MÔ ĐUN 03: XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

Tài liệu nghiên cứu Chương 3 soạn thảo và trình chiếu văn bản, tổng hợp lý thuyết và thực hành, cung cấp kiến thức chuyên sâu về .

• Trường học: Trường Đại Học
• Chuyên ngành: Tin Học
• Đề tài: Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Word: Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
• Loại tài liệu: Tài Liệu Hướng Dẫn

Mục lục chi tiết

• 1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
• 1.1. Văn bản theo nghĩa thông thường
• 1.2. Văn bản trên máy vi tính
• 1.3. Một số loại văn bản
• 1.4. Tệp tin văn bản
• 1.5. Hệ soạn thảo văn bản
• 1.6. Qui tắc định dạng văn bản hành chính (Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ)
• 1.7. Các phần mềm xử lý văn bản
• 2. Giới thiệu chung về Microsoft Word (tiếp)
• 2.1. Khởi động Microsoft Word
• 2.2. Màn hình làm việc của Word
• 2.3. Thanh trạng thái và các nút chuyển chế độ hiển thị
• 2.4. Hệ thống Menu
• 2.5. Chức năng Paster Preview
• 2.6. Chế độ màn hình View
• 2.7. Chế độ Zoom
• 2.8. Điều chỉnh độ phóng đại
• 2.9. Sử dụng tính năng Hiển thị trong chế độ Bảo vệ
• 2.10. Kết thúc Microsoft Word
• 3. Các bước soạn thảo văn bản tiếng Việt
• 3.1. Hiệu chỉnh văn bản
• 3.2. Nhập và chỉnh sửa văn bản
• 3.3. Chọn văn bản
• 3.4. Chọn khối văn bản
• 3.5. Xóa khối văn bản
• 3.6. Sao chép khối văn bản
• 3.7. Chức năng khôi phục
• 4. Các thao tác với tệp văn bản
• 4.1. Tạo tệp văn bản mới
• 4.2. Mở tệp văn bản có sẵn
• 4.3. Tìm đường dẫn
• 4.4. Mở nhanh những tệp văn bản làm việc gần đây
• 4.5. Lưu tệp văn bản
• 4.6. Chọn đường dẫn để lưu
• 4.7. Chú ý về tự động lưu
• 5. Định dạng văn bản
• 5.1. Định dạng ký tự
• 5.2. Định dạng đoạn văn bản
• 5.3. Thiết lập Tab Stop
• 5.4. Kiểu trình bày (Style)
• 5.5. Tạo khung và tô màu nền
• 5.6. Đánh dấu và đánh số thứ tự
• 5.7. Chia cột báo văn bản

Tóm tắt

I. Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Word Tổng Quan Cơ Bản

Microsoft Word là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay. Phần mềm này không chỉ giúp người dùng tạo ra các tài liệu văn bản đơn giản mà còn hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao. Việc nắm vững cách sử dụng Microsoft Word sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ cơ bản đến nâng cao về cách sử dụng Microsoft Word.

1.1. Giới thiệu về Microsoft Word và các tính năng chính

Microsoft Word cung cấp nhiều tính năng hữu ích như định dạng văn bản, chèn hình ảnh, và tạo bảng. Những tính năng này giúp người dùng dễ dàng tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp và ấn tượng.

1.2. Cách khởi động Microsoft Word và giao diện làm việc

Để khởi động Microsoft Word, có thể sử dụng biểu tượng trên màn hình hoặc tìm kiếm trong menu Start. Giao diện làm việc bao gồm thanh tiêu đề, thanh công cụ và vùng soạn thảo, giúp người dùng dễ dàng truy cập các chức năng.

II. Cách Định Dạng Văn Bản Trong Microsoft Word Đơn Giản

Định dạng văn bản là một trong những kỹ năng cơ bản cần thiết khi sử dụng Microsoft Word. Việc định dạng giúp tài liệu trở nên dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. Các thao tác định dạng bao gồm thay đổi font chữ, kích thước chữ, và màu sắc.

2.1. Các phương pháp định dạng ký tự trong Word

Người dùng có thể định dạng ký tự bằng cách chọn văn bản và sử dụng các công cụ trong tab Home. Các tùy chọn như in đậm, in nghiêng, và gạch chân giúp làm nổi bật nội dung quan trọng.

2.2. Cách định dạng đoạn văn bản và khoảng cách

Để định dạng đoạn văn bản, người dùng có thể điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng và lề của đoạn. Điều này giúp tạo ra sự cân đối và dễ nhìn cho tài liệu.

