Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ 1. Tổng quan về kế toán các khoản phải trả 1. Đặc điểm chung 1. Nội dung các khoản phải trả Các khoản phải trả xác định nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận về một tài sản, tham gia một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụ pháp lý.
Các khoản phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hoá chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác… 1. Nguyên tắc kế toán Các khoản nợ được theo dõi được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải trả, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Khi lập BCTC, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải trả để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Khi có các bằng chứng cho thấy một khoản tổn thất có khả năng chắc chắn xảy ra, kế toán phải ghi nhận ngay một khoản phải trả theo nguyên tắc thận trọng.
Kế toán phải xác định các khoản phải trả thoả mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để đánh giá lại cuối kỳ khi lập BCTC. Yêu cầu quản lý các khoản phải trả Do tính chất, phạm vi và thời hạn của các khoản phải trả khác nhau, mặt khác trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các khoản phải trả luôn biến động, do đó cần quản lý một cách chặt chẽ, sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả. Cuối niên độ kế toán trước (hoặc đầu niên độ kế toán hiện hành), phải phân loại các khoản phải trả thành ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán của từng khoản phải trả, đảm bảo thanh toán đúng thời hạn, chính xác, an toàn và nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Các khoản phải trả được theo dõi chi tiết số phải trả, số đã trả và số còn phải trả cho từng đối tượng.
Nhiệm vụ kế toán của các khoản phải trả Theo dõi một cách chi tiết số phải trả, số đã trả trong kỳ, số tăng thêm trong kỳ và số còn phải thanh toán với từng đối tượng, nhằm tránh sự nhầm lẫn trong thanh toán các khoản nợ và tránh tồn đọng các khoản nợ quá hạn. Kiểm tra, đối chiếu tình hình công nợ, bao gồm các khoản nợ đã phát sinh, các khoản đã thanh toán và số còn lại phải thanh toán có xác nhận cụ thể của từng chủ nợ. Lập các báo cáo, sổ sách tổng hợp, chi tiết nhằm phân tích, đánh giá tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp, từ đó xây dựng và thực hiện kế hoạch nhằm nâng cao khả năng tài chính cũng như khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Kế toán phải trả người bán 1.
Nội dung Khoản phải trả cho người bán là khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ người bán TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Chứng từ sử dụng Kế toán thanh toán với người bán được tiến hành trên cơ sở bộ chứng từ gồm: hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, hóa đơn (GTGT), biên bản giao nhận hàng, các chừng từ thanh toán tiền hàng, chứng từ giảm giá hàng bán, … 1. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 331 – “Phải trả cho người bán” để phản ánh tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu. Kết cấu tài khoản 331: Bên Nợ : - Số tiền đã trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu; - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu; - Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng hóa, dịch vụ đã giao theo hợp đồng; - Chiết khấu thanh toán được nguời bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả; 4 - Số kết chuyển về giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, dịch vụ kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại cho người bán; - Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam); Bên Có : - Số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu; - Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức; - Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam); Số dư bên Có : Số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu.
Hoặc số dư bên Nợ : phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán, hoặc số đã trả lớn hơn số phải trả cho người bán. Nguyên tắc hạch toán - Nợ phải trả người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. - Không phản ánh vào tài khoản các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay.
5 - Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: + Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán (bên có tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch). Riêng trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có tài khoản 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước. + Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán (bên Nợ tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ (trường hợp chủ nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó).
Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán thì bên Nợ tài khoản 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên có giao dịch) tại thời điểm ứng trước; + Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập BCTC theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả cho người bán là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập BCTC. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải bám sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn. 6 - Bên giao nhập khẩu uỷ thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu uỷ thác như khoản phải trả người bán thông thường.
- Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng. Sơ đồ kế toán tổng hợp 7 TK 111, 112, TK 151, 152, 153, 141,… TK 331 155, 156, 211, 213 Ứng trước tiền cho người bán Mua vật tư, HH nhập kho, TSCĐ thanh toán các khoản phải trả TK 131 TK 133 Bù trừ khoản phải thu, phải trả TK 152, 153 TK 242, 627, 156, 211,… 641, 642 Giảm giá hàng mua trả lại CK thương mại Mua vật tư, HH sử dụng ngay, TK 133 dịch vụ mua ngoài TK 121, 228, 241 TK 515 Phải trả về mua chứng khoán CK thanh toán mua sắm TSCĐ qua lắp đặt, XDCB hoặc sửa chữa lớn TK 413 TK 413 Lãi do CLTG đánh giá cuối năm Lỗ do CLTG đánh giá lại cuối năm Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán tổng hợp tài khoản phải trả người bán 1. Kế toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước 1.
Nội dung Các khoản phải nộp Nhà nước là số tiền mà Công ty phải có nghĩa vụ thanh toán với Nhà nước về các khoản nộp tài chính bắt buộc như các loại thuế gián thu, trực thu; các khoản phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác phát sinh theo chế độ quy định như: thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế TNDN,… 8 1. Chứng từ sử dụng Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp và đã nộp. Tài khoản sử dụng Sử dụng tài khoản 333 – “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”. Tài khoản này có 9 tài khoản cấp 2 : - Tài khoản 3331 - “Thuế GTGT phải nộp” : Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT đã được khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3 : + Tài khoản 33311 - “Thuế GTGT đầu ra” : Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ, số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. + Tài khoản 33312 - “Thuế GTGT hàng nhập khẩu” : Phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào NSNN. - Tài khoản 3332 - “Thuế TTĐB” : Phản ánh số thuế TTĐB phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào NSNN.