CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, ý nghĩa của tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp 1. Hạch toán kế toán và hệ thống thông tin kế toán Để có được thông tin phục vụ cho quản lý các hoạt động kinh tế cần phải thu thập, phân tích và xử lý thông tin. Một trong các nguồn hông tin đó là cần phải thực hiện quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động đó, nghĩa là phải hạch toán các quá trình kinh tế.
Như vậy, hạch toán được hiểu là “một hệ thống điều tra quan sát, tính toán, đo lường và ghi chép các quá trình kinh tế, nhằm quản lý các quá trình đó ngày càng chặt chẽ hơn”. Mục đích của hạch toán kế toán là cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý hoạt động sản xuất, quản lý kinh tế. Các thông tin này có thể thu được từ nhiều nguồn khác nhau như hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê. Ngày 19 tháng 5 năm 2003, tại kỳ họp thứ 3 Quốc hội khoá XI nước Việt Nam đã thông qua Luật Kế toán và ngày 26 tháng 6 năm 2003, Chủ tịch nước đã ký lệnh số 12/2003/L-CTN công bố Luật.
Luật kế toán nêu rõ “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. Từ định nghĩa trên, có thể thấy HTKT là một môn khoa học phản ánh và giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp và các cơ quan thông qua việc sử dụng hệ thống các phương pháp riêng: Phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối. HTKT có các đặc điểm sau: - HTKT phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống tất cả các loại vật tư, tiền vốn và mọi hoạt động kinh tế. Về thực chất HTKT 8 nghiên cứu tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản trong các tổ chức, đơn vị.
Nhờ đó mà HTKT thực hiện được sự giám đốc liên tục cả trước, trong và sau quá trình SXKD và sử dụng vốn. - Để thực hiện chức năng phản ánh và giám đốc của mình, HTKT sử dụng 3 thước đo: thước đo hiện vật, thước đo lao động và thước đo tiền tệ, trong đó thước đo tiền tệ được coi là chủ yếu. Nghĩa là mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi chép theo giá trị và biểu hiện bằng tiền. Nhờ đó mà HTKT có th ể cung cấp được các chỉ tiêu tổng hợp phục vụ cho việc giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính một cách toàn diện.
- HTKT sử dụng một hệ thống các phương pháp khoa học như phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối. Trong đó phương pháp lập chứng từ là thủ tục hạch toán đầu tiên và bắt buộc phải có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ đó mà số liệu do kế toán cung cấp đảm bảo được tính chính xác và có cơ sở pháp lý vững chắc. Như vậy, với hai chức năng cơ bản là thông tin và kiểm tra, HTKT chính là một bộ phận quan trọng của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế tài chính, có ý nghĩa rất lớn không chỉ đối với mỗi doanh nghiệp mà với toàn bộ nền kinh tế xã hội nói chung.
Thông tin HTKT có một số đặc điểm nổi bật như: - Thông tin HTKT là những thông tin động về tuần hoàn của những tài sản. Trong doanh nghiệp, toàn bộ bức tranh về hoạt động SXKD từ khâu đầu tiên là cung cấp vật tư cho sản xuất, qua khâu sản xuất đến khâu cuối cùng là tiêu thụ đều được phản ánh đầy đủ và sinh động qua thông tin kế toán. - Thông tin HTKT luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả. Những thông tin như thế có ý nghĩa rất lớn đối với việc ứng dụng hạch toán kinh doanh.
- Mỗi thông tin thu được là kết quả của quá trình có tính hai mặt: thông tin và kiểm tra. Vì vậy, khi nói đến HTKT cũng như thông tin thu được từ phân hệ này đều không thể tách rời hai đặc trưng cơ bản nhất là thông tin và kiểm tra. 9 Với bản chất như vậy, thông tin HTKT phục vụ cho rất nhiều đối tượng, không chỉ cho các nhà quản lý doanh nghiệp trong việc ra quyết định kinh doanh cho phù hợp mà còn cho các đối tượng bên ngoài, có liên quan về lợi ích với doanh nghiệp như nhà đầu tư, người mua, người bán, ngân hàng, các cơ quan nhà nước.1: Đối tượng sử dụng thông tin kế toán Hoạt động kinh doanh Hoạt động kế toán Nhà quản lý Người có lợi Người có lợi ích gián tiếp ích trực tiếp - Chủ doanh nghiệp - Nhà đầu tư Cơ Cơ. - Hội đồng quản trị - Chủ nợ quan quan Thuế - Ban giám đốc - Ngân hàng chức thống.
