TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KHOA TIN HỌC Tin học đại cương CHƯƠNG 2: MICROSOFT WORD 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KHOA TIN HỌC Giới thiệu Theo dõi văn bản Tham khảo và liên kết Mục lục tự động Trộn thư 2 Giới thiệu - Tổng quan về Microsoft Word 2013 - Ôn tập các thao tác cơ bản trong Microsoft Word - Chia sẻ và bảo mật văn bản Tổng quan về Word 2013 - Chương trình soạn thảo văn bản đa năng cung cấp nhiều các tính năng độc đáo và đa dạng. - Tạo ra tài liệu đơn giản như thư từ đến ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, tiểu thuyết, hồi ký. Một số đặc điểm mới của Word 2013: - Giao diện mới đơn giản nhưng hiện đại và thân thiện - Màn hình bắt đầu với nhiều tùy chọn hơn - Tích hợp dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive - Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị - Kết nối với các tài khoản trực tuyến Khởi động Microsoft Word - Cách 1: Bấm biểu tượng của Word trên màn hình - Cách 2: Start/All Programs/Microsoft Office - Cách 3: Start/ Gõ “Word” vào hộp thoại Search Màn hình làm việc của M.Word (1): Thanh công cụ nhanh (2): Office button (3): Thanh Ribbon (4): Thanh thước đo (5): Thanh cuộn (6): Thanh trạng thái (7): Màn hình soạn thảo Các thao tác cơ bản trong Word Tạo mới một văn bản - [menu] File/New - Tổ hợp phím Ctrl + N - biểu tượng trên thanh công cụ Các thao tác cơ bản trong Word Lưu văn bản - [menu] File/Save - Tổ hợp phím Ctrl + S - Biểu tượng trên thanh công cụ Lưu văn bản Nhập tên file tại mục File name. Bấm nút Save để lưu văn bản.
Mở văn bản - [menu] File/Open - Tổ hợp phím: Ctrl + O - Biểu tượng trên thanh công cụ Đánh dấu khối văn bản + Đưa con trỏ (chuột) về đầu khối văn bản cần đánh dấu, giữ phím trái chuột và rê chuột đến cuối khối văn bản. + Đặt con trỏ soạn thảo ở đầu khối cần đánh dấu, giữ phím <Shift> và bấm chuột tại vị trí cuối khối. Cắt, dán, sao chép văn bản ▪ Chọn khối văn bản cần di chuyển. Tìm kiếm thay thế văn bản b) Thay thế [Menu] Home/Editing/Replace (Ctrl + H).
Đóng văn bản và Word Đóng văn bản - [Menu] File/Close (Ctrl + F4) Thoát khỏi Word: - [Menu] File/Exit (Alt +F4) Canh chỉnh văn bản - Thay đổi khoảng cách trong văn bản - Co dãn văn bản theo chiều ngang - Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang - Nền bảo vệ văn bản, đường viền trang và màu sắc - Bìa văn bản Thay đổi khoảng cách trong văn bản Tạo khoảng cách đôi giữa các dòng cho toàn bộ tài liệu 1. Thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột phải vào nút Normal, chọn Modify. Bên dưới nhóm Formatting, nhấn nút Double Space. Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn bản đang chọn 1.
Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi. Thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing. Chọn khoảng cách. Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn 1.
Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi. Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, ta nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi giá trị. Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự 1. Chọn đoạn văn bản mà ta muốn thay đổi.
Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trong mục By. Co dãn văn bản theo chiều ngang 1.
Chọn đoạn văn bản muốn căng ra hoặc thu lại. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ %.
Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang Lề trang có thể được chỉnh sửa qua các bước sau: • Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon • Trên nhóm Page Setup, kích chọn Margins • Chọn Default Margin, hoặc • Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp thoại.3 Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang Lề giấ y Hướng giấy Khổ giấy Chú ý : Nên đặt chế độ mặc định cho văn bản, tài liệu Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang 1. Bấm Page Layout > Orientation. Bấm Portrait hoặc Landscape. Portrait: định hướng trang theo chiều dọc Landscape: định hướng trang theo chiều ngang Nền bảo vệ văn bản, đường viền trang và màu sắc Nền bảo vệ văn bản • Chọn tab Design trên vùng Ribbon • Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background • Kích chọn Watermark ta muốn hoặc Chọn Custom Watermark và tạo một hình mờ riêng.
• Để bỏ một hình mờ, thực hiện các bước như trên nhưng chọn Remove Watermark. Đường viền trang và màu sắc Đế áp dụng đường viền trang hay màu sắc: • Chọn tab Design trên nhóm Ribbon. • Trong nhóm Page Background, Chọn Page Colors và lựa chọn màu muốn áp dụng cho trang hoặc Page Borders và chọn đường viền thích hợp cho trang. Bìa văn bản Để chèn một trang bìa: • Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon • Chọn nút Cover Page trên nhóm Pages.
• Chọn một kiểu trang bìa. Bìa văn bản Để xóa một trang bìa: • Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon • Chọn nút Cover Page trên nhóm Pages. • Chọn Remove Current Cover Page. Chia sẻ và bảo mật văn bản Điều kiện cần: Đã có tài khoản trên Microsoft OneDrive (Nếu chưa có vào website: https://onedrive.com/about/vi-vn/ (giao diện tiếng Việt)để đăng ký.
Thêm OneDrive vào danh sách chỗ trong Word 1. Trong Word, bấm File > Save As > Add a place. Dưới Add a place, bấm dịch vụ muốn dùng, như OneDrive. Hoàn thành màn hình Sign in xuất hiện cho mỗi dịch vụ.
