Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong môi trường kinh tế thị trường với sự cạnh tranh ngày càng gia tăng, nguồn nhân lực được xác định là yếu tố then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức. Dù một doanh nghiệp có tiềm lực tài chính dồi dào hay trang thiết bị máy móc kỹ thuật hiện đại, các nguồn lực này cũng không thể phát huy hiệu quả nếu thiếu đi công tác quản trị nhân lực khoa học. Quản trị nhân lực là sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật quản trị con người, chịu sự chi phối của nhiều yếu tố tâm sinh lý, xã hội và đạo đức. Đối với Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tuấn Nga – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại với nhiệm vụ cung ứng khối lượng lớn hàng hóa cho thị trường – yêu cầu về nguồn nhân lực dồi dào cả về số lượng và chất lượng đặt ra tính cấp thiết phải chuẩn hóa và hoàn thiện các khâu trong quy trình quản trị nhân sự.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm hai nội dung:

  1. Phân tích thực trạng công tác quản trị nhân lực tại Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tuấn Nga trong giai đoạn 2016 – 2018.
  2. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại công ty trong thời gian tới.

Nhiệm vụ nghiên cứu bao gồm: hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị nhân lực trong doanh nghiệp; khảo sát, phân tích các số liệu thực tế về cơ cấu lao động và thực trạng thực hiện các nghiệp vụ quản trị nhân lực tại đơn vị; từ đó nhận diện những mặt đạt được cùng các hạn chế còn tồn tại để xây dựng hệ thống giải pháp khả thi.

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị nhân lực tại Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tuấn Nga.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tuấn Nga (địa chỉ: Số nhà 44, ngõ 148, đường Ngọc Hồi, thị trấn Văn Điển, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực trạng quản trị nhân lực của công ty trong giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2018.
  • Phạm vi nội dung: Cơ sở lý luận chung và thực tiễn triển khai 9 nội dung cơ bản của công tác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp thương mại.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên khung lý luận quản trị nhân lực doanh nghiệp được giảng dạy tại Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp và giáo trình chuyên ngành của các tác giả ThS. Nguyễn Văn Điềm và PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân (Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Lao động - Xã hội, 2007). Theo đó, quản trị nhân lực được định nghĩa là tổng hợp các hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo ra, duy trì, phát triển và sử dụng có hiệu quả yếu tố con người trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức, đồng thời thỏa mãn các mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân của người lao động.

Khung nội dung quản trị nhân lực được tác giả hệ thống hóa qua 9 nghiệp vụ trọng tâm:

  1. Hoạch định nhân lực: Tiến trình đánh giá, dự báo nhu cầu nhân sự và lập kế hoạch đáp ứng theo 5 bước (Dự báo nhu cầu -> Phân tích thực trạng -> Đưa ra quyết định tăng/giảm -> Lập kế hoạch thực hiện -> Đánh giá việc thực hiện).
  2. Phân tích công việc: Tiến trình xác định có hệ thống các nhiệm vụ, kỹ năng; sử dụng 5 phương pháp thu thập thông tin (quan sát, ghi chép sự kiện quan trọng, nhật ký công việc, phỏng vấn, phiếu điều tra) để xây dựng 3 văn bản cốt lõi (Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu chuyên môn công việc, Bản tiêu chuẩn kết quả công việc).
  3. Tuyển dụng nhân lực: Gồm quá trình tuyển mộ (thu hút nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài) và quá trình tuyển chọn theo quy trình 7 bước (Nhu cầu tuyển dụng -> Thông báo tuyển dụng -> Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ -> Sàng lọc hồ sơ -> Kiểm tra trắc nghiệm -> Phỏng vấn -> Xác minh điều tra và ra quyết định tuyển dụng).
  4. Bố trí, sử dụng nhân lực: Các hoạt động định hướng lao động mới, thuyên chuyển (sản xuất, thay thế, sửa chữa sai sót; tạm thời hoặc lâu dài), đề bạt (đề bạt ngang, đề bạt thẳng) và giải quyết thôi việc (giãn thợ, sa thải, tự thôi việc).
  5. Đánh giá thực hiện công việc: Sử dụng các phương pháp (xếp hạng luân phiên, so sánh từng cặp, cho điểm thang 1-5); xác định chu kỳ đánh giá (6 tháng hoặc 1 năm) và tổ chức phỏng vấn đánh giá.
  6. Thù lao lao động: Cấu trúc gồm thù lao cơ bản (tiền lương theo thời gian: $L_{tg} = L_{cbcv} \times T_{tt}$, tiền lương theo sản phẩm: $L = ĐG \times Q$, phụ cấp lương), các khuyến khích (thưởng, hoa hồng) và các phúc lợi (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ, phụ cấp ăn trưa, trợ cấp khó khăn).
  7. Đào tạo và phát triển: Các phương pháp đào tạo trong công việc (chỉ dẫn, học nghề, kèm cặp, luân chuyển việc) và ngoài công việc (mở lớp, gửi đi học chính quy, hội thảo, đào tạo từ xa); tiến hành qua quy trình 7 bước.
  8. Khen thưởng, kỷ luật: Nguyên tắc công khai, minh bạch; 3 mức độ kỷ luật lao động (Mức 1: Khiển trách/Cảnh cáo; Mức 2: Kéo dài thời hạn nâng lương, chuyển công việc khác có mức lương thấp hơn, cách chức; Mức 3: Sa thải).
  9. Quản lý hồ sơ nhân sự: Hệ thống hóa lý lịch, hợp đồng lao động, quá trình công tác, đào tạo và khen thưởng kỷ luật.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng là sự kết hợp giữa các phương pháp:

  • Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các tài liệu, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo nhân sự thứ cấp do các phòng ban chức năng của công ty cung cấp.
  • Phương pháp xử lý thông tin: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích kinh tế, so sánh tương đối - tuyệt đối và tổng hợp số liệu để đánh giá thực trạng cơ cấu và hiệu quả quản trị lao động.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong khóa luận là các báo cáo chính thức giai đoạn 2016 – 2018 do Phòng Kế toán và Phòng Hành chính – Tổ chức Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tuấn Nga cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị nhân lực

Chương 1 tập trung làm rõ các khái niệm nền tảng và vai trò của quản trị nhân lực trong tổ chức doanh nghiệp. Tác giả chỉ ra 4 vai trò lớn của quản trị nhân lực: giúp doanh nghiệp tinh gọn bộ máy để tăng tính cạnh tranh; giúp tổ chức thích ứng với tiến bộ khoa học kỹ thuật; hỗ trợ nhà lãnh đạo đạt mục tiêu thông qua việc phát huy năng lực của người khác; và nâng cao kỹ năng giao tiếp, đánh giá chính xác, giảm thiểu các sai lầm trong việc dùng người.

Tiếp đó, chương này phân tích chi tiết cơ chế vận hành của 9 nội dung quản trị nhân lực trong doanh nghiệp:

  • Hoạch định nhân lực với quy trình 5 bước nhằm cân đối cung - cầu lao động.
  • Phân tích công việc với các kỹ thuật thu thập thông tin và cấu trúc chuẩn của bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn, bản tiêu chuẩn kết quả.
  • Quy trình tuyển mộ và quy trình tuyển dụng 7 bước chặt chẽ từ thông báo đến ký hợp đồng.
  • Nghiệp vụ bố trí lao động thông qua chương trình định hướng, các hình thức thuyên chuyển công tác, nguyên tắc đề bạt dựa trên năng lực và quy trình chấm dứt hợp đồng.
  • Hệ thống đánh giá thực hiện công việc với các thang đo, chu kỳ và kỹ thuật phỏng vấn phản hồi.
  • Cơ chế phân phối thù lao với 6 nguyên tắc trả công (hợp pháp, thỏa đáng, kích thích, công bằng, bảo đảm, hiệu quả) cùng các công thức tính toán lương thời gian, lương sản phẩm.
  • Quy trình đào tạo 7 bước từ nhận diện nhu cầu đến đo lường hiệu quả định lượng.
  • Các quy chế khen thưởng, 3 cấp độ kỷ luật và chức năng lưu trữ, cập nhật hồ sơ nhân sự.

Chương 2: Thực trạng công tác quản trị nhân lực của Công ty CP Dịch vụ và Thương mại Tuấn Nga

Chương 2 giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tuấn Nga: Mã số thuế 0102648181, do ông Phạm Tuấn Anh làm Tổng Giám đốc. Công ty hoạt động với 13 ngành nghề kinh doanh đăng ký, trong đó hoạt động chủ yếu là bán lẻ lương thực, thực phẩm, đồ uống, thuốc lá, thuốc lào trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp.

