CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI 1. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ ĐẶC ĐIỂM THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI 1. Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được thiết lập để thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu qua đó biến những thông tin rời rạc thành những thông tin kế toán phù hợp và hữu ích phục vụ cho nhu cầu người sử dụng. Ngày nay khi nói đến hệ thống thông tin kế toán chúng ta hay nói đến hệ thống trong môi trường máy tính, trong môi trường có ứng dụng CNTT.
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán bao gồm: Tổ chức thông tin đầu vào Đây là một hệ thống thu thập các thông tin rời rạc từ quá trình hoạt động của tổ chức được thể hiện bằng việc thu thập dữ liệu từ các sự kiện kinh tế tài chính phát sinh thông qua đối tượng quản lý chi tiết, đối tượng kế toán và các chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho quá trình xử lý thông tin được tổ chức theo quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Cũng có thể xem đây là hệ thống thu thập dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc xử lý và cung cấp thông tin đầu ra, do đó việc chọn lọc, phân loại, tổng hợp nguồn dữ liệu đầu vào cũng rất quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán. Có thể nói dữ liệu đầu vào là thành phần quan trọng quyết định đến khả năng cung cấp thông tin của hệ thống do đó dữ liệu đầu vào phải được thu thập đầy đủ, chính xác và hợp lệ. Tổ chức cơ sở dữ liệu Đây là hệ thống xử lý dữ liệu bao gồm tập hợp tất cả các yếu tố tham gia 8 vào quá trình xử lý dữ liệu để có được thông tin kế toán hữu ích.
Hệ thống này được tổ chức thực hiện gắn liền hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán và phương pháp ghi chép, tính toán, các quy định về phân tích, hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh đó là các quy trình kế toán, phương thức xử lý kế toán bằng máy, phần mềm hay là ghi chép thủ công được các đơn vị vận dụng theo mục tiêu và yêu cầu quản lý. Nói đến cơ sở dữ liệu trong điều kiện tin học hóa ngày nay thì chủ yếu là cơ sở dữ liệu trong các chương trình, phần mềm phục vụ công tác kế toán. Cơ sở dữ liệu trong phần mềm kế toán có thể được thiết kế theo rất nhiều phương án khác nhau.
Với mỗi phương án thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu thì quy trình xử lý, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin cũng sẽ khác nhau. Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ chặt chẽ với nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thông tin kế toán. Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có vai trò như bộ sổ sách kế toán trong điều kiện hạch toán thủ công. Toàn bộ dữ liệu kế toán, bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán.
Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều mẫu tin. Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một mẫu tin mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định. Theo tính chất của dữ liệu chứa trong mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân thành các tập tin chính và các tập tin nghiệp vụ.
Thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu thì các dữ liệu, thông tin được thu thập qua hệ thống thông tin đầu vào sẽ được phân loại, tổng hợp, xử lý và hệ thống để phản ánh được quá trình vận động, thay đổi của từng đối tượng kế toán, từng quá trình và chu trình hoạt động khác nhau trong đơn vị kế toán. Trong 9 điều kiện kế toán thủ công, hệ thống này là hệ thống các quy trình xử lý, phương thức xử lý kế toán bằng tay, các sổ sách kế toán dùng đề ghi chép bằng tay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các chứng từ kế toán. Trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán thì đây là hệ thống các cơ sở dữ liệu và các quy trình xử lý kế toán trên các phần mềm được thiết kế và tổ chức cho phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô của mỗi tổ chức và yêu cầu quản lý của đơn vị. Như vậy để đảm bảo cho hệ thống cơ sở dữ liệu hoạt động tốt thì phải tổ chức hữu hiệu về bộ máy xử lý, tổ chức các quy trình xử lý của kế toán tương ứng với các hoạt động trong chu trình kế toán và cùng với việc tổ chức phương thức xử lý kế toán là thủ công hay xử lý trên nền máy tính.
Tổ chức thông tin đầu ra Đây là hệ thống thực hiện việc tổng hợp số liệu được cung cấp từ hệ thống xử lý để hình thành nên hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính và tình hình hoạt động của đơn vị kế toán thông qua hệ thống báo cáo kế toán tài chính được quy định bởi nhà nước nhằm cung cấp các thông tin về kế toán tài chính cho bên trong và bên ngoài đơn vị (chủ yếu là bên ngoài) như các thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động của đơn vị… và các báo cáo kế toán quản trị được đơn vị thiết lập để phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ như các thông tin về dự toán kế hoạch, định hướng phát triển trong tương lai. Hệ thống thông tin đầu ra tạo ra những thông tin theo mục tiêu đã được xác định trước và những thông tin này sẽ được chuyển tải đến các đối tượng sử dụng tương ứng thông qua các hình thức khác nhau. Chất lượng của thông tin đầu ra được sử dụng đề làm căn cứ đánh giá chất lượng và hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống kế toán, là thước đo đánh giá sự thành công của hệ thống kế toán. Do vậy, để đạt được chất lượng mong muốn thì tất cả các hệ thống khác trong toàn hệ thống thông tin kế toán phải luôn đảm bảo mối quan hệ lẫn nhau một cách tốt nhất, các hệ thống phải đảm 10 bảo công việc hoạt động một cách hữu hiệu tạo ra dòng thông tin xuyên suốt giữa các hệ thống với nhau.
Các hệ thống con trong toàn hệ thống được thiết lập phải phù hợp với môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh, điều kiện hoạt động và nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng khác nhau. Ngoài ra trong hệ thống thông tin kế toán, ngoài việc tổ chức phục vụ cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và cung cấp thông tin đầu ra thì để đảm bảo cho chất lượng thông tin cũng như an toàn hệ thống và dữ liệu thì cần phải lưu ý đến các vấn đề về lưu trữ dữ liệu, thông tin và hệ thống các hoạt động kiểm soát mà đơn vị tổ chức. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin cho các đối tượng liên quan, trong đó chủ yếu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các nhà quản trị thực hiện các quyết định của mình, lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và kiểm tra kế hoạch, đưa ra các quyết định ở tất cả các cấp quản lý khác nhau từ những vấn đề có cấu trúc đến những vấn đề không có cấu trúc. Thông qua việc tổ chức một hệ thống thông tin kế toán tốt sẽ đảm bảo trong việc thu thập, lưu trữ và xử lý đầy đủ, chính xác dữ liệu về các hoạt động trong tổ chức.
Đây là cơ sở rất quan trọng trong việc cung cấp các thông tin hữu ích phục vụ cho tiến trình ra quyết định. Với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT như hiện nay, sự cạnh tranh gay gắt của thị trường hay những vấn đề đặt ra về sự hữu ích của thông tin thì việc trang bị phần mềm, phần cứng cho việc thu thập dữ liệu là rất quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán có một vai trò rất quan trọng là hoạch định và kiểm soát nguồn lực của tổ chức thông qua việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo một cách hợp lý rằng tất cả các hoạt động đều được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả, qua đó có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy, đảm bảo được sự tuân thủ các luật lệ, quy định của nhà nước. 11 Quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết lập bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động - Sự tin cậy của báo cáo tài chính - Sự tuân thủ pháp luật và các quy định Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy, phải đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin, phải phù hợp với các yêu cầu, các quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị.
Khi đưa ra các mẫu biểu báo cáo, chứng từ, các quy trình kế toán, các phương pháp kế toán hay khi phân công nhân sự trong phòng kế toán và toàn đơn vị cần đảm bảo cho sự trao đổi thông tin từ cấp trên xuống dưới và từ dưới lên trên, giữa các cấp với nhau, mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ.