Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và quá trình tin học hóa diễn ra sâu rộng trên mọi lĩnh vực, việc ứng dụng phần mềm để thay thế các quy trình quản lý thủ công đã trở thành nhu cầu thiết yếu. Đối với mỗi cá nhân trong nền kinh tế thị trường, các hoạt động tiêu dùng, tạo lập thu nhập và phân bổ chi tiêu diễn ra hàng ngày với tần suất ngày càng lớn. Tuy nhiên, theo khảo sát của OECD (2012, 2014) và nghiên cứu của TS. Đinh Thị Thanh Vân cùng Nguyễn Thị Huệ (2016), mức độ hiểu biết và kỹ năng quản lý tài chính cá nhân tại Việt Nam còn ở mức thấp: Việt Nam xếp thứ 26/28 quốc gia tham gia khảo sát của OECD, 33% người được khảo sát không lập ngân sách thu chi, và chỉ có 17,2% cá nhân trong độ tuổi 25–30 tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ biết tiết kiệm có kế hoạch. Phần lớn người dân vẫn theo dõi thu chi bằng phương thức ghi chép sổ sách thủ công, dẫn đến các hạn chế như mất thời gian tra cứu, dễ sai sót dữ liệu, khó theo dõi khi điều chỉnh và không có công cụ trực quan để kiểm soát tình trạng thâm hụt tài chính.

Đề tài "Phát triển phân hệ quản lý tài chính cá nhân trên nền tảng phần mềm 1Office" được thực hiện xuất phát từ yêu cầu thực tế trong quá trình thực tập của tác giả tại Công ty Cổ phần WorkWay. WorkWay là đơn vị phát triển giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể 1Office, nhận được nhiều phản hồi từ khách hàng về nhu cầu tích hợp công cụ quản lý tài chính cá nhân vào phân hệ nhân sự.

Mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề bao gồm:

  1. Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thu chi cá nhân một cách có hệ thống.
  2. Tự động hóa quy trình quản lý thu chi cho từng người dùng, hỗ trợ kiểm soát dòng tiền, điều chỉnh chi tiêu và lập báo cáo tài chính cá nhân định kỳ.
  3. Củng cố và vận dụng kiến thức chuyên ngành Tin học kinh tế vào giải quyết bài toán nghiệp vụ thực tiễn.
  4. Rèn luyện kỹ năng phân tích, thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp luận khoa học.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ và giải pháp phân tích, thiết kế phân hệ quản lý tài chính cá nhân.
  • Phạm vi không gian: Đề tài được khảo sát và nghiên cứu thực tế tại Công ty Cổ phần WorkWay (trụ sở tại Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Tài liệu, số liệu hoạt động và khảo sát kỹ thuật được thu thập từ năm 2018 đến năm 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên nền tảng lý thuyết về công nghệ phần mềm và hệ thống thông tin quản lý, kết hợp phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc:

  • Khung lý thuyết về phần mềm: Khái quát khái niệm phần mềm, các đặc tính kỹ thuật (tính khả dụng, không hao mòn, tính linh hoạt, khả năng bảo trì, độ tin cậy, tính di động), phân loại phần mềm hệ thống (hệ điều hành, phần mềm tiện ích) và phần mềm ứng dụng (Desktop app, Web app/SaaS, bộ ứng dụng).
  • Vòng đời phát triển hệ thống thông tin: Áp dụng mô hình phát triển phần mềm gồm 6 giai đoạn tuần tự: Khảo sát dự án, Phân tích phần mềm, Thiết kế phần mềm, Thực hiện (lập trình), Kiểm thử và Triển khai - Bảo trì.
  • Phương pháp luận phân tích thiết kế: Sử dụng phương pháp phân tích và thiết kế hướng cấu trúc (SADT - Structured Analysis and Design Technique) kết hợp phương pháp luận How-What để mô hình hóa từ mức tổng thể đến chi tiết; ứng dụng kỹ thuật phân rã chức năng (BFD - Business Function Diagram) và mô hình hóa luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram); chuẩn hóa dữ liệu quan hệ theo các dạng chuẩn 1NF, 2NF, 3NF.
  • Công nghệ và công cụ kỹ thuật khảo sát: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ MySQL (sử dụng công cụ quản trị MySQL Workbench, hỗ trợ trigger, stored procedure, view); môi trường phát triển tích hợp Microsoft Visual Studio (ngôn ngữ C#, Windows Forms, trình biên tập IntelliSense, công cụ gỡ lỗi).
  • Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp từ tài liệu nội bộ doanh nghiệp và báo cáo tài chính; phương pháp phân tích - tổng hợp; phương pháp điều tra, khảo sát nghiệp vụ thực tế tại bộ phận Triển khai của Công ty Cổ phần WorkWay.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần WorkWay