III. Hướng Dẫn Chèn Hình Ảnh Vào Tài Liệu Microsoft Word

Chèn hình ảnh vào tài liệu là một cách hiệu quả để minh họa nội dung. Microsoft Word cho phép người dùng chèn hình ảnh từ máy tính hoặc từ internet. Việc này không chỉ làm cho tài liệu sinh động hơn mà còn giúp truyền đạt thông điệp rõ ràng hơn.

3.1. Cách chèn hình ảnh từ máy tính vào Word

Để chèn hình ảnh từ máy tính, người dùng chỉ cần vào tab Insert, chọn Pictures, và tìm đến hình ảnh cần chèn. Hình ảnh sẽ được thêm vào vị trí con trỏ hiện tại trong tài liệu.

3.2. Chèn hình ảnh từ internet vào tài liệu

Người dùng có thể chèn hình ảnh từ internet bằng cách sao chép URL của hình ảnh và dán vào tài liệu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và không cần tải hình ảnh về máy.

IV. Sử Dụng Bảng Trong Microsoft Word Để Tổ Chức Dữ Liệu

Bảng là một công cụ hữu ích trong Microsoft Word giúp tổ chức và trình bày dữ liệu một cách rõ ràng. Việc sử dụng bảng giúp người đọc dễ dàng theo dõi thông tin và so sánh các dữ liệu khác nhau.

4.1. Cách tạo bảng trong Microsoft Word

Để tạo bảng, người dùng vào tab Insert, chọn Table, và xác định số hàng và cột cần thiết. Bảng sẽ được chèn vào tài liệu tại vị trí con trỏ.

4.2. Chỉnh sửa và định dạng bảng trong Word

Sau khi tạo bảng, người dùng có thể chỉnh sửa kích thước ô, màu sắc và kiểu đường viền để làm cho bảng trở nên hấp dẫn hơn. Các tùy chọn này có thể tìm thấy trong tab Table Tools.

V. Cách Sử Dụng Các Phím Tắt Hữu Ích Trong Microsoft Word

Sử dụng phím tắt là một cách hiệu quả để tăng tốc độ làm việc trong Microsoft Word. Các phím tắt giúp người dùng thực hiện các thao tác nhanh chóng mà không cần phải tìm kiếm trong menu.

5.1. Các phím tắt cơ bản trong Microsoft Word

Một số phím tắt cơ bản như Ctrl + C để sao chép, Ctrl + V để dán, và Ctrl + Z để hoàn tác. Việc ghi nhớ các phím tắt này sẽ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

5.2. Cách tùy chỉnh phím tắt trong Word

Người dùng có thể tùy chỉnh phím tắt theo nhu cầu cá nhân bằng cách vào File, chọn Options, và sau đó chọn Customize Ribbon. Tại đây, có thể thay đổi hoặc thêm phím tắt cho các lệnh thường sử dụng.

VI. Kết Luận Tương Lai Của Microsoft Word Trong Công Việc

Microsoft Word không chỉ là một công cụ soạn thảo văn bản mà còn là một phần mềm mạnh mẽ hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích cho người dùng. Việc nắm vững cách sử dụng Microsoft Word sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian. Trong tương lai, Microsoft Word sẽ tiếp tục phát triển với nhiều tính năng mới, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng.

6.1. Xu hướng phát triển của Microsoft Word

Microsoft Word đang ngày càng tích hợp nhiều công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và điện toán đám mây, giúp người dùng có trải nghiệm tốt hơn và dễ dàng hơn trong việc soạn thảo tài liệu.

6.2. Lời khuyên cho người dùng mới

Người dùng mới nên dành thời gian để tìm hiểu và thực hành các tính năng cơ bản của Microsoft Word. Việc này sẽ giúp họ tự tin hơn trong việc sử dụng phần mềm và nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản.

Nội dung chính

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Mô đun 03: Xử lý văn bản do Bộ môn Tin học biên soạn là tài liệu học tập thuộc khối kiến thức Tin học đại cương và Chuẩn kỹ năng Công nghệ thông tin cơ bản tại các cơ sở giáo dục đại học. Vị trí của học phần này nhằm cung cấp nền tảng lý thuyết về hệ soạn thảo văn bản và trang bị các kỹ năng thực hành từ mức độ căn bản đến chuyên sâu trên phần mềm xử lý văn bản Microsoft Word (phiên bản 2010).

Mục tiêu học tập của giáo trình được thiết kế nhằm giúp người học:

• Hiểu rõ bản chất cấu trúc của văn bản máy tính và phân loại các hệ thống văn bản (văn bản pháp quy, văn bản hành chính, văn bản thông thường).
• Nắm vững các quy tắc định dạng văn bản hành chính theo quy định nhà nước (Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ).
• Làm chủ toàn bộ không gian làm việc của Microsoft Word: thanh công cụ, hệ thống thực đơn Ribbon, các chế độ xem và bảo mật tệp tin.
• Thực hiện thành thạo các thao tác soạn thảo, hiệu chỉnh văn bản tiếng Việt đúng chuẩn bảng mã và kiểu gõ.
• Ứng dụng các công cụ nâng cao như Tab Stop, Style, chia cột báo chí (Columns), đóng khung và tô nền (Borders and Shading), đánh dấu đầu mục (Bullets and Numbering) để cấu trúc hóa tài liệu khoa học và văn bản hành chính.

