MICROSOFT WORD GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD Khái niệm Microsoft Word(Winword): Là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến hiện nay của công ty phần mềm Microsoft. Winword: Cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác. Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .docx đối với Word 2007, Word 2010. Các thành phần cơ bản trên màn hình word Các khái niệm cơ bản: Character (ký tự) là một ký tự được nhập từ bàn phím, trừ các phím chức năng.
Word (từ): một nhóm ký tự liên tục, giữa các từ cách nhau một khoảng trắng. Line (dòng): các từ nằm trên cùng một dòng. Paragraph (đoạn): là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter. Page (trang:) kích thước một trang được xác định trong file/Page setup.
Section (phân đoạn): là những phần của văn bản có những định dạng khác nhau. Các thao tác cơ bản Khởi động và thoát khỏi word Thoát khỏi word: Nhập và hiệu chỉnh văn bản Các phím di chuyển dấu nháy Sang trái một ký tự : Sang phải một ký tự : Lên dòng trên : Xuống dòng dưới : Sang trái một từ : Ctrl+ Sang phải một từ : Ctrl+ Về cuối dòng : End Về đầu dòng : Home Lên trên một trang : PageUp Xuống dưới một trang: PageDown Về đầu văn bản : Ctrl+Home Về cuối văn bản : Ctrl+End Di chuyển dấu nháy đến một trang bất kỳ: Ctrl + G Shift+Enter :Ngắt dòng Ctrl+Enter : Ngắt trang Các phím xóa Xóa một ký tự bên trái dấu nháy : BackSpace Xóa một ký tự bên phải dấu nháy : Delete Xóa một từ trước dấu nháy : Ctrl+BackSpace Xóa một từ sau dấu nháy : Ctrl+Delete Xóa một khối chọn: chọn khối và nhấn phím Delete Thao tác chọn khối Shift+Các phím : Chọn một ký tự. Shift+Home : Chọn từ điểm chèn đến đầu dòng Shift+End : Chọn từ điểm chèn đến cuối dòng Shift+PgDn: Chọn từ điểm chèn đến cuối trang Ctrl+Shift+End : Chọn từ điểm chèn đến cuối văn bản Ctrl+A : Chọn cả văn bản Giữ phím Alt+ Drag chuột : Chọn một khối tùy ý Nhập văn bản: Nhập văn bản chính xác, chọn font chữ rõ ràng dễ đọc Nhập đúng nội dung, không sai chính tả, không thừa khoảng trắng. Nhập văn bản trước, định dạng sau, không nên vừa nhập vừa định dạng.
Không nên dùng phím khoảng trắng để canh lề cho văn bản Thao tác với tập tin văn bản Tạo một tập tin văn bản mới: File New hoặc Ctrl + N, hoặc Click nút New trên thanh công cụ Mở tập tin đã có: File Open hoặc Ctrl + O, hoặc Click nút Open trên thanh công cụ Lưu tập tin văn bản: Filesave: Lưu lần đầu, hoặc lưu lại tập tin đã có với cùng tên và địa chỉ đã có Filesave as: Lưu lại tập tin đã có với tên mới hoặc vị trí mới ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (HOME) ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN(Group Font) Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) Đoạn văn bản là phần văn bản được kết thúc bằng phím Enter, để hiển thị dấu Enter, ta Click nút Show/hide Định dạng đoạn văn bản(Group Paragraph) Borders and Shading Chức năng: Định dạng đường viền khung và màu nền cho đoạn văn bản. Chọn Home/Border and shading và chọn các kiểu viền có sẵn. Bullets and numbering Chức năng: chèn tự động các ký tự đặc biệt (bullets) hoặc số (Numbering) ở đầu mỗi đoạn. Bullets: trình bày văn bản theo kiểu liệt kê, đầu mỗi đoạn được chèn một ký tự đặc biệt.
Bullets: Define New Bullet: Chọn kiểu ký tự, hoặc hiệu chỉnh lại các thông số của bullets Bullet character: Symbol, Picture, Font chọn và định dạng ký tự đặc biệt. Alignment: Canh lề cho bullet. Preview: Xem nhanh định dạng. Numbering: Numbering: Đánh số thứ tự dạng danh sách liệt kê, chọn kiểu Define New Number Format: Chọn kiểu số thứ tự, hoặc hiệu chỉnh lại các thông số của numbering Number style: Chọn kiểu số Number format : Số bắt đầu trong danh sách Alignment: Canh lề cho số thứ tự Preview: Xem nhanh định dạng Multilevel List: Định dạng văn bản dạng danh sách nhiều cấp.
Chọn Define New Multilevel List để thiết lập thông số cho từng cấp. Multilevel List: Click level to modify: Chọn cấp, tối đa là 9 cấp Number format: Định dạng kiểu số thứ tự Number style for this level: Chọn kiểu số thứ tự: 1, 2, 3 hoặc I, II, III,… Start at : số bắt đầu position: Chọn vị trí đặt bullets và văn bản Sử dụng tab Canh lề theo nhóm (theo cột). Cách 1: nhập văn bản trước, khi nhập, mỗi cột cách nhau một phím tab. Chọn khối văn bản cần định dạng.
Đặt tab trực tiếp trên thước bằng cách click chuột trong ô selectab để chọn kiểu tab, sau đó click chuột trên thước tại các tọa độ thích hợp. Các kiểu canh lề cho tab Left Tab: Canh trái () Center Tab: Canh giữa() Right Tab: Canh phải() Decimal Tab: Canh theo dấu thập phân Bar Tab: Tab vạch đứng() Hiệu chỉnh tab: Chọn Tab bất kỳ và nhấn double click để mở màn hình Tab. Thuộc tính của tab Tab stop Position: nhập tọa độ của tab Alignment: canh lề cho tab Set thiết lập giá trị cho tab Clear: xóa tab (hoặc drag chuột kéo biểu tượng tab ra khỏi thước) Clear all: xóa tất cả tab đã đặt Leader: chọn kiểu tab Sử dụng tab Cách 2: Đặt tab trước nhập văn bản sau Đặt tab: đặt trên thước hoặc chọn Home/Paragraph/Tabs Nhập tọa độ cho tab trong ô Tab stop Positoin Drop Cap Chức năng Drop Cap dùng để tạo chữ hoa thụt cấp ở đầu của mỗi đoạn văn bản. Cách thực hiện : Đặt dấu nháy trong đoạn văn bản muốn tạo chữ Dropcap Insert/Nhóm Text/Drop cap Drop Cap Trong cửa sổ Dropcap, chọn kiểu chữ dropcap Dropped: Chữ dropcap nằm trong văn bản In margin: Chữ dropcap nằm ở lề văn bản Font: chọn kiểu chữ cho Dropcap Linesto drop: Số dòng văn bản ứng với chiều cao của chữ dropcap Distance from text: Khoảng cách từ chữ dropcap đến văn bản CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN Chèn hình ảnh vào văn bản: Chèn hình từ hình ảnh có sẵn: Insert/Illustrations/Picture duyệt đến hình cần chèn và click Insert.
Chèn hình từ clipArt: Insert/Illustrations/Clipt Art Chèn hình ảnh từ Shapes: Insert/Illustrations/Shapes chọn hình cần chèn rồi rê chuột vẽ vào vùng muốn chèn. Chèn hình ảnh từ SmartArt: Insert/Illustrations/SmartArt chọn hình cần chèn click OK rồi hiệu chỉnh như mong muốn. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN Chèn biểu đồ: Insert/Illustrations/Chart chọn kiểu biểu đồ cần chèn. Chụp màn hình với Screenshot: Insert/Illustrations/Screenshot Hiệu chỉnh Picture Chọn kiểu hình: Format/Picture Style Nhóm Picture Style: Chọn hiệu ứng mong muốn Picture Border: Tạo màu viền khung ảnh.
Picture Effects: Tạo hiệu ứng trực quan cho ảnh như bóng, ánh sáng, phản chiếu hay là hiệu ứng 3D. Picture Layout: Chuyển đổi hình ảnh hiện tại sang dạng SmartArt. Nhóm Adjust: Remove Background: Loại bỏ hình nền. Corrections: hiệu chỉnh ánh sáng cũng như độ tương phản Color: Thay đổi màu của hình ảnh.