Bộ máy công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng: Giám đốc điều hành chung; Phó Giám đốc 1 phụ trách các phòng ban; Phó Giám đốc 2 phụ trách bộ phận Kho và bộ phận Sản xuất; các đơn vị chuyên môn gồm Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Hành chính - Tổ chức và các bộ phận nghiệp vụ (Giao hàng, Bán hàng, Kho, Sản xuất).

Chỉ tiêu kết quả kinh doanh Năm 2016 (Trđ) Năm 2017 (Trđ) Năm 2018 (Trđ) So sánh 2017/2016 (%) So sánh 2018/2017 (%)
Doanh thu thuần 9.280 11.120 13.210 +19,83% +18,79%
Tổng chi phí 8.924 10.452 12.407 +17,12% +18,70%

Về quy mô và cơ cấu lao động, năm 2018 tổng số nhân sự của công ty là 67 người (tăng từ 58 người năm 2016 và 60 người năm 2017).

Tiêu chí phân loại nhân sự Năm 2016 (Người) Năm 2017 (Người) Năm 2018 (Người)
Giới tính
- Nam 32 34 36
- Nữ 26 26 31
Trình độ học vấn
- Cấp 2 2 3 0
- Cấp 3 10 11 9
- Trung cấp 11 9 15
- Cao đẳng 24 21 19
- Đại học 10 15 23
- Cao học 1 1 1
Độ tuổi
- Từ 16 đến 29 tuổi 28 26 37
- Từ 30 đến 49 tuổi 27 31 26
- Từ 50 đến 60 tuổi 3 3 4
Bộ phận làm việc (Năm 2018) Nam (Người) Nữ (Người) Đại học (Người) Cao đẳng (Người) Trung cấp (Người) Cấp 3 (Người) Tổng (Người)
Ban Giám đốc 2 1 2 0 0 0 3 (1 Cao học)
Bộ phận Kế toán 1 3 3 1 0 0 4
Bộ phận Hành chính 2 4 4 1 1 0 6
Bộ phận Kinh doanh 4 7 7 4 0 0 11
Bộ phận Bán hàng 6 9 3 4 5 3 15
Bộ phận Giao hàng 5 2 0 2 2 3 7
Bộ phận Sản xuất 10 3 3 5 4 1 13
Bộ phận Kho 6 2 1 2 3 2 8
Tổng cộng 36 31 23 19 15 9 67

Khảo sát thực trạng quản trị nhân sự cho thấy:

  • Hoạch định nhân lực: Nhằm phục vụ kế hoạch mở thêm 5 cửa hàng và 1 kho chứa sữa tại TP. Nam Định vào năm 2020, công ty đã lập kế hoạch nhu cầu bổ sung: 1 trưởng chi nhánh, 1 thủ kho kiêm kế toán, 20 nhân viên bán hàng và 1 nhân viên giao hàng; đồng thời dự kiến điều động tạm thời 1 kế toán từ Hà Nội về Nam Định 6 tháng. Tuy nhiên, công tác hoạch định tại công ty nhìn chung còn mang tính ngắn hạn, sự vụ, chưa có chiến lược dài hạn.
  • Phân tích công việc: Phòng Hành chính phối hợp với các trưởng phòng ban xây dựng văn bản mô tả và tiêu chuẩn công việc cho 3 nhóm đối tượng (cán bộ quản lý, nhân viên, công nhân). Đã chuẩn hóa văn bản mẫu cho các vị trí (ví dụ: Nhân viên kinh doanh yêu cầu trình độ từ Trung cấp trở lên ngành QTKD, Kinh tế thương mại, Marketing; Tin học B, Tiếng Anh B; kinh nghiệm từ 1 năm trở lên).
  • Tuyển dụng nhân lực: Áp dụng phỏng vấn và kiểm tra năng lực; người trúng tuyển phải trải qua thời gian thử việc ít nhất 1 tháng trước khi Giám đốc xem xét ký hợp đồng chính thức.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại Công ty CP Dịch vụ và Thương mại Tuấn Nga