Giáo trình tiếp cận theo mô hình kết hợp chặt chẽ giữa khái niệm học thuật và quy trình thao tác chuẩn xác. Cấu trúc bài giảng đi từ lý luận nền tảng về văn bản và hệ soạn thảo, tiến tới hướng dẫn chi tiết từng bước thao tác trên giao diện, và kết thúc bằng các kỹ thuật tổ chức, định dạng chuyên sâu phục vụ in ấn, lưu trữ. Điểm đặc sắc của tài liệu là việc mở rộng đối sánh Microsoft Word với các phần mềm mã nguồn mở như OpenOffice Writer và LibreOffice Writer, đồng thời gắn kết trực tiếp thao tác kỹ thuật với quy chuẩn văn bản pháp lý hiện hành.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Giáo trình được chia thành các phân khu nội dung mang tính tuần tự và logic cao:

1. Khái niệm chung về văn bản và hệ soạn thảo văn bản: Định nghĩa văn bản theo nghĩa thông thường và văn bản máy tính; phân loại các loại hình văn bản và ví dụ cụ thể; giới thiệu các thành phần bổ trợ trong văn bản như bảng dữ liệu thống kê, ảnh chụp/scan, biểu đồ; khái niệm về phần mềm ứng dụng soạn thảo văn bản và các chức năng cốt lõi (nhập liệu, lưu trữ, biên tập, trình bày, tìm kiếm thay thế, kiểm tra chính tả). Khảo sát các phần mềm phổ biến gồm OpenOffice Writer (xây dựng trên nền tảng StarOffice của Sun Microsystems), LibreOffice Writer và Microsoft Office Word.
2. Môi trường làm việc và giao diện Microsoft Word 2010: Hướng dẫn các phương thức khởi động và đóng chương trình; phân tích chi tiết cấu trúc màn hình làm việc gồm Thanh tiêu đề (Title bar), Thanh thực đơn (Ribbon), Thanh công cụ (Tool bar), Thanh thước (Ruler), Thanh cuộn (Scroll bars), Thanh trạng thái (Status bar) và Vùng soạn thảo; các phương pháp thu gọn và hiển thị Ribbon; hệ thống Menu và chức năng Paste Preview; các chế độ hiển thị màn hình (Document Views) và điều chỉnh độ phóng đại (Zoom Level từ 10% đến 500%); tính năng bảo vệ tệp tin Protected View (chế độ chỉ đọc, kích hoạt và mở khóa qua Enable Editing).
3. Quy trình soạn thảo và kỹ thuật hiệu chỉnh văn bản: Quy trình gõ tiếng Việt bằng Unikey/Vietkey; khái niệm điểm chèn văn bản (Insertion Point), cơ chế bao gói từ tự động (Word Wrap), quy tắc chèn dòng trống; hệ thống phím tắt điều hướng con trỏ chuột và bàn phím (Home, End, Pg Up, Pg Dn, Ctrl+Home, Ctrl+End); quy tắc xóa ký tự và từ ngữ (Backspace, Delete, Ctrl+Backspace, Ctrl+Delete); các phương pháp chọn khối văn bản đơn lẻ, liên tục và không liền nhau; thao tác khối lệnh Cut, Copy, Paste (Paste Options - Keep Source Formatting), Undo (Ctrl+Z) và Redo/Repeat (Ctrl+Y).
4. Quản lý và thiết lập tệp tin văn bản: Các thao tác tạo mới tệp (Ctrl+N), mở tệp hiện có (Ctrl+O), mở tệp gần đây (Recent), lưu tệp (Save, Save All, Save As, Ctrl+S); quản lý các định dạng lưu trữ (.docx, .doc của Word 97-2003, .pdf); cấu hình tự động lưu tệp AutoRecover (File -> Options -> Save) và thiết lập định dạng lưu mặc định.
5. Kỹ thuật định dạng văn bản nâng cao: Định dạng ký tự qua nhóm Font; định dạng đoạn văn bản qua nhóm Paragraph (Indents and Spacing, General, Indentation, Spacing); thiết lập hệ thống điểm dừng Tab Stop (Left Tab, Center Tab, Right Tab, Decimal Tab); quản lý và tạo lập kiểu trình bày Style mới (với quy tắc đặt tên phân biệt hoa/thường, không chứa ký tự \ ; { }); kỹ thuật đóng khung và tô màu nền (Borders and Shading); đánh dấu và đánh số thứ tự (Bullets and Numbering); chia cột báo chí (Columns) và chèn các đối tượng bổ trợ.

