CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về đơn vị kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Theo điều 3 luật kế toán số 88/2015/QH13, kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Như vậy có thể hiểu kế toán thực hiện công việc từ lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định mà pháp luật yêu cầu.
Việc thực hiện công việc kế toán phải tiến hành trong các đối tượng hay đơn vị mà điều 2 luật kế toán quy định đó là: Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước; Tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước; Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; Hộ kinh doanh, tổ hợp tác; Người làm công tác kế toán; Kế toán viên hành nghề; doanh nghiệp và hộ kinh doanh dịch vụ kế toán; Tổ chức nghề nghiệp về kế toán; Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến kế toán và hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán tại Việt Nam. Điều 3 – Luật Kế toán cũng quy định cụ thể về đơn vị kế toán, cụ thể - đơn vị kế toán là đơn vị có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật. 4 Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và vận dụng các phương pháp kế toán trong đơn vị kế toán để tổ chức hệ thống thông tin về tình hình tài chính, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Nói cách khác, tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các phương pháp kế toán, đối tượng kế toán với con người am hiểu nội dung công tác kế toán (người làm kế toán) biểu hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của một đơn vị cụ thể.
Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện mọi hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế toán. Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, các khoản phải nộp nhà nước, tình hình thanh toán; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm luật kế toán, vi phạm pháp luật kinh tế tài chính;tổ chức phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; trình bày và cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý tại các đơn vị kế toán có ý nghĩa sau đây: - Giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, biến động của tài sản, tình hình hoạt động, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh - Giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của các chủ thể và các bên liên quan trong nền kinh tế thị trường.
- Quản lý chặt chẽ tài sản, nguồn kinh phí của đơn vị kế toán, ngăn 5 ngừa và phát hiện những hành vi làm tổn hại đến tài sản của đơn vị. - Góp phần nâng cao chất lượng nghiệp vụ cho người quản lý, người làm kế toán. Có căn cứ xác định và đánh giá chất lượng của kế toán viên. - Tiết kiệm chi phí thực hiện công tác kế toán.
Nguyên tắc cơ bản và nhiệm vụ của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Nguyên tắc của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp (1) Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ các quy định của luật kế toán, các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán của nhà nước. Tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị kế toán phải tuân thủ tuyệt đối các quy định của luật kế toán, tuân thủ và vận dụng một cách phù hợp các quy định của chuẩn mực kế toán, của các chế độ kế toán về chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán. (2) Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin kinh tế - tài chính đáp ứng yêu cầu quản lý và nhu cầu sử dụng thông tin của các đơn vị có liên quan.
Thông tin do kế toán cung cấp phải phản ánh trung thực, đầy đủ tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị. (3) Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô hoạt động, đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán. Tổ chức công tác kế toán ở từng đơn vị kế toán, từ lựa chọn, áp dụng chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán. phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất kinh doanh, quy mô hoạt động, phù hợp đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng đơn vị kế toán: - Về ngành nghề kinh doanh: Công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng; thương mại, dịch vụ.
- Về tính chất kinh doanh, quy mô công nghệ: giản đơn, phức tạp, chế biến liên tục, song song, địa bàn kinh doanh hẹp, rộng. - Về loại hình doanh nghiệp: tư nhân, cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, 6 liên doanh. - Về quy mô: Tập đoàn, tổng công ty, doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ. - Về đặc điểm và yêu cầu quản lý: Quản lý trực tuyến, có phân cấp.
(4) Tổ chức công tác kế toán phải đáp ứng và thỏa mãn yêu cầu công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác kế toán. Công tác xử lý thông tin kế toán, ghi chép sổ kế toán và lập, cùng khai báo tài chính phải phù hợp và trên cơ sở áp dụng tốt phần mềm kế toán. (5) Tổ chức công tác kế toán phải đơn giản, dễ làm, tiết kiệm và hiệu quả. - Cần tổ chức công tác kế toán thật sự đơn giản, dễ làm về phương pháp và quy trình phù hợp với năng lực, trình độ của các nhân viên kế toán và đảm bảo sự kiểm soát của mọi đối tượng trong doanh nghiệp.
Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán - Tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán ở doanh nghiệp - Vận dụng đúng, hợp lý hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp - Sử dụng phương tiện, kỹ thuật tính toán, thông tin hiện đại vào công tác kế toán của doanh nghiệp - Quy định rõ nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phần hành kế toán, giữa phòng kế toán với các phòng ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp - Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp 1. Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Dưới góc độ lý luận chung, chứng từ kế toán là các chứng từ được dùng để ghi sổ kế toán. Nó phải đáp ứng các yêu cầu nhất định để cung cấp thông tin ban đầu cho việc ghi chép kế toán.
Tuy nhiên, do phản ảnh nhiều mối quan hệ khác nhau trong doanh nghiệp nên chứng từ kế toán thường 7 được lồng ghép: - Các yếu tố pháp lý - Các yếu tố quản lý nội bộ như kiểm soát nội bộ, phê chuẩn/xét duyệt hoặc dấu vết kiểm toán… Nội dung tổ chức chứng từ kế toán bao gồm: Xác định loại chứng từ cần dùng : Là đưa ra (liệt kê) tất cả những loại chứng từ phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp được lãnh đạo doanh nghiệp chấp thuận. Việc xác định loại chứng từ nào là cần thiết và chứng từ nào không cần thiết đối với doanh nghiệp tùy thuộc vào ba yếu tố sau: - Phải phù hợp với qui định của pháp luật hiện hành: Tại nhiều quốc gia, Nhà nước không can thiệp vào việc tổ chức chứng từ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số quốc gia đưa ra các tiêu chuẩn về quy cách mẫu biểu, các yếu tố ghi nhận và phương pháp lập một số loại chứng từ nhất định… Khi đó doanh nghiệp buộc phải thực hiện theo đúng qui định của pháp luật. - Theo yêu cầu của đối tác: nếu doanh nghiệp có quan hệ giao dịch với các bên liên quan thì doanh nghiệp buộc phải sử dụng thêm những chứng từ mà đối tác yêu cầu.
Thí dụ: khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, đối tác có thể yêu cầu thêm một số chứng từ như giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh, giấy chứng nhận phẩm chất và trọng lượng… thì doanh nghiệp buộc phải sử dụng thêm những chứng từ này nếu muốn tiêu thụ được hàng. - Do nhu cầu của doanh nghiệp: là những loại chứng từ cần dùng trong nội bộ doanh nghiệp. Sử dụng những chứng từ này chỉ nhằm mục đích phục vụ cho việc tổng hợp số liệu của doanh nghiệp được nhanh chóng, chính xác, kịp thời hoặc để xác định trách nhiệm của từng cá nhân trong doanh nghiệp. Thiết kế mẫu biểu chứng từ: 8 Sau khi xác định loại chứng từ nào là cần thiết đối với hoạt động kinh doanh của mình, lãnh đạo doanh nghiệp phải tổ chức xây dựng các biểu mẫu chứng từ để 11 đưa chứng từ vào áp dụng thống nhất trong doanh nghiệp.