Chương 3 trình bày phương hướng hoạt động, mục tiêu mở rộng thị trường và kế hoạch phát triển nhân sự của công ty trong giai đoạn tiếp theo. Để khắc phục các hạn chế đã chỉ ra ở Chương 2, tác giả đề xuất 9 nhóm giải pháp hoàn thiện:

  1. Giải pháp về hoạch định nhân lực: Chuẩn hóa quy trình dự báo dài hạn, gắn kế hoạch nhân sự với mục tiêu kinh doanh chiến lược thay vì xử lý tình thế tạm thời.
  2. Giải pháp về phân tích công việc: Thường xuyên rà soát, cập nhật bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc sát với biến động thực tế tại các bộ phận.
  3. Giải pháp nâng cao thông báo tuyển dụng và phỏng vấn: Đa dạng hóa kênh tuyển mộ (mạng internet, trường đào tạo), hoàn thiện tiêu chí đánh giá và quy trình phỏng vấn khách quan.
  4. Giải pháp về bố trí, sử dụng nhân lực: Tăng cường hiệu quả chương trình định hướng cho nhân viên mới; thực hiện thuyên chuyển và đề bạt đúng năng lực, sở trường.
  5. Giải pháp về đánh giá thực hiện công việc: Xây dựng hệ thống tiêu chí định lượng rõ ràng, duy trì chu kỳ đánh giá định kỳ kết hợp phỏng vấn trao đổi trực tiếp.
  6. Giải pháp về lương và phúc lợi: Đảm bảo tính công bằng, thỏa đáng và kích thích lao động thông qua việc kết hợp hợp lý giữa lương thời gian, lương sản phẩm/doanh số và các chế độ phụ cấp, bảo hiểm.
  7. Giải pháp về hoạt động đào tạo: Duy trì định kỳ các khóa đào tạo nội bộ, liên kết với các trường Đại học/Cao đẳng đào tạo kỹ năng quản lý, kỹ năng bán hàng và có chính sách thu hút chuyên gia giỏi.
  8. Giải pháp xây dựng các hình thức kỷ luật, khen thưởng: Kết hợp khen thưởng vật chất và động viên tinh thần; công khai, minh bạch quy chế kỷ luật nhằm xây dựng kỷ cương làm việc.
  9. Giải pháp về quản lý hồ sơ nhân sự: Hiện đại hóa việc lưu trữ, quản lý dữ liệu nhân sự, cập nhật kịp thời biến động hợp đồng, lịch nghỉ phép và quá trình công tác.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả chính: Khóa luận đã phản ánh đầy đủ bức tranh kinh doanh và nhân sự của Công ty Tuấn Nga giai đoạn 2016 – 2018. Doanh thu thuần của công ty tăng trưởng đều (từ 9.280 triệu đồng năm 2016 lên 11.120 triệu đồng năm 2017 và 13.210 triệu đồng năm 2018). Đội ngũ lao động tăng từ 58 lên 67 người, trong đó cơ cấu có sự chuyển dịch tích cực: lao động có trình độ Đại học tăng từ 10 người lên 23 người; nhóm tuổi trẻ từ 16 - 29 tuổi chiếm đa số (37/67 người năm 2018), tạo nguồn lực năng động cho doanh nghiệp. Khóa luận đã chỉ ra các mặt chưa hoàn thiện như công tác hoạch định còn ngắn hạn, quy trình tuyển dụng và đánh giá còn mang tính đơn giản.
  • Giải pháp đề xuất: Tác giả xây dựng 9 nhóm giải pháp mang tính đồng bộ từ khâu dự báo, phân tích, tuyển mộ, bố trí, đãi ngộ đến quản lý dữ liệu, bám sát phương án mở rộng mạng lưới chi nhánh tại TP. Nam Định vào năm 2020.
  • Đóng góp của đề tài: Tác giả đã hệ thống hóa lý luận quản trị nhân lực vận dụng trực tiếp vào mô hình doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ; cung cấp nguồn dữ liệu thực tế và đề xuất các giải pháp có tính ứng dụng cụ thể cho ban lãnh đạo Công ty Tuấn Nga.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đề tài nghiên cứu dựa trên chuỗi số liệu thứ cấp trong phạm vi 3 năm (2016 – 2018) tại một doanh nghiệp thương mại cụ thể; các phân tích thực trạng chủ yếu sử dụng phương pháp định tính và thống kê mô tả từ báo cáo nội bộ, chưa thực hiện các cuộc điều tra xã hội học diện rộng về mức độ hài lòng hay động lực làm việc của nhân viên bằng bảng hỏi chuẩn hóa.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá hiệu quả thực tế của các giải pháp quản trị nhân lực sau khi công ty chính thức đưa chi nhánh Nam Định vào vận hành; nghiên cứu sâu hơn về cơ chế đãi ngộ và lộ trình phát triển nghề nghiệp tác động đến tỷ lệ giữ chân nhân sự trong ngành dịch vụ thương mại.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho sinh viên các ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc báo cáo thực tập về chủ đề nhân sự tại doanh nghiệp thương mại. Tài liệu cung cấp mẫu phân tích cơ cấu lao động theo 3 lát cắt (giới tính, trình độ, độ tuổi), ví dụ về bản mô tả công việc thực tế của nhân viên kinh doanh, cùng phương pháp lập kế hoạch nhân sự cho việc mở chi nhánh mới.