MÔ ĐUN 03: XỬ LÝ VĂN BẢN
├── 1. Khái niệm & Hệ soạn thảo (Word, OpenOffice, LibreOffice)
├── 2. Môi trường làm việc (Ribbon, Zoom, Protected View)
├── 3. Quy trình soạn thảo & Hiệu chỉnh (Tiếng Việt, Phím tắt, Khối văn bản)
├── 4. Quản trị tệp tin (New, Open, Save, AutoRecover, Định dạng .doc/.docx)
└── 5. Kỹ thuật định dạng nâng cao (Font, Paragraph, Tab, Style, Borders, Columns)

Kiến thức nền tảng được xây dựng

• Lý thuyết cấu trúc dữ liệu văn bản: Giáo trình định nghĩa văn bản trên máy tính là một tập tin chứa tập hợp các ký tự số, chữ cái, dấu và ký tự đặc biệt. Nhóm ký tự viết liền cách nhau bằng ký tự trắng tạo thành từ, các từ hợp lại tạo thành câu và đoạn văn bản.
• Khung pháp lý thể thức văn bản hành chính: Tích hợp các quy tắc định dạng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ: quy định phần họ và tên của người ký văn bản hành chính phải định dạng chữ thường, kiểu đứng, đậm; quyền hạn của người ký phải định dạng chữ hoa, kiểu đứng, đậm.
• Nguyên lý tương thích và an toàn phần mềm: Cơ chế quản trị định dạng tệp tin đa phiên bản (.docx sang .doc 97-2003) và nguyên lý bảo mật tệp với chế độ Protected View ngăn chặn rủi ro chỉnh sửa ngoài ý muốn khi mở tệp từ nguồn lạ.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng thao tác kỹ thuật (Technical skills): Thành thạo thao tác bàn phím và phím tắt chuyên dụng trong soạn thảo; điều khiển chính xác các hộp thoại định dạng Font, Paragraph, Tabs, Borders and Shading; thiết lập tham số lưu trữ tự động AutoRecover theo chu kỳ thời gian.
• Kỹ năng phân tích và tổ chức tài liệu (Analytical skills): Khả năng phân loại đúng các thể loại văn bản (pháp quy, hành chính, thông thường); xây dựng cấu trúc tài liệu khoa học thông qua hệ thống Style và phân cấp Bullets/Numbering.
• Kỹ năng định dạng và dàn trang thực hành (Practical competencies): Căn chỉnh lề, khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn chuẩn xác; định vị dữ liệu biểu mẫu bằng Tab Stop; tạo bố cục đa cột dạng tạp chí, báo chí (Columns) và xuất bản sang định dạng tệp chuẩn .pdf.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình Mô đun 03: Xử lý văn bản áp dụng phương pháp sư phạm trực quan kết hợp thực hành thao tác (Demonstration and Practical Application). Mỗi chủ đề bài học đều được chia tách thành các bước thực hiện cụ thể (Bước 1, Bước 2...), đi kèm nhiều phương án xử lý tương đương (sử dụng chuột, phím tắt hoặc thanh thực đơn Ribbon), giúp người học có cái nhìn linh hoạt trong thao tác.

Hệ thống bài tập và thực hành

• Thực hành nhập liệu tiếng Việt: Rèn luyện kỹ năng gõ văn bản tiếng Việt đúng quy tắc với bảng mã Unicode/TCVN3 trên Unikey/Vietkey, đảm bảo tính chuẩn xác về dấu câu và khoảng trắng.
• Bài tập thao tác khối và phím tắt: Rèn luyện tốc độ xử lý văn bản thông qua các thao tác chọn khối (từ, câu, đoạn, khối không liền nhau), sao chép (Ctrl+C), cắt (Ctrl+X), dán (Ctrl+V) và điều hướng không dùng chuột (Ctrl+Home, Ctrl+End, Pg Up, Pg Dn).
• Thực hành thiết lập biểu mẫu với Tab Stop: Cài đặt các loại Tab (Left, Center, Right, Decimal) trên thước đo Ruler hoặc hộp thoại Tabs để định vị thông tin chuẩn xác.
• Bài tập chuẩn hóa tài liệu bằng Style và Borders: Xây dựng Style chuẩn cho tiêu đề và nội dung; thực hành kẻ viền khung, tô nền bảng biểu hoặc đoạn văn bản quan trọng.
• Thực hành chia cột và định dạng trang in: Ứng dụng công cụ Columns trên tab Page Layout để chia đoạn văn bản thành nhiều cột dạng báo chí và thiết lập các thông số in ấn.

