Tổng quan nghiên cứu

Thị trường năng lượng đóng vai trò huyết mạch đối với an ninh kinh tế quốc gia, trong đó Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam hiện nắm giữ trên 50% thị phần kinh doanh bán lẻ toàn quốc. Bối cảnh biến động phức tạp của giá dầu thế giới, đặc biệt là sự kiện lịch sử ngày 20/4/2020 khi giá dầu WTI giảm sâu xuống mức âm 37,63 USD/thùng cùng tác động của đại dịch Covid-19, đã đặt các doanh nghiệp ngành xăng dầu trước áp lực quản trị rủi ro vô cùng gay gắt. Tại Tổng công ty Dịch vụ Xăng dầu Petrolimex, một đơn vị thành viên hạch toán với quy mô vốn điều lệ 300 tỷ đồng, yêu cầu cấp thiết đặt ra là phải bảo toàn vốn, tối ưu hóa chi phí vận chuyển và ngăn ngừa thất thoát tài sản trên toàn bộ mạng lưới vận tải đường bộ.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết những hạn chế trong công tác quản lý, phân định quyền hạn và kiểm soát hao hụt tại đơn vị vận tải chuyên dụng xăng dầu. Mục tiêu cụ thể bao gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực quốc tế, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống tại doanh nghiệp trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2020, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ. Không gian nghiên cứu được triển khai trực tiếp tại Tổng công ty Dịch vụ Xăng dầu Petrolimex cùng hệ thống 6 công ty con và 3 chi nhánh trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài thể hiện qua việc cung cấp mô hình kiểm soát chuẩn hóa, giúp nâng cao chỉ số an toàn tài chính, hướng tới giảm thiểu tỷ lệ sai lệch chứng từ và hao hụt vận tải xuống dưới mức 0,5% trên toàn bộ chuỗi cung ứng dịch vụ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên khuôn mẫu kiểm soát nội bộ COSO 2013 với 5 bộ phận cấu thành thống nhất và 17 nguyên tắc chỉ đạo, kết hợp với các cập nhật nâng cao từ báo cáo COSO 2016 về quản trị rủi ro doanh nghiệp. Cơ sở pháp lý và chuyên môn được đối chiếu trực tiếp với Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 về xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu, cùng Điều 39 Luật Kế toán năm 2015 quy định về việc thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ trong các đơn vị kế toán.

Nghiên cứu tập trung làm rõ 4 khái niệm trọng tâm:

  • Môi trường kiểm soát: Nền tảng văn hóa, tính chính trực và cơ cấu phân quyền của tổ chức.
  • Đánh giá rủi ro: Quy trình nhận diện, phân tích rủi ro hoạt động, rủi ro báo cáo tài chính và rủi ro tuân thủ theo chuỗi giá trị xăng dầu.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách, thủ tục kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát công nghệ thông tin.
  • Sự đảm bảo hợp lý: Khả năng hệ thống kiểm soát giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động mà không tạo ra gánh nặng chi phí vượt quá lợi ích kinh tế mang lại.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích thống kê mô tả nhằm đảm bảo tính khách quan và chiều sâu học thuật:

  • Nguồn dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ các báo cáo tài chính đã kiểm toán, báo cáo thường niên giai đoạn 2018 - 2020, quy chế tài chính, quy trình luân chuyển chứng từ mua sắm săm lốp và định mức hao hụt xăng dầu nội bộ của doanh nghiệp.
  • Nguồn dữ liệu sơ cấp: Khảo sát thực địa thông qua bảng câu hỏi chi tiết được thiết kế theo thang đo Likert 5 mức độ tương ứng với 17 nguyên tắc COSO 2013, kết hợp phỏng vấn sâu lãnh đạo Ban Giám đốc, Ban Kiểm soát và Phòng Tài chính Kế toán.
  • Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 50 cán bộ quản lý, kiểm soát viên và kế toán viên tại cơ quan Tổng công ty cùng các chi nhánh thành viên. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nhằm lựa chọn những nhân sự có chuyên môn sâu, thâm niên công tác từ 3 năm trở lên và am hiểu trực tiếp quy trình kiểm soát nội bộ.
  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp so sánh đối chiếu tỷ lệ phần trăm phản hồi, tổng hợp ma trận đánh giá điểm mạnh - điểm yếu và phân tích định tính quy trình nghiệp vụ nhằm phát hiện các mắt xích rủi ro trọng yếu. Toàn bộ quá trình thu thập và xử lý số liệu được triển khai hoàn tất trong mốc thời gian từ năm 2020 đến tháng 8 năm 2021.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực nghiệm dựa trên 17 nguyên tắc của COSO 2013 tại Tổng công ty Dịch vụ Xăng dầu Petrolimex ghi nhận 4 phát hiện nổi bật:

Thứ nhất, về môi trường kiểm soát, doanh nghiệp đã ban hành hệ thống văn bản quản lý và quy tắc ứng xử tương đối đầy đủ với 88% nhân sự khảo sát hiểu rõ cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, mức độ tham gia giám sát độc lập của Hội đồng Thành viên đối với việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ đạt mức đồng thuận 68%, cho thấy tính chủ động trong giám sát định kỳ chưa thực sự cao.

Thứ hai, công tác đánh giá rủi ro bộc lộ nhiều lỗ hổng lớn. Khoảng 42% cán bộ nhân viên được hỏi cho biết doanh nghiệp chưa có quy trình nhận diện rủi ro định lượng bằng văn bản cụ thể. Các rủi ro biến động tỷ giá hối đoái, rủi ro biến động giá nhiên liệu thế giới và rủi ro tai nạn giao thông trên các cung đường đèo dốc hiểm trở chưa được lượng hóa vào ma trận rủi ro hàng năm.

Thứ ba, hoạt động kiểm soát đối với quy trình mua sắm vật tư và quản lý tài sản đạt mức độ tuân thủ 78%. Mặc dù quy trình mua sắm săm lốp và phụ tùng thay thế đã có sự phê duyệt nhiều cấp, tỷ lệ tự động hóa chứng từ trên hệ thống máy tính mới chỉ đạt khoảng 65%, dẫn đến nguy cơ sai sót thủ công và phát sinh độ trễ tác nghiệp.

Thứ tư, hệ thống thông tin truyền thông và hoạt động giám sát còn thiếu tính liên kết liên tục. Thời gian luân chuyển thông tin và gửi báo cáo quản trị từ 3 chi nhánh trực thuộc và 6 công ty con về Tổng công ty mất từ 3 đến 5 ngày, làm giảm tốc độ ra quyết định điều hành. Hoạt động kiểm tra định kỳ của Ban Kiểm soát mới chỉ hoàn thành 85% kế hoạch đề ra hàng năm.

Thảo luận kết quả

Thực trạng trên bắt nguồn từ nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan. Tổng công ty được thành lập vào tháng 10/2017 theo mô hình tái cấu trúc chuyên ngành, nên quá trình đồng bộ hóa hệ thống quản trị giữa công ty mẹ và các đơn vị thành viên vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện. Kết quả nghiên cứu này tương đồng với công bố của Trịnh Thành Đô năm 2018, khi chỉ ra rằng 5 yếu tố của COSO giải thích tới 84,2% sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ngành xăng dầu tại Việt Nam, trong đó hai yếu tố giám sát và truyền thông đóng vai trò then chốt nhất.

