CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 1.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY 1.1 Giới thiệu chung - Tên công ty: CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN PQC CONVENTION - Tên giao dịch: BRANCH OF PQC CONVENTION CORPORATION - Địa chỉ: 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh - Vốn kinh doanh: 510.000 đồng (năm trăm mười tỷ đồng) - Lĩnh vực hoạt động: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động. - Logo công ty 1.2 Lịch sử hình thành - Năm 2007, Công ty Cổ phần Phú Quý, nay là Công ty Cổ Phần PQC được thành lập bởi hai anh em là ông Nguyễn Hữu Phú và ông Nguyễn Hữu Quý để tập trung đầu tư trong lĩnh vực công nghệ hiếu khách (Hospitality), trong đó, Chi nhánh Công ty Cổ phân PQC Convention được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0310826692-001 được cấp ngày 28/02/2013. - Tập đoàn PQC có công ty PQC Hospitality là công ty mẹ, góp vốn vào nhiều công ty như: Công ty Cổ phần Hotel & Restaurant (vốn điều lệ 55 tỷ đồng), Công ty Cổ phần Trường Xuân (vốn điều lệ 80 tỷ đồng), Công ty Cổ phần PQC Vạn Xuân (vốn điều lệ 50 tỷ đồng) và PQC Convention (quy mô vốn 510 tỷ đồng).3 Chức năng Chi nhánh Công ty PQC Convention hoạt động chủ yếu ở lĩnh vực cung cấp dịch vụ nhà hàng, hội nghị, tiệc cưới, … theo nhu cầu của khách hàng nhằm mục đích đem lại cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất, trở thành sự lựa chọn đúng đắn của khách hàng.4 Nhiệm vụ Công ty hoạt động với những nhiệm vụ chính như sau: - Đảm bảo uy tín, chất lượng dịch của của thương hiệu PQC Convention. - Tuân thủ pháp luật hiện hành, các chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Không ngừng đào tạo, nâng cao tay nghề của đội ngũ nhân viên để đảm bảo chất lượng dịch vụ ngày một tốt hơn. - Đưa ra kế hoạch quản lý hợp lý nguồn nhân lực, tài sản và nguồn vốn, đồng thời đảm bảo mức chi phí thấp để có được lợi nhuận tối đa nhất. - Thúc đẩy phát triển, mở rộng thị trường hoạt động, quan hệ kinh doanh ra môi trường quốc tế.5 Tầm nhìn và sứ mệnh Công ty tồn tại với tầm nhìn và sứ mệnh trong tương lai như sau: - Chi nhánh Công ty Cổ phần PQC Convention có mong muốn trở thành một thương hiệu Việt mang tầm vóc quốc tế trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ quản lý ngành công nghệ hiếu khách, thúc đẩy đầu tư vào các dự án có liên quan và phát triển các thương hiệu trực thuộc trở thành thương hiệu hàng đầu Việt Nam. - Thoả mãn tối đa như cầu của khách hàng, đưa khách hàng tới những trải nghiệm cao cấp, hiện đại bậc nhất, đảm bảo trọn vẹn mọi mong muốn của khách hàng khi đã tin tưởng lựa chọn dịch vụ của PQC Convention.1 Sơ đồ bộ máy quản lý Giám đốc Phòng kinh Phòng tổ chức Phòng kỹ thuật Phòng kế toán doanh hành chính Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý (Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty) 5 do an 1.2 Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận Giám đốc - Làm người đại diện, chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động kinh doanh của toàn công ty.
- Đề ra các phương án, chính sách, kế hoạch phát triển của công ty qua từng thời kỳ kinh doanh cũng như đề ra nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban. - Kiểm tra, thông qua các phương án, kế hoạch trong hoạt động kinh doanh do cấp dưới đề xuất. - Thông qua các đề xuất về nhân sự, mức lương, … Phòng kinh doanh - Tìm kiếm, trao đổi với khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ. - Liên hệ với các đối tác kinh doanh, quảng cáo, thăm dò thị trường, tìm hiểu thị hướng, nhu cầu của khách hàng đối với dịch vụ.
- Tổng hợp, sàng lọc thông tin để lập ra kế hoạch kinh doanh trong tương lai. Phòng kỹ thuật: - Bảo trì thiết bị, máy móc sử dụng trong công ty khi đến định kỳ. - Tiến hành việc sữa chữa máy móc khi có sự cố trong lúc hoạt động. - Nghiên cứu thị trường phần mềm, ứng dụng tiện ích để đề xuất sử dụng cho bộ phận quản lý.
- Nghiên cứu các thiết bị kỹ thuật tiên tiến để áp dụng vào quá trình sản xuất. Phòng kế toán: - Xuất hoá đơn, kiểm tra việc hàng hoá xuất nhập kho. - Ghi nhận, theo dõi công nợ và lập báo cáo công nợ hằng ngày. - Quản lý quỹ tiền mặt tại Công ty, lập báo cáo thu – chi hằng ngày.