Phương pháp đánh giá

• Đánh giá thường xuyên: Kiểm tra trực tiếp trên máy tính thông qua các bài tập tình huống ngắn (tạo tệp, định dạng đoạn, cấu hình AutoRecover).
• Đánh giá định kỳ/Kết thúc học phần: Thực hiện bài thi thực hành tổng hợp yêu cầu tạo lập một văn bản hành chính hoàn chỉnh, đáp ứng chính xác các tiêu chuẩn kỹ thuật về phông chữ, cỡ chữ, Tab Stop, Style, chia cột và tuân thủ quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Hướng dẫn tự học

Người học cần thực hành trực tiếp trên máy tính cá nhân, tuần tự thử nghiệm các cách thao tác khác nhau cho cùng một chức năng (ví dụ: 5 cách đóng chương trình Word, 3 cách ẩn/hiện Ribbon, 3 cách tạo tệp mới). Cần rèn luyện thói quen lưu tệp thường xuyên bằng tổ hợp phím Ctrl+S và chủ động cấu hình tính năng AutoRecover để bảo vệ dữ liệu.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

1. Chuẩn hóa theo quy định pháp luật Việt Nam: Điểm nổi bật mang tính ứng dụng cao của tài liệu là việc đưa các quy định định dạng văn bản hành chính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ vào bài học. Việc này giúp sinh viên không chỉ học kỹ thuật phần mềm thuần túy mà còn nắm được quy chuẩn văn thư lưu trữ quốc gia.
2. Cập nhật giao diện và tính năng Microsoft Word 2010:
   • Phân tích chi tiết hệ thống thanh thực đơn Ribbon với các thao tác ẩn/hiện, thu nhỏ (Minimize the Ribbon).
   • Giới thiệu tính năng Paste Preview cho phép xem trước định dạng dữ liệu trước khi dán.
   • Hướng dẫn chế độ bảo mật Protected View (chỉ đọc) giúp bảo vệ hệ thống trước các tệp tin có nguy cơ mất an toàn, kèm quy trình kích hoạt Enable Editing khi cần chỉnh sửa.
   • Mở rộng phạm vi thu phóng màn hình (Zoom) từ 10% đến 500%, hỗ trợ kiểm soát hiển thị chi tiết mà không làm thay đổi kích thước in ấn thực tế.
3. Mở rộng kiến thức về hệ sinh thái phần mềm soạn thảo: Giáo trình không giới hạn trong phần mềm thương mại Microsoft Word mà còn giới thiệu các giải pháp mã nguồn mở như OpenOffice Writer (phát triển từ StarOffice của Sun Microsystems) và LibreOffice Writer, giúp người học hiểu rõ bức tranh tổng thể về các công cụ xử lý văn bản hiện nay.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Sinh viên đại học và cao đẳng: Tài liệu được biên soạn phục vụ sinh viên năm thứ nhất và năm thứ hai thuộc tất cả các khối ngành (Kinh tế, Kỹ thuật, Xã hội, Luật...) đang theo học học phần Tin học đại cương hoặc Chuẩn kỹ năng Công nghệ thông tin cơ bản.
• Yêu cầu điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần có kiến thức cơ bản về vận hành máy vi tính, sử dụng chuột, bàn phím và kỹ năng quản lý tệp tin, thư mục cơ bản trên hệ điều hành Windows.
• Giảng viên và cán bộ đào tạo: Sử dụng tài liệu làm khung đề cương bài giảng lý thuyết, ngân hàng hướng dẫn thực hành phòng máy và làm căn cứ xây dựng đề thi kiểm tra kỹ năng tin học văn phòng.
• Đối tượng tự học và tham khảo: Cán bộ, chuyên viên hành chính, nhân viên văn phòng có nhu cầu củng cố kỹ năng xử lý văn bản, nắm vững quy chuẩn trình bày văn bản hành chính và nâng cao năng suất làm việc với Microsoft Word.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình phù hợp với sinh viên các trường đại học, cao đẳng đang học học phần Tin học cơ sở, cũng như cán bộ, nhân viên văn phòng cần nắm vững kỹ thuật soạn thảo và chuẩn hóa văn bản hành chính.

2. Cần kiến thức nền nào để học?

Người học chỉ cần nắm các thao tác cơ bản với hệ điều hành máy tính (sử dụng chuột, bàn phím, quản lý tệp và thư mục) và biết cách cài đặt, kích hoạt bộ gõ tiếng Việt (Unikey hoặc Vietkey).

3. Điểm khác biệt với giáo trình khác là gì?