Artistic Effects: Tạo hiệu ứng nghệ thuật phác họa cho hình ảnh. Compress Picture: Làm giảm độ lớn hình ảnh. Change Picture: Thay đổi hình hiện tại bằng một hình khác. Reset Picture: Đưa hình ảnh về chế độ ban đầu.
Nhóm Arrange: Wrap Text: Chèn WordArt Chọn Insert/Nhóm Text/WordArd Hiệu chỉnh WordArt Nhóm Shape Styles: Shape Fill: Tạo màu nền cho WordArt Shape Outline: Tạo màu viền cho WordArt Shape Effects: Tạo hiệu ứng cho WordArt như là bóng, phản chiếu, 3D… Nhóm WordArt Style: Chèn Text Box: Thực hiện: Insert/Nhóm Text/Text Box Có thể chọn Text Box mẫu mà Word 2010 cung cấp hay tự thiết kế Text Box bằng cách chọn Draw Text Box. Chèn công thức toán học Insert/Symbol/Equation/Insert New Equation. Nhập và hiệu chỉnh Equation. Chèn biểu tượng (Symbols) Chèn những ký tự không có trên bàn phím.
Insert/Nhóm Symbols/Symbol chọn các biểu tượng có sẵn hoặc chọn More Symbols. Chọn thư viện chứa Symbol (Wingding, Webding, Symbol…) Chọn biểu tượng và click Insert để đưa vào tài liệu. Tạo Bookmark và Hyperlink Bookmark dùng đánh dấu cho một điểm liên kết, chức năng này thường dùng trong các tài tài liệu có nội dung dài. Hyperlink dùng để tạo liên kết đến các bookmark đã tạo nhằm di chuyển nhanh đến một nội dung nào đó trong tài liệu.
Tạo Bookmark: Đặt dấu nháy tại vị trí muốn đánh dấu Chọn Insert/Nhóm Links/BookMark Bookmark name: nhập tên bookmark Click Add. Tạo Hyperlink: Đánh dấu khối nội dung văn bản làm nhãn liên kết Chọn Insert/Nhóm Link/Hyperlink Xuất hiện cửa sổ Hyperlink: Chọn Place in this document Select a place in this document: chọn tên bookmark cần liên kết đến, click OK Tạo Header & Footer Thực hiện Menu Insert/Nhóm Header & Footer/Header. Trình bày nội dung của Header&Footer Chèn số trang Nhập nội dung Header&Footer Chọn Remove Header để bỏ Header. Cách tạo: Insert/Table/Insert Table Nhập số dòng Nhập số cột Nhập dữ liệu vào bảng và format Chú ý: Khi dùng Tab trong Table thì nhấn Ctrl+Tab.
Hiệu chỉnh Table Chia cột Chức năng: định dạng văn bản dạng cột báo chí. Cách thực hiện: Chọn khối văn bản muốn chia cột Menu Page Layout/Nhóm Page Setup/Column. Tạo đường viền (Border and Shading): Chức năng: Định dạng đường viền khung và màu nền cho đoạn văn bản hay trang giấy. Thực hiện: Menu Page Layout/Nhóm Page Background/Page Borders Hay Home/Paragraph/Border and Shading STYLE Khái niệm: Trong quá trình soạn thảo văn bản, có những nội dung mà ta muốn định dạng giống nhau, nếu định dạng lần lượt cho từng nội dung riêng sẽ mất nhiều thời gian và khó chính xác, một trong những cách đơn giản để thực hiện điều này là dùng style.
Style là một tập hợp các định dạng được tạo trước, có tên gọi hoặc được gán bởi tổ hợp phím tắt. Style rất cần thiết khi soạn thảo giáo trình hoặc một tài liệu có nhiều mục, nhiều loại văn bản khác nhau. STYLE Có 2 loại stye: Style cho đoạn (Paragraph style) Style cho ký tự (Character style).
