Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh, các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh chịu sự chi phối mạnh mẽ từ các biến động về chính sách tài chính và tín dụng. Trong bối cảnh đó, công tác quản lý các khoản công nợ phải thu và phải trả cùng với việc kiểm soát chặt chẽ tình hình thanh toán là điều kiện then chốt nhằm bảo toàn nguồn vốn và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán đóng vai trò then chốt trong bộ máy điều hành; trong đó, phần hành kế toán các khoản phải thu và phải trả phản ánh chính xác khả năng thanh toán, kết quả hoạt động kinh doanh và cung cấp thông tin tài chính phục vụ công tác hoạch định chiến lược.
Công ty TNHH Một thành viên Chế biến Thủy sản (CBTS) Hoàng Long là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nuôi trồng, chế biến và xuất khẩu thủy sản với quy mô sản xuất kinh doanh lớn. Do đó, việc hạch toán chính xác và khoa học các nghiệp vụ công nợ là yêu cầu cấp thiết để quản lý tốt dòng tiền và duy trì mối quan hệ thương mại bền vững với khách hàng cũng như nhà cung cấp.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:
- Phản ánh thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu và phải trả tại Công ty TNHH MTV CBTS Hoàng Long.
- Đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản phải thu – phải trả tại đơn vị.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán các khoản phải thu và các khoản phải trả phát sinh tại doanh nghiệp.
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH MTV CBTS Hoàng Long, địa chỉ tại Ấp Tân Cường, xã Phú Cường, huyện Tam Nông, tỉnh Đồng Tháp.
- Phạm vi thời gian: Đề tài được thực hiện từ ngày 27/02/2020, bộ dữ liệu và chứng từ kế toán khảo sát được trích xuất từ tháng 01 năm 2020.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định hiện hành của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, tập trung vào nguyên tắc hạch toán, hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán liên quan đến công nợ:
| Khoản mục |
Tài khoản sử dụng |
Tài khoản cấp 2 chi tiết |
Chứng từ kế toán chủ yếu |
| Phải thu khách hàng |
TK 131 |
Chi tiết theo từng đối tượng |
Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có, Biên bản bù trừ công nợ, Sổ chi tiết khách hàng. |
| Phải thu khác |
TK 138 |
TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý), TK 1385 (Phải thu về cổ phần hóa), TK 1388 (Phải thu khác) |
Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Biên bản xử lý tài sản thiếu. |
| Phải trả người bán |
TK 331 |
Chi tiết theo từng nhà cung cấp |
Giấy nhờ thu, Giấy báo Nợ/Có ngân hàng, Hóa đơn mua hàng, Biên bản đối chiếu công nợ. |
| Phải trả, phải nộp khác |
TK 338 |
TK 3381 đến TK 3388 (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, Doanh thu chưa thực hiện, Phải trả khác) |
Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ/Có, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Biên bản xử lý tài sản thừa. |
Về nguyên tắc kế toán, tác giả làm rõ việc theo dõi chi tiết từng đối tượng, kỳ hạn thanh toán (dưới 12 tháng và trên 12 tháng), quản lý theo từng loại nguyên tệ, xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 413), trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 2293) và hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, chiết khấu thương mại (TK 521), chiết khấu thanh toán (TK 515, TK 635).
Phương pháp nghiên cứu thực tế đã áp dụng:
- Phương pháp thu thập số liệu:
- Dữ liệu sơ cấp: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ hướng dẫn và nhân viên phòng Tài chính - Kế toán về quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán thực tế.
- Dữ liệu thứ cấp: Thu thập số liệu, chứng từ, sổ sách từ phòng Tài chính - Kế toán và bộ phận sản xuất kinh doanh; tham khảo giáo trình, tài liệu quy chuẩn và văn bản pháp luật kế toán.
