Manual of Construction Project Management for Owners and Clients - Jüri Sutt (John Wiley & Sons)

• Tác giả: Jüri Sutt
• Trường học: Tallinn University of Technology
• Chuyên ngành: Quản lý dự án xây dựng
• Đề tài: Sổ tay quản lý dự án xây dựng cho chủ đầu tư và khách hàng
• Loại tài liệu: Sổ tay
• Năm xuất bản: 2011
• Địa điểm: Chichester

Tóm tắt

I. Tổng quan về cẩm nang quản lý dự án xây dựng cho chủ đầu tư

Cẩm nang quản lý dự án xây dựng cho chủ đầu tư và khách hàng là tài liệu hướng dẫn toàn diện về quy trình quản lý dự án xây dựng từ góc độ chủ đầu tư. Tài liệu này được biên soạn bởi Giáo sư Jüri Sutt từ Đại học Công nghệ Tallinn, xuất bản bởi nhà xuất bản Wiley. Cẩm nang bao gồm các giai đoạn chuẩn bị, thiết kế, thi công và hoàn công dự án. Mỗi giai đoạn được trình bày chi tiết với các nguyên tắc quản lý, phân công trách nhiệm và quy trình kiểm soát. Chủ đầu tư đóng vai trò trung tâm trong việc ra quyết định, phân bổ nguồn lực và giám sát tiến độ. Tài liệu cung cấp框架 cho việc lập kế hoạch đầu tư, đánh giá chi phí vòng đời công trình và quản lý rủi ro. Cẩm nang áp dụng cho nhiều loại dự án từ nhỏ đến lớn, từ xây dựng mới đến cải tạo. Đây là công cụ tham khảo thiết yếu giúp chủ đầu tư hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn trong toàn bộ quá trình xây dựng.

1.1. Mục đích và đối tượng sử dụng cẩm nang quản lý dự án

Cẩm nang quản lý dự án xây dựng được thiết kế dành riêng cho chủ đầu tư, khách hàng và các nhà quản lý dự án xây dựng. Mục đích chính là cung cấp kiến thức toàn diện về quy trình quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị đến hoàn công. Đối tượng sử dụng bao gồm chủ đầu tư tư nhân, cơ quan nhà nước, công ty bất động sản và các nhà quản lý chuyên nghiệp. Tài liệu giúp người đọc hiểu rõ các bước cần thực hiện, các rủi ro cần phòng tránh và các phương pháp tối ưu hóa hiệu quả dự án. Cẩm nang cũng phục vụ như tài liệu đào tạo cho nhân viên mới trong ngành xây dựng.

1.2. Cấu trúc nội dung chính của cẩm nang quản lý dự án

Cẩm nang được chia thành nhiều chương tương ứng với các giai đoạn của dự án xây dựng. Phần chuẩn bị bao gồm lập kế hoạch đầu tư, phân tích nhu cầu và khả thi. Phần thiết kế trình bày quy trình tuyển chọn nhà tư vấn, quản lý thiết kế và đánh giá chi phí. Phần thi công hướng dẫn quản lý nhà thầu, giám sát chất lượng và kiểm soát tiến độ. Phần hoàn công đề cập đến nghiệm thu, bàn giao và quản lý bảo hành. Mỗi chương đều có ví dụ thực tế và bảng biểu minh họa giúp người đọc dễ dàng áp dụng vào dự án thực tế.

II. Phân tích thách thức trong quản lý dự án xây dựng cho chủ đầu tư

Quản lý dự án xây dựng đối mặt với nhiều thách thức phức tạp mà chủ đầu tư cần nhận biết và xử lý. Thách thức đầu tiên là kiểm soát chi phí xây dựng, bao gồm chi phí đất đai, chi phí xây dựng, chi phí trang thiết bị và chi phí tài chính. Giá vật liệu biến động, thay đổi thiết kế và phát sinh ngoài dự kiến thường làm vượt dự toán ban đầu. Thách thức thứ hai là quản lý tiến độ dự án. Thời gian thi công kéo dài gây tăng chi phí lãi vay và mất cơ hội kinh doanh. Thời tiết, thiếu nhân lực và thủ tục pháp lý là nguyên nhân phổ biến gây chậm tiến độ. Thách thức thứ ba là đảm bảo chất lượng công trình. Chủ đầu tư phải giám sát việc thi công đúng thiết kế, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn lao động. Thách thức thứ tư là quản lý rủi ro pháp lý, bao gồm tranh chấp hợp đồng, vi phạm quy định xây dựng và trách nhiệm bảo hành công trình.

