường mà còn cần được cung cấp ở mức giá hợp lý. Do đó, doanh nghiệp phải luôn theo dõi giá trị hàng hóa trong kho, tình hình biến động giá cả trên thị trường để biết được sự tăng giảm của giá trị hàng hóa, từ đó phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng hóa đó. - Đối với việc kiểm soát chi phí: Bảo toàn vốn kinh doanh, nhất là vốn lưu động, cả về mặt hiện vật lẫn giá trị là mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp. Hàng hóa là tài sản lưu động, thường chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình kinh doanh nên nó là đối tượng tất yếu trong việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.
Mặt khác, việc nhập xuất hàng hóa thường xuyên xảy ra và hàng hóa thường có nhiều loại khác nhau, chúng có công dụng khác nhau và có ảnh hưởng lớn đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, chỉ có hạch toán chính xác, hợp lý mới đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại hàng hóa. Đó là cơ sở cho việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong doanh nghiệp. - Đối với việc đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản lý: Quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp là một yêu cầu tất yếu.
Vì vậy kế toán giữ một vai trò hết sức quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý hàng hóa. Kế toán hàng hóa là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa hạn chế đến mức thấp nhất những hao hụt, mất mát SVTH: Mai Thị Mỹ Anh 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thanh Huyền hàng hóa trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại, từ đó làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc tập trung quản lý một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ; trên tất cả các khía cạnh: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả,.
là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hằng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành tập hợp các chứng từ, kiểm tra, đối chiếu, sắp xếp chúng theo thứ tự và ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập – xuất – tồn của hàng hóa. Định kỳ, kế toán cùng các bộ phận, phòng ban chức năng thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với nhà cung cấp, tình hình bảo quản, xuất bán hàng hóa trong quá trình kinh doanh nhằm phát hiện ra những điểm bất hợp lý trong khâu lập kế hoạch, quản lý cũng như xuất bán. Từ đó điều chỉnh kế hoạch thu mua hợp lý hơn, đề ra các phương hướng, giải pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý nhằm tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Yêu cầu quản lý hàng hóa Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại có một tầm quan trọng rất lớn, nó ảnh hưởng đến mục tiêu và sự tồn tại của doanh nghiệp. Chính vì thế, quản lý hàng hóa là một công việc quan trọng trong doanh nghiệp. Để hoạt động kinh doanh được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn thì phải có một lượng hàng dự trữ nhất định. Tuy nhiên, lượng hàng hóa dự trữ này luôn bị biến động do hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở các khâu mua, bán hàng hóa.
Do đó, để làm tốt công tác quản lý hàng hóa, doanh nghiệp cần tổ chức theo dõi chặt chẽ ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, xuất bán. Trong quá trình này, nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và giá trị hàng hóa. Quản lý tốt hàng hóa sẽ hạn chế hư hỏng, mất mát, rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình kinh doanh, tiết kiệm được chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Quản lý tốt hàng hóa còn là điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của doanh nghiệp một cách đầy đủ, xác thực, đảm bảo tính trung thực, khách quan của thông tin trình bày trên báo cáo tài chính.
SVTH: Mai Thị Mỹ Anh 10 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thị Thanh Huyền Với ý nghĩa đó, việc quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp đòi hỏi phải chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua, bảo quản đến dự trữ và xuất bán. - Ở khâu thu mua: Hàng hóa cần phải được quản lý về mặt số lượng, quy cách, chủng loại, chất lượng, giá mua và chi phí mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ, thời gian, phù hợp với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động. - Ở khâu bảo quản: Cần phải thực hiện tổ chức quản lý kho tàng, bến bãi một cách hợp lý, khoa học, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại hàng hóa để tránh mất mát, hư hỏng.