CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI D.1 Thông tin sơ lược về công ty Tên giao dịch quốc tế: D.N TRADING AND TRANSPORT COMPANY LIMITED Tên doanh nghiệp (Tiếng Việt): CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ D.N Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH TM VÀ DV D.N Trụ sở chính: 151/1 Đường 6, Khu Phố 4, Phường Bình Trưng Tây, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Người đại diện: NGUYỄN THANH DÂN Điện thoại: 0985752082 Ngày hoạt động: 2017-10-03 Mã số thuế: 0314656201 Quản lý bởi: Chi cục Thuế thành phố Thủ Đức Loại hình DN: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN Tình trạng: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT) Ngành nghề kinh doanh: 4 Mã ngành Mô tả Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Chi tiết: Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Hoạt động của các đại lý bán vé máy bay. Hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan. Hoạt động 5229 của các đại lý vận tải hàng hóa đường biển; đường hàng không.
Dịch vụ đại lý tàu biển. Dịch vụ đại lý vận tải đường biển (trừ hóa lỏng khí để vận chuyển). dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu. Kinh doanh vận tải đa phương thức (trừ kinh doanh bãi đỗ xe, hóa lỏng khí để vận chuyển và hoạt động vận tải liên quan đến hàng không).
4321 Lắp đặt hệ thống điện 4511 Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác 4530 Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác 4663 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng 4651 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm 4652 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và đường bộ Chi tiết: Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường thủy nội địa; hoạt 5221 động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải ven biển và viễn dương (trừ hóa lỏng khí để vận chuyển) 1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.N được thành lập vào cuối năm 2017. Cho đến nay, Công ty đã hoạt động được gần 6 năm nay, công ty đang từng bước củng cố và định hướng lại cơ cấu hoạt động. 5 Ngoài ra, công ty còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh như: phát triển hệ thống đại lý vận tải Quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai thuế hải quan, tìm kiếm đối tác khách hàng mới, .và nhiều hoạt động khác. Sau vài năm đi vào hoạt động, công ty ngày càng phát triển và chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao hơn.
Thiết lập được nhiều mối quan hệ làm ăn lâu dài bền vững với các công ty trong và ngoài nước, đã giúp công ty ký kết khá nhiều hợp đồng và tìm kiếm được nhiều nguồn khách hàng ổn định, ngoài ra còn tạo nền móng bền vững để công ty phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai.3 Nhiệm vụ, chức năng và giá trị cốt lõi Nhiệm vụ: Hoạt động đúng trên phạm vi mà công ty đã đăng ký ở giấy phép kinh doanh, sử dụng nguồn vốn phải đúng mục đích kinh doanh, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế theo quy định Nhà nước. Chức năng: Luôn luôn hướng đến là nhà cung cấp dịch vụ vận tải tốt nhất, uy tín và chất lượng cho khách hàng. Công ty chuyên giao nhận hàng hoá quốc tế cung cấp cho các nhà xuất nhập khẩu với các phương thức vận tải đường biển, đường bộ và đường hàng không. Ngoài ra, công ty luôn chú trọng xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng và cơ sở vật chất tốt, phải bảo đảm phục vụ nhu cầu door to door trong hoạt động chuỗi cung ứng hàng hoá.
Sứ mệnh công ty là luôn đem đến các giải pháp logistics uy tín, chất lượng nhất, từ đó có thể giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu. Giá trị cốt lõi: Luôn quan tâm việc xây dựng nền tảng văn hoá doanh nghiệp mạnh, dựa vào cách đối nhân xử thế giữa các nhân viên với nhau cũng như với khách hàng hay đối tác. Đó là một sự tôn trọng, chân thành giữa các bên và vì mục đích cả hai cùng có lợi. Ngoài ra, công ty còn hướng đến việc cung cấp dịch vụ với giá trị gia tăng cho khách hàng một cách khác biệt.4 Sơ đồ tổ chức Giám Đốc Nhập khẩu Hình 1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH TM VÀ VT D.N Nguồn: Báo cáo cơ cấu nhân sự công ty TNHH TM Và VT D.N năm 2023 Doanh nghiệp gồm nhiều phòng ban khác nhau với quy mô vừa, điều này giúp doanh nghiệp quản lý tốt và triển khai hoạt động hiệu quả hơn.
Công ty được quản lý và vận hành bởi những cá nhân giỏi, có đạo đức tốt. Giám đốc Là một chủ doanh nghiệp, là một người đại diện về mặt pháp lý, có trách nhiệm lãnh đạo, phụ trách các công tác như đối ngoại, tài chính và quản lý công ty, bảo đảm, phát triển vốn kinh doanh của công ty. Là người thay mặt cho công ty ký kết các hợp đồng, là người chịu trách nhiệm về 7 mọi hoạt động kinh doanh và đại diện cho công ty thực hiện quyền, nghĩa vụ đối với Nhà nước. Người trực tiếp nắm quyền xây dựng các kế hoạch liên quan đến thị trường kinh doanh.
