CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 179 1. ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 179 1. Danh mục nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp mang đặc thù rất riêng. Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu của thị trường thì tuỳ theo từng công trình mà công ty phải sử dụng một khối lượng, số lượng rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng.
Công ty cổ phần xây dựng 179 là một đơn vị chuyên thi công các công trình, hạng mục nhà cửa dân dụng, công trình giao thông vận tải và công nghiệp, làm nền móng cho mặt đường, vì vậy sản phẩm chính của công ty là những công trình đã được hoàn thành. Do đặc thù của công ty nên công ty chủ yếu sản xuất theo các hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký kết. Hàng năm, công ty thi công rất nhiều công trình công nghiệp ở khắp nơi để không sử dụng lãng phí nguyên vật liệu dùng cho sản xuất. Ngay từ khi nhận được bản vẽ thiết kế của công trình, bộ phận thiết kế, kỹ thuật, cùng với bộ phận vật tư đã phải nghiên cứu để đưa ra được một hạn mức vật tư cho công trình sao cho phù hợp và tiết kiệm nhất.
Công ty đã và đang thi công rất nhiều công trình, mỗi công trình lại có một danh mục vật tư riêng, sau đây em xin trích một bảng số liệu vật tư của một công trình mà công ty đang thi công: Trịnh Thị Hồng Huệ 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lớp LT11B Bảng 1.1: BẢNG TỔNG HỢP VẬT TƯ CÔNG TRÌNH NHÀ BẢO MẬT QUÂN ĐOÀN 2 ĐVT: đồng Thiết kế Thực tế chứng từ đã lấy Chênh lệch Đơn STT Vật liệu Ghi vị KL ĐG TT 2011 2012 Cộng KL chú 1 Que hàn kg 162 11.328 3 Xi măng Kg 92.550 0 -90 Trịnh Thị Hồng Huệ 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lớp LT11B Thiết kế Thực tế chứng từ đã lấy Chênh lệch Đơn STT Vật liệu Ghi vị KL ĐG TT 2011 2012 Cộng KL chú 8 Nước Lít 20.948 0 -682 16 Nhựa đường Kg 312.937 17 Thép tròn D<=10 Kg 3.367 18 Thép tròn D<=18 Kg 1.389 35 Trịnh Thị Hồng Huệ 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lớp LT11B Thiết kế Thực tế chứng từ đã lấy Chênh lệch Đơn STT Vật liệu Ghi vị KL ĐG TT 2011 2012 Cộng KL chú 19 Dây thép Kg 87 9.500 0 -15 22 Thép tấm Kg 104 8.344 0 -104 23 Thép hình các loại Kg 98 8.228 0 -98 24 Biển báo tròn Biển 4 678.304 0 -4 25 Biển báo tam giác Biển 32 385.000 0 -32 26 Biển bảo chữ nhật Biển 1 752.000 0 -1 27 Cột sắt đỡ biển báo Cột 37 125.000 0 -37 28 Sơn phản quang Kg 44 29.490 0 -39 Trịnh Thị Hồng Huệ 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lớp LT11B Thiết kế Thực tế chứng từ đã lấy Chênh lệch Đơn STT Vật liệu Ghi vị KL ĐG TT 2011 2012 Cộng KL chú 30 ĐḠ60-80mm m3 94 164.945 33 Vật liệu khác % 0 0 0 Tổng cộng 8.348 0 Trịnh Thị Hồng Huệ 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lớp LT11B 1. Phân loại, phân nhóm và mã hoá nguyên vật liệu tại công ty Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị…cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Tại công ty xây lắp thì muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý.
Tại công ty cổ phần xây dựng 179 cũng tiến hành phân loại vật liệu. Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho. Nhưng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp 2 để phản ánh từng loại vật liệu mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu. Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán vào tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu ”.
Cụ thể ở công ty cổ phần xây dựng 179 sử dụng mã vật tư như sau: + NVL không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà được coi chúng là vật liệu chính: “ Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản ”. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như : xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ : Xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép 6A1, thép 10A1, thép 20A2…thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng… Trịnh Thị Hồng Huệ 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lớp LT11B + Nhiên liệu : Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như : xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm : phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ôtô như: các mũi khoan, săm, lốp ôtô. + Thiết bị XDCB và vật kết cấu: Cả hai loại thiết bị này đều là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây lắp nhưng chúng khác với vật liệu xây dựng nên được xếp vào loại riêng.
