CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TẦN HOÀNG 1. Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Tần Hoàng 1. Cơ cấu vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Tần Hoàng Xem xét cơ cấu vốn bằng tiền của Công ty không những cho ta thấy được sự biến động tăng giảm của vốn bằng tiền mà còn thấy được cơ cấu phân bổ của vốn bằng tiền, để từ đó xác định những ảnh hưởng, tác động của vốn đến tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra những biện pháp duy trì, quản lý vốn bằng tiền cùng với một cơ cấu hợp lý để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Tần Hoàng hoạt động trong lĩnh vực thương mại và hoạt động kinh doanh chủ yếu là bán buôn, bán lẻ các thiết bị và linh kiện máy văn phòng như máy in, máy scan, máy photo, máy fax, máy chiếu, máy chấm công,…cho nên các nghiệp vụ kế toán hầu hết đều liên quan tới tiền. Quản lý và sử dụng hiệu quả vốn bằng tiền đồng nghĩa với việc hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả và ngược lại. Đặc điểm và lĩnh vực kinh doanh của công ty khiến cho khối lượng vốn cần đầu tư là rất lớn nhằm đầu tư các phương tiện vận tải như ôtô các loại,…Ngoài ra, còn hoạt động nhập hàng hóa thanh toán cho người bán,…khả năng vốn tự có chỉ có hạn và chỉ đáp ứng được phần nào yêu cầu trên, nguồn huy động vốn chủ yếu của công ty là vốn vay trung và dài hạn với lãi suất ưu đãi. Tài sản của công ty tồn tại chủ yếu dưới dạng vốn bằng tiền.
Để tiến hành kinh doanh, Công ty luôn phải có số vốn nhất định. Ngoài vốn cố định Công ty phải có số vốn lưu động đủ để tiến hành sản xuất kinh doanh. Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền là rất quan trọng. Bởi vốn bằng 3 tiền có thể sử dụng trực tiếp để chi trả những khoản mua sắm, hay trả lương cho cán bộ công nhân viên và các khoản chi phí khác bằng tiền.
Vốn bằng tiền hiện có của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. - Tiền mặt tại quỹ: Do đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp chủ yếu là sử dụng đồng nội tệ nên tiền tại quỹ của doanh nghiệp chỉ có tiền Việt Nam đồng hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng: Bao gồm tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ đang được gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng Bảng 1.1: Cơ cấu vốn bằng tiền của Công ty từ 2017 – 2019 Đơn vị: vnđ Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Chỉ tiêu Tỷ Tỷ Tỷ Số tiền trọng Số tiền trọng Số tiền trọng (%) (%) (%) 1.Tiền gửi NH 81.228 100 (Nguồn: Phòng Kế toán) Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy, trong cơ cấu vốn bằng tiền của công ty thì tiền gửi ngân hàng chiếm tỷ trọng cao nhất trên 70% trong giai đoạn 2017-2019, còn lại là tiền mặt chiếm tỷ trọng chưa đến 30%. Điều này hoàn 4 toàn phù hợp với tình hình nền kinh tế thị trường hiện nay.
Trong đó, có rất nhiều quy định của Bộ Tài chính như những hóa đơn GTGT trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng mới được khấu trừ thuế GTGT, nộp thuế GTGT, thuế TNDN, thuế môn bài qua ngân hàng điện tử. Đây là một loại tiền linh động, có thể đáp ứng nhanh chóng các giao dịch của Công ty. Công ty chủ trương duy trì một lượng tiền mặt vừa đủ để đáp ứng nhu cầu chi tiêu nên chỉ tiêu này thường chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tỷ trọng vốn bằng tiền. Cụ thể, trong giai đoạn 2017-2019 cơ cấu vốn bằng tiền của công ty biến động như sau: Năm 2017, cơ cấu vốn bằng tiền là 98.009đ, trong đó tiền mặt chiếm tỷ trọng 17,57% tương ứng với số tiền là 17.537đ, tiền gửi ngân hàng chiếm tỷ trọng 82,43% tương ứng với số tiền là 81.