Để biểu diễn trực quan các phát hiện trên, dữ liệu khảo sát có thể được tổng hợp thông qua biểu đồ mạng nhện thể hiện điểm số trung bình của 5 thành phần kiểm soát nội bộ, kết hợp bảng ma trận phân loại rủi ro theo mức độ ảnh hưởng và tần suất xuất hiện. Cách trình bày này giúp các nhà quản trị nhận diện rõ nét khoảng cách giữa thiết kế lý thuyết và thực tiễn vận hành, từ đó ưu tiên nguồn lực khắc phục các khâu trọng yếu như quản trị hao hụt và bảo mật dữ liệu công nghệ thông tin.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Dịch vụ Xăng dầu Petrolimex:

Thứ nhất, kiện toàn môi trường kiểm soát và văn hóa doanh nghiệp:

  • Hành động: Hội đồng Thành viên và Ban Giám đốc cần ban hành bộ quy chế đánh giá kiểm soát nội bộ độc lập, đồng thời cụ thể hóa bảng mô tả công việc và chỉ số đánh giá hiệu quả công việc cho 100% các vị trí từ cấp quản lý đến lái xe vận tải.
  • Mục tiêu: Đạt 100% cán bộ công nhân viên ký cam kết tuân thủ quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp trong thời hạn 6 tháng đầu năm 2022.

Thứ hai, thiết lập quy trình nhận diện và đánh giá rủi ro chuyên biệt:

  • Hành động: Phòng Kinh doanh Vận tải phối hợp cùng Phòng Tài chính Kế toán xây dựng ma trận quản trị rủi ro 5 cấp độ, tập trung kiểm soát chặt chẽ rủi ro tỷ giá ngoại tệ, rủi ro biến động giá dầu và rủi ro an toàn kỹ thuật phòng chống cháy nổ.
  • Mục tiêu: Định kỳ rà soát 6 tháng một lần, giảm thiểu tỷ lệ rủi ro vận hành không được nhận diện xuống mức dưới 5%.

Thứ ba, chuẩn hóa hoạt động kiểm soát kết hợp chuyển đổi số:

  • Hành động: Nâng cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp hệ thống định vị vệ tinh trên toàn bộ đoàn xe téc vận chuyển, số hóa 100% quy trình luân chuyển chứng từ mua sắm phụ tùng và săm lốp.
  • Mục tiêu: Rút ngắn thời gian xét duyệt chứng từ mua sắm vật tư từ 48 giờ xuống dưới 12 giờ, hoàn thành triển khai trong lộ trình 12 tháng.

Thứ tư, đổi mới kênh truyền thông nội bộ và nâng cao năng lực giám sát:

  • Hành động: Thiết lập cổng thông tin điều hành trực tuyến kết nối thời gian thực giữa Tổng công ty với 6 công ty con và 3 chi nhánh; tăng cường tần suất kiểm tra đột xuất tối thiểu 2 lần mỗi năm tại các điểm kinh doanh trọng điểm.
  • Mục tiêu: Đảm bảo 100% các khiếm khuyết kiểm soát được báo cáo và xử lý dứt điểm trong vòng 48 giờ kể từ khi phát hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, Hội đồng Thành viên và Ban Giám đốc các doanh nghiệp logistics và dịch vụ xăng dầu: Luận văn cung cấp khung tham chiếu thực tiễn để thiết lập cơ cấu tổ chức tinh gọn, phân định rõ trách nhiệm giải trình và tối ưu hóa chi phí vận hành cho mạng lưới chi nhánh phân tán.

Thứ hai, Trưởng phòng Kế toán, Kiểm soát viên và chuyên viên Kiểm toán nội bộ: Tài liệu mang đến cẩm nang nghiệp vụ chi tiết về quy trình kiểm soát luân chuyển chứng từ mua sắm vật tư, săm lốp và phương pháp kiểm soát hao hụt xăng dầu theo định mức kỹ thuật khắt khe.

Thứ ba, Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Đề tài là nguồn tài liệu học thuật giá trị minh họa cách thức vận dụng 17 nguyên tắc của báo cáo COSO 2013 vào một doanh nghiệp ngành năng lượng đặc thù tại Việt Nam.

Thứ tư, Các nhà hoạch định chính sách thuộc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam và cơ quan quản lý nhà nước: Cung cấp cơ sở thực tiễn để xây dựng các quy chế quản lý vốn nhà nước, kiểm soát rủi ro an ninh năng lượng và tiêu chuẩn hóa an toàn vận tải đường bộ trên phạm vi toàn quốc.

