Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị kinh doanh tại Trường Đại học Thương Mại tập trung nghiên cứu hoạt động quản trị thu mua tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn (địa chỉ tại Số 37, Tổ 10, Phường Đồng Tiến, Thành phố Hòa Bình, Tỉnh Hòa Bình). Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng, ngành xây dựng và vận tải đứng trước nhiều cơ hội tiếp cận các dự án lớn có vốn đầu tư nước ngoài, song cũng chịu áp lực cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp cùng ngành. Là một đơn vị kinh doanh đa ngành với lĩnh vực trọng tâm là thương mại, vận tải nguyên vật liệu xây dựng (xi măng, sắt thép, cát, đá) và thi công công trình, công tác mua nguyên vật liệu giữ vai trò quyết định đến chi phí đầu vào và hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, hoạt động này tại doanh nghiệp vẫn mang tính thụ động, chủ yếu mua gom theo từng đơn hàng phát sinh, chưa có sự quan tâm và quy hoạch bài bản, dẫn đến gia tăng chi phí logistics và rủi ro gián đoạn cung ứng.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

  • Mục tiêu tổng quát: Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn giai đoạn 2018 – 2020.
  • Mục tiêu cụ thể (gồm 3 nhiệm vụ):
    1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về quản trị mua nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
    2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản trị mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn giai đoạn 2015 – 2017.
    3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua nguyên vật liệu tại công ty trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác quản trị mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn.
  • Phạm vi không gian: Tập trung vào địa bàn tỉnh Hòa Bình và thị trường vận chuyển cung ứng vật liệu cho các công trình thủy điện tại khu vực miền Bắc (Sơn La, Lai Châu).
  • Phạm vi thời gian: Đánh giá dữ liệu thực trạng từ năm 2015 đến năm 2017; các giải pháp định hướng áp dụng cho giai đoạn 2018 – 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình tiếp cận

Tác giả tiếp cận quản trị mua nguyên vật liệu trên hai phương diện học thuật:

  1. Tiếp cận theo quá trình: Quản trị mua nguyên vật liệu là chuỗi các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng nhằm phục vụ mục tiêu bán hàng và sản xuất.
  2. Tiếp cận theo tác nghiệp: Quản trị mua là quá trình thực hiện tuần tự 5 bước công việc: (1) Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu $\rightarrow$ (2) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp $\rightarrow$ (3) Thương lượng và đặt hàng $\rightarrow$ (4) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng $\rightarrow$ (5) Kiểm soát mua nguyên vật liệu.

Hệ thống công thức định lượng được tác giả tổng hợp để phục vụ công tác lập kế hoạch và kiểm soát thu mua:

  • Công thức cân đối nhu cầu mua hàng: $$M = B + D_{ck} - D_{đk} + D_{hh}$$ (Trong đó: $M$ là lượng mua vào kỳ kinh doanh; $B$ là sản lượng bán ra kế hoạch; $D_{ck}$ là dự trữ cuối kỳ; $D_{đk}$ là tồn kho đầu kỳ; $D_{hh}$ là định mức hao hụt).
  • Hệ số khai thác nguồn hàng: $K = \frac{n}{N}$ (với $n$ là số nguồn hàng có quan hệ kinh tế, $N$ là tổng số cơ sở nguồn hàng).
  • Tỷ suất chi phí thu mua: $F = \left(\frac{F_m}{M}\right) \times 100$ (với $F_m$ là tổng chi phí thu mua, $M$ là tổng giá trị hàng mua).
  • Tốc độ thu mua (vòng quay và số ngày dự trữ): $V = \frac{B}{D}$ và $t = \frac{D}{b}$.

Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thực hiện qua quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp bằng bảng hỏi gồm 4 bước (xây dựng câu hỏi $\rightarrow$ đặt lịch $\rightarrow$ phỏng vấn $\rightarrow$ tổng hợp nội dung). Đối tượng phỏng vấn gồm: Phó Giám đốc kiêm Kế toán trưởng (Nguyễn Thị Hồng Hòa), Trưởng xưởng sản xuất (Nguyễn Văn Minh), và Thủ kho (Bùi Văn Hà).
  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập số liệu từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2015 – 2017 của Phòng Tài vụ, các đề tài khóa luận tham khảo của Trường Đại học Thương Mại và các tài liệu chuyên ngành về quản trị logistics.
  • Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, tổng hợp, phân tích định tính và so sánh đối chiếu số liệu qua các năm để làm rõ các biến động và nhận diện rủi ro trong chuỗi cung ứng vật tư.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về quản trị mua nguyên vật liệu tại doanh nghiệp

Chương này khái quát các khái niệm cốt lõi về hàng hóa, mua hàng, nguyên vật liệu và quản trị mua nguyên vật liệu. Nội dung đi sâu phân tích 3 giai đoạn của quá trình mua hàng theo góc độ quản trị:

  • Lập kế hoạch mua: Xác định nhu cầu về số lượng, chủng loại, cơ cấu và chất lượng tối ưu (phục vụ đúng mục tiêu kinh doanh, không chạy theo chất lượng tối đa gây lãng phí chi phí).
  • Tổ chức mua: Quy trình khảo sát thị trường nhà cung ứng, nguyên tắc không phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất, các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp (chất lượng, tài chính, uy tín, vị trí địa lý), kỹ năng thương lượng các điều khoản hợp đồng (giá cả, thanh toán, giao nhận, chế tài vi phạm) và kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa khi nhập kho.
  • Kiểm soát mua: Phân tích hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả mua hàng như hệ số khai thác nguồn hàng, cân đối tiêu hao vật tư, năng suất lao động thu mua, tốc độ luân chuyển vốn và chi phí thu mua.
  • Các nhân tố ảnh hưởng: Phân định rõ nhóm nhân tố môi trường bên ngoài (tự nhiên, kinh tế, chính trị - pháp luật, công nghệ, nhà cung ứng, khách hàng) và nhóm nhân tố bên trong (nguồn nhân lực, năng lực tài chính, quy mô tổ chức).

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn

Tác giả giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp: thành lập ngày 03/03/2008, mã số thuế 5400265232, kinh doanh đa ngành với cơ cấu tổ chức gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Tài vụ, Bộ phận Vận tải và Xưởng Gia công cơ khí.

Chỉ tiêu tài chính (Nguồn: Phòng Tài vụ) Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Chi phí tài chính (VNĐ) - - 259.562
Chi phí quản lý kinh doanh (VNĐ) - - 549.938
Lợi nhuận thuần từ HĐKD (VNĐ) - - 515.740
Chi phí thuế TNDN (VNĐ) - - 103.301
Lợi nhuận sau thuế (VNĐ) - - 412.439

Ghi chú biến động: Doanh thu năm 2016 tăng 1.031% so với năm 2015 nhưng năm 2017 có sự sụt giảm; lợi nhuận sau thuế năm 2016 tăng 26.947 VNĐ so với 2015, năm 2017 giảm 4.035 VNĐ so với 2016.

Mức sản lượng tiêu thụ theo mặt hàng (Đơn vị: Tấn) Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 (Dự kiến)
Xi măng 6.550 6.880 7.230
Sắt thép xây dựng 4.560 4.980 5.400
Cát 5.960 5.520 6.810
Đá 4.520 4.940 4.650

Phân tích thực trạng quản trị mua tại đơn vị làm rõ các khâu tác nghiệp:

  • Lập kế hoạch mua: Doanh nghiệp không có bộ phận nghiên cứu thị trường chuyên trách, chủ yếu nhập hàng theo từng đơn đặt hàng phát sinh hoặc theo kinh nghiệm cá nhân của Giám đốc, dẫn đến việc thụ động và chi phí vận chuyển bị đội lên cao.
  • Lựa chọn nhà cung cấp: Công ty áp dụng quy trình đánh giá 7 bước (Xác định chỉ tiêu $\rightarrow$ Lập thang điểm 1-5 $\rightarrow$ Cụ thể hóa chỉ tiêu con $\rightarrow$ Định thang điểm chỉ tiêu con $\rightarrow$ Sơ loại $\rightarrow$ Chấm điểm $\rightarrow$ Tổng hợp và lựa chọn). Nguồn cung cấp chủ yếu tại Hòa Bình và Phú Thọ.
  • Thương lượng, đặt hàng và giao nhận: Do Giám đốc trực tiếp thực hiện nhờ có uy tín lâu năm. Hồ sơ giao nhận bao gồm 6 loại chứng từ: Hợp đồng mua bán, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Biên bản nghiệm thu, Phiếu thanh toán vận chuyển, Phiếu nhập kho, Phiếu công tác phí.
  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Lượng hàng tồn kho thấp, giảm chi phí lưu kho, duy trì được quan hệ tốt với các đối tác truyền thống, chi phí vận tải thủy tương đối rẻ.
    • Nhược điểm: Mua hàng manh mún theo đơn khiến chi phí vận chuyển cao; Giám đốc không thể trực tiếp kiểm tra toàn bộ vật tư dẫn đến rủi ro phát sinh; ngại thay đổi nhà cung cấp mới làm mất cơ hội về giá; kế hoạch mua hàng dễ bị xáo trộn.

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để giải quyết, hoàn thiện quá trình quản trị mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn

Tác giả nêu phương hướng sản xuất kinh doanh giai đoạn 2018 – 2020 và xác lập 6 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Tổ chức xác định chính xác nhu cầu nguyên vật liệu: Nghiên cứu kỹ thị trường cung - cầu, xây dựng hạn mức dự trữ an toàn cho các loại vật liệu chính, lên kế hoạch mua theo quý và tối ưu hóa không gian phương tiện vận chuyển để giảm chi phí logistics.
  2. Nâng cao hiệu quả tìm kiếm và chọn lọc nhà cung cấp: Tiếp tục duy trì quan hệ với các đối tác truyền thống song song với việc thiết lập danh mục nhà cung cấp dự phòng nhằm ứng phó các rủi ro thiên tai hoặc đứt gãy nguồn hàng.
  3. Nâng cao chất lượng thương lượng và ký kết hợp đồng: Rà soát chặt chẽ 8 điều khoản pháp lý trọng yếu (số lượng, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian giao nhận, phương tiện vận tải, địa điểm, phương thức thanh toán, bảo hiểm/giám định, trách nhiệm vi phạm hợp đồng); phân quyền và đào tạo nhân viên tham gia đàm phán thay vì phụ thuộc tuyệt đối vào Giám đốc.
  4. Hoàn thiện khâu kiểm tra và giao nhận: Xây dựng bộ tiêu chuẩn nghiệm thu thống nhất cho từng loại vật tư xây dựng (đặc biệt là tiêu chuẩn sắt thép, bao bì xi măng) và tăng cường kiểm soát tính hợp lệ của hệ thống chứng từ.
  5. Cải tiến công tác đánh giá kết quả mua hàng: Áp dụng hệ thống 6 tiêu chí đánh giá định kỳ đối với nhà cung cấp (số lượng, chất lượng, tiến độ, giá cả so với thị trường, chi phí hợp đồng, lợi nhuận đạt được).
  6. Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo nghiệp vụ kiểm định kỹ thuật cho cán bộ xưởng và kho bãi, áp dụng chính sách tiền lương, tiền thưởng gắn liền với trách nhiệm và hiệu quả công việc.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Phản ánh trung thực tình hình sản xuất kinh doanh và dòng dịch chuyển vật tư của Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn trong giai đoạn 2015 – 2017, chỉ ra mối liên hệ giữa phương thức mua hàng theo đơn với tình trạng chi phí vận tải tăng cao.
  • Hệ thống hóa bảng danh mục sản lượng tiêu thụ thực tế và dự kiến các nhóm vật tư chủ lực (xi măng, sắt thép, cát, đá) từ năm 2016 đến năm 2018.
  • Làm rõ quy trình 7 bước đánh giá nhà cung cấp và hệ thống 6 loại chứng từ luân chuyển trong khâu giao nhận vật tư tại doanh nghiệp thực tế.