Quản lý các nguồn vốn, tài chính, công tác kế hoạch và đầu tư phát triển để mở rộng kinh doanh, thị trường và công tác tổ chức cán bộ, theo dõi kế hoạch, thị trường. Phó giám đốc Là người mà sẽ thay mặt cho Giám đốc để xử lý và quyết định các công việc khi Giám đốc vắng mặt, được uỷ quyền từ Giám đốc. Phó Giám Đốc sẽ là người quản lý, điều hành hoạt động công ty theo sự phân công của Giám đốc. Thiết lập các mục tiêu, chính sách quản lý các bộ phận, đào tạo, đánh giá và khen thưởng nhân viên.
Lập ra kế hoạch sản xuất, tổ chức sản xuất theo đúng quy trình, đơn đặt hàng và kế hoạch đã được giao, thực hiện việc bảo dưỡng máy móc, thiết bị của công ty. Phòng nhân sự Là phòng ban đảm nhiệm việc đào tạo, tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực của công ty, để đảm bảo hoạt động của công ty luôn diễn ra liên tục. Ngoài ra còn quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự trong công ty. Phòng kinh doanh Tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, tiến hành nghiên cứu thị trường, chủ động tìm kiếm khách hàng mới.
Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng và đem lại doanh thu cho công ty. Thiết lập những mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện những kế hoạch kinh doanh của công ty. Đề ra những phương hướng phát triển, cạnh tranh với các công ty trong và ngoài nước. Tổng hợp, báo cáo kết quả kinh doanh cho giám đốc vào cuối mỗi tháng, quý, năm.
Phòng xuất nhập khẩu 8 Bộ phận chứng từ: Sẽ soạn thảo bản hợp đồng và các chứng từ xuất nhập khẩu. Chuẩn bị bộ chứng từ xin cấp C/O, bộ chứng từ khai hải quan và bộ chứng từ khai hải quan, giám định cho lô hàng xuất nhập khẩu,.Làm hồ sơ thanh toán quốc tế quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ…Liên hệ với các nhà cung ứng và khách hàng về lịch chuyển giao hàng. Cập nhật các thông tin về văn bản pháp luật mà có liên quan đến hoạt động xuất nhập các mặt hàng về thiết bị, máy móc, phụ tùng. Bảo đảm tính chính xác của chứng từ về hàng hóa, đảm bảo việc bán hàng và giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình và thủ tục pháp lý xuất nhập khẩu.
Bộ phận giao nhận hải quan: Liên hệ với bộ phận chứng từ tiếp nhận hồ sơ đến các cơ quan có thẩm quyền làm giấy kiểm dịch, giấy giám định, thủ tục để lấy C/O. Tới các hãng tàu để lấy các lệnh giao hàng , vận đơn,…Thực hiện các thủ tục hải quan và các thủ tục khác liên quan tại cảng để hàng hóa được xuất nhập khẩu. Phòng Tài chính – Kế toán Giải quyết các mối quan hệ liên quan đến tài chính trong quá trình luân chuyển vốn và kinh doanh các dịch vụ. Lập các kế hoạch để huy động được nguồn vốn, sử dụng vốn một cách tiết kiệm và có hiệu quả.
Báo cáo với Giám đốc về tình hình tài chính của công ty và các chiến lược về tài chính. Phụ trách các công việc lên sổ sách quyết toán, thu chi, phân tích đánh giá hoạt động kinh doanh. Theo dõi các công nợ của khách hàng, cân đối các khoản tài chính với đại lý nước ngoài. Lập báo cáo thu chi thanh toán với khách hàng và quản lý nội bộ công ty.
Mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ và chức năng riêng nhưng phải phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ nhằm hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình hoạt động của công ty tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả, năng động, đảm bảo chất lượng dịch vụ và đáp ứng thời gian của khách hàng.5 Các chính sách của công ty dành cho nhân viên và khách hàng Các chính sách và hoạt động của công ty luôn luôn sẽ là ưu tiên đến sức khoẻ và môi trường làm việc xung quanh mỗi nhân viên. Chính sách tuyển dụng: Công ty luôn coi yếu tố con người là nhân tố quan trọng nhất, là những mục tiêu hàng đầu. Hằng năm, sẽ căn cứ vào kế hoạch hoạt động, nhu cầu công việc,…mà công ty có các cách thức tuyển dụng khác nhau. Các yêu cầu về tuyển dụng sẽ được đăng lên trên các website của công ty và lên trên các trang thông tin điện tử khác.
Công ty tuyển dụng dựa trên nguyên tắc: Công khai – Công bằng – Bình đẳng. Chính sách đào tạo: Các nhân viên mới của công ty sẽ luôn được hướng dẫn, đào tạo một cách bài bản và chuyên nghiệp về các nghiệp vụ, kỹ năng làm việc. Công ty tạo điều kiện tốt nhất để các nhân viên thích ứng nhanh với môi trường làm việc mới. Ngoài ra, công ty còn chủ động tổ chức các hoạt động sinh hoạt dưới dạng câu lạc bộ để báo cáo và truyền đạt các vấn đề thiết thực giúp nâng cao nhận thức, kỹ năng cho nhân viên.
Ngoài ra, công ty còn khuyến khích nhân viên học thêm ngoài giờ làm việc về chuyên môn để nâng cao năng lực làm việc.