CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VINA 1.1 Quá trình hình thành và phát triển: Công ty TNHH Kế Toán Vina (còn gọi là “Vina Bookkeeping Co., Ltd” hay gọi tắt là “VBK”) được thành lập dưới hình thức Công ty TNHH hai thành viên với 100% vốn đầu tư từ Nhật Bản, và là công ty con của Công ty TNHH I-Glocal, một công ty tư vấn chuyên nghiệp hàng đầu của Nhật Bản tại Việt Nam trong mảng Tư vấn, Kế toán, Thuế, Đầu tư, Lao động cho các khách hàng Nhật Bản hoạt động tại Việt Nam và Cambodia. Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ hàng đầu về tư vấn kế toán, thuế, tài chính, đầu tư và lao động cho khách hàng. Khách hàng Nhật Bản chiếm khoảng 90% lượng khách hàng của công ty. VBK được thành lập bởi các kiểm toán viên, kế toán viên công chứng và chuyên viên tư vấn chuyên nghiệp đã và đang hoạt động trong ngành kiểm toán và tư vấn tại Việt Nam và Nhật Bản.
Một số thông tin tổng quát về Công ty: § Tên gọi: CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VINA § Tên giao dịch: VINA BOOKKEEPING CO., LTD § Logo: § Tổng vốn đầu tư: 1.000 VND § Địa chỉ: Tầng 5, 166 Đường Nguyễn Công Trứ, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1 ,Thành Phố Hồ Chí Minh. § Điện thoại: (08) 3821 0375 § Fax: (08) 3821 0376 § Email: info@vinabookkeeping.com § Website: www.com § MST: 03127873 Trang 4 do an Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Kế toán Vina là một chuỗi liên tiếp những biến đổi tích cực trên tất cả các mặt: chức năng hoạt động, quy mô và thị trường, hiệu quả hoạt động, đội ngũ cán bộ công nhân viên, dịch vụ kế toán, thuế… Chính sách của VBK là cung cấp những giải pháp tối ưu về Thuế, Kế toán cho khách hàng. Hiện nay, VBK đang cung cấp dịch vụ Kế toán – Thuế thường xuyên hàng tháng cho hơn 90 khách hàng là các công ty trên địa bàn TP.HCM, Hà Nội và các tỉnh lân cận.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động: 1.1 Chức năng: Phương châm hoạt động của VBK là “trở thành đối tác tin cậy góp phần vào sự thành công của Quý khách hàng tại Việt Nam, chúng tôi không ngừng cải tiến để có thể cung cấp dịch vụ tốt nhất và vượt qua sự kỳ vọng của Khách hàng”. Theo đó, VBK đã trở thành người bạn đồng hành cho các doanh nghiệp Nhật Bản trong việc mở rộng đầu tư vào Việt Nam, là một trong những cầu nối trong việc tư vấn, hướng dẫn áp dụng các quy định pháp luật, thuế, kế toán hiện hành giữa Cơ quan nhà nước và doanh nghiệp Nhật.
Đồng thời, trong quá trình hoạt động của mình, Ban lãnh đạo VBKluôn quan tâm đến việc nâng cao đời sống của công nhân viên chức trong toàn công ty, hỗ trợ các công tác xã hội và hoạt động từ thiện góp phần làm cho xã hội tốt đẹp hơn.2 Lĩnh vực hoạt động: Công ty hoạt động trong các lĩnh vực gồm các dịch vụ: Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp § Kiểm tra và phân loại các tài liệu, chứng từ kế toán. § Nhập liệu các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào phần mềm kế toán. § Lập BCTC tháng theo yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp. § Lập BCTC năm theo quy định của pháp luật.
§ Lập và in sổ sách kế toán theo quy định. § Kê khai thuế GTGT theo quy định. § Kê khai và quyết toán thuế TNCN theo quy định. § Kê khai và quyết toán thuế TNDN theo quy định.
§ Kê khai và quyết toán thuế nhà thầu theo quy định. Dịch vụ tính lương: § Lập bảng tổng hợp và phiếu lương cho từng người lao động. Trang 5 do an § Tính thuế TNCN theo quy định của pháp luật § Tính các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc theo quy định của pháp luật. § Tính lương thực nhận cho từng người lao động.
§ Lập và nộp các báo cáo định kỳ về lao động theo quy định pháp luật. § Lập và nộp các báo cáo định kỳ về bảo hiểm theo quy định pháp luật. § Thực hiện các thủ tục đăng ký tăng/giảm lao động. § Thực hiện các thủ tục về bảo hiểm bặt buộc cho người lao động.
§ Kê khai và quyết toán thuế TNCN cho người lao động Việt Nam. Dịch vụ tư vấn: § Tư vấn Thành lập doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, Doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên Công ty Cổ phần. § Tư vấn thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện cho các doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. § Dịch vụ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh dành cho danh nghiệp trong nước như: thay đổi địa chỉ, tăng giảm vốn, bổ sung ngành nghề; thay đổi tên doanh nghiệp, thay đổi thành viên cổ đông, thay đổi thông tin cá nhân của thành viên cổ đông, thay đổi chức danh người đại diện pháp luật và thay đổi các nội dung khác.
§ Dịch vụ điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư dành cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài điều chỉnh tên, địa chỉ, vốn, ngành nghề và điều chỉnh các nội dung khác. § Tư vấn chuyển đổi loại hình doanh nghiệp. § Tư vấn tạm dừng hoạt động doanh nghiệp. Qua đó, cho thấy VBK có quy mô cung cấp dịch vụ đa dạng, tạo thuận lợi trong việc hỗ trợ khách hàng.