- Kê khai thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN khi tới kỳ. - Cập nhập các văn bản về thuế, chuẩn mực kế toán, luật kinh tế hằng ngày. - Tính lương, lập bảng lương và các trích lương theo quy định. - Xử lý các đơn đặt hàng của khách hàng.
- Lập Báo cáo tài chính định kỳ cho công ty. Phòng tổ chức hành chính - Có nhiệm vụ tìm kiếm ứng viên, nhân sự khi các bộ phận có nhu cầu. - Đưa ý kiến về việc đề nghị tăng lương, phụ cấp, quản lý phương thức sử dụng nhân sự, tiến hành kế hoạch tổ chức sự kiện nội bộ công ty. - Lập hợp đồng lao động khi hết hạn thử việc.3 BỘ MÁY KẾ TOÁN 1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán (Nguồn: Phòng Kế Toán Công Ty) 1.2 Chức năng và nhiệm vụ a.
Kế toán trưởng - Có trách nhiệm quản lý chung, kiểm soát mọi hoạt động có liên quan đến vấn đề tài chính, kế toán. - Trực tiếp tổ chức giám sát, theo dõi các nguồn vốn được tài trợ, quản trị khoản mục tiền mặt của công ty, quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. - Đánh giá hiệu quả quản lý sử dụng vốn của công ty và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả của quản lý và sử dụng vốn. - Phân tích khoản mục chi phí của Công ty, từ đó đề xuất các biện pháp tiết giảm chi phí hiệu quả.
- Kiểm tra, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tài chính đã xây dựng. Kế toán tổng hợp - Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo quy định của nhà nước và Công ty. - Kiểm tra, tổng hợp các báo cáo của các chi nhánh khác, đảm bảo tính chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh toàn Công ty. - Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và điều chỉnh kịp thờ các sai sót (nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.
7 do an - Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng. - Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách một cách đảm bảo an toàn và bảo mật. - Kiểm tra và báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra trước ngày 25 mỗi tháng và ngày 20 tháng cuối cùng của mỗi quý. - Kiểm tra tình hình sử dụng hoá đơn hàng tháng.
- Quản lý và theo dõi các khoản thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước. - Lập tờ khai, các văn bản liên quan đến thuế khi cần thiết. Kế toán doanh thu - Kiểm tra số liệu doanh thu hàng ngày của đơn vị nhà hàng và hoàn tất các báo cáo doanh thu liên quan. - Chịu trách nhiệm kiểm soát, cập nhập chính xác, kịp thời các khoản thu.
Kế toán công nợ Phải trả - Đối chiếu hóa đơn và các chứng từ liên quan nhằm đảm bảo tính có thực, tính chính xác, … - Nhận chứng từ thanh toán (Giấy báo Nợ, Phiếu chi, …) đối chiếu với các chứng từ liên quan (hóa đơn và chứng từ khác) nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp lý của nghiệp vụ thanh toán trước khi ghi sổ, nhập liệu. - Theo dõi chi tiết các khoản phải thu của khách hàng theo từng chứng từ nhận nợ và thanh toán. - Đối chiếu số liệu với Kế toán Thanh toán, Bộ phận kinh doanh, … - Kiểm tra đối chiếu và cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan trong quá trình xử lý các nghiệp vụ tính lương, thưởng cho nhân viên hay chiết khấu cho khách hàng. Phải thu - Kiểm tra đối chiếu theo định kỳ từng khoản nợ phát sinh, số phải thu và số còn phải thu.
- Theo dõi các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ để cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá quy đổi thực tế. - Phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như từng đối tượng. - Phản ánh, ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn. Kế toán giá thành - Theo dõi việc xuất - nhập nguyên vật liệu, kiểm tro các phiếu xuất - nhập kho, đảm bảo khớp số lượng thực tế và số lượng trên đơn đặt hàng.
- Xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí và đối tượng giá thành sản phẩm phù hợp với yêu cầu và đặc thù của Công ty. - Tính giá thành thực tế của các loại sản phẩm đã hoàn thành, sản phẩm dở dang,… qua phần mềm SAP. Kế toán chi phí - Mở sổ theo dõi chi tiết chi phí theo từng yếu tố, từng khoản mục và địa điểm phát sinh chi phí. - Xác định tiêu thức phân bổ và phân bổ chi phí kinh doanh cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại chưa tiêu thụ trong trường hợp doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài và lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ lớn.
- Cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí của doanh nghiệp. Thủ quỹ - Kiểm đếm thu, chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị. - Thực hiện nghiêm chỉnh định mức tồn quỹ tiền mặt của Nhà nước quy định. - Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt, và làm các báo cáo về quỹ tiền mặt.3 Chế độ và chính sách kế toán đang áp dụng tại công ty 1.1 Chế độ kế toán a.