Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về ERP 1. Khái niệm ERP Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, trong phạm vi bài viết này sẽ nêu ra theo cách đơn giản nhất để có thể hình dung về ERP. ERP là phần mềm được thiết kế để tích hợp các thông tin được sử dụng bởi tất cả các chức năng của một doanh nghiệp thành một cơ sở dữ liệu duy nhất để sắp xếp hợp lý các quy trình kinh doanh cho doanh nghiệp.
Nói cách khác, ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp [15]. Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP • E: Interprise (Doanh nghiệp). Trong công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. • P: Planning (Hoạch định), là một khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh.
Như vậy, ERP (InterpriseResource Planning) được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ - Multi Module Software Application - tích hợp theo một kiến trúc tổng thể giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp. Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống “phần mềm sống” có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. Và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. Thành phần ERP Một đặc điểm quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.
Một số phân hệ chính của ERP như sau: 1. Phân hệ Tài chính kế toán Với vai trò là trung tâm lưu trữ các thông tin về tài chính kế toán của toàn bộ hệ thống, giải pháp quản lý tài chính kế toán quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến kế toán, 6 từ dòng lưu chuyển tiền tệ, tài sản cố định, kế toán tổng hợp, lập các báo cáo tài chính. Với giải pháp này, các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lý khác như Quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư, quản lý bán hàng,… khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lý kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán chi phí giá thành được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán. Do vậy, doanh nghiệp có tất cả các thông tin cần thiết để lập kế hoạch tài chính chính xác, ra quyết định xử lý kịp thời và thích hợp.
Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó. Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Phân hệ Tài chính Kế toán bao gồm một số tiểu phân hệ như: a. Phân hệ quản lý quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Giúp doanh nghiệp quản lý tốt việc thu chi tiền, in mẫu phiếu thu, mẫu phiếu chi, sổ tiền mặt, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền theo đúng quy định.
Phân hệ hệ kế toán phải thu: Cho phép quản lý công nợ phải thu theo từng đơn hàng, quản lý doanh thu bán hàng và quản lý hạn nợ. Phân hệ kế toán phải trả: Cho phép quản lý, thực hiện các nghiệp vụ quản lý công nợ nhà cung cấp theo từng tiêu chí và quản lý hạn nợ. Phân hệ kế toán tài sản cố định: Quản lý dễ dàng việc nhập mua tài sản, tự chế tạo tài sản, khấu hao tài sản, đánh giá tài sản, chuyển đổi tài sản và thanh lý tài sản. Phân hệ kế toán tổng hợp: Cho phép tạo và quản lý các phiếu kế toán tổng hợp.
Cho phép thêm bớt và định nghĩa công thức tại các chỉ tiêu trên các mẫu biểu của báo cáo tài chính. Phân hệ kế toán quản trị chi phí chung và phân tích lợi nhuận • Cho phép lập và quản trị theo các dòng chi phí của các đơn vị và toàn công ty. • Lên báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết chi phí theo từng đơn vị hoặc toàn công ty theo từng kỳ. • Lên báo cáo dòng chi phí theo dạng ma trận.
Cho phép người sử dụng báo cáo có cái nhìn đa chiều về các khoản phí trong từng đơn vị hay toàn công ty. • Kế hoạch doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận 7 • Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu – chi phí – lợi nhuận • Lập kế hoạch dòng tiền hàng tháng, quý, năm trong hoạt động của Công ty (có tính đến việc cân đối nguồn trả nợ vay). • Các báo cáo: Bảng kế hoạch dòng tiền tháng, quý, năm, kế hoạch chi tiết các khoản công nợ phải thu, kế hoạch chi tiết các khoản công nợ phải trả. Phân hệ Quản lý mua hàng Quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về số lượng, giá trị hàng nhập, hàng xuất trả lại nhà cung cấp, tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua cho từng mặt hàng.