Câu hỏi thường gặp

  1. Cơ cấu nhân sự của Công ty Tuấn Nga năm 2018 có đặc điểm gì về giới tính, trình độ và độ tuổi?
    Năm 2018, công ty có 67 nhân viên, gồm 36 nam và 31 nữ. Trình độ học vấn gồm: 1 Cao học, 23 Đại học, 19 Cao đẳng, 15 Trung cấp và 9 Cấp 3 (không còn lao động Cấp 2). Về độ tuổi, công ty có cơ cấu trẻ với 37 người thuộc độ tuổi 16–29, 26 người từ 30–49 tuổi và 4 người từ 50–60 tuổi.

  2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Tuấn Nga trong giai đoạn 2016 – 2018 tăng trưởng ra sao?
    Doanh thu thuần của công ty tăng trưởng liên tục: năm 2016 đạt 9.280 triệu đồng; năm 2017 đạt 11.120 triệu đồng (tăng 19,83% so với 2016); năm 2018 đạt 13.210 triệu đồng (tăng 18,79% so với 2017). Chi phí tương ứng lần lượt là 8.924 triệu đồng (2016), 10.452 triệu đồng (2017) và 12.407 triệu đồng (2018).

  3. Công ty đã xây dựng kế hoạch nhân sự cụ thể nào cho việc mở chi nhánh tại Nam Định năm 2020?
    Để mở 5 cửa hàng và 1 kho sữa tại Nam Định, công ty lên kế hoạch bổ sung: 1 trưởng chi nhánh (đề bạt nhân sự xuất sắc nội bộ), 1 thủ kho kiêm kế toán, 20 nhân viên bán hàng, 1 nhân viên giao hàng; đồng thời điều động 1 nhân viên kế toán từ Hà Nội về hỗ trợ trong 6 tháng.

  4. Yêu cầu đối với vị trí Nhân viên kinh doanh theo bản mô tả công việc tại công ty gồm những gì?
    Vị trí này đòi hỏi trình độ từ Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại hoặc Marketing; có chứng chỉ Tin học B, Tiếng Anh B; tính cách nhiệt tình, năng động, độc lập, nhạy bén; và có kinh nghiệm kinh doanh tối thiểu từ 1 năm trở lên.

  5. Quy trình thử việc và thẩm quyền tuyển dụng chính thức tại công ty được thực hiện như thế nào?
    Sau khi vượt qua phỏng vấn và kiểm tra năng lực, ứng viên phải trải qua thời gian thử việc thực tế ít nhất là 1 tháng. Quyết định tuyển dụng chính thức và ký hợp đồng lao động do Giám đốc công ty trực tiếp phê duyệt dựa trên kết quả hoàn thành nhiệm vụ thử việc.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Phương Thảo đã hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về 9 nghiệp vụ quản trị nhân lực trong doanh nghiệp. Thông qua việc thu thập và phân tích dữ liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Dịch vụ và Thương mại Tuấn Nga giai đoạn 2016 – 2018, đề tài đã làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy, cơ cấu lao động và những kết quả kinh doanh đạt được cũng như các hạn chế trong quản trị nhân sự. Hệ thống 9 nhóm giải pháp được đề xuất có tính thực tiễn, bám sát định hướng mở rộng mạng lưới chi nhánh và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.