CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO 1.1 Tổng quan về hàng tồn kho 1.1 Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu trước mắt hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ (Hồ Tiến Dũng, 2009). Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế IAS 2, hàng tồn kho là những tài sản: - Giữ để bán trong quá trình hoạt động kinh doanh bình thường; - Trong quá trình sản xuất để bán; và - Nguyên vật liệu hay công cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất hay cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: - Nguyên vật liệu, công cụ: sử dụng cho quá trình sản xuất.
- Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành cho tiến trình sản xuất. - Thành phẩm: sản phẩm hoàn thành và sẵn sàng để bán. - Hàng hóa: hàng mua và giữ để bán. Tương tự, theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 2 (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), hàng tồn kho là được chia làm 03 loại: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, bao gồm: Hàng hóa tồn kho, hàng hóa mua vào đang đi trên đường, hàng hóa gửi đi gia công chế biến, thành phẩm tồn kho, thành phẩm, hàng hóa gởi đi bán; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang, bao gồm: Sản phẩm chưa hoàn thành (sản phẩm đang chế tạo), sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm và chi phí dịch vụ dở dang; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gởi đi gia công và chế biến và đã mua đang đi đường.2 Chức năng và vai trò của hàng tồn kho Theo Chorpa và Meindl (2007), vai trò quan trọng của hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng là gia tăng số lượng cung ứng có thể thỏa mãn nhu cầu khách hàng bởi sản phẩm có sẵn.
Trong thực tế, cung và cầu thị trường trong một thời kì có thể là không cân đối với một hay nhiều loại mặt hàng. Vậy nên, giải pháp là tồn trữ một số lượng tồn kho nhất định để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục (Hồ Tiến Dũng, 2009). Một vai trò khác là làm giảm chi phí bởi sử dụng quy mô kinh tế trong cả sản xuất và phân phối (Chorpa và Meindl, 2007). Khi doanh nghiệp mua hàng theo số lượng lớn, doanh nghiệp sẽ được hưởng một khoản giảm giá được gọi là khấu trừ theo số lượng.
Tuy nhiên, cần cân nhắc giữa khoản lợi được hưởng và chi phí tồn trữ tăng thêm để đạt được lợi ích tối ưu (Hồ Tiến Dũng, 2009).3 Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho có thể được phân thành 03 loại bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang và thành phẩm (Ghiani và các cộng sự, 2004). Theo đó, hàng tồn kho tồn tại dưới dạng nguyên vật liệu là những hàng hoá đầu vào chưa qua quá trình sản xuất nội bộ (Kieso và các cộng sự, 2001). Khi nguyên vật liệu thô tham gia vào quá trình sản xuất nội bộ của doanh nghiệp, nó trở thành bán thành phẩm tồn kho. Nó bao gồm các sản phẩm trung gian được chuyển hoá thông qua các công đoạn và quá trình sản xuất nội bộ của công ty (Monczka và các cộng sự, 2001).
Sau khi hoàn thành quá trình sản xuất, các thành phẩm nhưng chưa được bán cho khách hàng được gọi là thành phẩm tồn kho. Đây là loại hàng tồn kho có LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 giá trị cao nhất, khi nó không chỉ bao gồm giá trị của nguyên vật liệu mà còn bao gồm chi phí nhân công và chi phí chung (overhead cost) (Rumyantsev và Netessine, 2007). Hàng tồn kho tồn tại dưới dạng nào phụ thuộc vào ngành công nghiệp và doanh nghiệp vì thế hàng tồn kho tìm thấy trong chuỗi phân phối chủ yếu là thành phẩm bán lại sẽ khác biệt hoàn toàn với hàng tồn kho được tìm thấy doanh nghiệp sản xuất (nguyên vật liệu và sản phẩm đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang) (Muller, 2003). Ở phía nhà phân phối, họ quan tâm đến mua đúng vật tư với đúng số lượng.
Đặt đơn hàng tại đúng thời điểm và địa điểm thường được giải quyết đơn giản bằng cách tăng số lượng tồn kho an toàn nắm giữ. Có quá nhiều tồn kho cũng không phải là giải pháp tốt bởi nó sẽ tốn kém tiền bạc và kho bãi lưu trữ. Ở phía nhà sản xuất, họ quan tâm đến có đúng mặt hàng, với đúng số lượng, ở đúng thời gian và địa điểm. Tuy nhiên, quản trị tồn kho truyền thống tập trung vào mặt hàng và số lượng hơn là xem xét các yếu tố về thời gian và địa điểm.
Pycraft và các cộng sự (2010), M. Loại tồn kho này được lưu trữ nhằm ổn định sự không chắc chắn không mong đợi trong cung cầu. Phruksaphanrat, 2012, nhu cầu thực tế có thể thay đổi bất cứ lức nào bởi sự thay đổi của đơn đặt hàng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp và các yếu tố không mong đợi như thời tiết, máy móc hư hỏng, sai sót của con người. Vậy nên, hàng tồn kho đệm là cần thiết để làm giảm khả năng hết hàng do nhu cầu không chắc chắn.
