Giáo Trình Sử Dụng Word Trong Văn Phòng Xây Dựng Của Thầy Nguyễn Thế Anh

Giáo trình sử dụng Word trong văn phòng xây dựng của thầy Nguyễn Thế Anh giúp nâng cao kỹ năng soạn thảo và quản lý tài liệu hiệu quả.

• Tác giả: Ths Nguyễn Thế Anh
• Trường học: Công ty CP Giá Xây Dựng
• Chuyên ngành: Quản lý dự án xây dựng
• Đề tài: Hướng Dẫn Sử Dụng Word Trong Văn Phòng Xây Dựng
• Loại tài liệu: tài liệu

Mục lục chi tiết

• TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU NÀY
• LỜI TÂM SỰ
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU, LÀM QUEN MICROSOFT WORD TRONG VĂN PHÒNG XÂY DỰNG
• 1.1. Một số khái niệm và chuẩn bị
• 1.2. Giới thiệu công cụ
• 1.3. Mục tiêu sử dụng tài liệu
• 1.4. Một số thuật ngữ
• 1.5. Chuẩn bị tư liệu thực hành
• 1.6. Chuẩn bị về soạn thảo và trình bày văn bản
• 1.7. Khái niệm CDE, teamwork và công nghệ đám mây
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC HÀNH TRÌNH BÀY ĐỊNH DẠNG
• 2.1. Tìm kiếm nội dung trong Word
• 2.2. Sử dụng khung Navigation
• 2.3. Lựa chọn, đánh dấu trong Word
• 2.4. Trọn bộ phím tắt Word dùng cả đời
• 2.5. Định dạng toàn bộ văn bản
• 2.6. Đổi màu toàn bộ văn bản về đen trắng để in
• 2.7. Trình bày phần tiêu đề văn bản và phần nơi nhận, chữ ký
• 2.8. Trình bày nội dung của 1 đoạn
• 2.9. Đánh ký hiệu bullet tự động
• 2.10. Đánh số number tự động
• 2.11. Chỉnh sửa định dạng các đề mục
• 2.12. Trình bày nội dung 1 bảng
• 2.13. Lặp lại tiêu đề bảng
• 2.14. Đánh số thứ tự trong bảng
• 2.15. Chèn hình ảnh (logo) vào biên bản
• 2.16. Trình bày header and footer
• 2.17. Dùng điều khiển paragraph thụt đầu dòng
• 2.18. Copy ảnh trên màn hình vào Word
• 2.19. Căn chỉnh hình ảnh, copy hình ảnh vào minh họa
• 2.20. Copy ảnh từ Internet vào Word
• 2.21. Trình bày sơ đồ SmartArt
• 2.22. Đồ họa trong Word
• 2.23. Thay thế nội dung trong Word (Replace và Replace All)
• 2.24. Tách bảng và chuyển đổi từ bảng sang đoạn text. Cắt di chuyển dòng / cột trong bảng
• 2.25. Copy căn cứ, cơ sở pháp lý vào tài liệu Word
• 2.26. Chuyển đổi Pdf sang Word
• 2.27. In Word sang file Pdf
• 2.28. Chổi định dạng Format Painter
• 2.29. Xóa toàn bộ định dạng
• 2.30. Lặp lại các thao tác gộp bằng phím F4
• 2.31. Xử lý dữ liệu qua lại giữa Word và Excel
• 2.32. Mailings trộn thư
• 2.33. Trình bày biên bản nghiệm thu
• 2.34. Chèn và cập nhật mục lục
• 3. CHƯƠNG 3: BÀI TẬP TỰ THỰC HÀNH
• 3.1. Bài tập 1 Vẽ sơ đồ sử dụng công cụ đồ họa
• 3.2. Bài tập 2 Trình bày bảng tổng hợp giá xây dựng công trình
• 3.3. Bài tập 3 Trình bày bảng so sánh 2 loại đơn giá
• 3.4. Bài tập 4 Trình bày sơ đồ tổng quan hệ thống Định mức kinh tế kỹ thuật
• 3.5. Bài tập 5 Trình bày nội dung phương pháp xác định đơn giá xây dựng
• 3.6. Bài tập 6 Trình bày công thức với chỉ số trên và chỉ số dưới
• 3.7. Bài tập 7 Hãy tìm mẫu Báo cáo thẩm định / thẩm tra dự toán và soạn thảo
• 3.8. Bài tập 8 Kết hợp Word và Excel trong xử lý và trình bày bảng dữ liệu
• 4. CHƯƠNG 4: TÌNH HUỐNG VÀ GIẢI PHÁP
• 4.1. Trường hợp có những đoạn text đã chọn Styles rồi nhưng vẫn "ngang bướng" không theo định dạng của Styles đó
• 4.2. Muốn cập nhật Styles thì thế nào?
• 4.3. Có rất nhiều đoạn tiêu đề chưa được áp Styles heading nhưng có đặc điểm nhận dạng riêng, ví dụ: các mã định mức đánh theo quy luật hoặc được tô đậm… Làm thế nào để áp nhanh các Styles heading mà mình mong muốn?
• 4.4. Xử lý nhanh dữ liệu copy từ website xuống Word bị giãn dòng
• 4.5. Tăng giảm cấp Styles
• 4.6. Làm cách nào để sửa lỗi chính tả thừa dấu cách nhanh nhất?
• 4.7. Có cách nào nhanh lặp lại (repeat) toàn bộ tiêu đề bảng 1 trong file? Có cách nào áp dụng cho nhiều bảng cùng lúc không chứ file nhiều bảng thì làm ê tay luôn?
• 4.8. Muốn chia bảng ra thành các dòng thì làm thế nào?
• 4.9. Muốn tách bảng ra thì làm thế nào?
• 4.10. Muốn copy nhanh các dòng trong bảng đến vị trí khác thì làm thế nào?
• 4.11. Lỗi giãn dòng này là vì sao?
• LỊCH SỬ CẬP NHẬT