Câu hỏi thường gặp

Luận văn áp dụng khung lý thuyết kiểm soát nội bộ nào làm trọng tâm nghiên cứu?

Luận văn lấy báo cáo COSO 2013 làm khuôn mẫu cốt lõi, bao gồm 5 bộ phận cấu thành và 17 nguyên tắc chỉ đạo. Khung lý thuyết này kết hợp hài hòa với chuẩn mực VSA 315 và Điều 39 Luật Kế toán năm 2015, giúp đánh giá toàn diện tính hữu hiệu từ môi trường kiểm soát đến hoạt động giám sát tại doanh nghiệp.

Doanh nghiệp kinh doanh và vận tải xăng dầu đối mặt với những rủi ro đặc thù nào?

Doanh nghiệp chịu tác động trực tiếp từ rủi ro cháy nổ cao, tính chất hàng hóa dễ bay hơi hao hụt trong quá trình vận chuyển và rủi ro an toàn giao thông đường dài. Bên cạnh đó, các biến động về giá dầu thế giới, rủi ro tỷ giá ngoại tệ và sự can thiệp bình ổn giá từ cơ quan quản lý tạo nên áp lực tài chính rất lớn.

Đâu là điểm nghẽn lớn nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Dịch vụ Xăng dầu Petrolimex?

Điểm nghẽn lớn nhất nằm ở khâu đánh giá rủi ro và hoạt động truyền thông nội bộ. Có tới 42% ý kiến khảo sát xác nhận doanh nghiệp chưa có quy trình nhận diện rủi ro định lượng, đồng thời độ trễ luân chuyển thông tin báo cáo giữa 3 chi nhánh và 6 công ty con kéo dài từ 3 đến 5 ngày.

Quy trình kiểm soát mua sắm săm lốp và phụ tùng xe téc được luận văn đề xuất cải tiến ra sao?

Luận văn đề xuất số hóa toàn bộ quy trình lập đề xuất, xét duyệt hạn mức và thanh toán trên hệ thống phần mềm quản lý tập trung. Việc gắn mã định danh cho từng lốp xe kết hợp định mức kỹ thuật vận hành giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng thất thoát và rút ngắn 75% thời gian xử lý chứng từ.

Kết quả nghiên cứu của luận văn có thể nhân rộng sang các doanh nghiệp vận tải khác không?

Mô hình hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong luận văn có tính ứng dụng rất cao cho các đơn vị vận tải hàng lỏng, hóa chất và logistics quy mô vừa và lớn. Các tiêu chí phân quyền, thiết lập chốt kiểm soát tự động và ma trận rủi ro đều có thể chuyển giao linh hoạt cho nhiều doanh nghiệp trong ngành.

Kết luận

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực COSO 2013 áp dụng cho doanh nghiệp kinh doanh, vận chuyển xăng dầu.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Dịch vụ Xăng dầu Petrolimex trong giai đoạn 2018 - 2020 qua 50 phiếu khảo sát chuyên gia.
  • Chỉ rõ 4 nhóm hạn chế trọng yếu về tính độc lập của hoạt động giám sát, quy trình định lượng rủi ro, tự động hóa chứng từ và độ trễ thông tin quản trị.
  • Đề xuất hệ thống 4 giải pháp đồng bộ gắn liền với lộ trình chuyển đổi số, chuẩn hóa KPI và tăng cường tần suất kiểm tra đột xuất tại các chi nhánh.
  • Đóng góp nguồn tư liệu khoa học và thực tiễn vững chắc, định hình chuẩn mực quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ cho ngành dịch vụ vận tải xăng dầu Việt Nam.

Doanh nghiệp cần nhanh chóng thành lập Ban chỉ đạo triển khai hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ngay trong quý tiếp theo để hiện thực hóa các khuyến nghị, bảo vệ an toàn nguồn vốn và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh bền vững.