Thiết bị XDCB: Là những thiết bị được sử dụng cho công việc XDCB (bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp) như: thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi… Vật kết cấu: Là những bộ phận của sản phẩm xây dựng tự sản xuất hoặc mua của doanh nghiệp khác để lắp vào công trình xây dựng như vật kết cất bê tông đúc sẵn, vật kết cấu bằng kim loại đúc sẵn… + Phế liệu thu hồi bao gồm: Các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng…Nhưng hiện nay công ty không thực hiện việc thu hồi phế liệu nữa nên không có phế liệu thu hồi. ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 179 : 1. Các phương thức hình thành Xác định nguồn cung ứng vật tư Thông thường có các nguồn đảm bảo vật tư + Nguồn đảm bảo vật tư trong công ty Trịnh Thị Hồng Huệ 10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lớp LT11B + Nguồn đảm bảo từ bên ngoài + Đơn vị liên kết để đảm bảo vật tư Tại công ty, do không tự sản xuất được nguồn vật tư nên nguồn vật tư của công ty được đảm bảo từ bên ngoài. Những loại vật tư chính như: sắt, thép, tôn… Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cung ứng vật tư Kế hoạch sản phẩm Kế hoạch nhập vật tư Định mức vật tư Nguồn cung cấp vật tư Vật tư hiện tồn kho Nhu cầu trong tháng Nhu cầu thực tế vật tư trong tháng Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật tư về công ty Trường hợp công ty tự vận chuyển vật tư Tổ chức tiếp nhận vật tư tại địa điểm giao hàng theo đúng thời hạn của hợp đồng.
Khi tiếp nhận phải kiểm tra chặt chẽ số lượng và chất lượng vật tư. Trịnh Thị Hồng Huệ 11 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lớp LT11B Tổ chức khi tiếp nhận vật tư về công trường phải có nhân viên tiếp liệu đi theo để áp tải hàng. Đặc biệt rất lưu ý với các phương tiện che chắn và đảm bảo an toàn trong khi vận chuyển, phương tiện cân đo đong đếm để nhập kho vật tư một cách nhanh chóng và đầy đủ. Trường hợp công ty thuê vận chuyển vật tư Lúc thuê vận chuyển cũng phải có cán bộ tiếp liệu đi theo để áp tải hàng và làm thủ tục nhập kho vật tư.
Công tác cung ứng vật tư chỉ kết thúc khi hàng đã nhập kho đầy đủ. Các phương thức sử dụng, hệ thống kho tàng, bến bãi chứa đựng nguyên vật liệu của công ty Quản trị dự trữ vật tư Yêu cầu của công tác bảo quản vật tư trong kho + Duy trì tốt số lượng và chất lượng vật tư trong kho. + Đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích của kho. + Đảm bảo cho việc xuất – nhập được thuận tiện.
+ Đảm bảo hạ thấp chi phí. Công ty bảo quản nguyên vật liệu trong hai kho, theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt, thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ôxy hoá vật liệu, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống nhau hoặc khác nhau. Thủ kho là người chịu trách nhiệm bảo quản tốt vật tư trong kho, để làm tốt công việc này đòi hỏi người quản lý thủ kho phải chấp hành những quy định sau: Trịnh Thị Hồng Huệ 12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lớp LT11B + Lưu ý sắp xếp vật tư trong kho.
+ Giữ gìn tốt bao bì. + Các loại vật tư khác nhau phải xếp riêng ra. + Thường xuyên theo dõi các chủng loại vật tư trong kho như: lau chùi, xử lý kịp thời. Riêng các loại cát, sỏi, đá, vôi được đưa thẳng tới công trình.
Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt hợp lý trong quá trình vận chuyển, bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Kiểm kê kho hàng Khi kiểm kê kho gồm 3 người: một thủ kho và hai nhân viên cùng kiểm tra. Việc kiểm tra được thực hiện vào ngày 25 và ngày 26 hàng tháng. Khi kiểm tra kho thủ kho phải chuẩn bị và trình bày đầy đủ các loại sổ sách về xuất – nhập hàng hoá, các loại thẻ kho sẵn sàng chờ kiểm kê thực tế, phương tiện trong kho và các loại vật tư trong kho.
Qua quan sát thực tế, em thấy công xưởng bố trí kho bằng cách sắp xếp vật tư theo từng loại vào từng khu vực.