Tóm tắt

I. Hướng dẫn sử dụng Word trong văn phòng xây dựng hiệu quả

Microsoft Word là công cụ không thể thiếu trong văn phòng xây dựng. Việc sử dụng thành thạo Word giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Tài liệu này sẽ hướng dẫn cách sử dụng Word để soạn thảo văn bản, tạo báo cáo và quản lý hồ sơ dự án xây dựng.

1.1. Giới thiệu về Microsoft Word và ứng dụng trong xây dựng

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến. Trong ngành xây dựng, Word được sử dụng để tạo các tài liệu như báo cáo, thuyết minh dự án và hợp đồng. Việc nắm vững các chức năng của Word sẽ giúp nâng cao năng suất làm việc.

1.2. Các tính năng nổi bật của Word trong văn phòng xây dựng

Word cung cấp nhiều tính năng hữu ích như định dạng văn bản, chèn hình ảnh và tạo bảng. Những tính năng này giúp người dùng dễ dàng trình bày thông tin một cách chuyên nghiệp và rõ ràng.

II. Cách tạo tài liệu trong Word cho dự án xây dựng

Việc tạo tài liệu trong Word cần tuân thủ các quy tắc định dạng và trình bày. Điều này không chỉ giúp tài liệu trở nên chuyên nghiệp mà còn dễ dàng cho việc chỉnh sửa và cập nhật sau này.

2.1. Hướng dẫn định dạng văn bản trong Word

Để định dạng văn bản, người dùng có thể sử dụng các công cụ như font chữ, kích thước chữ và màu sắc. Việc sử dụng các kiểu định dạng sẵn có trong Word sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.

2.2. Cách chèn hình ảnh và bảng vào tài liệu

Chèn hình ảnh và bảng vào tài liệu là một trong những cách hiệu quả để minh họa thông tin. Người dùng có thể dễ dàng chèn hình ảnh từ máy tính hoặc Internet và tạo bảng để trình bày dữ liệu một cách rõ ràng.