Từ đó, góp phần đáp ứng kỳ vọng, chia sẻ rủi ro, tiết giảm chi phí cho bộ phận kế toán (nếu phải thành lập phòng ban kế toán) của khách hàng.3 Tổ chức hoạt động kinh doanh Vì Công ty hoạt động kinh doanh dưới hình thức là Công ty dịch vụ kế toán, do đó hầu như các hạng mục cung cấp dịch vụ kế toán đều có chung một trình tự thực hiện theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Trang 6 do an Khách hàng Bộ phận kế toán Bộ phận cung ứng dịch vụ kế toán Lập và gửi bảng báo giá Yêu cầu báo giá Nhận báo giá Nhận và thực Lập hợp đồng hiện dịch vụ giữa hai bên của và ký hợp đồng hợp đồng Nhận sản phẩm Hoàn tất dịch Lập hoá đơn vụ dịch vụ bán hàng và chuyển hàng Thanh toán Kiểm tra và Thanh toán TGNH ghi sổ tiền gửi ngân hàng Chưa thanh toán Ghi sổ công nợ Sơ đồ 1.1: Quy trình hoạt động kinh doanh (Nguồn: Phòng hành chính – kế toán Công ty TNHH Kế Toán Vina) 1.4 Cơ cấu tổ chức và quản lý của đơn vị 1.1 Cơ cấu tổ chức của đơn vị Tổng giám đốc Trang 7 Phó tổng giám đốc do an Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý (Nguồn: Phòng hành chính – kế toán Công ty TNHH Kế Toán Vina) 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Tổng giám đốc: Tổng giám đốc là người đại diện cho công ty và cũng là người có quyền hạn cao nhất trong công ty, giữ chức năng điều hành mọi hoạt động của công ty và sự phát triển của công ty. Nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn cũng như hàng năm của doanh nghiệp; trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ, quản lí vốn, nguồn vốn, quỹ tiền mặt và nộp thuế nhà nước; chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ bao gồm: bổ nhiệm, đào tạo, tiếp nhận, chỉ đạo phương thức kinh doanh. Phó tổng giám đốc: Trực tiếp điều hành mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh. Trang 8 do an Thay mặt Tổng giám đốc giải quyết mọi công việc của doanh nghiệp khi Tổng giám đốc vắng mặt.
Giám đốc: Dưới sự hướng dẫn trực tiếp của Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc điều hành những phòng ban theo chiến lược đã đề ra và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc. Giữ vai trò điều phối, hỗ trợ Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc theo dõi hoạt động của công ty. Giải quyết những vấn đề mà các phòng ban gặp phải sau đó trình lên Tổng giám đốc xem xét và kí duyệt. Bên cạnh đó Giám đốc còn thay mặt Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc khi cần thiết.
Phòng tư vấn kế toán – thuế: Nhiệm vụ của phòng này là làm việc trực tiếp với khách hàng để cung cấp các dịch vụ sau: Tư vấn thiết lập hệ thống kế toán; làm BCTC căn cứ vào pháp luật và chuẩn mực hiện hành và theo quy định của khách hàng; Kiểm tra BCTC theo yêu cầu của khách hàng; Đánh giá tình hình chấp hành nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp khách hàng; Quản lí rủi ro về thuế; Tính toán và lập tờ khai thuế cho doanh nghiệp; Lập hồ sơ giải trình và xin hoàn thuế; Đưa ra ý kiến về ảnh hưởng chi phí thuế trong xử lí kế toán. Phòng tư vấn đầu tư: Phòng tư vấn đầu tư có nhiệm vụ chủ yếu là tìm kiếm khách hàng sau đó sẽ cung cấp các dịch vụ sau: Kiểm soát đánh giá nội bộ, kinh doanh, chiến lược, cơ cấu quả trị doanh nghiệp cho công ty khách hàng; Hỗ trợ các phần mềm kế toán; Hoạt động đánh giá, tư vấn hiệu quả, hỗ trợ nghiên cứu thị trường; Tư vấn chuẩn bị hành chính quy định và thủ tục nội bộ; Dịch vụ tính lương và các dịch vụ khác; Tư vấn đầu tư cấp giấy phép, văn phòng đại diện dịch vụ giấy phép; Tư vấn giải thể doanh nghiệp, đóng của văn phòng đại diện để thành lập công ty. Phòng hành chính – kế toán: Phòng hành chính – kế toán có nhiệm vụ theo dõi nhu cầu nhân sự tại các phòng ban, xem xét và trình bày Ban Giám Đốc phê duyệt nhu cầu và bổ sung nhân sự. Sau đó trên cơ sở nhu cầu tiến hành xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo hàng năm và trực tiếp thực hiện công tác tuyển dụng.
Theo dõi và lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân viên công ty. Tổ chức sự kiện, đón tiếp khách hàng. Lập các quyết định, thông báo, công văn,. theo yêu cầu của ban Giám Đốc, chuyển giao các văn thư hành chánh cho các bộ phận có liên quan, lưu trữ các loại văn thư hành chính.
Quản lí cung cấp văn phòng phẩm cho toàn bộ công ty. Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Kế Toán Vina: § Tất cả các phòng ban hoạt động dưới sự quản lý của Ban Giám Đốc. Các bộ phận trong công ty vừa thực hiện công việc vừa phối hợp và hỗ trợ Trang 9 do an các bộ phận khác hoàn thành kế hoạch kinh doanh.