CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ, MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Khái niệm kiểm soát nội bộ Trên thế giới: Kiểm soát nội bộ luôn được coi là đề tài thu hút sự quan tâm trong cả thực tiễn và lý luận. Thuật ngữ KSNB được đề cập lần đầu tiên tại Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ vào năm 1929, khái niệm về KSNB và công nhận vai trò của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp được đưa ra trong các văn bản hướng dẫn của các tổ chức nghề nghiệp và quản lý công bố của Cục dự trữ Liên bang Hoa Kỳ.
Nó được sử dụng tỏng các tài kiệu kiểm toán và được hiểu là một công cụ nhằm bảo vệ tài sản, tuân thủ pháp luật, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đưa ra các tiêu chuẩn tìm hiểu về hệ thống KSNB. Năm 1934, Ủy ban Chứng khoán Hoa Kỳ vận dụng khái niệm về KSNB để soạn thảo pháp luật về giao dịch chứng khoán Hoa Kỳ, trong đó có nêu vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc bảo đảm mục tiêu cơ bản như: quy định về tiêu chuẩn về cung cấp thông tin và mô hình các hành vi, qua đó tổ chức pháp hành phải cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, rõ ràng, phản hánh hoạt động kinh doanh, rủi ro, lợi nhuận của dự án đầu tư mới hay các hoạt động đang diễn ra. Điều này nhằm mục đích khuyến khích các nhà đầu tư thực hiện các quyết định đầu tư mua, bán hay giữ chứng khoản một cách hợp lý trong tình trạng đầy đủ thông tin. Luật pháp cũng quy định các chế tài nghiêm khắc nhằm ngăn chặn các hành vi xuyên tạc thông tin, lừa dối, gian lận trên thị trường chứng khoán.
Năm 1936, Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICP) đã xác định KSNB có tác dụng bảo vệ tiền và tài sản cũng như kiểm tra tính chính xác trong ghi chép của sổ sách từ đó cung cấp các số liệu kế toán tin cậy, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý. Năm 1958, trong tài liệu qui định phạm vi của kiểm toán viên độc lập xem xét KSNB, trong đó lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán. Đến năm 1970, khi thiết kế hệ thống kế toán và kiểm toán, người ta đặc biệt chú ý đến KSNB tại doanh nghiệp và coi việc hoàn thiện nó là công việc của kiểm 9 toán viên. Năm 1977, lần đầu tiên khái niệm về hệ thống KSNB xuất hiện trong một văn bản pháp luật của Hạ viện Hoa Kỳ, nó đuợc đúc rút từ sau vụ bê bối với các khoản thanh toán bất hợp pháp cho chính phủ nuớc ngoài.
Đến thập niên 80 (1980- 1988), với sự sụp đổ hàng loạt các công ty cổ phần tại Hoa Kỳ, các nhà lập pháp buộc phải quan tâm đến KSNB và ban hành nhiều quy định huớng dẫn nhu: Qui định về qui tắc đạo đức, kiểm soát và làm rõ chức năng của KSNB; Qui định về phòng chống gian lận báo cáo tài chính; Các nguyên tắc về báo cáo trách nhiệm và đánh giá hiệu quả của KSNB. Hiện nay, có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ. Các quan điểm đều có sự khác nhau do yêu cầu và góc độ nhìn nhận khác nhau. Đầu tiên là khái niệm đua ra năm 1948 của Viện kế toán Mỹ (American Institute of Accountants) tiền thân của AICPA: “Kiểm soát nội bộ bao gồm các kế hoạch tổ chức và các phuơng pháp và biện pháp kết hơp đuợc áp dụng trong đơn vị kinh doanh để bảo vệ tài sản, kiểm tra độ chính xác và tin cậy của số liệu kế toán, phát huy tính hiệu quả của hoạt động, và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách quản lý đã thiết lập” [20,tr.9] Theo Ủy ban Tổ chức kiểm tra (COSO- The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, “Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh huởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, đuợc thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành” [21,tr.118] Còn theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA số 210 (Thỏa thuận các điều khoản của hợp đồng kiểm toán) có giải thích về kiểm soát nội bộ nhu sau: Thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” bao gồm các thành phần: Môi truờng kiểm soát; Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị; Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính, bao gồm các quy trình kinh doanh có liên quan và trao đổi thông tin; Các hoạt động kiểm soát; và Giám sát các kiểm soát [4] 10 Theo văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa ra như sau : “Kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm : tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính.
Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ đượ xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ” Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm: - Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; - Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị; - Giữ an toàn tài sản; - Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.” Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA số 315- Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị - “Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”[4,tr. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị - Ban hành theo TT214/2012/TT-BTC 36 ngày 06 tháng 12 11 năm 2012, cũng khá tương đồng với chuẩn mực kiểm toán quốc tế thì: Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất của hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Chuẩn mực này cũng nêu ra các thành phần của kiểm soát nội bộ bao gồm: Môi trq ờng kiểm soát; Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị; Hệ thống thông tin có liên quan tới việc lập và trình bày báo cáo tài chính, bao gồm các quy trình kinh doanh có liên quan và trao đổi thông tin; Các hoạt động kiểm soát; Giám sát các kiểm soát [1] Từ các khái niệm trên có thể thấy, KSNB nhìn chung đều có những đặc điểm sau: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát được xây dựng và vận hành ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất; - Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bới con người: con người vừa là chủ thể vừa là khách thể của quá trình kiểm soát, chính con người định ra mục tiêu và thiết lập cơ chế, vận hành kiểm soát ở mọi bộ phận.
Vai trò kiểm soát nội bộ Vai trò của KSNB trong quản lý: từ khái niệm của kiểm soát nội bộ có thể thấy được vai trò cơ bản của kiểm soát trong quản lý là đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý của đơn vị. Nhờ có chức năng này mà các kế hoạch, mục tiêu đề ra, và việc sử dụng các yếu tố nguồn lực luôn được giám sát một cách chặt chẽ từ khâu xây dựng cho đến khâu thực hiện. Việc thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tiến độ thực hiện sẽ giúp điều hòa mối quan hệ, kịp thời điều chỉnh các định mức và mục tiêu từ đó tiết kiệm tối đa chi phí nguồn lực mà vẫn đạt được kết quả cao. Từ đó nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.
Vai trò của KSNB với nhà quản trị: + Bảo đảm độ tin cậy của thông tin. Hệ thống thông tin trong đơn vị là cơ sở quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Thông tin có thể được cung cấp từ nhiều bộ phận khác nhau, đó có thể là thông tin tài chính từ phòng kế toán, có thể là thông tin kỹ thuật hoặc là những thông tin từ bộ phận nhân sự 12 hoặc là thông tin từ bộ phận sản xuất. Thông tin cần đảm bảo kịp thời, tin cậy, chính xác đảm bảo phản ánh đúng về thực trạng hoạt động.