III. Mẹo sử dụng Word hiệu quả trong văn phòng xây dựng

Để sử dụng Word hiệu quả, người dùng cần nắm vững một số mẹo và thủ thuật. Những mẹo này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

3.1. Sử dụng phím tắt trong Word

Phím tắt là một trong những cách nhanh nhất để thực hiện các thao tác trong Word. Việc ghi nhớ các phím tắt cơ bản như Ctrl+C (sao chép), Ctrl+V (dán) sẽ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

3.2. Tạo mẫu tài liệu trong Word

Tạo mẫu tài liệu giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi soạn thảo các tài liệu tương tự. Người dùng có thể lưu các tài liệu đã định dạng sẵn để sử dụng cho các dự án sau này.

IV. Ứng dụng thực tiễn của Word trong quản lý dự án xây dựng

Word không chỉ là công cụ soạn thảo văn bản mà còn là phần mềm hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả. Việc sử dụng Word để tạo báo cáo và tài liệu sẽ giúp các kỹ sư và quản lý dự án theo dõi tiến độ và chất lượng công việc.

4.1. Tạo báo cáo tiến độ dự án trong Word

Báo cáo tiến độ dự án là tài liệu quan trọng giúp theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện dự án. Người dùng có thể sử dụng Word để tạo báo cáo chi tiết với các biểu đồ và bảng số liệu.

4.2. Quản lý hồ sơ dự án bằng Word

Quản lý hồ sơ dự án là một phần quan trọng trong công việc xây dựng. Word cho phép người dùng lưu trữ và tổ chức các tài liệu liên quan đến dự án một cách dễ dàng và hiệu quả.

V. Kết luận và tương lai của việc sử dụng Word trong xây dựng

Việc sử dụng Word trong văn phòng xây dựng sẽ tiếp tục phát triển và trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Nắm vững các kỹ năng sử dụng Word sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của ngành xây dựng.

5.1. Tương lai của Word trong ngành xây dựng

Với sự phát triển của công nghệ, Word sẽ tiếp tục được cải tiến và tích hợp nhiều tính năng mới. Điều này sẽ giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc soạn thảo và quản lý tài liệu.

5.2. Lời khuyên cho người dùng Word trong xây dựng

Người dùng nên thường xuyên cập nhật kiến thức và kỹ năng sử dụng Word. Tham gia các khóa học hoặc tìm hiểu qua tài liệu trực tuyến sẽ giúp nâng cao khả năng sử dụng phần mềm này.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU, LÀM QUEN MICROSOFT WORD TRONG VĂN PHÒNG XÂY DỰNG Microsoft Word: Creating Document Structure with Headings Microsoft Word: Tạo cấu trúc tài liệu với các tiêu đề https://www.com/watch?v=jmmcRq0E3I4 Nguồn Công ty CP Giá Xây Dựng https://gxd.vn 7|Page Ứng dụng Word + Quản lý dự án GXD quản lý hồ sơ dự án xây dựng I. Một số khái niệm và chuẩn bị 1. Giới thiệu công cụ Thời điểm soạn tài liệu này tôi dùng Word 2016, nên để tiện theo dõi bạn hãy cài bản Office 2016 nhé. Nếu dùng version khác bạn cần chủ động điều chỉnh trong thực hành, để không phải đặt câu hỏi kiểu như: Tại sao phần mềm của em không có lệnh đó? sao phần mềm của em không giống như vậy ? Trong giai đoạn hiện nay xu thế ứng dụng BIM trong ngành xây dựng là tất yếu, nhưng để phổ biến được rộng rãi ở Việt Nam thì phải đồng bộ được kiến thức, phải được tiêu chuẩn hóa.

