mở đầu của việc quản lý. Tiếp nhận nguyên vật liệu, hàng hóa là hệ thống các công tác kiểm tra tình trạng số lượng và chất lượng của hàng hóa thực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hóa theo các văn bản pháp lý quy định. Tác nghiệp nhận hàng yêu cầu xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng, tức là xác định trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện các cam kết kinh tế - pháp lý giữa người bán và người mua cùng với đơn vị vận chuyển hàng hóa đã được ký kết trong hợp đồng mua bán và hợp đồng vận chuyển hàng hóa. Bên cạnh đó là kiểm tra việc thực hiện khách hàng nhập hàng của doanh nghiệp, việc thực hiện hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên từ việc tập hợp các thông tin về mua hàng và vận chuyển hàng.
Cuối cùng là nhận hàng cần được được tiến hành kịp thời, nhanh chóng và chính xác nhằm tiết kiệm thời gian hàng hóa dừng lại ở công đoạn tiếp nhận, do đó giải phóng nhanh phương tiện vận tải, nhanh chóng đưa hàng hóa vào nơi bảo quản nhưng không vì thế mà bỏ qua tính chính xác trong kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa. Quy trình nhận hàng: - Tiếp nhận số lượng Tiếp nhận số lượng cần kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhận và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa về mặt số lượng. Tiếp nhận sơ bộ: bước này sẽ tiếp nhận theo đơn vị bao bì hàng hóa, xác định tổng lượng hàng hóa, qua đó, nhằm giải phóng nhanh phương tiện vận tải chờ bốc dỡ. Hàng hóa lúc này được đựng trong bao bì tiêu chuẩn nguyên vẹn.
Tiếp nhận chi tiết: hàng hóa đã qua tiếp nhận sơ bộ hoặc hàng hóa không có bao bì, bao bì không đảm bảo yêu cầu “nguyên đai, nguyên kiện” sẽ được tiến hành tiếp nhận chi tiết số lượng theo đơn vị hàng hóa bằng các phương pháp cân, đo, đong, đếm. - Tiếp nhận chất lượng hàng hóa Tiếp nhận chất lượng cần kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hóa và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa về mặt chất lượng. Lấy mẫu kiểm tra chất lượng: khi lấy mẫu thì mẫu phải có tính đại diện cho toàn bộ lô hàng để đảm bảo giảm rủi ro trong quá trình tiếp nhận chất lượng. Xác định phương pháp kiểm tra và đánh giá chất lượng: gồm có phương pháp cảm quan, tức là sử dụng các giác quan của con người để kiểm tra cùng đánh giá chất lượng; và phương pháp phân tích thí nghiệm là sử dụng các thiết bị phân tích để kiểm tra, đánh giá chất lượng.
- Làm chứng từ nhận hàng 10 Chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng 1. Tác nghiệp bảo quản hàng hóa tại kho: - Phân bố và chất xếp hàng hóa ở kho Sau khi nhận hàng, hàng hóa được đưa vào các vị trí trong kho để tiến hành lưu trữ và phục vụ cho công tác lấy hàng sau này. Dù quá trình lưu trữ hàng hóa không tạo ra giá trị gia tăng nhưng ảnh hưởng rất lớn đến công tác nhập hàng và cấp phát hàng hóa sau này. Phân bố và chất xếp hàng hóa ở kho là sự quy hoạch vị trí của hàng hóa bảo quản, là phương pháp để hàng hóa tại những nơi quy định thích hợp với đặc điểm, tính chất hàng hóa, kho, bao bì và thiết bị kho.
Hàng hóa được phân bố và chất xếp dựa trên đặc trưng về kinh tế là qui mô lưu chuyển, dự trữ; tốc độ chu chuyển; tính liên quan trong tiêu dùng và các đặc trưng kỹ thuật là tính chất, đặc điểm của thương phẩm với 3 nguyên tắc: Theo khu vực và theo loại hàng, tránh ảnh hưởng có hại lẫn nhau giữa các loại Đảm bảo trật tự và an toàn, vệ sinh: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm kê Đảm bảo mỹ quan Quá trình này yêu cầu đảm bảo thuận tiện tiến hành các nghiệp vụ kho, đảm bảo an toàn cho con người, hàng hóa, phương tiện, bảo đảm tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, tận dụng sức chứa của kho, công suất thiết bị. Có 3 phương pháp chất xếp phổ biến: phương pháp đổ đống, phương pháp xếp trên giàn, giá, bục, tủ; phương pháp xếp hàng thành chồng. - Chăm sóc, giữ gìn hàng hóa bảo quản ở kho Trong quá trình lưu trữ tại kho, dưới ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài, hàng hóa có thể bị suy giảm số lượng và chất lượng. Khi đó, phải sử dụng một loạt hoạt động bảo quản để tạo cho hàng hóa một điều kiện thích hợp, phát hiện hàng hóa bị giảm sút chất lượng, để phòng mất mát.
Các vấn đề cần tập trung: xác định các thông số phổ biến của điều kiện bảo quản; xác định các yêu cầu kỹ thuật của kho; xây dựng và ban hành nội quy. Tổ chức lưu trữ hàng hóa trong kho phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Bảo quản toàn vẹn số lượng hàng hóa, hạn chế hư hỏng, mất mát đến mức tối thiểu. Thực hiện kiểm kê định kỳ để nắm bắt tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nào nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất nhu cầu của quá trình sản xuất. Hàng hóa phải được phân loại, bố trí, sắp xếp sao cho đảm bảo thuận tiện cho công tác nhập hàng và cấp phát hàng hóa và công tác kiểm tra bất cứ lúc nào.
Bên cạnh đó bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản, tận dụng hợp lý không gian kho hàng. 11 - Quản lý định mức hao hụt hàng hóa Quản lý định mức hao hụt hàng hóa là sử dụng những biện pháp tổ chức và kỹ thuật nhằm giảm đến mức thấp nhất hao hụt tự nhiên và loại trừ hao hụt do chủ quan gây ra. Xây dựng định mức hao hụt: Căn cứ vào tính chất đặc điểm hảng hóa, điều kiện cơ sở vật chất và kỹ thuật bảo quản cùng trình độ chuyên môn nghiệp vụ để xây dựng lượng tiêu hao vật chất cần thiết và hợp lý, phù hợp. Trong đó, hao hụt định mức là hao hụt do ảnh hưởng của các nhân tố tự nhiên của chính bản thân hàng hóa hay hao hụt tất yếu do các thao tác nghiệp vụ kho; còn hao hụt vượt định mức là hao hụt do lỗi của nhân viên hay do các lý do bất khả kháng.
Xét duyệt, ban hành và tổ chức thực hiện định mức hao hụt Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện, điều chỉnh định mức 1. Tác nghiệp phát hàng: Phát hàng là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lượng của toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho hàng hoá. Để giải quyết đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác là một yếu tố tuyệt đối trong quản lý kho hàng tốt. Các hoạt động cần có trong xuất kho bao gồm nhặt hàng, đóng hàng, vận chuyển hàng và chiến lược phân phối nói chung.
Yêu cầu của tác nghiệp này là phải xác định rõ trách nhiệm vật chất cụ thể giữa các bộ phận công tác kế hoạch, chuẩn bị và giao hàng; Đảm bảo phát hàng kịp thời, nhanh chóng và chính xác cho khách hàng theo hợp đồng và lệnh xuất kho; Giảm chi phí cho toàn bộ quá trình phát hàng. Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phát hàng: Quá trình dự tính các chỉ tiêu và giải pháp nghiệp vụ kỹ thuật nhằm thực hiện tốt việc phát hàng đồng thời sử dụng tốt nhất lực lượng lao động và thiết bị kỹ thuật kho. Xuất hàng cần xuất cho đúng đối tượng, đúng số lượng, trọng lượng và chủng loại, đúng chứng từ, sau khi xuất cần cập nhật số liệu cũng như tổ chức lại hàng hóa, không gian. Chuẩn bị phát hàng: Cần chuẩn bị hàng hóa, lao động, phương tiện để chuẩn bị cho quá trình phát hàng.
Giao hàng: Bao gồm các thao tác nghiệp vụ để chuyển giao hàng hóa cho các đối tượng nhận hàng. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình tác nghiệp kho hàng 1. Khách hàng Khách hàng ảnh hưởng đến mọi hoạt động của doanh nghiệp và hoạt động kho hàng cũng không ngoại lệ, qua đó ảnh hưởng đến quy trình tác nghiệp kho hàng. Trong thời đại ngày nay, khách hàng mua sắm thông minh hơn đòi hỏi chất lượng sản phẩm tốt hơn, nhu cầu của khách hàng thì ngày càng tăng và luôn thay đổi, giữa rất nhiều sự lựa chọn thì tiêu chí để khách hàng mua sắm và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp là các dịch vụ đi kèm.
Vì vậy, các nhà quản trị cần phải nắm bắt được tâm lý và nhu cầu của khách hàng để đưa ra được những chiến lược hợp lý. Trong quản trị kho hàng, nhà quản trị cũng phải phân tích các nhân tố về khách hàng, để xây dựng được quy trình tác nghiệp kho 12 hàng hợp lý và hiệu quả đảm bảo đáp ứng được về số lượng cũng như chất lượng, mẫu mã; các mức tồn kho sao cho hợp lý để tránh thiếu hàng hóa khi nhu cầu của khách hàng tăng cao, cũng như khi thị trường bão hòa thì phải có mức tồn kho hợp lý để tránh tồn đọng nhiều, gia tăng các chi phí tồn kho. Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng đáng kể đến việc quản trị kho hàng của doanh nghiệp nói chung và quy trình tác nghiệp kho hàng của doanh nghiệp nói riêng. Đối thủ cạnh tranh can thiệp và gây thiệt hại cho hoạt động kinh doanh của công ty nhưng mặt khác, đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Trong hoạt động quản trị kho, các công ty thường phải đối đầu với nhiều ảnh hưởng từ đối thủ cạnh tranh trên thị trường, hoạt động quản trị kho tốt, xây dựng được quy trình tác nghiệp kho hiệu quả, tiên tiến sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí, đem lại niềm tin nơi khách hàng và đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi công tác quản trị kho của doanh nghiệp cũng như quy trình tác nghiệp kho phải tốt hơn để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Nguồn lực doanh nghiệp & cơ cấu tổ chức - Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Trình độ của nhân viên ảnh hưởng đến chất lượng quản trị kho hàng, xây dựng quy trình tác nghiệp kho hàng cũng như thực hiện quy trình tác nghiệp kho hàng.