Phân hệ Quản trị kho chi tiết Quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vật tư ả về số lượng và giá trị đồng thời nhận số liệu từ phân hệ quản lý mua hàng và quản lý bán hàng, từ đó đưa ra thông tin chính xác để kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho, mức tồn kho tối thiểu, tối đa và tồn theo từng phiếu nhập. Phân hệ Quản lý bán hàng Quản lý và theo dõi tình hình bán hàng, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơn hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí bán hàng và thực hiện đơn hàng. Cho phép quản lý các quy trình bán hàng; Báo cáo phân tích tình hình bán hàng đa dạng và có thể tùy chọn theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo hóa đơn, theo mặt hàng, theo khách hàng, nhóm khách hàng, so sánh giữa các thời kỳ, theo hợp đồng, thương vụ, theo nhân viên hoặc bộ phận bán hàng, theo các mức giá bán giúp cho nhà quản lý luôn nắm bắt và chủ động về tình hình bán hàng của đơn vị. Phân hệ Quản trị sản xuất Theo dõi tiến độ sản xuất của từng lệnh/lô sản xuất, tổ chức thống kê và ghi nhận tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí, thời gian sản xuất, ghi nhận lượng bán thành phẩm cũng như thành phẩm hoàn thành tại từng công đoạn, từng lệnh/lô sản xuất.
Đây cũng chính là cơ sở cho việc tính giá thành sản xuất, phân tích tiêu hao, tính hiệu quả sản xuất. Ngoài ra còn có chức năng quản lý chất lượng, hỗ trợ việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới thông qua quá trình sản xuất thử. Phân hệ Quản trị chất lượng 8 Phân hệ quản trị chất lượng cho phép doanh nghiệp thực hiện quản lý và thực hiện các nội dung như: Quản trị chất lượng mua hàng; Quản trị chất lượng sản xuất; Khai báo chuẩn kiểm nghiệm, công thức hóa học; Khai báo chỉ tiêu kiểm nghiệm; QC kiểm nghiệm; QA duyệt phiếu; Kiểm nghiệm lại, kiểm định tính; Định mức hóa chất, kho hóa chất; Đánh giá Nhà cung cấp/Nhà sản xuất; Hệ thống báo cáo, mẫu phiếu in. Phân hệ Quản lý bảo trì bảo dưỡng máy móc, thiết bị Phân hệ Quản lý bảo trì bảo dưỡng máy móc, thiết bị hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch và thực hiện duy tu, bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ… Công tác duy tu, bảo dưỡng được thực hiện tốt hơn sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đảm bảo tính an toàn và độ tin cậy của máy móc, thiết bị.
Yêu cầu phân hệ bảo trị bảo dưỡng thiết bị máy móc gồm: Lịch trình bảo trì, bảo dưỡng thiết bị máy móc; Chi phí bảo trì bảo dưỡng; Kế hoạch bảo trì bảo dưỡng. Phân hệ Quản trị nghiên cứu & phát triển Phân hệ Quản trị nghiên cứu & phát triển gồm những chức năng: Quản lý nghiệp vụ R&D; Quản lý hồ sơ kỹ thuật sản phẩm; Quản lý sản xuất thử; Quản lý chiết tính giá thành; Bảo mật mã NVL, công thức nghiên cứu; Tham chiếu thông tin nghiên cứu cho sản phẩm; Hệ thống phiếu in; Hệ thống các báo cáo. Phân hệ Quản lý nhân sự - tiền lương Phân hệ Quản trị nhân sự - Tiền lương sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của mình. Cung cấp các công cụ để gắn người lao động với các mục tiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương.
Hệ thống Báo cáo thông minh Là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm đem lại những thông tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo, các cán bộ quản lý và tác nghiệp. Chức năng của ERP Chức năng của một hệ thống ERP thường được hiểu là những quy trình kinh doanh thông thường. Một vài chức năng chính của hệ thống ERP: • ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. • ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh.
9 • ERP tạo ra liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban và bộ phận trong Công ty hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong công ty tuân theo. Lợi ích khi sử dụng ERP 1. Đối với bản thân doanh nghiệp Thứ nhất là áp dụng ERP giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ. Thứ hai là tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp: việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay.
Thứ ba là tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng.