CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP VÀ KINH DOANH TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1 Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp 1.1 Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính sự nghiệp là cách gọi phổ biến đối với các cơ quan hành chính và các đơn vị sự nghiệp. Đây là những đơn vị được nhà nước thành lập để thực hiện các nhiệm vụ quản lý hành chính, đảm bảo an ninh quốc phòng, phát triển kinh tế xã hội,…các đơn vị này được ngân sách cấp kinh phí và hoạt động theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Đơn vị hành chính sự nghiệp có nhiều loại, có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau và được chia thành 2 nhóm: Các cơ quan hành chính và các đơn vị sự nghiệp.2 Phân loại cơ quan hành chính sự nghiệp Phân loại cơ quan hành chính: Các cơ quan hành chính (còn gọi là các cơ quan quản lý nhà nước) gồm các cơ quan quản lý hành chính từ Trung ương đến địa phương. Bao gồm: Các cơ quan hành chính ở Trung ương gồm: Chính phủ, các Bộ giúp Chính phủ quản lý các ngành hoặc các lĩnh vực được phân công trong phạm vi toàn quốc.
Cơ quan hành chính cấp tỉnh gồm: UBND các tỉnh, thành phố và các Sở tham mưu giúp việc cho UBND các tỉnh quản lý các lĩnh vực thuộc ngành mình phụ trách trong địa bàn tỉnh. Cơ quan hành chính cấp huyện gồm UBND huyện và các cơ quan giúp việc cho UBND huyện như các Phòng Giáo dục, Phòng Nông nghiệp, Phòng Nội vụ và 5 Phòng Lao động xã hội. UBND xã là cơ quan quản lý hành chính cơ sở trong hệ thống các cơ quan quản lý hành chính ở nước ta. - Phân loại đơn vị sự nghiệp: Các đơn vị sự nghiệp là các đơn vị được thành lập để cung cấp các dịch vụ công phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội và đảm bảo an ninh quốc phòng.
- Căn cứ vào mức độ tự đảm bảo chi hoạt động từ nguồn thu sự nghiệp các đơn vị sự nghiệp được chia thành: Đơn vị sự nghiệp có nguồn thu tự đảm bảo toàn bộ kinh phí cho hoạt động thường xuyên là những đơn vị có nguồn thu sự nghiệp đủ trang trải được toàn bộ kinh phí cho hoạt động thường xuyên, Nhà nước không phải cấp kinh phí cho hoạt động của các đơn vị này. Đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần kinh phí cho hoạt động thường xuyên là những đơn vị có nguồn thu sự nghiệp chưa đủ để trang trải toàn bộ chi phí cho hoạt động thường xuyên của mình, Nhà nước phải cấp một phần ngân sách cho hoạt động thường xuyên của đơn vị. Mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên của các đơn vị này từ 10% đến dưới 100% ví dụ như các trường đại học công lập, bệnh viện,… Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, hoặc không có nguồn thu được Nhà nước cấp toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do NSNN bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do NSNN bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động). Các đơn vị sự nghiệp loại này có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên từ 10% trở xuống.
Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động, các đơn vị sự nghiệp phân thành: Các đơn vị sự nghiêp giáo dục gồm: Các trường học từ mầm non đến đại học (không bao gồm các trường tư). Các đơn vị sự nghiệp y tế bao gồm: Các bệnh viện, các cơ sở khám, chữa bệnh, các trung tâm y tế dự phòng (không bao gồm các bệnh viện tư). 6 Các đơn vị sự nghiệp văn hoá, thể thao bao gồm các viện nghiên cứu về văn hóa, thể thao, các đoàn nghệ thuật, trung tâm chiếu phim, nhà văn hoá, thư viện, bảo tồn bảo tàng, đài phát thanh truyền hình, trung tâm thông tin, báo chí xuất bản, các trung tâm huấn luyện thể dục thể thao, câu lạc bộ thể dục thể thao,… Các đơn vị sự nghiệp kinh tế bao gồm các đơn vị sự nghiệp hoạt động hỗ trợ cho sự nghiệp phát triển kinh tế như các viện nghiên cứu kinh tế, các trung tâm nghiên cứu giống cây trồng, vật nuôi.3 Nhiệm vụ của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Theo quy định của Luật kế toán, để phục vụ cho kiểm tra, kiểm soát tình hình sử dụng và quyết toán các khoản kinh phí được ngân sách cấp phát cũng như các nguồn thu của đơn vị sự nghiệp, kế toán trong các đơn vị HCSN phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Phản ánh đầy đủ, trung thực, kịp thời các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các hoạt động thu và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách cấp, các khoản thu sự nghiệp của đơn vị. Cung cấp thông tin phục vụ cho kiểm tra, kiểm soát, quản lý, sử dụng các khoản kinh phí, khoản thu sự nghiệp theo đúng chế độ hiện hành và theo dự toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Góp