năng kê Để thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán, đòi hỏi phải tiến hành việc tổ chức HTKT, thiết kế một hệ thống thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu của các quá trình kinh tế diễn ra trong đơn vị kế toán nhằm cung cấp thông tin hữu ích phục vụ tốt nhất cho các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, của Nhà nước và các đối tượng liên quan. Khái niệm về tổ chức hạch toán kế toán Trên thực tế, các nhà kinh tế học đã đưa ra nhiều định nghĩa về tổ chức HTKT dưới nhiều khía cạnh khác nhau. Trước đây, có quan điểm cho rằng: Tổ chức HTKT là việc tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở từng đơn vị, theo đó tổ chức HTKT chỉ đơn thuần là áp dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm, điều kiện của đơn vị. Quan 10 điểm này đúng nhưng chưa đủ, việc vận dụng chế độ kế toán là một phần quan trọng định hướng cho việc tổ chức HTKT nhưng không thể xem là toàn bộ công việc tổ chức HTKT.
Có nhiều nội dung mà chế độ kế toán hiện nay chưa quy định. Đặc biệt trong nền kinh tế năng động, cạnh tranh và đầy rủi ro như hiện nay, bên cạnh nhiệm vụ cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, kế toán còn có nhiệm vụ phân tích thông tin, số liệu kế toán để tham mưu, đề ra các giải pháp phục vụ cho yêu cầu quản lý và ra các quyết định về kinh tế của đơn vị. Hiện nay, để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội, có nhiều quan điểm mới, hoàn thiện hơn về tổ chức HTKT. Quan điểm thứ nhất: Xuất phát từ bản chất của HTKT là hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các doanh nghiệp, các tổ chức bằng hệ thống phương pháp khoa học như chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và tổng hợp cân đối, một số nhà nghiên cứu cho rằng: Tổ chức HTKT là việc thiết lập những mối liên hệ giữa các yếu tổ cấu thành bản chất của HTKT: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán.
Theo quan điểm này, tổ chức HTKT thực chất là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của HTKT. Có thể thấy, quan điểm này còn trừu tượng, khó hình dung một cách cụ thể để vận dụng vào thực tiễn. Quan điểm thứ hai: Xuất phát từ nội dung công việc cụ thể và đối tượng của HTKT là ghi chép, tính toán, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tình hình tài sản và mọi hoạt động SXKD phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của đơn vị, quan điểm này cho rằng: Tổ chức HTKT là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán (phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp cân đối kế toán) trong từng nội dung hạch toán cụ thể và trong từng điều kiện cụ thể nhằm phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Quan điểm này thể hiện cụ thể hơn về tổ chức HTKT, tuy nhiên lại chưa nêu rõ yếu tố con người, là yếu tố đảm nhiệm việc thực hiện các công việc và áp dụng các phương pháp HTKT, đó chính là bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị, một yếu tố không thể thiếu được của hệ thống tổ chức HTKT.
11 Quan điểm thứ 3: Xuất phát từ nội dung và nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị, quan điểm này cho rằng: Tổ chức HTKT phải giải quyết cả hai phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích nghiên cứu của khoa học kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các cán bộ, nhân viên kế toán ở đơn vị để thực hiện tốt công tác kế toán. Nhìn chung, các quan điểm trên đều đây đều đã thể hiện được những nội dung, phương diện cơ bản của tổ chức HTKT trong mỗi đơn vị, song vẫn chưa đầy đủ. Tổng hợp từ những quan điểm trên, có thể nêu lên khái niệm về tổ chức HTKT như sau: tổ chức HTKT là việc sắp xếp hợp lý các khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán theo một mô hình nào đó, trên cơ sở vận dụng hệ thống phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các căn cứ nhất định và trong những điều kiện, đặc điểm cụ thể của đơn vị nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán. Từ khái niệm trên, có thể khái quát nội dung cơ bản của tổ chức HTKT bao gồm: - Xác lập mô hình tổ chức HTKT - Tổ chức các khối lượng công tác kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán - Tổ chức kiểm tra kế toán 1.