Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Thị Như Nguyệt được thực hiện tại Trường Đại học Kỹ thuật Công nghệ TP.HCM (Khoa Kế toán – Tài chính – Ngân hàng) dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Trọng Toàn vào năm 2015. Đề tài tập trung nghiên cứu công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sài Gòn (tên giao dịch: SAGO STAR CO.,LTD).

Lý do lựa chọn đề tài xuất phát từ vai trò sống còn của kết quả kinh doanh và lợi nhuận đối với sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh. Kết quả kinh doanh là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả hoạt động, giúp nhà quản trị nhìn nhận điểm mạnh, điểm yếu để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp. Việc tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí một cách khoa học, chính xác và kịp thời là điều kiện tiên quyết để xác định đúng kết quả hoạt động kinh doanh, cung cấp dữ liệu cho ban giám đốc ra quyết định và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được phân định cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, chi phí sản xuất kinh doanh và quy trình xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu, mô tả và phản ánh thực trạng tổ chức bộ máy kế toán cùng quy trình hạch toán doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh thực tế tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sài Gòn.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong công tác kế toán tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán và quản lý chi phí, tiêu thụ tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán doanh thu, chi phí và quy trình xác định kết quả kinh doanh.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sài Gòn (địa chỉ: 439/G2 Phan Văn Trị, Phường 5, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Nghiên cứu dữ liệu, chứng từ và sổ sách kế toán phát sinh thực tế tại công ty trong Quý 3 năm 2014, đồng thời cập nhật sự chuyển đổi chế độ kế toán từ năm 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực kế toán và văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tài chính:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp: Khóa luận phản ánh giai đoạn chuyển giao khi công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC (áp dụng từ năm 2014 trở về trước) và chuyển tiếp áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 kể từ năm 2015.
  • Điều kiện ghi nhận doanh thu: Khung lý thuyết viện dẫn 5 điều kiện chuẩn mực để ghi nhận doanh thu bán hàng (chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu; không còn nắm giữ quyền quản lý, kiểm soát hàng hóa; doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế; xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch theo nguyên tắc phù hợp).
  • Hệ thống công thức kế toán xác định kết quả kinh doanh:
    • Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ doanh thu (thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại).
    • Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán.
    • Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp + Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính - Chi phí quản lý kinh doanh.
    • Lợi nhuận khác = Thu nhập khác - Chi phí khác.
    • Lợi nhuận trước thuế = Lợi nhuận thuần + Lợi nhuận khác.
    • Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập trực tiếp hệ thống chứng từ gốc (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, phiếu xuất kho), sổ chi tiết và sổ cái tại phòng kế toán công ty.
  • Phương pháp kế toán: Áp dụng phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản đối ứng, phương pháp tính giá (tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ), và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đối chiếu số liệu hạch toán từ chứng từ lên phần mềm và sổ sách kế toán; so sánh quy trình hạch toán thực tế với quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ phát sinh và dữ liệu chiết xuất từ phần mềm kế toán Trisoft của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sài Gòn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh

Chương này trình bày toàn diện các nguyên tắc, chứng từ, tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán theo quy định kế toán:

  • Kế toán doanh thu và thu nhập khác: Định nghĩa, 5 điều kiện ghi nhận doanh thu. Kết cấu và nội dung hạch toán của TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) với 6 tài khoản cấp hai (TK 5111, TK 5112, TK 5113, TK 5114, TK 5117, TK 5118); TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính - tiền lãi, cổ tức, lãi chênh lệch tỷ giá); TK 711 (Thu nhập khác - thanh lý tài sản cố định, tiền phạt hợp đồng).
  • Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: Quy định hạch toán các loại thuế gián thu (thuế xuất khẩu, tiêu thụ đặc biệt, giá trị gia tăng trực tiếp) vào bên Nợ TK 511; hạch toán chiết khấu thương mại (TK 521), hàng bán bị trả lại (TK 531), giảm giá hàng bán (TK 532) và kết chuyển giảm trừ doanh thu vào cuối kỳ.
  • Kế toán các khoản chi phí hoạt động:
    • Giá vốn hàng bán (TK 632): Tập hợp giá xuất kho thành phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ, các khoản hao hụt mất mát vượt định mức, kết chuyển cuối kỳ sang TK 911.
    • Chi phí bán hàng (TK 641) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): Phản ánh chi phí nhân viên, vật liệu, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
    • Chi phí hoạt động tài chính (TK 635): Phản ánh chi phí lãi vay, lỗ tỷ giá, chiết khấu thanh toán cho người mua.
    • Chi phí khác (TK 811): Phản ánh giá trị còn lại của tài sản cố định thanh lý, các khoản bị phạt vi phạm hợp đồng, phạt thuế.
    • Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành (TK 8211): Xác định dựa trên thu nhập chịu thuế và thuế suất hiện hành.
  • Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Trình tự tập hợp doanh thu thuần, doanh thu tài chính, thu nhập khác vào bên Có TK 911; tập hợp giá vốn, chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chính, chi phí khác, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp vào bên Nợ TK 911; kết chuyển số lãi hoặc lỗ sang TK 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối).

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sài Gòn

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm tổ chức và quy trình hạch toán thực tế tại doanh nghiệp:

  • Khái quát về công ty: Thành lập ngày 04/01/2012, mã số thuế 0311464558, người đại diện theo pháp luật là Giám đốc Nguyễn Ngọc Ẩn. Lĩnh vực hoạt động chính: Cung cấp và cho thuê thiết bị điện máy văn phòng, thiết bị viễn thông, thiết bị trình chiếu, thiết bị ngân hàng, điện gia dụng, nạp mực, thay linh kiện; mở rộng sang dịch vụ tư vấn thuế, thành lập doanh nghiệp, đào tạo nghề.
  • Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Phó Giám đốc Kinh doanh, Phó Giám đốc Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing, Phòng Kế toán, Bộ phận Giám sát, Bộ phận Giao nhận. Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán kho.
  • Chính sách và hình thức kế toán áp dụng:
    • Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ: VNĐ.
    • Kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
    • Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ; khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
    • Hình thức kế toán trên máy tính theo nguyên tắc Nhật ký chung, sử dụng phần mềm kế toán Trisoft (nhập chứng từ qua sheet "Nhập liệu", phần mềm tự động kết xuất Sổ Cái, Sổ chi tiết, Báo cáo nhập xuất tồn và Báo cáo tài chính).
  • Thực trạng hạch toán doanh thu và chi phí:
    • Doanh thu bán hàng (TK 511): Mọi nghiệp vụ bán hàng phát sinh (dù thu tiền ngay hay chưa thu tiền) đều được kế toán hạch toán qua tài khoản trung gian TK 131 (Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 3331). Khi thu tiền mặt hoặc nhận giấy báo có ngân hàng mới ghi Nợ TK 111, 112 / Có TK 131.
    • Doanh thu hoạt động tài chính (TK 515): Doanh nghiệp quy mô nhỏ, không đầu tư tài chính ra ngoài; doanh thu tài chính duy nhất là lãi tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng Á Châu (ACB) Chi nhánh Văn Lang. Số liệu Quý 3/2014 ghi nhận: Tháng 7 đạt 7.570 đồng; Tháng 8 đạt 5.478 đồng; Tháng 9 đạt 8.461 đồng; tổng cộng quý đạt 21.509 đồng. Cuối tháng kết chuyển Nợ TK 515 / Có TK 911.
    • Các khoản giảm trừ doanh thu: Không phát sinh chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán do khâu kiểm tra kỹ thuật trước khi xuất kho chặt chẽ và công ty không có chính sách chiết khấu.
    • Kế toán giá vốn hàng bán (TK 632): Tính theo đơn giá bình quân gia quyền cuối tháng. Ví dụ tháng 7/2014 xuất máy in Canon MF 4550 giá vốn 6.255 đồng/cái, mực nạp giá vốn 300.000 đồng/chai (theo Phiếu xuất kho XK021/07 ngày 26/07/2014). Hạch toán Nợ TK 632 / Có TK 1561; cuối tháng kết chuyển Nợ TK 911 / Có TK 632.

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

Tác giả đưa ra các đánh giá khách quan về thực trạng tổ chức tại công ty:

  • Ưu điểm: Bộ máy quản lý tinh gọn; áp dụng phần mềm Trisoft giúp giảm tải công việc ghi chép thủ công và tự động hóa trích xuất báo cáo; luân chuyển thông tin nhanh chóng; hàng hóa được kiểm soát chất lượng kỹ thuật tốt nên không bị phát sinh hàng bán trả lại.
  • Nhược điểm và hạn chế:
    • Về tổ chức nhân sự kế toán: Thủ quỹ kiêm nhiệm việc ghi nhận và quản lý doanh thu bán hàng, chưa đảm bảo tính độc lập kiểm soát nội bộ.
    • Về chính sách thương mại: Doanh nghiệp không áp dụng chiết khấu thương mại cho các khách hàng mua số lượng lớn hoặc khách hàng thân thiết, làm giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường.
    • Về phương pháp hạch toán: Việc tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ khiến kế toán không xác định được giá vốn hàng bán tức thời tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ mà phải chờ đến cuối tháng.
    • Về quản lý vốn và vận hành: Doanh nghiệp chưa tận dụng nguồn vốn nhàn rỗi để đầu tư sinh lời (chỉ gửi tiết kiệm không kỳ hạn); quy mô nhỏ và còn thiếu phương tiện vận chuyển tự túc phục vụ giao hàng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết các số liệu nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh tại doanh nghiệp trong Quý 3 năm 2014, thể hiện qua các giao dịch cụ thể:

Ngày Số hóa đơn / Chứng từ Đối tác khách hàng Nội dung nghiệp vụ Doanh thu chưa thuế (VNĐ) Thuế GTGT 10% (VNĐ) Tổng giá trị thanh toán (VNĐ) Hình thức thanh toán
26/07/2014 HĐ 0000046, PT 04 Nhà máy quy chế II 01 máy in Canon MF 4550, 01 chai mực nạp 7.000 1.000 8.000 Tiền mặt (TK 111)
31/07/2014 HĐ 0000051, PT 06 Công ty TNHH VN Đại Phong 01 máy in HP 1102 2.500 250 2.500 Tiền mặt (TK 111)
06/08/2014 HĐ 0000054, PT 08 Công ty CP Xây dựng COTEC - COTECCONS 01 máy chấm công vân tay Ronald jack 8000C 3.000 300 4.000 Tiền mặt (TK 111)
22/08/2014 HĐ 0000062, GBC ACB Văn Phòng Tiếp Công Dân Thành Phố 01 máy Fax Panasonic KX – FI 422 4.000 400 4.000 Chuyển khoản (TK 1121)
30/09/2014 HĐ 0000085, GBC ACB Văn Phòng Tiếp Công Dân Thành Phố Máy lọc nước Kangaroo, tủ lạnh Panasonic, máy lạnh Panasonic 44.727 4.000 48.000 Chuyển khoản (TK 1121)

Về doanh thu hoạt động tài chính, số liệu kết chuyển sang TK 911 trong Quý 3/2014 được tổng hợp chính xác từ Giấy báo có của Ngân hàng ACB Chi nhánh Văn Lang:

  • Tháng 7/2014: 7.570 đồng.
  • Tháng 8/2014: 5.478 đồng.
  • Tháng 9/2014: 8.461 đồng.
  • Tổng doanh thu tài chính quý: 21.509 đồng.

Về giải pháp và kiến nghị, tác giả đề xuất các điểm cụ thể:

  1. Hoàn thiện bộ máy kế toán: Phân định rành mạch nhiệm vụ của Thủ quỹ và kế toán doanh thu; không để thủ quỹ kiêm nhiệm ghi nhận doanh thu nhằm tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ.
  2. Xây dựng chính sách chiết khấu thương mại: Ban hành mức chiết khấu thương mại hợp lý cho các đối tác mua hàng số lượng lớn để kích cầu tiêu thụ và mở rộng thị phần.
  3. Cải tiến phương pháp tính giá vốn: Nghiên cứu áp dụng phương pháp tính giá xuất kho phù hợp hơn hoặc khai thác tối đa tính năng tính giá tự động của phần mềm kế toán để cung cấp thông tin giá vốn kịp thời cho nhà quản lý.
  4. Tối ưu hóa nguồn vốn và logistics: Xây dựng kế hoạch sử dụng nguồn vốn nhàn rỗi hiệu quả hơn và đầu tư tăng cường phương tiện vận chuyển phục vụ khách hàng.