Giải pháp và đóng góp của đề tài

  • Đưa ra hệ thống giải pháp toàn diện bao phủ toàn bộ 5 bước tác nghiệp của chuỗi cung ứng nội bộ: từ dự báo nhu cầu, chọn đối tác, đàm phán, kiểm soát nhập kho cho đến đánh giá nhà cung ứng sau thu mua.
  • Đóng góp vào việc cá biệt hóa quy trình quản trị thu mua cho một doanh nghiệp thương mại - vận tải quy mô vừa và nhỏ tại địa bàn miền núi (Hòa Bình, Tây Bắc), nơi chịu sự chi phối lớn bởi địa hình và phương thức vận tải thủy nội địa. Đề tài khẳng định tính độc lập, không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đây tại đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận: Do giới hạn về thời gian thực tập và nguồn lực tiếp cận thông tin, một số giải pháp đề xuất mới dừng lại ở mức định hướng nguyên tắc và khung ý tưởng tác nghiệp, chưa lượng hóa chi tiết mức chi phí đầu tư cụ thể cho từng giải pháp (như ngân sách đào tạo nhân sự hay chi phí xây dựng kho dự trữ).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phân tích mô hình liên kết mạng lưới bán hàng và hoàn thiện chuỗi logistics tích hợp đa phương thức (kết hợp đường bộ và đường thủy nội địa) cho các công trình thủy điện quy mô lớn trong khu vực Tây Bắc.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị thương mại, Quản trị chuỗi cung ứng: Tham khảo cấu trúc trình bày một khóa luận tốt nghiệp thực tế, cách thức xây dựng bảng hỏi phỏng vấn chuyên sâu cho cán bộ doanh nghiệp và phương pháp chuyển hóa lý luận quản trị tác nghiệp vào thực tế.
  • Các nhà quản trị doanh nghiệp thương mại và vận tải vật liệu xây dựng quy mô vừa và nhỏ: Tham khảo trực tiếp quy trình 7 bước chấm điểm chọn nhà cung cấp, hệ thống 6 chứng từ giao nhận vật tư và các tiêu chí đánh giá hiệu quả thu mua định kỳ.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu thực trạng quản trị mua nguyên vật liệu tại doanh nghiệp nào và trong khoảng thời gian nào? Khóa luận nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn (địa chỉ tại TP. Hòa Bình, Tỉnh Hòa Bình), phân tích dữ liệu thực trạng giai đoạn 2015 – 2017 và định hướng giải pháp cho giai đoạn 2018 – 2020.

2. Các mặt hàng nguyên vật liệu chính mà công ty thu mua và cung ứng là gì? Doanh nghiệp chuyên kinh doanh, vận tải các nhóm nguyên vật liệu xây dựng chính gồm: xi măng, sắt thép xây dựng, cát và đá để cung cấp cho các công trình dân dụng và thủy điện khu vực miền Bắc (như Sơn La, Lai Châu).

3. Phương thức mua hàng chủ yếu của công ty trong giai đoạn 2015 – 2017 có ưu và nhược điểm gì? Công ty chủ yếu mua nguyên vật liệu theo từng đơn đặt hàng phát sinh. Ưu điểm là lượng hàng tồn kho ít, giảm chi phí lưu kho và hạn chế ứ đọng vốn. Nhược điểm là doanh nghiệp ở thế bị động, chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng bị đội lên cao và dễ mất cơ hội kinh doanh khi thị trường biến động.

4. Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp của công ty gồm những bước nào? Công ty thực hiện quy trình 7 bước: (1) Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá; (2) Xác định thang điểm chung (1 đến 5); (3) Cụ thể hóa chỉ tiêu con; (4) Xác định thang điểm cho chỉ tiêu con; (5) Sơ loại nhà cung ứng; (6) Cho điểm theo từng chỉ tiêu; (7) Tính tổng điểm và đưa ra quyết định lựa chọn.

5. Khi tiến hành giao nhận nguyên vật liệu, bộ phận chức năng của công ty phải kiểm tra những chứng từ nào? Nhân viên giao nhận phải đối chiếu 6 loại giấy tờ: Hợp đồng mua bán vật tư, Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, Biên bản nghiệm thu vật tư, Phiếu thanh toán vận chuyển vật tư, Phiếu nhập kho vật tư và Phiếu công tác phí của nhân viên giao hàng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác quản trị mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn" đã hệ thống hóa thành công lý luận quản trị thu mua và làm rõ bức tranh thực tế về chuỗi cung ứng vật tư xây dựng tại doanh nghiệp địa phương. Dù công ty duy trì được sự ổn định nhờ quan hệ đối tác lâu năm và chi phí lưu kho thấp, việc thiếu kế hoạch dài hạn và phụ thuộc vào đàm phán cá nhân đã tạo ra những rào cản chi phí vận tải đáng kể. Hệ thống 6 giải pháp tác nghiệp được tác giả đề xuất mang tính đồng bộ, cung cấp cơ sở tham khảo thiết thực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động thu mua và nâng cao hiệu quả quản trị kinh doanh giai đoạn 2018 – 2020.