CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Sự cần thiết và vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm “tổ chức công tác kế toán” trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán được coi là công việc quan trọng trong quá trình thực hiện công tác kế toán ở các đơn vị kế toán nhằm giúp cho việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho công tác quản lý kinh tế tài chính của đơn vị. Trong nghiên cứu cũng như trong thực tiễn có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức công tác kế toán.
Quan điểm thứ nhất: “Tổ chức công tác kế toán là những mối quan hệ có yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán, chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán”. Quan điểm này mới chỉ nói lên tổ chức về các phương pháp kế toán một cách chung chung, chưa cụ thể nên khi vận dụng vào thực tế sẽ gặp nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, chưa thấy rõ được việc tổ chức bộ máy kế toán cũng như tổ chức kiểm tra kiểm soát trong việc cung cấp thông tin tài chính cho điều hành sản xuất kinh doanh. Quan điểm thứ hai: “Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc sử dụng các phương pháp kế toán để thực hiện việc phân loại, ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phù hợp với Luật kế toán, Luật ngân sách nhà nước và các chính sách, chế độ hiện hành; phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD của đơn vị” Theo Học viện Tài chính (2011), giáo trình “Tổ chức công tác kế toán”, NXB Tài chính, Hà Nội, tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp”. Quan điểm này đã khắc phục được những hạn chế của quan điểm thứ nhất là đã nêu cụ thể hơn về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc vận dụng vào thực tế được thuận lợi hơn, song chưa nêu rõ vấn đề về tổ chức bộ máy để thực hiện các khâu công việc kế toán.
Theo Quốc hội (2015), Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán. 6 Nói cách khác, tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mỗi quan hệ qua lại giữa các phương pháp kế toán, đối tượng kế toán với con người am hiểu nội dung công tác kế toán (người làm kế toán) biểu hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của một đơn vị cụ thể. Từ các quan điểm trên, tác giả rút ra được quan điểm của bản thân về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc tổ chức nhân sự kế toán theo các phần hành kế toán cụ thể, thực hiện các phương pháp kế toán phù hợp với yêu cầu thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính, phù hợp với đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự cần thiết và vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành; phát triển và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước, của các chủ thể trong nền kinh tế thị trường. Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì trệ trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ, không chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí.
Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có tầm quan trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế ở doanh nghiệp. Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp 7 thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Để tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp hợp lý, khoa học và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp cần thực hiện các nguyên tắc sau đây: Một là, nguyên tắc tuân thủ Nhằm tạo ra một môi trường hoạt động pháp lý cho hoạt động của kế toán, mỗi quốc gia sẽ ban hành một hệ thống các quy định pháp luật cho hoạt động kế toán. Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ luật pháp tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ các quy định về pháp luật kế toán của từng quốc gia mà doanh nghiệp đang hoạt động.
Mặt khác, để thống nhất hóa công tác kế toán các Hiệp hội nghề nghiệp về kế toán trên toàn thế giới, tại các quốc gia và vùng lãnh thổ sẽ ban hành các quy định mang tính chất nguyên tắc mà những người tham gia các Hiệp hội nghề nghiệp này khi thực hiện công tác kế toán phải tuân thủ, vì vậy tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ các quy định của các Hiệp hội nghề nghiệp này. Tại Việt Nam hiện nay hầu hết các quy định về kế toán đều được thực hiện bằng các quy định của pháp luật, vì vậy tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định pháp luật có liên quan khác. Kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng, kiểm tra việc chấp hành các chính sách của nhà nước đối với tất cả các đơn vị, để điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân. Vì vậy tổ chức công tác kế toán phải tuân theo những quy định chung, đó là những quy định về nội dung công tác kế toán, quy định về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán ghi trong Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán.
Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với các chế độ, chính sách, thể lệ văn bản pháp qui về kế toán do nhà nước ban hành. Việc ban hành chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Vì vậy tổ chức công tác kế toán phải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, hệ thống báo cáo tài chính mà nhà nước qui định để vận dụng một cách phù hợp với chính sách, chế 8 độ quản lý kinh tế của Nhà nước trong từng thời kỳ. Có như vậy việc tổ chức công tác kế toán mới không vi phạm những nguyên tắc, chế độ qui định chung của nhà nước, đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán góp phần tăng cường quản lý kinh tế của các cấp, các ngành, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Hai là, nguyên tắc phù hợp - Phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, tổ chức quản lý và địa bàn hoạt động của mỗi doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm và điều kiện hoạt động kinh doanh khác nhau.
Vì vậy, không thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp nên để tổ chức tốt công tác kế toán doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán Người thực hiện trực tiếp mọi công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp là cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý doanh nghiệp. Vì vậy để tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toán đối với công tác quản lý doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Tổ chức công tác kế toán cũng phải phù hợp với trình độ trang bị các thiết bị, phương tiện tính toán và các trang thiết bị khác phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý chung trong toàn doanh nghiệp.