Đóng góp của tác giả là đã gắn kết toàn bộ quy trình lý luận hạch toán với thực tiễn ứng dụng phần mềm kế toán Trisoft tại một doanh nghiệp thương mại dịch vụ quy mô vừa và nhỏ, đồng thời chỉ ra các điểm bất cập trong công tác tổ chức chứng từ và nhân sự của đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế gắn liền với phạm vi khảo sát:

  • Dữ liệu thực nghiệm minh họa của đề tài chỉ tập trung giới hạn trong phạm vi các chứng từ phát sinh của Quý 3 năm 2014, chưa phản ánh đầy đủ chu kỳ kinh doanh trọn vẹn của cả năm tài chính.
  • Văn bản nghiên cứu chủ yếu tập trung sâu vào phần hành doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính và giá vốn hàng bán; phần chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và tính toán nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp thực tế chưa được trình bày chi tiết bằng các bảng tổng hợp số liệu phát sinh cả kỳ.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu quy trình kế toán chi phí quản lý kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh cho toàn bộ niên độ kế toán; nghiên cứu sự tương thích và tác động khi doanh nghiệp chính thức chuyển đổi từ Quyết định 15/2006/QĐ-BTC sang Thông tư 200/2014/TT-BTC từ năm tài chính 2015.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kế toán tài chính, Kiểm toán thực hiện đồ án hoặc khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán tiêu thụ, giá vốn và xác định kết quả kinh doanh tại các doanh nghiệp thương mại - dịch vụ.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tham khảo cách thức tổ chức chứng từ, mô hình xử lý dữ liệu qua phần mềm kế toán máy (nhập liệu một cửa qua bảng tính và trích xuất tự động ra hệ thống Sổ Cái, Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết).
  • Phần đáng tham khảo nhất trong văn bản là hệ thống sơ đồ hạch toán tài khoản chữ T đối ứng từ khâu ghi nhận doanh thu, giá vốn, chi phí đến kết chuyển xác định kết quả kinh doanh tại TK 911, cùng các ví dụ định khoản gắn liền với chứng từ hóa đơn và phiếu thu thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sài Gòn áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào?

Theo khóa luận, từ năm 2014 trở về trước công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, và bắt đầu từ năm 2015 công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Trisoft vận hành trên máy vi tính theo nguyên tắc của hình thức sổ Nhật ký chung.

2. Phương pháp tính giá xuất kho và phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại công ty là gì?

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính giá xuất kho hàng hóa theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Đơn giá xuất kho chỉ được tính toán vào thời điểm cuối tháng sau khi đã tổng hợp số lượng và giá trị tồn đầu kỳ cùng các đợt nhập trong kỳ.

3. Doanh thu hoạt động tài chính Quý 3/2014 của công ty phát sinh từ nguồn nào và đạt bao nhiêu tiền?

Doanh thu hoạt động tài chính của công ty trong Quý 3/2014 hoàn toàn là tiền lãi nhập vốn từ tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn tại Ngân hàng Á Châu (ACB) Chi nhánh Văn Lang, với tổng số tiền là 21.509 đồng (Tháng 7: 7.570 đồng, Tháng 8: 5.478 đồng, Tháng 9: 8.461 đồng). Doanh nghiệp không có hoạt động đầu tư tài chính ra bên ngoài.

4. Vì sao công ty không ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ nghiên cứu?

Trong Quý 3/2014, công ty không phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại. Nguyên nhân do công ty chưa xây dựng chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng, đồng thời khâu kiểm tra chất lượng kỹ thuật hàng hóa trước khi nhập kho và giao cho khách hàng được thực hiện nghiêm ngặt nên không có sản phẩm bị lỗi hay bị từ chối thanh toán.

5. Điểm bất cập lớn nhất trong tổ chức nhân sự kế toán tại công ty được tác giả chỉ ra là gì?

Điểm bất cập là vị trí Thủ quỹ kiêm nhiệm luôn việc ghi nhận và quản lý doanh thu bán hàng. Việc kết hợp giữa chức năng thủ quỹ (nắm giữ tiền mặt) và chức năng kế toán theo dõi doanh thu làm suy giảm tính độc lập trong kiểm soát nội bộ và tiềm ẩn rủi ro sai sót trong quản lý tài chính.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thị Như Nguyệt đã phản ánh một cách trung thực, có hệ thống thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sài Gòn. Tác giả đã đối chiếu chi tiết giữa lý luận hạch toán kế toán với thực tiễn xử lý chứng từ trên phần mềm Trisoft trong Quý 3 năm 2014. Các nhận xét về sự kiêm nhiệm của thủ quỹ, phương pháp tính giá bình quân cuối tháng và kiến nghị ban hành chính sách chiết khấu thương mại có giá trị thực tiễn đối với công tác hoàn thiện quản trị tài chính tại đơn vị.