2.1. Vấn đề kiểm soát chi phí và vượt dự toán xây dựng

Kiểm soát chi phí là vấn đề nan giải trong quản lý dự án xây dựng. Chi phí xây dựng bao gồm nhiều thành phần: chi phí đất đai, chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí thi công và chi phí trang thiết bị. Nguyên nhân vượt dự toán thường do thay đổi thiết kế trong quá trình thi công, giá vật liệu tăng đột biến, phát sinh khối lượng ngoài dự kiến. Chủ đầu tư thiếu kinh nghiệm thường không lường trước được các chi phí ẩn như phí tư vấn, phí giám sát, chi phí phát sinh do thời tiết. Giải pháp là lập dự toán chi tiết ngay từ đầu và dự phòng 10-15% cho các tình huống bất ngờ.

2.2. Thách thức trong quản lý tiến độ và chất lượng thi công

Quản lý tiến độ và chất lượng thi công đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa chủ đầu tư, nhà thầu và đơn vị giám sát. Tiến độ thường bị ảnh hưởng bởi thời tiết khắc nghiệt, thiếu vật liệu, thiếu nhân công lành nghề và vướng mắc thủ tục pháp lý. Chất lượng thi công phụ thuộc vào năng lực nhà thầu, sự giám sát chặt chẽ và tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật. Chủ đầu tư cần có kế hoạch giám sát rõ ràng, yêu cầu báo cáo tiến độ định kỳ và thực hiện nghiệm thu từng giai đoạn. Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi tiến độ thời gian thực và cảnh báo sớm các nguy cơ chậm trễ.

III. Giải pháp quản lý dự án xây dựng hiệu quả theo cẩm nang chuyên gia

Cẩm nang quản lý dự án xây dựng đề xuất nhiều giải pháp thực tiễn giúp chủ đầu tư đạt hiệu quả cao. Giải pháp đầu tiên là tuyển chọn nhà thầu và nhà tư vấn có năng lực thông qua quy trình đấu thầu minh bạch. Chủ đầu tư cần đánh giá kinh nghiệm, năng lực tài chính và danh sách công trình đã thực hiện của nhà thầu. Giải pháp thứ hai là lập hợp đồng chi tiết, rõ ràng về phạm vi công việc, tiến độ, giá cả và điều khoản thanh toán. Giải pháp thứ ba là áp dụng hệ thống giám sát chuyên nghiệp với đội ngũ kỹ sư có trình độ. Giải pháp thứ tư là sử dụng công nghệ quản lý dự án hiện đại như phần mềm lập tiến độ, hệ thống quản lý tài liệu và công nghệ BIM. Giải pháp thứ năm là quản lý rủi ro chủ động bằng cách nhận diện, đánh giá và lập kế hoạch ứng phó với các rủi ro tiềm ẩn. Áp dụng đồng bộ các giải pháp này giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.

3.1. Phương pháp tuyển chọn và quản lý nhà thầu xây dựng

Tuyển chọn nhà thầu là bước quyết định chất lượng và tiến độ dự án. Chủ đầu tư cần lập hồ sơ mời thầu chi tiết, rõ ràng về yêu cầu kỹ thuật và tiêu chí đánh giá. Quy trình đánh giá nên dựa trên nhiều yếu tố: năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm thực tế, năng lực tài chính và giá thầu cạnh tranh. Sau khi trao thầu, hợp đồng phải quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, điều khoản phạt chậm tiến độ và thưởng hoàn thành sớm. Quản lý nhà thầu trong quá trình thi công đòi hỏi giám sát chặt chẽ, họp giao ban định kỳ và xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh.

3.2. Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý dự án xây dựng

Công nghệ đóng vai trò ngày càng quan trọng trong quản lý dự án xây dựng hiện đại. Phần mềm lập tiến độ như Microsoft Project, Primavera giúp lập kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến độ thời gian thực. Công nghệ BIM cho phép mô hình hóa thông tin công trình, phát hiện xung đột thiết kế trước khi thi công. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử giúp lưu trữ và chia sẻ hồ sơ dự án hiệu quả. Ứng dụng di động cho phép giám sát công trường từ xa, chụp ảnh hiện trường và cập nhật tiến độ tức thì. Chủ đầu tư nên đầu tư đào tạo nhân viên sử dụng công nghệ để tối ưu hóa hiệu quả quản lý dự án.

IV. Ứng dụng cẩm nang quản lý dự án xây dựng trong thực tế thi công

Ứng dụng cẩm nang quản lý dự án xây dựng trong thực tế đòi hỏi sự linh hoạt và thích nghi với điều kiện cụ thể của từng dự án. Chủ đầu tư cần tùy chỉnh các quy trình theo quy mô, tính chất và yêu cầu pháp lý của dự án. Đối với dự án nhỏ, quy trình quản lý có thể đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo các bước kiểm soát cơ bản. Đối với dự án lớn, cần lập ban quản lý dự án chuyên nghiệp với phân công trách nhiệm rõ ràng. Cẩm nang nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập kế hoạch chi tiết ngay từ giai đoạn chuẩn bị, bao gồm phân tích nhu cầu, đánh giá khả thi và lập dự toán chi phí vòng đời. Trong giai đoạn thi công, chủ đầu tư cần duy trì sự giám sát liên tục, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh và cập nhật hồ sơ dự án thường xuyên. Sau khi hoàn công, việc bàn giao hồ sơ hoàn công đầy đủ và quản lý bảo hành là bước cuối cùng đảm bảo giá trị đầu tư lâu dài.

4.1. Quy trình áp dụng cho dự án xây dựng dân dụng và công nghiệp

Quy trình quản lý dự án xây dựng dân dụng và công nghiệp có những điểm khác biệt cơ bản. Dự án dân dụng thường có quy mô nhỏ hơn, thời gian thi công ngắn hơn và yêu cầu thẩm mỹ cao. Dự án công nghiệp đòi hỏi kỹ thuật phức tạp, tiêu chuẩn an toàn nghiêm ngặt và khả năng vận hành liên tục. Chủ đầu tư cần điều chỉnh quy trình quản lý phù hợp: với dự án dân dụng, tập trung vào kiểm soát chất lượng hoàn thiện và tiến độ bàn giao; với dự án công nghiệp, ưu tiên an toàn lao động, hệ thống kỹ thuật và quy trình nghiệm thu chuyên ngành. Cẩm nang cung cấp框架 linh hoạt để áp dụng cho cả hai loại dự án.

4.2. Bài học kinh nghiệm và khuyến nghị cho chủ đầu tư mới

Chủ đầu tư mới thường mắc phải các sai lầm phổ biến: không lập kế hoạch chi tiết, tuyển chọn nhà thầu dựa trên giá rẻ nhất, thiếu giám sát thi công và không dự phòng ngân sách cho phát sinh. Bài học quan trọng nhất là đầu tư thời gian và nguồn lực vào giai đoạn chuẩn bị. Chủ đầu tư nên thuê nhà tư vấn có kinh nghiệm ngay từ đầu, lập hồ sơ mời thầu rõ ràng và xây dựng hệ thống giám sát chuyên nghiệp. Việc tham gia các khóa đào tạo quản lý dự án xây dựng và học hỏi từ các dự án thành công là cách hiệu quả để tích lũy kinh nghiệm. Cẩm nang quản lý dự án là tài liệu tham khảo giá trị cho hành trình này.