Việc bạn nắm bắt cách sử dụng Word và các nội dung trình bày trong tài liệu dưới đây cũng là các kiến thức chuẩn bị nền tảng cho cuộc chơi lớn hơn với BIM, kiến thức nền tảng để có thể vào BIM được. Nếu những cái này mà còn thấy lơ ngơ thì tôi có thể nghi ngờ về việc bạn có thể ứng dụng được những ứng dụng đòi trình độ cao trong hệ thống BIM. Khi sử dụng có thể bạn phải thực hiện 1 số cấu hình Tùy chọn cho Word theo nhu cầu và thói quen sử dụng riêng. Bạn vào File > Options để thực hiện Tùy chọn.

Mục tiêu sử dụng tài liệu Bạn có thể sử dụng tài liệu này và các tư liệu đi kèm để soạn thảo: - Thuyết minh dự án đầu tư, báo cáo kinh tế kỹ thuật - Thuyết minh biện pháp thi công - Trình bày năng lực của nhà thầu Nguồn Công ty CP Giá Xây Dựng https://gxd.vn 8|Page Ứng dụng Word + Quản lý dự án GXD quản lý hồ sơ dự án xây dựng - Báo cáo thẩm định, thẩm tra - Soạn thảo văn bản Luật, Nghị định, Thông tư, Văn bản hướng dẫn về đầu tư xây dựng. - Luận án, Luận văn, Đồ án, Thông tư, Nghị định -. bất kỳ tài liệu gì cần soạn bằng Word Bài tập: Đây là một đoạn trong báo cáo thực tập cán bộ kỹ thuật của Sinh viên trường xây. Chỉ vài lỗi chính tả khiến bạn bị mất điểm với nhà tuyển dụng, lãnh đạo, đối tác.

Hãy đọc và tìm các lỗi, rút kinh nghiệm và chuẩn chỉ từng lỗi nhỏ nhất trong tài liệu của mình soạn thảo: 3. Một số thuật ngữ - Format: Định dạng. Khi bạn trình bày văn bản ta gọi là Format. - Text: Chữ, ký tự.

Giờ từ này Việt hóa ta thường gọi luôn là Text, để phân biệt với các đối tượng khác như Image (ảnh) hay Shapes (các hình khối). - Wrap text: Bẻ dòng - Paragraph: Đoạn. Một đoạn Text từ bắt đầu gõ cho đến lần Enter tiếp theo. - Justify/Align Left/Right/Center: Căn văn bản đều 2 bên, trái, phải và căn giữa - Replace: Thay thế - Clipboard: Bộ nhớ đệm - Paste: Dán - Cut: Cắt - Insert: Chèn - Navigation Pane: Khung dẫn hướng, khung định hướng - Edit: Biên tập - Style: Kiểu, mẫu, các định dạng văn bản mẫu.

- First line: dòng đầu tiên - Indentation/indent: Lề - Header/Footer: Phần đầu trang, đỉnh trang/Phần chân trang - Page Number: Đánh số trang - Format Painter: Chổi định dạng Nguồn Công ty CP Giá Xây Dựng https://gxd.vn 9|Page Ứng dụng Word + Quản lý dự án GXD quản lý hồ sơ dự án xây dựng - Table/Column/Row: bảng/cột/hàng - Split table: Phân tách bảng - Margins: Lề, lề cạnh giấy - Orientation: Hướng giấy - Format picture: Định dạng ảnh - Tab: Vị trí text định vị nhảy text - Ruler: Thước - Select: Lựa chọn - Object: Đối tượng - Select Objects: Lựa chọn các đối tượng - Border: Viền, đường bao - Navigation: Dẫn hướng, định hướng - Result: Kết quả - Share: Chia sẻ Bài tập: Bạn hãy mở Word ra và tìm những chỗ có các thuật ngữ nói trên. Chuẩn bị tư liệu thực hành Những chuẩn bị này bạn nên tiến hành ngay sau khi vừa cài Word vào máy tính hoặc vừa cài lại. File style nên sao lưu sau khi cài lại Word thì copy vào thư mục để dùng luôn. Tải và đưa file Normal.dotm vào vị trí Trong Word cho phép tạo file Template (mẫu) tương tự như Dự toán GXD có file DutoanGXD.

