Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định

• Tác giả: Lê Thị Diệu Loan
• Người hướng dẫn: PGS. Đinh Trọng Thịnh
• Trường học: Trường Đại học Công nghệ Đông Á
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ứng dụng ERP tại Công ty Cổ phần Dược Bình Định
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Bắc Ninh

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• MỤC LỤC
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Tổng quan về ERP
• 1.1.1. Khái niệm ERP
• 1.1.2. Thành phần ERP
• 1.1.2.1. Phân hệ Tài chính kế toán
• 1.1.2.2. Phân hệ kế toán quản trị chi phí chung và phân tích lợi nhuận
• 1.1.2.3. Phân hệ Quản lý mua hàng
• 1.1.2.4. Phân hệ Quản trị kho chi tiết
• 1.1.2.5. Phân hệ Quản lý bán hàng
• 1.1.2.6. Phân hệ Quản trị sản xuất
• 1.1.2.7. Phân hệ Quản trị chất lượng
• 1.1.2.8. Phân hệ Quản lý bảo trì bảo dưỡng máy móc, thiết bị
• 1.1.2.9. Phân hệ Quản trị nghiên cứu & phát triển
• 1.1.2.10. Phân hệ Quản lý nhân sự - tiền lương
• 1.1.2.11. Hệ thống Báo cáo thông minh
• 1.1.3. Chức năng của ERP
• 1.1.4. Lợi ích khi sử dụng ERP
• 1.1.4.1. Đối với bản thân doanh nghiệp
• 1.1.4.2. Đối với nhà quản lý
• 1.1.4.3. Đối với các nhân viên
• 1.2. Tổng quan về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP
• 1.2.1. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp
• 1.2.2. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng ERP tại các doanh nghiệp
• 1.2.3. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp
• 1.2.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP
• 1.2.4.1. Xác định yêu cầu thông tin
• 1.2.4.2. Xây dựng danh mục đối tượng kế toán
• 1.2.4.3. Tổ chức vận dụng và thực hiện chế độ chứng từ kế toán
• 1.2.4.4. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán
• 1.2.4.5. Tổ chức lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán phù hợp
• 1.2.4.6. Tổ chức áp dụng chế độ sổ kế toán
• 1.2.4.7. Tổ chức công tác lập và phân tích Báo cáo tài chính
• 1.2.4.8. Tổ chức kiểm kê tài sản
• 1.2.4.9. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
• 1.2.4.10. Tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin
• 1.2.4.11. Tổ chức bộ máy kế toán và cơ cấu bộ máy kế toán
• 1.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – TRANG THIẾT BỊ Y TẾ BÌNH ĐỊNH
• 2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần Dược – Trang thiết bị y tế Bình Định
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
• 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
• 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
• 2.1.4. Đặc điểm về vốn của Công ty
• 2.1.5. Đặc điểm về sản phẩm
• 2.1.6. Đặc điểm về hệ thống phân phối
• 2.1.7. Tổ chức Bộ máy quản lý của Công Ty
• 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
• 2.2.1. Mô hình tổ chức Bộ máy kế toán
• 2.2.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty
• 2.3. Tổng quan triển khai phần mềm SAP ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định
• 2.3.1. Đối tác triển khai
• 2.3.2. Phương pháp luận triển khai SAP ERP tại BIDIPHAR
• 2.3.3. Tổ chức quản trị Dự án SAP ERP tại BIDIPHAR
• 2.3.4. Các phân hệ SAP ERP triển khai tại BIDIPHAR
• 2.4. Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định
• 2.4.1. Tổng quan tổ chức phân hệ kế toán của SAP ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định
• 2.4.1.1. Tổng quan tổ chức phân hệ kế toán
• 2.4.1.2. Năm tài chính
• 2.4.1.3. Đồng tiền hạch toán
• 2.4.1.4. Danh mục Posting Key sử dụng
• 2.4.1.5. Danh mục lý do hủy
• 2.4.1.6. Hệ thống chứng từ, danh mục loại giao dịch
• 2.4.1.7. Hệ thống tài khoản
• 2.4.1.8. Hệ thống sổ sách, báo cáo
• 2.4.2. Thực trạng ứng dụng ERP trong tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định
• 2.4.2.1. Thực trạng ứng dụng ERP vào các phần hành kế toán
• 2.4.2.2. Thực trạng tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin
• 2.4.3. Đánh giá tình hình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định
• 2.4.3.1. Những thuận lợi của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định
• 2.4.3.2. Những khó khăn của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị y tế Bình Định
• 2.4.3.3. Đánh giá những kết quả đạt được về việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị y tế Bình Định
• 2.4.3.4. Đánh tồn tại và nguyên nhân về việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị y tế Bình Định
• 2.5. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – TRANG THIẾT BỊ Y TẾ BÌNH ĐỊNH
• 3.1. Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định
• 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định
• 3.2.1. Giải pháp về hoàn thiện ứng dụng ERP cho phần hành Kế toán Tiền lương
• 3.2.1.1. Cơ sở giải pháp
• 3.2.1.2. Nội dung giải pháp
• 3.2.1.3. Kết quả dự kiến
• 3.2.2. Giải pháp về hoàn thiện tổ chức công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin
• 3.2.2.1. Cơ sở giải pháp
• 3.2.2.2. Nội dung giải pháp
• 3.2.2.3. Kết quả dự kiến
• 3.2.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
• 3.2.3.1. Về phía Công ty
• 3.2.3.2. Về phía Nhà nước
• 3.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

I. ERP Kế Toán Dược Phẩm Tổng Quan và Lợi Ích Cốt Lõi

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là trong ngành dược phẩm. ERP không chỉ là một phần mềm, mà là một giải pháp tích hợp toàn diện, kết nối các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, từ sản xuất, kho vận, bán hàng đến kế toán. Việc triển khai ERP kế toán dược phẩm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của ngành. Theo nhiều nghiên cứu, việc ứng dụng ERP thành công có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và đạt được lợi ích lâu dài. BIDIPHAR cũng nhận thấy tầm quan trọng của ERP và đã triển khai hệ thống này để đáp ứng yêu cầu quản trị phù hợp với quy mô phát triển.

1.1. Khái niệm và thành phần cơ bản của hệ thống ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, tích hợp các thông tin được sử dụng bởi tất cả các chức năng của một doanh nghiệp thành một cơ sở dữ liệu duy nhất. Điều này giúp sắp xếp hợp lý các quy trình kinh doanh. ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ, trong đó phân hệ tài chính kế toán đóng vai trò trung tâm, lưu trữ thông tin tài chính của toàn bộ hệ thống. Các phân hệ khác bao gồm quản lý kho, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, và quản lý sản xuất.

1.2. Lợi ích vượt trội khi ứng dụng ERP trong kế toán dược phẩm

Việc ứng dụng ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán dược phẩm. ERP giúp tự động hóa các quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, và cung cấp thông tin kế toán chính xác, kịp thời. Ngoài ra, ERP còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về kế toán và báo cáo tài chính, đồng thời hỗ trợ quản lý rủi ro và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Theo tác giả Lê Thị Diệu Loan, ERP giúp doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp một cách hiệu quả.

II. Thách Thức Triển Khai ERP Kế Toán tại Bidiphar Phân Tích

Mặc dù ERP mang lại nhiều lợi ích, việc triển khai ERP kế toán tại các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty dược phẩm như Công ty Cổ phần Dược Bình Định (Bidiphar), không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Các doanh nghiệp thường gặp phải nhiều thách thức, từ việc lựa chọn phần mềm phù hợp, tích hợp hệ thống, đào tạo nhân viên đến quản lý dữ liệu và bảo mật thông tin. Việc không giải quyết được những thách thức này có thể dẫn đến việc triển khai ERP thất bại, gây lãng phí thời gian, tiền bạc và nguồn lực. Do đó, việc phân tích kỹ lưỡng các thách thức và đưa ra các giải pháp phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án ERP.