Trích đoạn nội dung tài liệu

com Manual of Construction Project Management for Owners and Clients www.com Manual of Construction Project Management for Owners and Clients Jüri Sutt Professor of Construction Economics and Management Tallinn University of Technology A John Wiley & Sons, Ltd.com This edition first published 2011 © 2011 by John Wiley & Sons, Ltd Blackwell Publishing was acquired by John Wiley & Sons in February 2007. Blackwell’s publishing program has been merged with Wiley’s global Scientific, Technical and Medical business to form Wiley-Blackwell. Registered office: John Wiley & Sons, Ltd, The Atrium, Southern Gate, Chichester, West Sussex, PO19 8SQ, UK Editorial offices: 9600 Garsington Road, Oxford, OX4 2DQ, UK The Atrium, Southern Gate, Chichester, West Sussex, PO19 8SQ, UK 2121 State Avenue, Ames, Iowa 50014-8300, USA For details of our global editorial offices, for customer services and for information about how to apply for permission to reuse the copyright material in this book please see our website at www.com/wiley-blackwell. The right of the author to be identified as the author of this work has been asserted in accordance with the UK Copyright, Designs and Patents Act 1988. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, except as permitted by the UK Copyright, Designs and Patents Act 1988, without the prior permission of the publisher. Designations used by companies to distinguish their products are often claimed as trademarks. All brand names and product names used in this book are trade names, service marks, trademarks or registered trademarks of their respective owners. The publisher is not associated with any product or vendor mentioned in this book. This publication is designed to provide accurate and authoritative information in regard to the subject matter covered. It is sold on the understanding that the publisher is not engaged in rendering professional services. If professional advice or other expert assistance is required, the services of a competent professional should be sought. Library of Congress Cataloging-in-Publication Data Sutt, Jüri. Manual of construction project management for owners and clients / Jüri Sutt. Includes bibliographical references and index. Building–Superintendence–Handbooks, manuals, etc. Project management–Handbooks, manuals, etc. Contractors’ operations–Handbooks, manuals, etc.068–dc22 2010051096 A catalogue record for this book is available from the British Library. This book is published in the following electronic formats: ePDF 9781119971689; ePub 9781119971696 and MobiPocket 9781119971702 Set in 11 on 14 pt Palatino by Toppan Best-set Premedia Limited 1 2011 www.com Contents Preface vii About the Author ix Introduction xi Glossary xix Chapter 1: Preparation stage 1 1.2 Appointment of a project manager and integration of project management in the process management of the owner’s company 5 1.3 Needs and profitability analysis 6 1.4 Preparation of the financial scheme and loan contracts 16 1.5 Preparation for land purchase and corresponding contracts 20 1.6 Feasibility studies and corresponding investigations 24 1.7 Detailed area planning 31 1.8 Scheme design 35 Chapter 2: Procurement stage 41 2.1 Choice of procurement path 42 2.2 Methods for choosing the contractor 55 2.3 Process of tendering 58 Chapter 3: Design stage 61 3.2 The choice of designer 65 3.3 Contracting between client and designer (consultant) 68 3.4 Management of design 72 v www.com vi Contents Chapter 4: Construction preparation stage 77 4.1 Building permit application 78 4.2 Construction procurement programme preparation (preliminary conditions of contract) 78 4.3 Choice of contractor 81 4.4 Construction contracting 85 Chapter 5: Construction stage 91 5.2 Owner’s supervision and quality management 94 5.4 Management of changes and additional works 102 5.5 Management of the client’s direct contracts 105 Chapter 6: Take-over stage 107 6.1 Revisions of general construction work 108 6.2 Revisions of engineering systems 109 6.3 Building take-over 110 6.4 The building’s taking for use 112 6.6 Warranty period 116 Appendices 119 Appendix 1 119 List of the construction client’s principal decisions 119 Appendix 2 120 List of document folders that should be completed during project development 120 Bibliography 123 Index 125 www.com Preface Each building project requires project management from three different perspectives: that of the client, the designer and the builder. Although they will share a common knowledge of project management, they will also have specific knowledge of their own fields of management. This book describes the activi- ties of the owner in the role of construction client. By perform- ing the complete list of activities himself, the owner maximises the probability of achieving his quality, cost and time objec- tives. The owner must know which risks he will accept when leaving some of the activities to his partners. Describing the owner ’s activities from the initial idea to build right through to final readiness, the book is a manual for the owner. At the same time the client’s partners must know what the client expects from them; so this book is addressed to designers, contractors, supervisors and professional construction manag- ers as well. Within this text, the owner ’s activities preceding design, construction and design procurement are particularly highlighted. As nearly half the construction managers and economists in the construction market are engaged on behalf of the owner, the book can be used as study material for con- struction-faculty students. The author would like to thank Erki Laimets, director of Conviso Ltd., whose suggestions for the manuscript’s struc- ture, and numerous remarks thereon, were gratefully received. The author also gratefully acknowledges the remarks and review of Lembit Linnupõld, director of Estkonsult Ltd., and vii www.com viii Preface the help of Ahti Väin, director of Ahti Väin Konsult Ltd., Vladimir Issakov, director of Tallinn Linnaehitus Ltd., and Jaanus Tehver, attorney-at-law with Tehver and Partners. The efforts of Diana Järve and Daniel Edward Allen in translation and editing are also highly appreciated.com About the Author Jüri Sutt has nearly 50 years of experience in construction management as a practising manager, researcher, consultant and lecturer, which has included designing the construction technology for large mines in Siberia and a gas trunk pipeline in Libya, and also managing a construction company. In 1965 he pioneered the use of IT in construction-management research in Estonia. Between 1965 and 1980, Jüri Sutt was a member of several USSR scientific councils in the field of con- struction management and, from 1965 to 1978, was the head of the Construction Management Department of Estonia’s State Building Research Institute which developed scheduling and cost-estimating IT systems that were widely used in the Soviet Union. He has been an adviser to four ministers responsible for build- ing during Estonia’s transition to a free-market economy and led working groups formulating construction-market regula- tions in the 1990s. In addition, he has provided consultancy services for clients’ projects and contract management and has gained expertise in contract disputes in the last 15 years. In 1960, Jüri Sutt qualified as a construction engineer. He was awarded the Candidate of Science degree in 1968 (equivalent to a PhD), and, in 1989, the Doctor of Science (habil.) in math- ematical methods and IT in economics. The principal outcome of his research has been the methodology of IT simulating ix www.com x About the Author production – economic activities of construction companies enabling experimentation with different economic mechanisms and management strategies in construction enterprises. Since 1989, he has been Professor of Construction Economics and Management at the Tallinn University of Technology.com Introduction All of us as individuals, families or organisations are either owners of buildings or parts of them, or are at least the occu- pants of them. In developed countries, the building sector accounts for about 7–10% of GNP and the process of construc- tion is expensive and time-consuming. Each prospective owner has his individual needs and demands, and expects the build- ing to satisfy them. The state, through its laws and decrees, sets down rules that must protect social interests, public safety and the economic use of resources. Local governments must ensure, through their own regional plans, laws and rules, rational and cooperative, conflict-free regional development in the long term. The public-orientated character of local planning pro- tects the interests of neighbours and local people when any new construction work begins. Within the construction indus- try, various enterprises and professional associations have laid down standards, directives and general conditions relating to contracts, classifications of works and resources, construction costs and design documents. The acceptance of such standards by the interested parties can be seen as part of the written rules of good practice within construction. Every building is complex both in the way it will be used and in its structural composition. Every building’s owner must negotiate many stages in the building’s life cycle before com- pletion: determining (formalising) his needs, profitability and feasibility studies (investigations), financing schemes, pur- chasing the land, detailed planning of land use, and, only then, the design and construction of the building. Today the owner as a rule does not directly manage the construction himself. These activities are divided between many agents linked by xi www.com xii Introduction contractual relationships: land-use consultants; cost engineers; investigators of ground, of water, of neighbouring buildings and of rights and burdens of ownership; designers; main-, sub- and prime-contractors; materials’ suppliers; financiers; insur- ers of different risks; local or national authorities, etc. To coordinate these activities through all of the development stages, and through the stages of construction itself, a specific project-management function is required. In planning contractual relationships and administering the project, the future owner operates in the role of client. Prospective building owners are usually professionals in other areas of business and act as construction clients very seldom. Moreover, they do not have the ability or resources to success- fully fulfil the role of building client themselves. For this reason, professional construction management for the owner has developed within the construction industry over the last few decades. Nonetheless, it should be said that to achieve the best results the prospective owner must also participate in the man- agement process. The three most important criteria must remain under the control of the owner throughout the life cycle of the building: cost, quality and time. During the first stage of any project – the project prepara- tion stage – the main problems associated with costs are forecasting and planning the cost and the revenue of the build- ing, the profitability of the project, balancing the costs of con- struction and the costs of using the building, and establishing the project’s overall quality and the indices for control to achieve it. During the second stage of building, design is the main activ- ity. Experience in construction demonstrates that, at this stage, www.com Introduction xiii owners often pay too much attention to the cost of design, at the expense of paying the necessary attention to the control of construction costs. For example, they might choose a designer only because he quotes the lowest price; or neglect to obtain bills of quantities with detailed descriptions of the specifica- tions for the construction works, materials and control esti- mates; or they might not stipulate the responsibilities for controlling construction costs in the design consultant’s con- tract. It should be remembered that the results of the design stage determine the project’s future overall costs. At the design stage, by neglecting to include descriptions of quality and calculations of quantities, and by omitting to describe costs with enough detail, the owner could save 0.1% of the project’s construction cost, although this would leave many future choices to construction contractors; however, it should be remembered that poor estimations of material requirements and poor descriptions of the required quality can become the source of future disputes. In fact, the failure to produce accurate specifications and quantities of materials and works together with an accurate cost forecast is the most common reason why an owner ’s expectations are not matched by the results, and why the actual cost of these results can substantially exceed the budgeted costs. At the third stage – the stage of construction – there are many different methods of cost management.