CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ 1. Một số vấn đề chung về các nghiệp vụ thanh toán 1. Khái niệm Quan hệ thanh toán được hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có sự trao đổi về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã quy định có hiệu lực trong thời hạn cho vay nợ.
Theo đó các nghiệp vụ thanh toán có thể chia làm 2 loại: - Một là, các nghiệp vụ dùng tiền, hiện vật để giải quyết các nghiệp vụ công nợ phát sinh. -Hai là, các nghiệp vụ bù trừ công nợ. Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Các khoản phải thu được ghi nhận như là tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai.
Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. Khoản phải trả là một khoản mục kế toán thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiêp phải trả toàn bộ số nợ của mình cho các chủ nợ. Cũng giống như tài sản, nợ của doanh nghiệp được chia làm nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. - Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong khoản thời gian từ 1 năm trở xuống.
Nợ ngắn hạn bao gồm khoản phải trả và các khoảng nợ dài hạn đến hạn trả. - Nợ dài hạn là các khoản nợ và các nghĩa vụ về mặt tài chính khác mà doanh nghiệp phải trả sau một khoảng thời gian từ một năm trở lên [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] 1. Phân loại - Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán được chia làm hai loại: Thanh toán các khoản phải thu Thanh toán các khoản phải trả - Theo quan hệ đối với doanh nghiệp: Thanh toán bên trong doanh nghiệp Thanh toán với bên ngoài - Theo thời gian: Thanh toán thường xuyên Thanh toán định kỳ Trong phạm vi chuyên đề này, do thời gian thực tập có giới hạn, chúng tôi sẽ trình bày các nghiệp vụ thanh toán với người mua – người bán, thanh toán tạm ứng, thanh toán lương, phải thu – phải trả nội bộ, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, thanh toán với Nhà nước, các khoản dự phòng phải thu – phải trả, vay ngắn hạn và các khoản phải thu – phải trả khác. Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán - Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu: + Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các KH có quan hệ thanh toán với DN về sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ ,… + Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng). + Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợ trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. - Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả: [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] + Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết từng đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu về XDCB có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với DN về bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB nhưng chưa nhận hàng hóa, lao vụ. Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (tiền mặt, séc). + Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Nguyên tắc hạch toán Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau : - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam.
Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả bằng vàng, bạc, đá quý, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số dư theo giá thực tế. - Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các KH mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng CĐKT cuối kì.
- Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán kịp thời. - Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán. Kế toán các khoản phải thu [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] 1. Kế toán nghiệp vụ phải thu khách hàng 1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán a.
Nội dung Nghiệp vụ phải thu KH thường xảy ra trong quan hệ bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ giữa DN với người mua. Nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp bán theo phương thức trả chậm hoặc trong nghiệp vụ bán này người mua được yêu cầu phải trả trước tiền hàng. Khi doanh nghiệp bán chịu thì phát sinh nợ phải thu và khi doanh nghiệp nhận trước tiền hàng sẽ xuất hiện một khoản phải trả người mua. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
Nguyên tắc hạch toán - Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán. - Đối tượng phải thu là các KH có quan hệ kinh tế với DN về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, BĐSĐT: + Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã thu qua Ngân hàng). + Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. + Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận giữa DN với KH, nếu sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu DN giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
Tài khoản sử dụng: TK 131- Phải thu khách hàng. Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau: Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng - Số tiền phải thu của KH về sản - Nợ phải thu từ KH giảm do tỷ giá phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, ngoại tệ giảm. TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp - Số tiền KH đã trả nợ và được xác định là đã bán trong kỳ - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước - Số tiền thu thừa của KH đã trả lại. của KH - Nợ phải thu từ KH tăng do tỷ giá - Khoản GGHB cho KH sau khi đã ngoại tệ tăng.
giao hàng và KH có khiếu nại - DT của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có hoặc không có thuế GTGT) - Số tiền CKTT và CKTM cho người mua. SD: Số tiền còn phải thu từ KH. Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của KH chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Khi lập BCĐKT, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. Phương pháp hạch toán [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] Hạch toán chi tiết Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau : (1) TK 711 (2) Bảng tổng hợp Chứng từ TK 531 chi tiết TK 131 TK 111, gốc 112 TK 627, 641, 642 Mua vật tư, hàng hóa đưa vào sử dụng, dịch vụ mua ngoài Phải trả người bán về mua chứng khoán, XDCB, sữa chữa lớn Sổ chi tiết TK 131 (1) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng KH. (2) Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với KH, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 131. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] [Type text] Sơ đồ 1.