- Phương pháp phân tích số liệu: Quan sát, chọn lọc, phân loại dữ liệu; tổng hợp số liệu; sử dụng phương pháp so sánh số tuyệt đối ($A = A_1 - A_0$) và so sánh số tương đối ($%A = \frac{A_1 - A_0}{A_0} \times 100%$) để đánh giá biến động chỉ tiêu qua các kỳ.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu và phải trả
Chương 1 hệ thống hóa khung lý thuyết toàn diện về công tác kế toán nợ phải thu và nợ phải trả trong doanh nghiệp:
- Kế toán các khoản phải thu: Phân tích bản chất của TK 131 và TK 138 (bao gồm TK 1381, TK 1385, TK 1388). Tác giả trình bày chi tiết nguyên tắc ghi nhận nợ phải thu theo từng lần thanh toán, quy định ghi nhận doanh thu xuất khẩu ủy thác, nguyên tắc trích lập dự phòng nợ khó đòi và quy tắc quy đổi ngoại tệ phát sinh theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ đích danh.
- Kế toán các khoản phải trả: Phân tích nguyên tắc vận hành của TK 331 và TK 338 (gồm 8 tài khoản cấp 2 từ TK 3381 đến TK 3388). Tác giả làm rõ phương pháp hạch toán đối với hàng về chưa có hóa đơn (ghi sổ theo giá tạm tính), quy trình trích nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ), hạch toán doanh thu chưa thực hiện (TK 3387) và thanh toán ủy thác nhập khẩu.
- Sơ đồ hạch toán: Thiết lập hệ thống sơ đồ tài khoản chữ T (Sơ đồ 1.1 đến Sơ đồ 1.6) thể hiện đầy đủ các quan hệ đối ứng giữa tài khoản công nợ với các tài khoản tiền tệ (TK 111, TK 112), hàng tồn kho (TK 152, TK 156), doanh thu - chi phí (TK 511, TK 632, TK 642, TK 811) và nguồn vốn (TK 411, TK 421).
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu – phải trả tại Công ty TNHH MTV CBTS Hoàng Long
Chương 2 mô tả chi tiết thực tế hoạt động và công tác hạch toán tại doanh nghiệp khảo sát:
- Tổng quan doanh nghiệp: Công ty thành lập ngày 20/06/2008 theo Quyết định số 66/QĐ, Giấy chứng nhận đầu tư số 511 044 000 007 do UBND tỉnh Đồng Tháp cấp ngày 09/07/2008. Ngày 26/12/2009, sáp nhập Công ty TNHH MTV Nuôi trồng thủy sản Hoàng Long vào Công ty TNHH MTV CBTS Hoàng Long. Nhà máy chế biến đông lạnh chính thức hoạt động từ ngày 21/02/2010.
- Quy mô và năng lực: Tổng vốn đầu tư đạt 758 tỷ đồng, vốn điều lệ 100 tỷ đồng, tổng diện tích mặt bằng 114 ha (khu nuôi trồng thủy sản chiếm 100 ha). Năng lực sản xuất gồm: nhà máy chế biến thức ăn thủy sản công suất 90.000 tấn/năm, nhà máy chế biến cá thành phẩm đông lạnh công suất 126 tấn/ngày. Doanh nghiệp áp dụng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng IFS, GAP, HALAL, ISO với tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm từ 30% đến 35%.
- Sản phẩm và quy trình công nghệ: Danh mục sản phẩm chủ lực gồm cá tra nguyên con, cá tra fillet rửa sạch, cá tra fillet không chỉnh sửa, cá tra cắt khoanh, cá tra tẩm gia vị, cá tra cắt miếng và cá tra cuộn hoa hồng. Quy trình chế biến khép kín qua 15 bước:
Nguyên liệu -> Rửa 1 -> Fillet -> Rửa 2 -> Lạng da -> Chỉnh hình -> Soi ký sinh trùng -> Quay cá -> Phân màu -> Cân -> Xếp khuôn/Cấp đông -> Mạ băng -> Bao gói -> Bảo quản
- Cơ cấu tổ chức bộ máy: Công ty vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Chủ tịch công ty, Tổng Giám đốc, 3 Phó Tổng Giám đốc (phụ trách Kinh tế - Nhà máy; Kỹ thuật - Công nghệ - Chất lượng; Tài chính - Kế toán) và 12 phòng ban, phân xưởng chức năng.