phần kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, tài sản, nguồn kinh phí của đơn vị theo đúng chế độ và pháp luật hiện hành. - Nội dung của kế toán trong đơn vị HCSN Thực hiện các nhiệm vụ trên, kế toán trong đơn vị HCSN có các nội dung sau: Kế toán tiền và các khoản tương đương tiền phản ánh tình trạng và sự biến động của các khoản tiền và tương đương tiền trong đơn vị HCSN như tiền Việt Nam, ngoại tệ, các loại chứng khoán được mua về bán trong thời gian không quá 3 tháng,… 7 Kế toán vật tư và tài sản phản ánh tình trạng và sự biến động của các loại vật tư, tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị HCSN Kế toán nguồn kinh phí, quỹ phản ánh tình trạng và sự biến động các nguồn kinh phí, các khoản quỹ, vốn của đơn vị HCSN Kế toán các khoản thanh toán phản ánh tình trạng và sự biến động của các khoản thanh toán phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị HCSN Kế toán khác bao gồm kế toán các khoản phải thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi liên quan đến hoạt động của đơn vị HCSN, lập báo cáo tài chính,… 1.4 Cơ sở kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Hiện tại, đơn vị HCSN ở Việt Nam sử dụng song song hai loại cơ sở kế toán, để ghi nhận và báo cáo các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động Nhà nước và hoạt động SXKD tại đơn vị. Trong đó, hoạt động Nhà nước được ghi nhận dựa trên cơ sở dồn tích có điều chỉnh. Tuy nhiên, đến cuối kỳ sẽ được điều chỉnh lại theo cơ sở tiền mặt có điều chỉnh và hoạt động SXKD được ghi nhận dựa trên cơ sở dồn tích đầy đủ.
Cơ sở dồn tích Cơ sở dồn tích là một trong các nguyên tắc kế toán cơ bản nhất chi phối việc lập báo cáo tài chính. Theo nguyên tắc này, mọi nghiệp vụ kinh tế của đơn vị liên quan đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu tiền hay thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Một trong những điểm thay đổi, bổ sung phù hợp với tình hình mới, phù hợp với các chuẩn mực quốc tế của thông tư 107, đó là kế toán không còn sử dụng cơ sở tiền mà đã chuyển từ cơ sở tiền sang cơ sở dồn tích trong việc ghi nhận tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí. Tuy nhiên, cơ sở dồn tích áp dụng trong khu vực công là cơ sở dồn tích có điều chỉnh.
Đây là một dạng cơ sở kế toán kết hợp giữa cơ sở tiền mặt và cơ sở dồn tích. Điều này được giải thích rằng thu nhập được ghi nhận trong kỳ mà nó có thể đo lường và sẵn sàng được dùng để 8 chi tiêu trong kỳ hiện hành, chi phí được ghi nhận trong kỳ đã phát sinh các nghĩa vụ pháp lý, nghĩa vụ này có thể đo lường và sẽ được thanh toán bằng những nguồn lực tài chính hiện hành. Phần lớn các khoản thu nhập liên quan đến các hoạt động có sử dụng ngân sách nhà nước như kinh phí do ngân sách cấp, thu phí, lệ phí và các khoản thu khác đều được ghi nhận và báo cáo dựa trên các nghiệp vụ thực thu bằng tiền, tức dựa trên cơ sở tiền mặt. Cơ sở kế toán tiền mặt “Cơ sở kế toán tiền mặt là ghi nhận doanh thu, chi phí khi thực tế thu hoặc thực tế chi tiền”.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp chỉ chú trọng đến những nguồn lực có khả năng đáp ứng nhu cầu chi tiêu hiện hành. Theo đó, thu nhập được ghi nhận trong kỳ thực tế thu được tiền và chi phí được ghi nhận trong kỳ thực tế để chi tiền, mà không quan tâm đến khoản thu nhập hay chi phí đó thực tế liên quan đến kỳ nào và giữa chúng có phù hợp với nhau hay không. Hiện nay phần lớn các đơn vị hành chính sự nghiệp đều dựa vào nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của mình. Một số đơn vị có khả năng tự đảm bảo chi tiêu thông qua các nguồn thu sự nghiệp nhưng nhiều nguồn thu này cũng chịu sự quản lý của nhà nước.
Có thể thấy rằng, sự phụ thuộc về mặt tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp vào ngân sách nhà nước còn rất lớn. Vì vậy, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị là phải giải trình và báo cáo cho nhà nước về tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn lực tài chính được ngân sách cấp, hoặc được phép thu và để lại để chi theo quy định của Luật ngân sách nhà nước và cơ chế quản lý tài chính, áp dụng cho từng loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp.2 Kế toán chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động kinh doanh trong đơn vị hành chính sự nghiệp Cơ sở lý luận về các khoản chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động kinh doanh trong đơn vị hành chính sự nghiệp được trích từ mục II của phụ lục số 01 theo thông tư 107/2017/TT-BTC về giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép tài khoản kế toán.