Những kiểu định dạng hay dùng ta để luôn vào đó, để mỗi lần mở file mới là có luôn để dùng. Tôi đã chuẩn bị cho bạn và cả ngành xây dựng Việt Nam file Normal.dotm, từ nay trở đi chúng ta sẽ dùng chung định dạng chuẩn theo file này, để sau này khi GXD có tài liệu gì mới gửi tới bạn, bạn mở ra cần Copy/Paste trích dẫn nội dung nào đó đưa sang tài liệu của mình thì sẽ theo chuẩn luôn, không phải định dạng lại khi chúng ta sử dụng theo chuẩn thống nhất. Nếu không thì bạn và những người có liên quan sẽ mất thêm nhiều thời gian căn chỉnh tài liệu. Tải file Normal.dotm Để thực hành các lệnh hoặc bài tập theo giáo trình này hoặc sử dụng trong công việc trong suốt quá trình sau này, bạn hãy tải file Template có tên Normal.dotm Nguồn Công ty CP Giá Xây Dựng https://gxd.vn 10 | P a g e Ứng dụng Word + Quản lý dự án GXD quản lý hồ sơ dự án xây dựng (gọi tắt là temp, mẫu) đã có các Style được định dạng sẵn tại đường link dưới đây: http://giaxaydung.vn/threads/mau-Word-chuan-Styles-GXD.97639 Bạn tải file Normal.dotm xuống máy tính và đưa vào thư mục theo chỉ dẫn bên dưới.

Bạn sẽ sử dụng mẫu Normal.dotm này cho công việc nhiều đấy. Đặt file mẫu làm mặc định Bạn copy file Normal.dotm nói trên vào đường dẫn như sau: C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Trong đó phần Username bạn thay bằng tên được đặt trong máy tính của bạn khi cài Windows. Ví dụ: Tôi đã copy file Normal.dotm vào thư mục trong máy tính của tôi đè lên file mặc định của Word: C:\Users\TheAnh\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Nếu không thấy thư mục AppData bạn phải mở File Explorer và tích chọn như sau trong Windows 10 (với các phiên bản khác tìm 2 lựa chọn này hơi khác 1 chút): Từ giờ trở đi, nếu phải gỡ đi cài lại, thì sau khi cài Microsoft Word, thì nhớ copy file Normal.dotm vào đè lên file gốc của Word để sử dụng ngay. Thử kết quả từ file mẫu Giờ bạn mở Word, nếu trong tài liệu bạn thấy có các Style như trong hình thì là bạn đã thực hiện các bước ở trên đúng.

Từ bây giờ trở đi, cứ mở file Word lên là bạn sẽ có sẵn các mẫu có sẵn để tiện dùng. Chúng ta sẽ thấy rõ sự hiệu quả ở phần sau. Nguồn Công ty CP Giá Xây Dựng https://gxd.vn 11 | P a g e Ứng dụng Word + Quản lý dự án GXD quản lý hồ sơ dự án xây dựng Để hiểu rõ nguồn gốc mời xem video. Bài tập: Bạn hãy suy ngẫm về các phần mềm Dự thầu GXD có file DuthauGXD.xltm, Quyết toán GXD có file QuyettoanGXD.xltm, QLCL GXD có file QLCLGXD.xltm và Revit có các template ArchitectureModel.