Chương 1 giới thiệu chi tiết về đơn vị thực tập – Công ty Cổ phần WorkWay, tiền thân là Công ty DOS (thành lập năm 2009) và chính thức chuyển hướng phát triển phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể 1Office từ năm 2015. Văn bản trình bày các mốc phát triển chính của công ty từ khi ra mắt bản Core Platform v2.0 (2017), phiên bản Mobile (2018), đến năm 2020 khi nền tảng phục vụ gần 1.000 doanh nghiệp với hàng trăm nghìn người dùng.

Văn bản cung cấp cơ cấu sở hữu cổ phần của ban lãnh đạo sáng lập:

  • Ông Lê Việt Thắng (Founder & CEO): 25,5% cổ phần.
  • Ông Nguyễn Đức Minh (CTO): 20% cổ phần.
  • Ông Chu Tiến Long (CCO): 10% cổ phần.
  • Ông Nguyễn Văn Huy: 15% cổ phần.
  • Ông Nguyễn Trường Giang: 15% cổ phần.

Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016–2019 được tổng hợp tại bảng số liệu sau:

Chỉ tiêu tài chính Giá trị (Đơn vị trong báo cáo)
Doanh thu thuần 30.400
Lợi nhuận trước thuế 18.637
Nộp ngân sách 7.094
Lợi nhuận sau thuế 10.543

Bên cạnh đó, chương này khảo sát hiện trạng công nghệ thông tin tại công ty (sử dụng hệ quản trị MySQL Server, Oracle, PostGIS; hệ điều hành Windows Server, Linux; ngôn ngữ lập trình C#, C++, PHP, HTML) và đánh giá chi tiết các tính năng hiện có trong phân hệ nhân sự 1Office (quản lý hồ sơ cá nhân, quá trình làm việc, bảng chấm công, bảng lương, theo dõi quỹ phép năm). Từ đó, tác giả chỉ ra khoảng trống chức năng: phần mềm chưa hỗ trợ người dùng cá nhân quản lý các khoản thu chi ngoài lương và lập kế hoạch tài chính cá nhân, dẫn đến nhu cầu cấp thiết phải nghiên cứu phân hệ mới.

Chương 2: Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế phần mềm

Chương 2 hệ thống hóa các kiến thức học thuật làm nền tảng cho việc triển khai dự án. Tác giả trình bày chi tiết quy trình 6 giai đoạn phát triển phần mềm, phân tích hai phương pháp tiếp cận chính (hướng cấu trúc cho dữ liệu có cấu trúc và hướng chức năng cho dữ liệu phi cấu trúc).

Văn bản làm rõ lý thuyết và quy tắc xây dựng các công cụ mô hình hóa:

  • Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD): Khái niệm, vai trò phân rã bài toán và 3 bước xây dựng sơ đồ.
  • Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Lịch sử hình thành (Ed Yourdon, Larry Constantine, David Martin, Gerald Estrin), định nghĩa 4 thành phần cơ bản (Thực thể bên ngoài, Quá trình xử lý, Kho dữ liệu, Dòng dữ liệu) và vai trò của DFD trong phân tích, thiết kế, biểu đạt và lưu trữ tài liệu hệ thống.
  • Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Mô tả mức trừu tượng cao nhất để xác lập biên giới hệ thống và các luồng thông tin giao tiếp với tác nhân bên ngoài.
  • Hệ quản trị CSDL MySQL và IDE Visual Studio: Trình bày cấu trúc, tính năng kỹ thuật (bảo mật, hỗ trợ mở rộng, cơ chế phục hồi giao dịch, MySQL Workbench, Windows Forms) làm cơ sở cho giai đoạn hiện thực hóa thiết kế.

Chương 3: Phân tích thiết kế phân hệ quản lý tài chính cá nhân trên nền tảng phần mềm 1Office

Chương 3 là phần nội dung trọng tâm của khóa luận, thực hiện toàn bộ quá trình phân tích và thiết kế hệ thống dựa trên nghiệp vụ quản lý sổ tài chính cá nhân:

  • Khảo sát nghiệp vụ: Phân tích mô hình "Sổ tài chính" thủ công (bao gồm số dư đầu kỳ, các dòng giao dịch thu/chi kèm ngày tháng, diễn giải, số tiền và số dư cuối kỳ); xác định các nhóm chức năng chính: Quản lý thu, Quản lý chi, Tìm kiếm và Lập báo cáo.
  • Mô hình hóa chức năng và luồng dữ liệu: Xây dựng sơ đồ phân rã chức năng BFD; sơ đồ ngữ cảnh (với 4 tác nhân: Cá nhân, Công ty, Ngân hàng, Nhà cung cấp); sơ đồ DFD mức đỉnh (tiến trình 1.0 Quản lý thu nhập, 2.0 Quản lý chi tiêu, 3.0 Lập báo cáo tương tác với kho dữ liệu "Sổ tài chính"); các sơ đồ DFD phân rã chi tiết cho từng tiến trình.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thực hiện quy trình chuẩn hóa dữ liệu từ biểu mẫu Sổ tài chính qua các bước 1NF, 2NF và 3NF, xác định mô hình thực thể liên kết (ERD), lược đồ quan hệ và đặc tả chi tiết các bảng dữ liệu.
  • Thiết kế giao diện và giải thuật: Thiết kế cấu trúc menu, màn hình chính, các biểu mẫu (Form) nhập liệu danh mục và quản lý thu chi, các giao diện báo cáo, lưu đồ giải thuật thống kê quỹ tiền mặt theo kỳ và hệ thống mẫu biểu báo cáo đầu ra.

Thiết kế và triển khai hệ thống

1. Kiến trúc chức năng và luồng dữ liệu (BFD & DFD)

Hệ thống được tổ chức thành 3 phân hệ chức năng cấp 1 và phân rã thành các chức năng cụ thể:

  • Quản lý thu nhập: Cập nhật thu từ lương cứng, Cập nhật thưởng, Cập nhật thu nhập khác, Tìm kiếm khoản thu.
  • Quản lý chi tiêu: Cập nhật chi ăn - ở - mặc, Cập nhật chi học tập, Cập nhật chi phát sinh, Tìm kiếm khoản chi.
  • Lập báo cáo: Lập báo cáo thu, Lập báo cáo chi, Lập báo cáo tiền mặt.

Luồng dữ liệu trong hệ thống tương tác chặt chẽ với 4 tác nhân ngoài:

  • Cá nhân: Nhập thông tin thu chi, gửi yêu cầu tìm kiếm/báo cáo, nhận kết quả hiển thị và phiếu báo cáo.
  • Công ty: Cung cấp dữ liệu thu nhập cố định và thưởng của nhân sự vào hệ thống.
  • Ngân hàng: Cung cấp dữ liệu giao dịch nhận tiền và chuyển tiền qua tài khoản.
  • Nhà cung cấp: Phát sinh giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ gắn với các khoản chi tiêu.

2. Thiết kế và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu

Quá trình chuẩn hóa cơ sở dữ liệu từ cấu trúc "Sổ tài chính" được thực hiện theo 3 giai đoạn:

  1. Chuẩn hóa 1NF: Tách danh sách thuộc tính ban đầu thành 3 nhóm dữ liệu: Sổ tài chính (Số sổ, Tồn đầu kỳ), Khoản thu nhập (Số sổ, Mã khoản thu, Tên khoản thu, Ngày thu, Số tiền thu), Khoản chi tiêu (Số sổ, Mã khoản chi, Tên khoản chi, Ngày chi, Số tiền chi).
  2. Chuẩn hóa 2NF: Khắc phục phụ thuộc hàm một phần (Tên khoản thu chỉ phụ thuộc Mã khoản thu; Tên khoản chi chỉ phụ thuộc Mã khoản chi) bằng cách tách thành các bảng danh mục riêng biệt.
  3. Chuẩn hóa 3NF: Không tồn tại phụ thuộc bắc cầu, cấu trúc CSDL đạt chuẩn hóa mức 3 với 5 bảng dữ liệu quan hệ.

Đặc tả cấu trúc các bảng dữ liệu chính trong hệ thống:

Tên bảng Tên trường Kiểu dữ liệu Vai trò / Diễn giải
Số tài chính Số sổ Char(8) Khóa chính (Primary Key)
Tồn đầu kỳ Number Số tiền tồn đầu kỳ thống kê
Khoản thu nhập Số sổ Char(8) Khóa chính (kết hợp), liên kết bảng Số tài chính
Mã khoản thu Char(8) Khóa chính (kết hợp), khóa ngoại liên kết Danh mục khoản thu
Ngày thu Date Ngày phát sinh khoản thu
Số tiền Number Giá trị tiền thu
Ghi chú Varchar(50) Thông tin chi tiết khoản thu
Khoản chi tiêu Số sổ Char(8) Khóa chính (kết hợp), liên kết bảng Số tài chính
Mã khoản chi Char(8) Khóa chính (kết hợp), khóa ngoại liên kết Danh mục khoản chi
Ngày chi Date Ngày phát sinh khoản chi
Số tiền Number Giá trị tiền chi
Ghi chú Varchar Thông tin chi tiết khoản chi
Danh mục khoản thu Mã khoản thu Char(8) Khóa chính
Tên khoản thu Varchar Tên định danh nhóm khoản thu
Danh mục khoản chi Mã khoản chi Char(8) Khóa chính
Tên khoản chi Varchar Tên định danh nhóm khoản chi

3. Thiết kế giao diện, giải thuật và báo cáo

  • Hệ thống giao diện người dùng: Bao gồm Menu tác vụ chính, Form danh mục khoản thu, Form danh mục khoản chi, Form quản lý thu nhập, Form quản lý chi tiêu, Form báo cáo thu nhập, Form báo cáo chi tiêu và Form báo cáo tiền mặt.
  • Thiết kế giải thuật: Xây dựng lưu đồ giải thuật cho tiến trình xử lý báo cáo thống kê quỹ tiền mặt theo kỳ (truy xuất số dư đầu kỳ từ Sổ tài chính, tổng hợp tổng phát sinh thu/chi từ các bảng giao dịch trong khoảng thời gian xác định, tính toán số dư cuối kỳ và xuất kết quả ra giao diện/bản in).
  • Thiết kế hệ thống báo cáo đầu ra:
    • Báo cáo thu nhập chi tiết và Báo cáo chi tiêu chi tiết.
    • Báo cáo chi tiết quỹ tiền mặt.
    • Báo cáo thống kê thu nhập theo kỳ và theo khoản mục.
    • Báo cáo thống kê chi tiêu theo khoảng kỳ và theo khoản mục.
    • Báo cáo thống kê quỹ tiền mặt theo kỳ.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả đạt được:
    1. Hoàn thành việc phân tích thực trạng nghiệp vụ quản lý tài chính cá nhân và nhu cầu người dùng trên phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office.
    2. Xây dựng bộ hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống hoàn chỉnh theo phương pháp SADT, bao gồm: sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD từ mức ngữ cảnh, mức đỉnh đến mức phân rã chi tiết.
    3. Thiết kế mô hình dữ liệu quan hệ hoàn chỉnh đạt chuẩn 3NF với 5 bảng thực thể, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, loại bỏ dư thừa và tối ưu hóa cho bài toán truy vấn thu chi.
    4. Thiết kế hệ thống giao diện chức năng, lưu đồ giải thuật tính toán quỹ tiền mặt và các mẫu biểu báo cáo tài chính trực quan.
  • Đóng góp của đề tài: Đề xuất một giải pháp kỹ thuật cụ thể và khả thi cho Công ty Cổ phần WorkWay trong việc mở rộng tính năng của phần mềm 1Office. Việc tích hợp phân hệ này giúp nâng cao giá trị sử dụng của phần mềm, gia tăng mức độ gắn kết của nhân sự doanh nghiệp với nền tảng và tạo lợi thế cạnh tranh cho sản phẩm 1Office trên thị trường ERP Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đề tài là chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên trong thời gian thực tập có hạn nên phạm vi tập trung chủ yếu vào giai đoạn khảo sát, phân tích và thiết kế mô hình hệ thống; chưa tiến hành kiểm thử hiệu năng diện rộng trên cơ sở dữ liệu lớn hoặc đo lường phản hồi sau khi triển khai toàn diện trên môi trường production.
  • Hướng phát triển:
    1. Triển khai lập trình thực tế các module đã thiết kế vào nền tảng 1Office.
    2. Tích hợp sâu với các phân hệ hiện có của 1Office như phân hệ Lương (tự động hạch toán thu nhập vào sổ tài chính cá nhân khi có phiếu lương) và ứng dụng Fintech (kết nối API với ngân hàng như MBBank để tự động đồng bộ biến động số dư).
    3. Phát triển thêm tính năng lập kế hoạch chi tiêu, cảnh báo vượt hạn mức ngân sách và tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích thói quen tiêu dùng của người dùng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là tài nguyên tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Tin học kinh tế, Hệ thống thông tin quản lý (MIS) và Công nghệ thông tin: Tham khảo phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc (SADT), cách thức chuyển đổi từ bài toán quản lý thủ công sang mô hình BFD, DFD và các bước chuẩn hóa CSDL quan hệ từ 1NF đến 3NF.
  • Nhà phát triển phần mềm và chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA): Tham khảo mô hình phân hệ quản lý tài chính cá nhân để tích hợp vào các phần mềm quản trị nhân sự (HRM) hoặc nền tảng số hóa doanh nghiệp (ERP/SaaS).

Câu hỏi thường gặp

1. Mục đích chính của việc xây dựng phân hệ quản lý tài chính cá nhân trên 1Office là gì?
Phân hệ giúp người dùng cá nhân theo dõi chi tiết dòng tiền (thu nhập, chi tiêu, tồn quỹ), phân loại nguồn thu và nguyên nhân chi tiêu theo thời gian thực, đồng thời kết xuất các báo cáo thống kê định kỳ để điều chỉnh chi tiêu hợp lý, khắc phục các nhược điểm của việc ghi chép sổ sách thủ công.

2. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý tài chính cá nhân gồm những tác nhân bên ngoài nào?
Hệ thống tương tác với 4 tác nhân bên ngoài: Cá nhân (người quản lý tài chính), Công ty (nhập thông tin thu nhập lương/thưởng), Ngân hàng (dữ liệu giao dịch chuyển/nhận tiền) và Nhà cung cấp (dữ liệu chi trả mua hàng hóa, dịch vụ).

3. Cơ sở dữ liệu của phân hệ gồm những bảng nào sau khi chuẩn hóa 3NF?
Cơ sở dữ liệu gồm 5 bảng: Bảng Số tài chính, Bảng Khoản thu nhập, Bảng Khoản chi tiêu, Bảng Danh mục khoản thu và Bảng Danh mục khoản chi.

4. Khóa luận sử dụng các công cụ mô hình hóa và công nghệ nào trong quá trình thực hiện?
Đề tài sử dụng sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), sơ đồ thực thể liên kết (ERD), hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL và môi trường phát triển Microsoft Visual Studio.

5. Cơ cấu tổ chức và doanh nghiệp khảo sát trong đề tài là đơn vị nào?
Đề tài được nghiên cứu tại Công ty Cổ phần WorkWay – đơn vị sở hữu nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể 1Office, do ông Lê Việt Thắng làm CEO và ông Nguyễn Đức Minh làm CTO.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp "Phát triển phân hệ quản lý tài chính cá nhân trên nền tảng phần mềm 1Office" của sinh viên Lê Thị Đào (Đại học Kinh tế Quốc dân) đã giải quyết bài toán tin học hóa quy trình quản lý thu chi cá nhân xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của người dùng doanh nghiệp. Bằng việc áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc (SADT), tác giả đã xây dựng hoàn chỉnh hệ thống mô hình chức năng, luồng dữ liệu, cơ sở dữ liệu chuẩn hóa 3NF cùng hệ thống giao diện và báo cáo thống kê quỹ tiền mặt chi tiết. Đây là tài liệu có giá trị tham khảo học thuật và ứng dụng thực tiễn cao cho sinh viên ngành Tin học kinh tế cũng như các đơn vị phát triển giải pháp phần mềm quản trị.