phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn kết cấu gồm ba chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về KSNB hoạt động thu, chi Bảo hiểm hiểm xã hội tại Cơ quan BHXH. Chƣơng 2: Thực trạng KSNB hoạt động thu, chi BHXH tại BHXH thị xã Hoài Nhơn, tỉnh Bình Định. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện KSNB hoạt động thu, chi BHXH tại BHXH thị xã Hoài Nhơn, tỉnh Bình Định e 10 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU, CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI 1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.
Định nghĩa, mục tiêu về Kiểm soát nội bộ Định nghĩa Các hoạt động của đơn vị đƣợc thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Các đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình để đạt đƣợc mục tiêu mong muốn và quá trình này chính là KSNB. Nhƣ vậy, KSNB sẽ trở nên hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải là chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức, với các đặc điểm: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ không phải là từng hoạt động riêng rẽ mà nó một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.
Chính quá trình này là phƣơng tiện giúp đơn vị đạt đƣợc mục tiêu của mình. - Kiểm soát nội bộ chịu sự chi phối của con ngƣời. Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến tất cả các cán bộ, viên chức. Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng.
- Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết lập để đối phó với rủi ro. Việc thực hiện sứ mạng của tổ chức sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro. Kiểm soát nội bộ có thể giúp tổ chức nhận diện và đối phó với rủi ro để tối đa hóa khả năng đạt đƣợc mục tiêu. e 11 - Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý.
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhƣng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Mục tiêu Mỗi đơn vị cần có các mục tiêu kiểm soát cần đạt đƣợc để từ đó xác định các chiến lƣợc cần thực hiện; đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Hoạt động kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành của nhà quản trị tại các đơn vị.
Thông qua việc kiểm soát hữu hiệu, nhà quản lý có thể đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất. Công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát của các nhà quản lý là KSNB. Vai trò của KSNB trong hệ thống quản lý Kiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với hoạt động quản lý, ở đâu có quản lý là ở đó có kiểm soát. Việc thiết lập một hệ thống KSNB chính là để xác lập một cơ chế giám sát và kiểm soát mà ở đó không phải quản lý bằng lòng tin, mà là bằng những quy định rõ ràng.
Vì vậy, đối với hệ thống quản lý, có thể nói KSNB có các vai trò sau (Vũ Hữu Đức, 2009): Thứ nhất, Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh do các sai sót vô tình hay cố ý có thể gây thiệt hại về tài sản hay các rủi ro làm chậm kế hoạch kinh doanh, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm,…; Thứ hai, Bảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, trộm cắp,…; Thứ ba, Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính đƣợc trình bày và công bố; e 12 Thứ tư, Đảm bảo mọi thành viên trong đơn vị đều tuân thủ nội quy của đơn vị cũng nhƣ các quy định của luật pháp; Thứ năm, Đảm bảo sử dụng tối ƣu các nguồn lực của đơn vị và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra tốt nhất đến mức có thể; Thứ sáu, Bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu, nhà đầu tƣ, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Báo cáo COSO 2013 đã mở rộng và cho ra 17 nguyên tắc đối với KSNB cho 05 bộ phận hợp. Môi trường kiểm soát Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận hay thành phần còn lại của hệ thống KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Nó đƣợc thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành và các nhân tố khác.
Theo COSO 2013, môi trƣờng kiểm soát gồm các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Điều này thể hiện rằng ngƣời quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức. - Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với ngƣời quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB. - Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dƣới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. e 13 - Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của chung tổ chức và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động. Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro bao gồm các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
Các mục tiêu đơn vị thƣờng thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho ngƣời bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ. - Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần đƣợc quản trị. - Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị. - Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trƣờng ảnh hƣởng đến hệ thống KSNB.
Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trƣờng bên ngoài (kinh tế, chính trị.), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại hình kinh doanh mới, kỹ thuật mới.), thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của ngƣời quản lý về hệ thống KSNB. Hoạt động kiểm soát Là những chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện nhằm đạt đƣợc các mục tiêu. Có thể nói, hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn bộ tổ chức ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Theo COSO 2013, hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm e 14 soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận đƣợc.
- Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt đƣợc các mục tiêu đơn vị. - Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã đƣợc thiết lập và triển khai thành các thủ tục. Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát tổ chức. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hƣớng: từ cấp trên xuống cấp dƣới và từ cấp dƣới lên cấp trên và giữa các cấp với nhau, giữa đơn vị với tổ chức/cá nhân bên ngoài đơn vị.
Theo COSO 2013, thông tin và truyền thông bao gồm các nguyên tắc sau - Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lƣợng để hỗ trợ những bộ phận khác thuộc hệ thống KSNB. - Nguyên tắc 14: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát. - Nguyên tắc 15: Đơn vị cần truyền đạt cho các bên liên quan, các đối tƣợng bên ngoài những vấn đề liên quan đến hoạt động KSNB nhƣ cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp. Hoạt động giám sát Là quá trình giám sát và đánh giá chất lƣợng của hệ thống KSNB theo thời gian.
Những khuyết điểm của hệ thống KSNB cần đƣợc phát hiện kịp thời để báo cáo lên cấp trên và có biện pháp điều chỉnh lại khi cần thiết. Theo COSO 2013, hoạt động giám sát gồm các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ e 15 thống KSNB có hiện hữu và đang vận hành đúng. - Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của hệ thống KSNB kịp thời cho các đối tƣợng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và Hội đồng quản trị để có những biện pháp khắc phục. Tóm lại, trên đây là 5 thành phần cơ bản và 17 nguyên tắc của các thành phần cơ bản về KSNB.
Đó là một quá trình lặp đi lặp lại, đa chiều mà mỗi thành phần có thể tác động qua lại lẫn nhau. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KHU VỰC CÔNG 1.