- Tổ chức công tác kế toán: Phòng Kế toán áp dụng mô hình tổ chức tập trung, do Kế toán trưởng trực tiếp quản lý, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng phần hành:
| Chức danh kế toán |
Nhiệm vụ và phạm vi công việc chuyên trách |
| Kế toán trưởng |
Phụ trách chung, tham mưu tài chính cho Ban Giám đốc, kiểm tra duyệt báo cáo và chứng từ thanh toán. |
| Kế toán tổng hợp |
Khóa sổ, kết chuyển chi phí, doanh thu, lập Báo cáo tài chính, báo cáo thuế và thống kê. |
| Kế toán ngân hàng |
Theo dõi tiền gửi ngân hàng, lập lệnh ủy nhiệm chi, lập hồ sơ giải ngân, hạch toán giao dịch ngân hàng. |
| Kế toán TSCĐ |
Lập thẻ tài sản, theo dõi tăng giảm, tính trích khấu hao và tham gia kiểm kê định kỳ TSCĐ. |
| Kế toán thuế |
Kê khai, lập báo cáo thuế GTGT đầu vào/đầu ra, theo dõi nghĩa vụ thuế với Nhà nước. |
| Kế toán công nợ |
Theo dõi hóa đơn, lập kế hoạch dự thu - dự chi, lập báo cáo công nợ và gửi biên bản đối chiếu định kỳ. |
| Kế toán tiền mặt - tạm ứng |
Kiểm tra chứng từ thanh toán, theo dõi công nợ tạm ứng nội bộ, kiểm kê quỹ hàng tuần. |
| Kế toán tiền lương |
Tính lương, bảo hiểm dựa trên bảng chấm công, hợp đồng và phiếu làm thêm giờ. |
- Thực trạng hạch toán nghiệp vụ: Khóa luận trình bày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế trong tháng 01/2020 liên quan đến bán hàng xuất khẩu chưa thu tiền (TK 131), thu hồi nợ qua ngân hàng, các khoản tạm ứng và chi hộ (TK 138), mua nguyên vật liệu cá nguyên liệu, phụ gia, bao bì chưa thanh toán (TK 331) và trích nộp kinh phí công đoàn, bảo hiểm người lao động (TK 338).
Chương 3: Nhận xét – Kiến nghị
Trên cơ sở khảo sát thực tế, tác giả đưa ra các đánh giá và đề xuất:
- Đánh giá chung: Bộ máy kế toán tập trung giúp Ban lãnh đạo nắm bắt thông tin tài chính kịp thời; hệ thống chứng từ kế toán được luân chuyển tuần tự, việc ghi chép và lưu trữ sổ sách cơ bản tuân thủ quy chuẩn kế toán hiện hành.
- Hạn chế tồn tại: Việc theo dõi công nợ chi tiết theo hạn nợ chưa thật sự triệt để; công tác đôn đốc thu hồi nợ quá hạn đôi lúc còn chậm trễ; việc đối chiếu công nợ với một số nhà cung cấp vật tư phụ chưa được tiến hành thường xuyên vào cuối mỗi kỳ kế toán.
- Kiến nghị hoàn thiện:
- Đối với nợ phải thu: Xây dựng chính sách bán chịu chặt chẽ hơn, phân loại khách hàng theo mức độ tín nhiệm, lập bảng phân tích tuổi nợ định kỳ để trích lập dự phòng chính xác và đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền bán hàng.
- Đối với nợ phải trả: Tăng cường đối chiếu công nợ định kỳ bằng văn bản có xác nhận của bên bán; tận dụng tối đa các chính sách chiết khấu thanh toán của nhà cung cấp; cân đối dòng tiền để thanh toán đúng hạn nhằm giữ uy tín thương mại.
Kết quả và đóng góp
- Kết quả cụ thể: Khóa luận đã mô tả và hệ thống hóa toàn bộ chu trình kế toán công nợ tại một doanh nghiệp chế biến thủy sản có quy mô vốn 758 tỷ đồng, phản ánh đầy đủ luồng luân chuyển chứng từ từ khâu phát sinh nghiệp vụ mua bán, nhập - xuất kho đến khâu vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp và lên Báo cáo tài chính.