Giáo trình kết hợp giữa hướng dẫn kỹ thuật thao tác trên Microsoft Word 2010 với các quy chuẩn pháp lý cụ thể về thể thức văn bản hành chính nhà nước (Thông tư số 01/2011/TT-BNV), đồng thời cung cấp kiến thức đối chiếu với các phần mềm mã nguồn mở (OpenOffice Writer, LibreOffice Writer).

4. Làm sao để tự học hiệu quả?

Người học nên kết hợp đọc lý thuyết với thực hành trực tiếp trên máy tính theo từng chủ đề; rèn luyện thói quen sử dụng các tổ hợp phím tắt thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào chuột; thực hiện đầy đủ các bài tập định dạng Tab, Style, Columns và thiết lập cấu hình AutoRecover.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo?

Tài liệu đi kèm các văn bản quy chuẩn hành chính (như Thông tư 01/2011/TT-BNV), các bộ công cụ gõ tiếng Việt (Unikey, Vietkey) và các tập tin văn bản mẫu thuộc nhiều định dạng (.doc, .docx, .pdf) để phục vụ thực hành.

---

Kết luận

Giáo trình Mô đun 03: Xử lý văn bản của Bộ môn Tin học cung cấp một hệ thống kiến thức hoàn chỉnh và chuẩn mực về công nghệ xử lý văn bản. Tài liệu định hình rõ lộ trình học tập từ việc hiểu rõ bản chất dữ liệu văn bản, làm chủ giao diện phần mềm Microsoft Word, thực hiện thành thạo kỹ thuật soạn thảo - hiệu chỉnh văn bản tiếng Việt, cho đến việc ứng dụng các công cụ nâng cao như Tab Stop, Style, Table, Borders and Shading và Columns. Đây là tài liệu giảng dạy và tham khảo nền tảng, hỗ trợ người học xây dựng kỹ năng công nghệ thông tin vững chắc phục vụ cho học tập chuyên ngành và công tác văn phòng sau này.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MÔ ĐUN 03: XỬ LÝ VĂN BẢN Bộ môn Tin học 1 Nội dung  3. Giới thiệu chung về Microsoft Word  3. Định dạng văn bản  3. Chèn các đối tượng vào văn bản  3.

Một số thao tác cơ bản  3. Thiết kế trang in và in 2 Giới thiệu chung về Microsoft Word  Văn bản theo nghĩa thông thường: Là một phương tiện để ghi tin và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định.  Văn bản trên máy vi tính: Là một tập tin chứa tập hợp các ký tự số, chữ cái, dấu và các ký tự đặc biệt khác. Mỗi nhóm ký tự được viết liền nhau và được phân cách bằng một ký tự trắng tạo thành một từ (từ ngắn nhất chỉ có một ký tự, từ dài nhất thì số ký tự không giới hạn).

Các từ hợp lại thành câu. 3 Một số loại văn bản Một số loại văn bản Ví dụ Văn bản pháp quy Thông tư Quy định Chuẩn kỹ năng CNTT Văn bản hành chính Báo cáo tổng kết năm học Văn bản thông thường Đơn xin nghỉ học  Trong văn bản thông thường, ngoài các kí tự là chữ (chữ cái, chữ số, kí tự đặc biệt) thì có thể đưa vào một trong các thành phần sau:  Bảng dữ liệu thống kê  Ảnh chụp, ảnh scan 4  Các loại biểu đồ Tệp tin văn bản  Văn bản khi lưu ở dạng điện tử sẽ có định dạng mở rộng sau:  .pdf 5 Hệ soạn thảo văn bản  Kháiniệm: Là một phần mềm ứng dụng cho phép thực hiện các thao tác liên quan đến công việc soạn văn bản  Nhập (gõ) và lưu trữ văn bản  Biên tập văn bản: Sửa đổi ký tự và từ và sửa đổi cấu trúc văn bản  Trình bày văn bản: định dạng ký tự, định dạng đoạn văn bản, định dạng trang văn bản  Một số chức năng khác: Tìm kiếm và thay thế, tạo chữ nghệ thuật, kiểm tra chính tả, ngữ pháp, hiển 6 thị văn bản dưới nhiều góc độ khác nhau… Qui tắc định dạng văn bản hành chính (Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nôi vụ)  Phần họ và tên của người ký các văn bản hành chính được định dạng: chữ thường, kiểu đứng, đậm  Quyền của người ký văn bản hành chính được định dạng: chữ hoa, kiểu đứng, đậm Các phần mềm xử lý văn bản  Phần mềm OpenOffice Writer: Là một phần mềm soạn thảo văn bản trong bộ phần mềm văn bản miễn phí OpenOffice.org hay gọi tắt là OpenOffice được xây dựng trên phiên bản StarOffice mã nguồn mở của Sun Microsystems.  Phần mềm LibreOffice Writer: Phần mềm Libre Office phù hợp với người dùng thích sáng tạo và hay phải thuyết trình.  Phần mềm Microsoft Office Word: Được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty nổi tiếng Microsoft 8 3.

Giới thiệu chung về Microsoft Word 3. Giới thiệu về Microsoft Word 3. Soạn thảo và hiệu chỉnh văn bản 3. Các thao tác với tệp văn bản 9 Giới thiệu chung về Microsoft Word  Khởi động Microsoft Word Cách 1: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Word 2010 Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word 10 Màn hình làm việc của Word Thanh tiêu đề (Title Thanh thực đơn (Ribbon) bar) Thanh cuộn (Scroll Thanh công cụ bars) (Tool Bar) Thanh thước (Ruler) Vùng soạn thảo 11 Thanh trạng thái (Status Các nút chuyển chế độ hiển bar) thị cửa sổ Ribbon 1 3 4 2 Ẩn/ hiện Ribbon C1: Nhấn biểu tượng bên phải thanh Ribbon C2: Chuột phải vào thanh Ribbon, chọn Minimize the Ribbon C3: Nhấn đúp tab hiện tại Để khôi phục, làm lại thao tác 1 trong 3 cách trên 12 Hệ thống Menu 13 Chức năng Paster Preview 14 Chế độ màn hình View  Trong nhóm Document Views, chọn chế độ hiển thị Hoặc 15 Chế độ Zoom View  Trong nhóm Zoom  Chọn lệnh Zoom Hoặc Zoom Level Zoom In Zoom Out 16 Điều chỉnh độ phóng đại 1 2 1 Mức độ phóng đại 2 Thanh trượt phóng đại 3 Phóng to 3 4 4 Thu nhỏ  Thiết lập mức độ phóng đại trong khoảng 10% đến 500%, hoặc để Word tự động điều chỉnh mức độ phóng đại  Vị trí của điểm chèn văn bản sẽ xác định vùng diện tích phóng to/thu nhỏ  Chỉ điều khiển cách hiển thị trên màn hình, không ảnh hưởng đến kích thước chữ khi in ra 17 Sử dụng tính năng Hiển thị trong chế độ Bảo vệ  Áp dụng thuộc tính chỉ đọc cho tệp tin cho đến khi bạn xác nhận nó  Có thể mở một tệp tin trong chế độ này khi bạn muốn đảm bảo không có những sự thay đổi vô ý trong khi xem tệp tin  Để kích hoạt chế độ này, nhấp chuột vào thẻ File và chọn Open để định vị tệp tin, sau đó chọn mũi tên cạnh nút Open và chọn Open in Protected View  Bạn sẽ không thể thực hiện được bất kỳ thao 18tác nào cho đến khi bạn chọn Enable Editing Sử dụng tính năng Hiển thị trong chế độ Bảo vệ  Thuộc tính của tập tin khi trong chế độ này:  Bạn có thể quan sát thêm các thông tin về chế độ này hoặc chọn một hành động khác  Nếu bạn cố gắng lưu tệp tin mà không tắt chế độ Hiển thị được Bảo vệ : 19 Kết thúc Microsoft Word  C1: Chọn File  Exit  C2: Nhấn nút đóng ( ) bên phải thanh tiêu đề  C3: Nhấn Alt + F + X  C4: Nhấn Alt + F4  C5: Trên thanh tiêu đề Chuột phải Close 20 Kết thúc Microsoft Word  Chú ý: Khi thay đổi nội dung trong MS Word? 21 Các bước soạn thảo văn bản tiếng Việt  Khởi động chương trình phần mềm gõ tiếng Việt (Unikey/Vietkey)  Chọn bảng mã, kiểu gõ, font chữ, cỡ chữ  Gõ nội dung văn bản  Hiệu chỉnh, định dạng văn bản  Lưu ra đĩa hoặc in ấn 22 Hiệu chỉnh văn bản Di chuyển con trỏ chuột Cách 1: Sử dụng chuột Nhấp chuột vào vị trí mà ta muốn trỏ con chuột đến Cách 2: Sử dụng bàn phím 23 Sang phải một ký tự Sang trái một ký tự Lên một dòng Xuống một dòng Về đầu dòng Home Về cuối dòng End Lên một trang màn hình Pg Up Xuống một trang màn hình Pg Dn Đến đầu văn bản Ctrl+Home Đến cuối văn bản Ctrl+End 24 Nhập và Chỉnh sửa văn bản Vị trí con trỏ Thanh thẳng đứng nhấp nháy trên màn hình thể hiện nơi Word sẽ chèn các ký tự hoặc dán một nội dung nhập văn bản (Insertion Point) Nhập văn bản Word tự động chèn văn bản vào bên phải của vị trí con trỏ nhập văn bản, di chuyển phần văn bản hiện có sang phải.

(Typing Text) Xóa văn bản Để xóa các ký tự bên phải, nhấn phím. Để xóa các ký tự bên trái, nhấn phím. (Insert/Overtype) Bao gói từ Khi đủ số lượng từ trên một dòng, từ kế tiếp tự động nhảy xuống hàng kế tiếp. Khi không muốn Word Wrap, nhấn phím để (Word Wrap) kết thúc đoạn.

Dòng trống Để chèn một dòng trống, nhấn phím ở đầu hoặc cuối đoạn. (Blank Lines) 25 Chọn văn bản  Chọn một nội dung bất kì: + Đặt con trỏ vào vị trí đầu khối văn bản + Nhấn và giữ phím Shift + Nhấn trái chuột (hoặc chọn các phím mũi tên) tại vị trí cuối văn bản cần chọn Hoặc: Kéo rê chuột tại vị trí đầu đến vị trí cuối văn bản cần chọn. 26 Chọn khối văn bản  Chọn một từ: Kích đúp lên từ đó  Chọn câu: Nhấn phím Ctrl và nhấp chuột trên câu đó  Chọn đoạn văn bản: Nhấp chuột ba lần liên tiếp trên đoạn đó  Chọn toàn bộ văn bản: Trong Tab Home  Chọn nhóm Editing Select Select All ( Hoặc Nhấn Ctrl + A)  Chọn khối văn bản không liền nhau: Chọn phần đầu tiên của văn bản và sau đó nhấn phím Ctrl khi bạn chọn phần văn bản tiếp theo 27 Xóa khối văn bản B1: Chọn khối văn bản cần xóa B2: Nhấn phím Delete (hoặc Shift + Delete)  Lưu ý: • Backspace: Xóa 1 ký tự trước con trỏ • Delete: Xóa 1 ký tự sau con trỏ • Ctrl + Backspace: Xóa 1 từ trước con trỏ • Ctrl+Delete: Xóa 1 từ sau con trỏ 28 Sao chép khối văn bản Bước 1: Chọn khối văn bản cần sao chép Bước 2: Thực hiện sao chép Cách 1: Trong tab Home  Copy Cách 2: Nhấn Ctrl +C Cách 3: Nhấn chuột phải chọn Copy 29 Sao chép khối văn bản Bước 3: Đưa con trỏ tới vị trí cần sao chép Bước 4: Thực hiện dán Cách 1: Chọn Home  Paste Cách 2: Nhấn Ctrl + V Cách 3: Chuột phải chọn Keep Source Formatting trong Paste Options * Để di chuyển: Thay Ctrl + C bằng Ctrl + X (Copy thay bằng Cut) Chức năng khôi phục  Undo: Khôi phục thao tác trước đó bằng cách:  Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp (Undo)  Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z  Redo hoặc Repeat: Nếu muốn giữ lại thao tác đã Undo:  Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp (Redo/Repeat)  Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y 31 Các thao tác với tệp văn bản Tạo tệp văn bản mới Cách 1: Nhấn File  New  Nhấn đúp chuột vào mục Blank Document (Hoặc nhấn nút Create) 32 Tạo tệp văn bản mới Cách 2: Nhấn New trên Quick Access Toolbar Cách 3: Nhấn Ctrl + N 33 Mở tệp văn bản có sẵn Cách 1: Bấm chọn File -> Open Cách 2: Nhấn Open trên thanh công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O. Hộp thoại xuất hiện 34 Tìm đường dẫn Click Open để mở File 35 Mở nhanh những tệp văn bản làm việc gần đây File  Recent 36 Lưu tệp văn bản Cách 1: Nhấn Save trên Quick Access Toolbar Cách 2: Ctrl + S Cách 3: Nhấn File  • Save: Lưu những thay đổi của văn bản hiện thời • Save All: Lưu tất cả các văn bản đang mở • Save As: Lưu văn bản với tên khác 37 Chọn đường dẫn để lưu Nhập tên file Nhấn để lưu file 38 Chú ý  Tự động lưu  Trong tab File  Options  Chọn Save  Trong mục Save documents  Save AutoRecover information every  Nhập số phút tự động lưu  OK 39 Chú ý * Chọn kiểu lưu file trong ô Save as type  Word Document  Word 97 – 2003 Document  Other Formats  Muốn mặc định lưu dạng là .DOC: Kích chuột vào thực đơn File  Chọn Options  Kích chuột vào mục Save  Tại mục Save files in this format Chọn Word 97 - 2003 Document (*.

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 3. Định dạng ký tự 3.