Rồi suy ngẫm xem có phải những gì cứ lặp đi lặp lại qua các công trình thường gặp, thường làm thì đưa vào temp sẽ giúp bạn ngày càng giàu có hơn, giảm các thao tác lặp lại không ? 4. Các file tài liệu để thực hành bài tập và sử dụng File các văn bản Luật và Nghị định dùng chuẩn Style GXD, bạn tải xuống vừa để thực hành theo giáo trình này vừa sử dụng trong công việc luôn: https://giaxaydung.vn/threads/file-thuc-hanh-theo-giao-trinh. Tải mẫu biên bản từ QLCL xuống trình bày Chẳng hạn bạn cần soạn 1 quyết định bổ nhiệm Chỉ huy trưởng công trường, khỏi mất công mất sức tìm kiếm, thời gian của bạn là vàng bạc. Hãy thao tác nhanh như sau: Bước 1.

Mở phần mềm QLCL GXD, bấm phím tắt Ctrl + Shift + F. Trong hộp thoại quản lý thư viện tài liệu mở ra gõ từ khóa Chỉ huy trưởng Bước 3. Kích phải vào mẫu quyết định chọn tải và mở ra Bước 4. Chỉnh sửa các nội dung vào trong mẫu tài liệu Tương tự như vậy đối với các loại biểu mẫu, biên bản… có nhiều trong thư viện tài liệu GXD.

Sau khi tải xong bạn có thể áp dụng các kỹ thuật trình bày văn bản trong tài liệu này để tiếp tục. Tải các mẫu thuyết minh từ Dự toán GXD xuống máy Đang thẩm tra dự toán, chẳng hạn bạn cần soạn file Word báo cáo thẩm tra, khỏi mất công mất sức tìm kiếm, thời gian của bạn là vàng bạc. Hãy thao tác nhanh như sau: Nguồn Công ty CP Giá Xây Dựng https://gxd.vn 12 | P a g e Ứng dụng Word + Quản lý dự án GXD quản lý hồ sơ dự án xây dựng Bước 1. Mở phần mềm Dự toán GXD, bấm phím tắt Ctrl + Shift + F.

Trong hộp thoại quản lý thư viện tài liệu mở ra gõ từ khóa thẩm tra Bước 3. Kích phải vào mẫu báo cáo thẩm tra, chọn tải và mở ra Bước 4. Chỉnh sửa các nội dung vào trong mẫu tài liệu Với rất nhiều biểu mẫu khác có nhiều trong thư viện tài liệu GXD bạn cũng làm như vậy.  Tương tự đối với phần mềm Dự thầu GXD bạn có kho Biện pháp thi công.

 Đối với phần mềm Quyết toán GXD bạn có kho biểu mẫu tài liệu phục vụ công tác hợp đồng xây dựng, thanh toán khối lượng hoàn thành, quyết toán vốn đầu tư.  Đối với phần mềm Quản lý tài liệu GXD bạn có cả kho tư liệu quản lý dự án. Chuẩn bị về soạn thảo và trình bày văn bản 5. Chiến lược trình bày cả văn bản dài Để tiết kiệm thời gian và công sức trình bày văn bản, nhất là những văn bản dài vài chục đến vài trăm trang bạn cần có chiến lược, chiến thuật.

Tôi từng thấy nhiều kỹ sư ngồi tỉ mẩn trình bày từng chỗ một trong văn bản mất cả tuần. Vậy không ổn. Bạn hãy Ctrl + A để đánh dấu toàn bộ văn bản chọn style Nội dung, sau đó mới đi trình bày những chỗ cá biệt, ví dụ như là: đánh các mục (số lượng lớn trình bày trước, các cá biệt làm riêng). Quá trình trình bày bạn hãy cuộn từ trên xuống cuối văn bản và thao tác những gì giống nhau bằng cách thao tác lần đầu và ấn F4 cho những lần sau.

Ví dụ : Trong tài liệu có rất nhiều ảnh, tôi cần áp Style Hình ảnh cho tất cả các ảnh, tôi có thể làm bằng cách chọn ảnh 1 và chọn Style Hình ảnh, sau đó lần lượt cuộn và chọn các ảnh khác và ấn F4, như thế cho đến hết, rồi lại quay lên đầu văn bản trình bày các tác vụ khác tương tự.