Khi có nhu cầu không chắc chắn, việc sử dụng mô hình EOQ với nhu cầu không biến động sẽ dễ dàng xảy ra tình trạng hết hàng (D. Collier và các cộng sự, 2012). Để đối phó với mối đe dọa do hết hàng, do sự thay đổi của cung hoặc cầu, tăng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 điểm đặt hàng lại hoặc đặt thêm tồn kho (hàng tồn kho đệm) là cần thiết. Đây là một kế hoạch phòng ngừa khả năng hết hàng.
- Hàng tồn kho xoay vòng (cycle inventory) là giai đoạn mà doanh nghiệp không thể cung cấp sản phẩm theo đơn đặt hàng, hàng tồn kho được tích trữ trong khi sản xuất các sản phẩm khác. - Hàng tồn kho tách rời (Decoupling inventory) được hình thành trong giai đoạn sản xuất hoạt động hợp lý và độc lập. - Hàng tồn kho dự báo trước (Anticipation inventory) đựơc tích lũy cho nhu cầu trong tương lai và nhu cầu không dự báo trước. - Hàng tồn kho dây chuyền (Pipeline inventory) tồn tại khi mà vật tư không thể vận chuyển tới cùng lúc.4 Các loại chi phí tồn kho Theo E.
Vermorel (2013), chi phí tồn kho là khác biệt theo từng ngành nghề kinh doanh và cực kì cao. Có 03 loại chi phí tồn kho được chú ý trong các mô hình tồn kho gồm: chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng và chi phí thiếu hụt (W. Stevenson, 2015), trong đó chi phí tồn trữ được biết đến là chiếm 25% tổng chi phí tồn kho. Chi phí tồn kho thấp đem lại lợi ích chắc chắn cho doanh nghiệp kiểm soát thành công hàng tồn kho.
Khi đưa ra bất kì quyết định quản trị tồn kho nào, cần cân nhắc các chi phí tồn kho. Kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho giúp giảm thiểu chi phí khi cắt giảm khối lượng hàng tồn kho. Kiểm soát tồn kho kiểm tra và theo dõi các mức độ tồn kho, và chủ động quản lý hàng tồn kho lỗi thời và hư hỏng bằng cách đặt hàng đúng số lượng (W. Khi chi phí này tăng thì mức độ tồn kho và các chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cần được tính toán lại (S.
Jacobs, và các cộng sự (2011), các chi phí này gồm có: - Chi phí tồn trữ (holding/ carry stock): chi phí này bao gồm hầu hết các chi phí phát sinh để lưu trữ sản phẩm, hàng tồn kho sẽ bị đánh thuế, bảo vệ và LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 bảo hiểm chống mất hàng hay thiên tai, chi phí ày không bao gồm các giá trị các sản phẩm bị lỗi thời hay giảm giá hàng tồn kho. - Chi phí thiết lập (Set up cost) hay còn được biết đến là chi phí thay đổi sản xuất. Trong sản xuất việc thay đổi từ một lô sản phẩm này sang một lô sản phẩm khác cần thu thập vật tư cần thiết và tổ chức thiết lập máy móc cũng như dọn sạch các vật tư được sử dụng cho lô sản phẩm trước đó. - Chi phí đặt hàng (Ordering cost): là các chi phí hành chính để tạo ra đơn đặt hàng sản xuất hoặc cung ứng, bao gồm chi phí kiểm tra sản phẩm khi nhận hàng, tính toán số lượng dặt hàng.
Chi phí hệ thống để kiểm tra tình trạng đơn hàng cũng bao gồm trong chi phí này. - Chi phí thiếu hụt (Shortage costs): là chi phí sinh ra khi hết tồn kho, cần phải đặt hàng lại hoặc khách hàng hủy bỏ đơn hàng khi phải chờ đợi. Khi không thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng bởi hết hàng hoặc đơn hàng bị hủy. Jacobs và các cộng sự (2011), quản trị tồn kho hiệu quả sẽ tác động đến chi phí thiếu hụt do làm giảm chi phí để đặt đủ lựong hàng tồn kho nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Theo Hồ Tiến Dũng (2009), các chi phí trong quản trị hàng tồn kho gồm: - Chi phí mua hàng: là giá trị hàng mua được tính bằng giá thành đơn vị nhân số lượng sản phẩm. - Chi phí đặt hàng: là chi phí phát sinh trong quá tìm kiếm nhà cung cấp, các hình thức đặt hàng, thực hiện đặt hàng, quy trình hỗ trợ văn phòng,… - Chi phí tồn trữ: là các chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hàng tồn kho như: + Chi phí về nhà cửa hay kho hàng: tiền thuê hoặc khấu hao, thuế nhà đất, bảo hiểm nhà kho,… LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 12 + Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện trong kho: tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện, chi phí nhiên liệu cho phương tiện, thiết bị hoạt động, chi phí vận hành thiết bị,… + Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý: chi phí lương cho nhân viên bảo quản, chi phí quản lý điều hành kho hàng,… + Chi phí cho việc đầu tư vào hàng tồn kho: chi phí lãi vay, chi phí bảo hiểm hàng hóa trong kho,… + Chi phí khác: chi phí do hao hụt, mất mát, chi phí đảo kho để hạn chế sự giảm sút về chất lượng,… 1.