2.1. Khó khăn trong lựa chọn và tích hợp phần mềm ERP phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với đặc thù của ngành dược phẩm và quy mô của doanh nghiệp là một thách thức lớn. Các doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ lưỡng các tính năng, chi phí, khả năng mở rộng và khả năng tích hợp của phần mềm. Ngoài ra, việc tích hợp ERP với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp cũng đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự am hiểu sâu sắc về cả hai hệ thống.

2.2. Vấn đề đào tạo nhân viên và quản lý dữ liệu trong ERP

Việc đào tạo nhân viên sử dụng ERP hiệu quả là một yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của dự án. Nhân viên cần được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để sử dụng các tính năng của phần mềm, nhập liệu chính xác và khai thác thông tin hiệu quả. Bên cạnh đó, việc quản lý dữ liệu trong ERP cũng là một vấn đề quan trọng. Dữ liệu cần được chuẩn hóa, làm sạch và bảo mật để đảm bảo tính chính xác và tin cậy.

2.3. Rủi ro về an ninh dữ liệu và tuân thủ quy định trong ERP

Hệ thống ERP chứa đựng nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp, bao gồm thông tin tài chính, thông tin khách hàng và thông tin sản phẩm. Do đó, việc bảo mật thông tin là một ưu tiên hàng đầu. Các doanh nghiệp cần phải triển khai các biện pháp an ninh mạng mạnh mẽ để ngăn chặn các cuộc tấn công và truy cập trái phép. Ngoài ra, các doanh nghiệp dược phẩm còn phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của ngành về quản lý dữ liệu và bảo vệ thông tin cá nhân.

III. Cách Hoàn Thiện Ứng Dụng ERP Kế Toán Tiền Lương tại Bidiphar

Một trong những phân hệ quan trọng của ERP là kế toán tiền lương. Tuy nhiên, việc ứng dụng ERP cho phần hành kế toán tiền lương tại các doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn do sự phức tạp của các quy định về tiền lương, bảo hiểm và thuế. Để hoàn thiện ứng dụng ERP kế toán tiền lương, các doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình rõ ràng, chuẩn hóa dữ liệu và tích hợp với các hệ thống liên quan. Theo luận văn của Lê Thị Diệu Loan, việc hoàn thiện ứng dụng ERP cho phần hành kế toán tiền lương là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro.

3.1. Cơ sở và nội dung giải pháp hoàn thiện ERP kế toán tiền lương

Giải pháp hoàn thiện ERP kế toán tiền lương cần dựa trên việc phân tích kỹ lưỡng quy trình tiền lương hiện tại của doanh nghiệp, xác định các điểm nghẽn và các vấn đề cần giải quyết. Nội dung giải pháp bao gồm việc xây dựng quy trình tiền lương chuẩn, chuẩn hóa dữ liệu nhân viên, tích hợp với hệ thống chấm công và hệ thống bảo hiểm, và thiết lập các báo cáo tiền lương tự động.

3.2. Kết quả dự kiến khi hoàn thiện ERP kế toán tiền lương

Khi hoàn thiện ứng dụng ERP kế toán tiền lương, doanh nghiệp có thể đạt được nhiều kết quả tích cực, bao gồm giảm thiểu sai sót trong tính lương, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao tính minh bạch và tuân thủ các quy định của pháp luật. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể sử dụng thông tin tiền lương để phân tích hiệu quả sử dụng lao động và đưa ra các quyết định quản lý nhân sự sáng suốt.

IV. Bí Quyết Quản Trị Người Dùng và Bảo Mật Thông Tin ERP

Quản trị người dùng và bảo mật thông tin là hai yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn và hiệu quả của hệ thống ERP. Việc quản lý quyền truy cập của người dùng, kiểm soát các hoạt động và bảo vệ dữ liệu khỏi các cuộc tấn công là rất quan trọng. Các doanh nghiệp cần phải xây dựng chính sách bảo mật rõ ràng, triển khai các biện pháp an ninh mạng mạnh mẽ và thường xuyên kiểm tra, đánh giá hệ thống. Theo kinh nghiệm của nhiều chuyên gia, việc đầu tư vào bảo mật ERP là một khoản đầu tư xứng đáng để bảo vệ tài sản và uy tín của doanh nghiệp.

4.1. Xây dựng chính sách bảo mật và phân quyền người dùng ERP

Chính sách bảo mật cần quy định rõ các nguyên tắc, quy trình và trách nhiệm liên quan đến bảo mật thông tin trong ERP. Việc phân quyền người dùng cần dựa trên vai trò và trách nhiệm của từng người, đảm bảo rằng mỗi người chỉ có quyền truy cập vào những thông tin cần thiết cho công việc của mình.

4.2. Triển khai các biện pháp an ninh mạng và kiểm soát truy cập ERP

Các biện pháp an ninh mạng cần bao gồm việc sử dụng tường lửa, phần mềm diệt virus, hệ thống phát hiện xâm nhập và các công nghệ bảo mật khác. Việc kiểm soát truy cập cần được thực hiện chặt chẽ, bao gồm việc xác thực người dùng, giám sát các hoạt động và ghi lại nhật ký truy cập.

4.3. Đào tạo và nâng cao nhận thức về bảo mật ERP cho nhân viên

Nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong bảo mật ERP. Do đó, việc đào tạo và nâng cao nhận thức về bảo mật cho nhân viên là rất cần thiết. Nhân viên cần được trang bị kiến thức về các mối đe dọa an ninh mạng, các biện pháp phòng ngừa và các quy trình báo cáo sự cố.

V. Đánh Giá Hiệu Quả và Tối Ưu Hóa ERP Kế Toán tại Bidiphar

Sau khi triển khai ERP, việc đánh giá hiệu quả và tối ưu hóa hệ thống là rất quan trọng để đảm bảo rằng ERP mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp. Việc đánh giá cần dựa trên các chỉ số hiệu suất (KPI) cụ thể, đo lường các khía cạnh như hiệu quả hoạt động, chi phí, thời gian và chất lượng. Việc tối ưu hóa cần tập trung vào việc cải thiện quy trình, nâng cao kỹ năng của nhân viên và tận dụng tối đa các tính năng của phần mềm. Theo nhiều nghiên cứu, việc đánh giá và tối ưu hóa ERP thường xuyên có thể giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động lên đến 20-30%.

5.1. Xác định các chỉ số hiệu suất KPI để đánh giá ERP kế toán

Các KPI cần được xác định dựa trên mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và các mục tiêu cụ thể của dự án ERP. Một số KPI phổ biến trong kế toán bao gồm thời gian đóng sổ, số lượng sai sót, chi phí kế toán và mức độ tuân thủ các quy định.

5.2. Phân tích dữ liệu và đưa ra các giải pháp tối ưu hóa ERP

Việc phân tích dữ liệu cần được thực hiện thường xuyên để xác định các vấn đề và cơ hội cải thiện. Các giải pháp tối ưu hóa có thể bao gồm việc điều chỉnh quy trình, đào tạo nhân viên, tùy chỉnh phần mềm và tích hợp với các hệ thống khác.

VI. Tương Lai ERP Kế Toán Dược Phẩm Xu Hướng và Cơ Hội

Thị trường ERP đang phát triển nhanh chóng, với nhiều xu hướng mới nổi lên như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo và Internet of Things. Các xu hướng này mang lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp dược phẩm để nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần phải đối mặt với những thách thức mới, như bảo mật dữ liệu, tích hợp hệ thống và đào tạo nhân viên. Theo dự báo của nhiều chuyên gia, ERP sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp trong tương lai.

6.1. Các xu hướng công nghệ mới trong ERP kế toán dược phẩm

Điện toán đám mây cho phép các doanh nghiệp truy cập ERP từ mọi nơi, giảm chi phí đầu tư và bảo trì. Trí tuệ nhân tạo có thể tự động hóa các tác vụ kế toán phức tạp và cung cấp thông tin phân tích sâu sắc. Internet of Things có thể kết nối các thiết bị và hệ thống khác nhau, tạo ra một mạng lưới thông tin toàn diện.

6.2. Cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp dược phẩm khi ứng dụng ERP

Cơ hội bao gồm việc nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và tuân thủ các quy định. Thách thức bao gồm bảo mật dữ liệu, tích hợp hệ thống, đào tạo nhân viên và quản lý sự thay đổi.

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành xu hướng tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh của các doanh nghiệp. Tại Việt Nam, đặc biệt trong ngành dược phẩm, việc triển khai ERP góp phần chuẩn hóa quy trình, tăng cường tính minh bạch và nâng cao chất lượng thông tin kế toán. Công ty Cổ phần Dược – Trang thiết bị Y tế Bình Định (BIDIPHAR) là một trong những doanh nghiệp tiên phong ứng dụng phần mềm SAP ERP từ năm 2014 nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị ngày càng phức tạp và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.

Luận văn tập trung nghiên cứu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại BIDIPHAR giai đoạn 2015-2017. Mục tiêu chính là đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán, nhận diện những thuận lợi, khó khăn và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ERP trong kế toán tài chính và kế toán quản trị. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao chất lượng thông tin kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ và tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của BIDIPHAR trong ngành dược phẩm cạnh tranh khốc liệt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai khung lý thuyết chính: lý thuyết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và lý thuyết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin.

1. Lý thuyết ERP: ERP được định nghĩa là hệ thống phần mềm tích hợp đa phân hệ, giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể các nguồn lực và quy trình kinh doanh trên một nền tảng dữ liệu duy nhất. Các phân hệ chính bao gồm tài chính kế toán, quản lý mua hàng, quản lý kho, bán hàng, sản xuất, quản trị chất lượng, bảo trì thiết bị, nghiên cứu phát triển và quản lý nhân sự - tiền lương. ERP hỗ trợ tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, đồng thời cung cấp báo cáo tài chính và quản trị đa chiều, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.

2. Lý thuyết tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP: Tổ chức công tác kế toán bao gồm việc xác định yêu cầu thông tin, xây dựng danh mục đối tượng kế toán, vận dụng chế độ chứng từ, tài khoản, hình thức và sổ kế toán phù hợp với quy định của Luật Kế toán và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đồng thời, tổ chức công tác kiểm tra kế toán, quản trị người dùng và bảo mật thông tin nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời và an toàn của dữ liệu kế toán trong môi trường ERP.

Các khái niệm chuyên ngành được sử dụng gồm: phân hệ kế toán tài chính (FI), kế toán quản trị (CO), hệ thống chứng từ kế toán, danh mục tài khoản kế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán nội bộ, quản trị người dùng và bảo mật thông tin trong ERP.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích tổng hợp nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại BIDIPHAR trong điều kiện ứng dụng SAP ERP.

• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo tài chính, tài liệu nội bộ của BIDIPHAR, các văn bản pháp luật liên quan như Luật Kế toán 2015, Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài liệu hướng dẫn triển khai SAP ERP và các nghiên cứu trước đây về ERP và kế toán doanh nghiệp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua phỏng vấn cán bộ kế toán, quản lý dự án ERP và các phòng ban liên quan tại BIDIPHAR.

• Phương pháp phân tích: Phân tích mô tả thực trạng tổ chức công tác kế toán, đánh giá các phân hệ kế toán trong SAP ERP, phân tích thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng ERP. So sánh kết quả với các chuẩn mực kế toán và thực tiễn triển khai ERP tại các doanh nghiệp tương tự.

• Cỡ mẫu và chọn mẫu: Nghiên cứu tập trung vào toàn bộ bộ phận kế toán và các phòng ban liên quan tại BIDIPHAR, với khoảng 30 cán bộ chủ chốt tham gia phỏng vấn và khảo sát.

• Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2015-2017, thời điểm BIDIPHAR chính thức vận hành SAP ERP và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Ứng dụng ERP nâng cao hiệu quả kế toán tài chính và quản trị: SAP ERP đã tích hợp các phân hệ kế toán tài chính và quản trị, giúp BIDIPHAR tự động hóa các nghiệp vụ như quản lý tiền mặt, công nợ phải thu, phải trả, tài sản cố định và kế toán tổng hợp. Tỷ lệ tự động hóa nghiệp vụ kế toán đạt khoảng 85%, giảm thiểu sai sót và tăng tính kịp thời của báo cáo tài chính.

2. Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với mô hình ERP: Bộ máy kế toán BIDIPHAR được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán, với phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán tại 21 chi nhánh. Việc phân công rõ ràng các phần hành kế toán giúp nâng cao hiệu quả xử lý nghiệp vụ và kiểm soát nội bộ. Tỷ lệ nhân viên kế toán được đào tạo chuyên sâu về ERP chiếm khoảng 70%.

3. Quản trị người dùng và bảo mật thông tin được chú trọng: BIDIPHAR đã xây dựng hệ thống phân quyền truy cập chặt chẽ trong SAP ERP, ghi nhận đầy đủ nhật ký truy cập và chỉnh sửa dữ liệu. Các biện pháp bảo mật dữ liệu tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo an toàn thông tin, góp phần giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.

4. Khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu và đào tạo nhân sự: Một số khó khăn được ghi nhận gồm việc đồng bộ dữ liệu giữa các phân hệ và chi nhánh, cũng như hạn chế về trình độ nhân viên kế toán trong việc khai thác tối đa các tính năng của ERP. Khoảng 30% nhân viên cần được nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm để đáp ứng yêu cầu công việc.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy việc ứng dụng SAP ERP tại BIDIPHAR đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong tổ chức công tác kế toán, phù hợp với các nghiên cứu trước đây về giá trị ERP trong doanh nghiệp sản xuất dược phẩm. Việc tự động hóa các phân hệ kế toán giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác và kịp thời của thông tin kế toán, từ đó hỗ trợ hiệu quả công tác quản trị và ra quyết định.

Tuy nhiên, khó khăn về đồng bộ dữ liệu và đào tạo nhân sự phản ánh thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp khi triển khai ERP tại Việt Nam. Điều này đòi hỏi BIDIPHAR cần có chiến lược đào tạo liên tục và nâng cấp hệ thống để phát huy tối đa hiệu quả của ERP. Các biểu đồ thể hiện tỷ lệ tự động hóa nghiệp vụ kế toán và mức độ đào tạo nhân sự sẽ minh họa rõ nét hơn các phát hiện này.

Việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán phù hợp với quy mô và phạm vi hoạt động của BIDIPHAR, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát nội bộ và quản lý chi phí. So sánh với các doanh nghiệp cùng ngành, BIDIPHAR có sự chuẩn hóa cao hơn trong tổ chức công tác kế toán nhờ ứng dụng ERP.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự kế toán: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về SAP ERP cho cán bộ kế toán, đặc biệt là các phần hành mới và các tính năng nâng cao. Mục tiêu đạt 100% nhân viên kế toán thành thạo sử dụng ERP trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Tổ chức – Hành chính phối hợp Phòng Công nghệ thông tin.

2. Hoàn thiện quy trình đồng bộ và kiểm soát dữ liệu: Xây dựng quy trình chuẩn hóa việc nhập liệu và đồng bộ dữ liệu giữa các phân hệ và chi nhánh, áp dụng các công cụ kiểm soát tự động để giảm thiểu sai sót. Mục tiêu giảm 50% lỗi dữ liệu trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Quản trị dự án ERP và Phòng Kế toán.

3. Nâng cấp hệ thống bảo mật và quản trị người dùng: Cập nhật các chính sách phân quyền truy cập, tăng cường giám sát nhật ký truy cập và xử lý kịp thời các rủi ro bảo mật. Mục tiêu đảm bảo 100% dữ liệu kế toán được bảo vệ an toàn theo quy định. Chủ thể thực hiện: Phòng Công nghệ thông tin và Ban Kiểm soát nội bộ.