Lưu vào chỗ mới và chia sẻ 1. Mở tài liệu mà muốn chia sẻ. File > Share >Save To Cloud. Save as >> OneDrive.
Đặt tên > Save. Thao tác này sẽ đưa bạn trở lại tab Info, > Share một lần nữa. Lưu vào chỗ mới và chia sẻ 5. Dưới Invite People, nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà ta muốn chia sẻ.
Can Edit: cho phép thay đổi tệp, Can View: cho phép xem tệp. Nhập một tin nhắn vào hộp dưới dòng địa chỉ, > Share. Chia sẻ một tài liệu đã được lưu Nếu đã lưu một tệp vào SharePoint hoặc OneDrive, làm theo những bước sau. Mở tài liệu muốn chia sẻ.
File > Share > Invite People. Dưới Invite People, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà ta đang chia sẻ. Can Edit: cho phép thay đổi tệp, Require user to sign in before using document: cho phép người dùng đăng nhập trước khi dùng tài liệu 5. Nhập một tin nhắn vào hộp dưới dòng địa chỉ, nếu ta muốn, rồi bấm Share.
Ngừng chia sẻ với mọi người 1. Mở tài liệu không muốn chia sẻ. Dưới Invite People, bấm chuột phải vào người muốn loại bỏ > Remove User. Bảo vệ văn bản - Tab File > Info > Protect Document > Encrypt with Password Bảo vệ văn bản - Hộp thoại Encrypt Document, nhập Password > OK.
Xác nhận lại password > OK. - Từ bây giờ, mỗi khi mở file văn bản này, Word sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập password. Chỉ người nào biết password mới có thể xem được nội dung của file. Bảo vệ văn bản - Muốn hủy bỏ, vào hộp thoại Encrypt Document xóa password.
Theo dõi văn bản - Kiểm tra chính tả và ngữ pháp - Thêm, chỉnh sửa và xóa chú thích - Theo dõi thay đổi văn bản và kết hợp văn bản Kiểm tra chính tả và ngữ pháp • Đặt con trỏ vào đầu của tài liệu hoặc đầu của bất kỳ đoạn văn bản mà ta muốn kiểm tra • Chọn tab Review trên vùng Ribbon • Chọn biểu tượng Spelling & Grammar trên nhóm Proofing hoặc ấn phím tắt (F7). • Bất kỳ một lỗi nào sẽ hiển thị một hộp thoại cho phép ta chọn một cách viết hay ngữ pháp thích hợp hơn. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp Nếu muốn kiểm tra chính tả của một từ cụ thể, ta có thể kích chuột phải vào bất kỳ từ nào được gạch dưới bởi Word và chọn một sự thay thế. Thêm, chỉnh sửa và xóa chú thích Thêm chú thích 1.
Chọn đoạn text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài liệu ta muốn chú thích. Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn nút New Comment. Nhập vào chú thích của ta trong bong bóng hiển thị ở khung bên cạnh tài liệu. Thêm, chỉnh sửa và xóa chú thích Xóa chú thích - Để xóa một chú thích, nhấn chuột phải vào chú thích đó, chọn Delete Comment.
- Để xóa nhanh tất cả chú thích trong tài liệu, nhấn chuột vào một chú thích bất kỳ. Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên dưới nút Delete và chọn Delete All Comments in Document. Thêm, chỉnh sửa và xóa chú thích Chỉnh sửa chú thích 1. Nếu các chú thích không hiển thị trong tài liệu, ta nhấn nút Show Markup trong nhóm Tracking của thẻ Review, sau đó đánh dấu chọn Comments.
Nhấn chuột vào bên trong một bong bóng có chú thích cần sửa. Sau đó sửa lại nội dung theo ý ta. Theo dõi thay đổi văn bản và kết hợp văn bản Theo dõi thay đổi văn bản Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệu Theo dõi sự thay đổi trong khi chỉnh sửa 1. Mở tài liệu mà ta muốn theo dõi.
Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn nút Track Changes. Thay đổi tài liệu theo ý ta (chèn, xóa, di chuyển hay định dạng văn bản. Lập tức ở bên hông trang tài liệu sẽ xuất hiện những bong bóng hiển thị sự thay đổi này. Theo dõi thay đổi văn bản và kết hợp văn bản Theo dõi thay đổi văn bản Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn vào nút Track Changes một lần nữa để tắt chế độ theo dõi trong khi chỉnh sửa.
Kết hợp văn bản 1. Thao tác này sẽ đặc biệt nhanh nếu lưu tất cả tệp ta thêm vào trong cùng thư mục. Mở tài liệu đầu tiên và bấm vào nơi ta muốn chèn tài liệu kế tiếp. Bấm Insert > Object > Text from File.
Duyệt các tài liệu bạn muốn thêm, bấm vào các tài liệu đó, rồi bấm Insert. Tham khảo và liên kết - Thao tác với tài liệu trích dẫn - Thao tác với liên kết - Thao tác với tiêu đề của hình ảnh Thao tác với tài liệu trích dẫn Thêm cước chú 1. Bấm vào nơi bạn muốn thêm cước chú. Bấm References > Insert Footnote.
Word chèn dấu tham chiếu trong văn bản và thêm dấu cước chú vào cuối trang. Nhập văn bản cước chú. Thêm chú thích cuối 1. Bấm vào nơi bạn muốn thêm chú thích cuối.
Bấm References > Insert Endnote.