- Giải pháp đề xuất: Đưa ra các biện pháp cụ thể về việc quản lý hạn mức tín dụng thương mại, quy trình kiểm soát chứng từ thanh toán và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa kế toán công nợ với các bộ phận kho vận, kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Đóng góp thực tiễn: Công trình cung cấp tư liệu khảo sát thực tế chi tiết về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tập trung và phương pháp định khoản các nghiệp vụ công nợ đặc thù trong ngành chế biến cá tra xuất khẩu tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long năm 2020.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Do thời gian thực tập có hạn và điều kiện thu thập tài liệu tại doanh nghiệp, số liệu minh chứng thực tế trong khóa luận chỉ mới tập trung trích xuất chủ yếu từ dữ liệu tháng 01 năm 2020; chưa phân tích chuỗi số liệu tài chính liên tục qua nhiều năm tài chính để đánh giá xu hướng biến động dài hạn của công nợ.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu công nợ trên Báo cáo tài chính qua 3 đến 5 năm liên tiếp, kết hợp phân tích các chỉ số tài chính chuyên sâu như vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân và vòng quay khoản phải trả để đánh giá toàn diện năng lực quản trị vốn lưu động của doanh nghiệp.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện chuyên đề hoặc khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán công nợ phải thu – phải trả.
- Nhân viên kế toán mới tiếp nhận công việc tại các doanh nghiệp chế biến, xuất khẩu thủy sản, cần tham khảo mẫu biểu chứng từ, sơ đồ hạch toán chuẩn và bảng mô tả chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí trong phòng kế toán tập trung.
Câu hỏi thường gặp
1. Khóa luận được thực hiện tại đơn vị nào và quy mô sản xuất của đơn vị đó ra sao?
Khóa luận được thực hiện tại Công ty TNHH MTV CBTS Hoàng Long (Tam Nông, Đồng Tháp). Doanh nghiệp có tổng vốn đầu tư 758 tỷ đồng, vốn điều lệ 100 tỷ đồng, diện tích 114 ha, sở hữu nhà máy chế biến cá đông lạnh công suất 126 tấn/ngày và nhà máy chế biến thức ăn thủy sản 90.000 tấn/năm.
2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CBTS Hoàng Long được tổ chức theo hình thức nào?
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Đứng đầu là Kế toán trưởng, tiếp đến là Kế toán tổng hợp cùng 6 chức danh kế toán viên chuyên trách (ngân hàng, TSCĐ, thuế, công nợ, tiền mặt - tạm ứng, tiền lương) và bộ phận thủ kho, thủ quỹ.
3. Khóa luận sử dụng nguồn dữ liệu và phạm vi thời gian nghiên cứu nào?
Khóa luận được thực hiện từ ngày 27/02/2020, sử dụng nguồn dữ liệu sơ cấp qua phỏng vấn cán bộ kế toán và dữ liệu thứ cấp gồm sổ sách, chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong tháng 01 năm 2020 tại công ty.
4. Quy trình sản xuất kinh doanh tại Công ty CBTS Hoàng Long gồm những công đoạn nào?
Quy trình sản xuất khép kín gồm 15 công đoạn: Tiếp nhận nguyên liệu $\rightarrow$ Rửa 1 $\rightarrow$ Fillet $\rightarrow$ Rửa 2 $\rightarrow$ Lạng da $\rightarrow$ Chỉnh hình $\rightarrow$ Soi ký sinh trùng $\rightarrow$ Quay cá $\rightarrow$ Phân màu $\rightarrow$ Cân $\rightarrow$ Xếp khuôn $\rightarrow$ Cấp đông $\rightarrow$ Mạ băng $\rightarrow$ Bao gói $\rightarrow$ Bảo quản.
5. Kế toán công nợ tại doanh nghiệp chịu trách nhiệm những công việc chính nào?
Kế toán công nợ chịu trách nhiệm theo dõi hóa đơn, hạch toán nhập công nợ nhà cung cấp, lập kế hoạch dự thu - dự chi tiền hàng, lập báo cáo công nợ hàng tháng và gửi biên bản đối chiếu công nợ định kỳ cho các đối tác ký xác nhận.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Tố Như đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu và phải trả theo quy định hiện hành, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng công tác này tại Công ty TNHH MTV CBTS Hoàng Long. Thông qua việc phân tích cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tập trung, quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp định khoản các tài khoản TK 131, TK 138, TK 331, TK 338, đề tài đã làm rõ thực tế công tác kế toán công nợ tại một doanh nghiệp chế biến thủy sản quy mô lớn. Các nhận xét và kiến nghị được tác giả đề xuất bám sát thực tiễn vận hành của đơn vị, góp phần hoàn thiện công tác quản lý tài chính và công nợ tại doanh nghiệp khảo sát.