4. Tối ưu hóa tổ chức bộ máy kế toán: Rà soát và điều chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý mới, đồng thời phân công nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo. Mục tiêu hoàn thành trong 9 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và Phòng Kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Các doanh nghiệp ngành dược phẩm và thiết bị y tế: Nghiên cứu cung cấp kinh nghiệm thực tiễn về ứng dụng ERP trong tổ chức công tác kế toán, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

2. Nhà quản lý và cán bộ kế toán doanh nghiệp: Tài liệu hữu ích để hiểu rõ các phân hệ kế toán trong ERP, cách tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng, từ đó áp dụng hiệu quả trong công tác hàng ngày.

3. Chuyên gia tư vấn ERP và công nghệ thông tin: Cung cấp góc nhìn thực tế về triển khai SAP ERP trong doanh nghiệp sản xuất dược, giúp thiết kế giải pháp phù hợp với đặc thù ngành và quy mô doanh nghiệp.

4. Giảng viên và sinh viên ngành kế toán, quản trị doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo bổ ích về lý thuyết và thực tiễn tổ chức công tác kế toán trong môi trường ERP, hỗ trợ nghiên cứu và giảng dạy chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

1. ERP là gì và tại sao doanh nghiệp nên ứng dụng?
   ERP là hệ thống phần mềm tích hợp quản lý tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất. Ứng dụng ERP giúp chuẩn hóa quy trình, tự động hóa nghiệp vụ, nâng cao tính chính xác và kịp thời của thông tin, từ đó tăng khả năng cạnh tranh và hiệu quả quản lý.

2. SAP ERP có những phân hệ kế toán nào?
   SAP ERP bao gồm các phân hệ kế toán tài chính như quản lý tiền mặt, công nợ phải thu, phải trả, tài sản cố định và kế toán tổng hợp; cùng phân hệ kế toán quản trị giúp theo dõi chi phí, lợi nhuận theo phòng ban và dự án.

3. Làm thế nào để tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với ERP?
   Bộ máy kế toán cần được tổ chức khoa học, phân công rõ ràng các phần hành kế toán, đồng thời đào tạo nhân sự thành thạo sử dụng ERP. Mô hình vừa tập trung vừa phân tán thường phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.

4. Các biện pháp bảo mật thông tin trong ERP là gì?
   Bao gồm phân quyền truy cập chặt chẽ, ghi nhận nhật ký truy cập và chỉnh sửa dữ liệu, kiểm soát an toàn hệ thống mạng, và tuân thủ các quy định pháp luật về bảo mật thông tin kế toán.

5. Khó khăn phổ biến khi triển khai ERP trong kế toán là gì?
   Khó khăn thường gặp gồm đồng bộ dữ liệu giữa các phân hệ và chi nhánh, hạn chế về trình độ nhân viên sử dụng phần mềm, và cần có quy trình kiểm soát dữ liệu chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và an toàn.

Kết luận

• Luận văn đã hệ thống hóa lý thuyết về ERP và tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là SAP ERP.
• Đánh giá thực trạng tại BIDIPHAR cho thấy ERP đã nâng cao hiệu quả kế toán tài chính và quản trị, đồng thời giúp chuẩn hóa quy trình và tăng cường kiểm soát nội bộ.
• Một số khó khăn như đồng bộ dữ liệu và đào tạo nhân sự cần được khắc phục để phát huy tối đa lợi ích của ERP.
• Đề xuất các giải pháp cụ thể về đào tạo, quy trình đồng bộ dữ liệu, bảo mật thông tin và tổ chức bộ máy kế toán nhằm hoàn thiện công tác kế toán trong môi trường ERP.
• Nghiên cứu có thể được tiếp tục mở rộng trong các giai đoạn sau để đánh giá hiệu quả lâu dài và áp dụng cho các doanh nghiệp cùng ngành.

Hành động tiếp theo: Các nhà quản lý và cán bộ kế toán tại BIDIPHAR nên triển khai ngay các giải pháp đề xuất, đồng thời duy trì đánh giá và cải tiến liên tục để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.