Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Bản chất, ý nghĩa, vai trò và nội dung của tổ chức kế toán trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp 1. Bản chất, vai trò của kế toán trong hoạt động quản lý Hoạt động sản xuất luôn là cơ sở tồn tại và phát triển của con người dưới mọi hình thái kinh tế xã hội và thực hiện chức năng quản lý hoạt động sản xuất là một nhu cầu tất yếu. Xã hội càng phát triển thì sự quan tâm đến hoạt động sản xuất của con người càng tăng và quản lý hoạt động sản xuất là cần thiết.
Để quản lý tốt nhất đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp đã sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau. Trong đó, kế toán rất được coi trọng trong công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. Hiện nay có rất nhiều khái niệm về kế toán đã được đưa ra như “Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để kiểm tra phản ánh tình hình vận động của các tài sản, quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh, dùng vốn và kinh phí của nhà nước cũng như của tổ chức xí nghiệp …”. Hay “hạch toán là một hệ thống điều tra quan sát, tính toán, đo lường và ghi chép các quá trình kinh tế, nhằm quản lý các quá trình đó ngày càng chặt chẽ hơn”.
Ở Việt Nam ngày 19 tháng 5 năm 2003, kỳ họp quốc hội khoá XI nước ta đã thông qua Luật Kế toán tại kỳ họp thứ 3 và Chủ tịch nước đã ký lệnh số 12/2003/L-CTN, công bố ngày 26 tháng 6 năm 2003. Luật kế toán nêu rõ “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. 6 Mục đích của hạch toán là cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý hoạt động sản xuất, cho quản lý nền kinh tế. Các thông tin này được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó hạch toán kế toán là một trong những nguồn quan trọng không thể thiếu.
Từ định nghĩa trên, có thể thấy hạch toán kế toán là một môn khoa học phản ánh và giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp và các cơ quan thông qua việc sử dụng hệ thống các phương pháp riêng: Phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối. Tổ chức công tác kế toán hay nói cách khác là tổ chức hạch toán kế toán có các đặc điểm sau: - Phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống tất cả các loại vật tư, tiền vốn và mọi hoạt động kinh tế. - Sử dụng 3 thước đo: thước đo hiện vật, thước đo lao động và thước đo tiền tệ, trong đó thước đo tiền tệ được coi là chủ yếu. Nghĩa là mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi chép theo giá trị và biểu hiện bằng tiền.
- Sử dụng một hệ thống các phương pháp nghiên cứu khoa học như phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối. Trong đó phương pháp lập chứng từ là thủ tục hạch toán đầu tiên và bắt buộc đối với mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Như vậy, với hai chức năng cơ bản là thông tin và kiểm tra, kế toán chính là một bộ phận quan trọng của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế tài chính, có ý nghĩa rất lớn không chỉ đối với mỗi doanh nghiệp mà với toàn bộ nền kinh tế xã hội nói chung. Để thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán, đòi hỏi phải tiến hành việc tổ chức hạch toán kế toán, thiết kế một hệ thống thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu của các quá trình kinh tế diễn ra trong đơn vị kế 7 toán nhằm cung cấp thông tin hữu ích phục vụ tốt nhất cho các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, của Nhà nước và các đối tượng liên quan.
Vai trò tổ chức kế toán trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp Trên thực tế, các nhà kinh tế học đã đưa ra nhiều định nghĩa về tổ chức kế toán dưới nhiều khía cạnh khác nhau. Trước đây, có quan điểm cho rằng: Tổ chức kế toán là việc tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở từng đơn vị, theo đó tổ chức kế toán chỉ đơn thuần là áp dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm, điều kiện của đơn vị. Hiện nay, có nhiều quan điểm mới, hoàn thiện hơn về tổ chức kế toán, dưới đây là 3 quan điểm nổi bật. Quan điểm thứ nhất: xuất phát từ bản chất của kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các doanh nghiệp.
Các tổ chức bằng hệ thống khoa học như chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và tổng hợp cân đối. Một số nhà nghiên cứu cho rằng: Tổ chức kế toán là việc thiết lập những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của kế toán bao gồm: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán. Theo quan điểm này, tổ chức kế toán thực chất là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán. Có thể thấy, quan điểm này còn trừu tượng, khó hình dung một cách cụ thể để vận dụng vào thực tiễn.
Quan điểm thứ hai: Xuất phát từ nội dung công việc cụ thể và đối tượng của kế toán là ghi chép, tính toán, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tình hình tài sản và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của đơn vị. Quan điểm này cho rằng: Tổ chức kế toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán (chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá, tổng hợp cân đối kế toán). Trong từng nội dung hạch toán và trong từng điều kiện cụ thể nhằm phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Quan điểm 8 này thể hiện cụ thể hơn về tổ chức kế toán.
Tuy nhiên lại chưa nêu rõ yếu tố con người, là yếu tố đảm nhiệm việc thực hiện các công việc và áp dụng các phương pháp kế toán. Đó chính là bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị, một yếu tố không thể thiếu được của hệ thống tổ chức kế toán. Quan điểm thứ 3: xuất phát từ nội dung và nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị, quan điểm này cho rằng: Tổ chức kế toán phải giải quyết cả hai phương diện Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích nghiên cứu của khoa học kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các cán bộ, nhân viên kế toán ở đơn vị để thực hiện tốt công tác kế toán. Nhìn chung, các quan điểm đều đã thể hiện được những nội dung, phương diện cơ bản của tổ chức kế toán trong mỗi đơn vị, song vẫn chưa đầy đủ.
Tổng hợp từ những quan điểm trên, có thể nêu lên khái niệm về tổ chức kế toán như sau: “Tổ chức kế toán là việc sắp xếp hợp lý các khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán theo một mô hình nào đó, trên cơ sở vận dụng hệ thống phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các căn cứ nhất định và trong những điều kiện, đặc điểm cụ thể của đơn vị nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán”. Vậy, có thể thấy kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong hệ thống quản lý kinh tế. Giúp quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính ở mỗi đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Do đó, hạch toán kế toán phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng doanh nghiệp.
Đặc biệt trong điều kiện khu vực hoá, toàn cầu hoá nền kinh tế như hiện nay. Tính cạnh tranh ngày càng cao, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng lớn, các quan hệ kinh tế ngày càng đa dạng, phức tạp thì thông tin phục vụ 9 cho quản lý càng phải kịp thời và chính xác. Thêm vào đó, ngày càng có nhiều đối tượng quan tâm đến thông tin kế toán của doanh nghiệp ngoài các nhà quản lý như: Các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan chủ quản, chủ đầu tư, các cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng. Do vậy việc tổ chức kế toán một cách khoa học, hợp lý càng trở nên cần thiết.
Ý nghĩa của tổ chức kế toán Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức kế toán tốt sẽ đảm bảo cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị một cách có hệ thống, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, các chủ đầu tư, cổ đông, khách hàng. giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh có hiệu quả nhất. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán một cách hiệu quả.
Bố trí con người để thực hiện các khối lượng công tác kế toán là một nội dung của tổ chức kê toán.