Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Lý thuyêt chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1. Một số khái niệm cơ bản - Bán hàng: Là hoạt động đặc trưng chủ yếu của DNTM, là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh. -Theo CMKTVN số 14(Doanh thu và thu nhập khác): Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế DN thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của DN, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu -Theo CMKTVN số 01(Chuẩn mực chung): Doanh thu phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của DN và thường bao gồm: Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, tiền lãi tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: là toàn bộ số tiền thuần thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như: bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán.
- Các khoản giảm trừ doanh thu gồm: + Chiết khấu thương mại: Là khoản mà người bán giảm giá niêm yết cho người mua hàng với khối lượng lớn. + Giảm giá hàng bán: Là số giảm trừ cho khách hàng do các nguyên nhân thuộc về người người bán như: hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách… + Hàng bán bị trả lại: là số hàng đã được coi là tiêu thụ (Đã ghi nhận doanh thu) nhưng bị người mua trả lại và từ chối thanh toán. Tương ứng với hàng bán bị trả lại là giá vốn hàng bán bị trả lại và doanh thu hàng bán bị trả lại cùng với thuế GTGT đầu ra phải nộp. + Chiết khấu thanh toán: Là số tiền người bán thưởng cho người mua do đã thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định tính trên số tiền đã thanh toán.
SV: Lâm Thị Chung 5 Lớp: K8CK8A Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thành Hưng 1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng 1. Phương thức bán hàng Phương thức bán buôn Bán buôn là phương thức bán hàng cho các đơn vị, tổ chức kinh tế khác nhằm mục đích tiếp tục chuyển bán hoặc tiêu dùng cho sản xuất. Hàng hóa bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng vì vậy giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện.
Hàng thường được bán với số lượng lớn. Có hai hình thức bán buôn chủ yếu: + Bán buôn qua kho: Là hình thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng hóa bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp, trong hình thức này có hai hình thức: Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp dồng đã ký kết, bên mua cử cán bộ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Khi nhận hàng xong, người nhận hàng ký nhận vào hóa đơn bán hàng và hàng đó được xác định là tiêu thụ. Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, doanh nghiệp xuất kho hàng hóa, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển đến kho của bên mua hoặc địa điểm quy định trong hợp đồng.
Hàng hóa chuyển bán nhưng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho nên hàng chưa được xác định là tiêu thụ và chưa ký nhận doanh thu. Hàng hóa chỉ được xác định là đã tiêu thụ khi nhận được giấy báo của bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán hoặc giấy báo có của ngân hàng bên mua đã thanh toán tiền hàng. Chi phí bán hàng, nếu bên mua chịu thì phải thu tiền của bên mua. + Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua.
Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức sau: Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (Còn gọi là hình thức giao tay ba): Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, giao hàng trực tiếp cho cho đại diện của bên mua tại kho người bán. Sau khi giao nhận, đại diện SV: Lâm Thị Chung 6 Lớp: K8CK8A Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thành Hưng bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ lúc đó hàng được xác nhận là tiêu thụ. Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: hàng hóa doanh nghiệp mua của nhà cung cấp không chuyển về nhập kho mà gửi đi bán thẳng. Hàng được gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi nhận được thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng thì quyền sở hữu về hàng hóa mới được chuyển giao cho khách hàng, hàng hóa chuyển đi mới được xác đinh là tiêu thụ.
Phương thức bán lẻ Phương thức bán lẻ: Là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế… Hàng hóa bán lẻ đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng đã thực hiện. Khối lượng khách hàng lớn, khối lượng hàng bán nhỏ, hàng hóa phong phú về mẫu mã, chủng loại và thường xuyên biến động theo nhu cầu thị trường. Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi Đối với hàng hóa nhận đại lý thì đây không phải là hàng hóa của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp phải có trách nhiệm phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn. Khi nhận hàng hóa đại lý, ký gửi kế toán ghi đơn tài khoản 003 và phải mở sổ (thẻ) chi tiết để ghi chép phản ánh cụ thể theo từng mặt hàng.
Đơn vị nhận được một khoản hoa hồng theo tỷ lệ khi bán được hàng. Phương thức bán hàng trả góp Theo phương thức này khi giao hàng cho người mua thì hàng hóa được coi là tiêu thụ. Người mua phải thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần số tiền, số tiền còn lại được trả hàng tháng và chịu lãi suất nhất định. Thông thường giá bán trả góp thường lớn hơn giá bán theo phương thức thông thường.
Các phương thức thanh toán Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc phương thức hàng đổi hàng. Việc giao hàng và thanh toán tiền hàng được thực hiện ở cùng một thời điểm và giao hàng ngay tại doanh nghiệp, do vậy việc bán hàng được hoàn tất ngay khi giao hàng và nhận tiền. SV: Lâm Thị Chung 7 Lớp: K8CK8A Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thành Hưng Thanh toán trả chậm: Hình thức này có đặc trưng cơ bản là từ khi giao hàng tới lúc thanh toán hàng có một khoảng thời gian nhất định (tùy thuộc vào hai bên mua, bán). Thanh toán qua ngân hàng: Có hai hình thức: + Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua đã chấp nhận thanh toán, việc bán hàng được xem là đã thực hiện, doanh nghiệp chỉ cần theo dõi việc thanh toán với người mua.
+ Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua do khối lượng hàng gửi đến cho người mua không phù hợp với hợp đồng về số lượng hoặc chất lượng và quy cách. Hàng hóa được chuyển đến cho người mua nhưng chưa thể xem là bán hàng, doanh nghiệp cần theo dõi tình hình chấp nhận hay không chấp nhận để xử lý trong thời hạn quy định đảm bảo bảo lợi ích của doanh nghiệp. Phạm vi và thời điểm xác định hàng bán Phạm vi hàng bán: Đối vói doanh nghiệp thương mại thì hàng hóa được coi là tiêu thụ và được ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện sau: Hàng hóa phải thông qua qua trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức nhất định. Doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu hàng hóa và thu được tiền hàng hay một loại hàng hóa khác hoặc được người mua chấp nhận thanh toán.
Hàng hóa bán ra phải là hàng hóa mà daonh nghiệp mua vào với mục đích bán ra hoặc ra công chế biến để bán. Ngoài ra, hàng hóa vẫn có thể được coi là bán trong trường hợp hàng xuất để đổi lấy hàng, xuất thưởng để trả lương cho cán bộ công nhân viên, xuất làm quà tặng, chào hàng, quảng cáo, xuất tiêu dùng nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hóa hao hụt tổn thất trong khâu bán,… Thời điểm xác định hàng bán chính là thời điểm ghi nhận doanh thu: Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp thì thời điểm được ghi nhận doanh thu chính là thời điểm đại diện bên mua ký nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. SV: Lâm Thị Chung 8 Lớp: K8CK8A Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thành Hưng Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhân viên bên mua ký nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán. Hàng hóa bán lẻ: Là thời điểm nhận báo cáo bán hàng của nhân viên.
Bán hàng gửi đại lý, ký gửi: Là thời điểm các cơ sở nhận đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán hoặc gửi thông báo hàng đã bán được.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp 1. Yêu cầu quản lý Đối với công tác quản lý thì phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Người quản lý bán hàng phải có các kỹ năng trong quản lý bán hàng như: Kỹ năng quản lý đội ngũ bán hàng, kỹ năng theo dõi quản lý công nợ bán hàng, kỹ năng giao tiếp trong bán hàng, kỹ năng trưng bày sản phẩm tại điểm bán, kỹ năng thúc đẩy chỉ tiêu bán hàng, kỹ năng đàm phán thương lượng trong bán hàng, quản trị dịch vụ khách hàng, quản trị hiệu quả chuỗi cung ứng… - Nhà quản lý phải đảm bảo thực hiện được các công tác quản trị bán hàng và tổ chức bán hàng một cách có hiệu quả. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng - Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. - Ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời doanh thu, giá vốn, các khoản giảm trừ doanh thu làm cơ sở để tính các chỉ tiêu lợi nhuận.