Năm 2018, cơ cấu vốn bằng tiền là 110.227đ tương ứng với tỷ lệ tăng 12,59% so với năm 2017. Trong đó tiền mặt chiếm tỷ trọng 17,31% tương ứng với số tiền là 19.188đ, tiền gửi ngân hàng chiếm tỷ trọng 82,69% tương ứng với số tiền là 91. Năm 2019, cơ cấu vốn bằng tiền là 119.000đ tương ứng với tỷ lệ tăng 7,48% so với năm 2018. Trong đó tiền mặt chiếm tỷ trọng 22,32% tương ứng với số tiền là 26.322đ, tiền gửi ngân hàng chiếm tỷ trọng 82,69% tương ứng với số tiền là 92.
Trong quá trình kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao 5 nên nó là đối tượng của sự gian lận và mất cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự mất cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp đồng thương mại, khi có tiền thu cung cấp dịch vụ phải nộp ngay cho Ngân hàng.
Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Tần Hoàng Các luồng thu vào, chi ra của Công ty bao gồm: - Các luồng tiền thu vào: + Từ hoạt động kinh doanh bao gồm: Thu từ việc bán hàng và cung cấp các dịch vụ, đó là việc bán các sản phẩm như máy in, máy scan, máy photo, máy fax, máy chiếu, máy chấm công,…và cung cấp các dịch vụ sữa chữa, lắp đặt các sản phẩm trên. + Từ hoạt động khác: là các khoản thu từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên, ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu của công ty. Những khoản thu nhập khác có thể do chủ quan của công ty hay khách quan đưa tới, bao gồm: thu về nhượng bán, thanh lý tài sản cố định; thu tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng kinh tế, thu các khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ,. + Từ hoạt động tài chính: là những khoản thu do hoạt động đầu tư tài chính hoặc kinh doanh về vốn đưa lại: lãi tiền gửi ngân hàng thuộc vốn kinh doanh; tiền lãi do bán hàng trả chậm, trả góp; tiền chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng,.
- Các luồng tiền chi ra: + Từ hoạt động kinh doanh: là các khoản chi thường xuyên trong công ty như chi trả cho người cung cấp sản phẩm, dịch vụ; chi cho hoạt động bán 6 hàng, chi cho hoạt động quản lý doanh nghiệp,.cụ thể là chi tiền lương, chi tạm ứng, chi mua sản phẩm,. + Từ hoạt động khác: là các khoản chi phí xảy ra không thường xuyên, riêng biệt với hoạt động kinh doanh thông thường của công ty. Những khoản chi phí khác có thể do nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan đưa tới, bao gồm: chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản cố định; bị phạt thuế, truy nộp thuế; chi phí thu hồi các khoản nợ đã xóa sổ kế toán; chi phí về tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế,. + Từ hoạt động tài chính: là các khoản chi phí đầu tư tài chính ra ngoài công ty nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn, tăng thêm thu nhập và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Chi tài chính bao gồm: chi phí về lãi tiền vay phải trả, chi phí chiết khấu thanh toán cho người mua hàng,. Tổ chức quản lý vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Tần Hoàng 1. Cơ cấu quản lý vốn bằng tiền tại Công ty Công ty có tổ chức bộ máy quản lý vốn bằng tiền đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của mình. Sau đây là sơ đồ bộ máy quản lý vốn bằng tiền của Công ty: 7 Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý vốn bằng tiền của Công ty Giám đốc PGĐ Tài chính Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng Kế toán công nợ Thủ quỹ tiền Bộ phận bán hàng (Nguồn: Phòng Kế toán) 1.
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong công tác quản lý vốn bằng tiền tại Công ty Giám đốc: - Phụ trách quản lý và chỉ đạo hoạt động của Phó Giám đốc tài chính Kế toán trưởng, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán công nợ, Thủ quỹ và bộ phận bán hàng ngân quỹ trên cơ sở bảo toàn và phát triển vốn Công ty. - Thiết lập và thực hiện chính sách quản trị vốn bằng tiền nhằm đảm bảo có đủ lượng tiền đáp ứng các nhu cầu thanh toán ngắn hạn, dài hạn. Phó Giám đốc tài chính: Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, bao gồm: 8 - Thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng. - Công tác tài chính: Lập kế hoạch tài chính của công ty, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính, huy động vốn, tổ chức hướng dẫn xây dựng kế hoạch, chiến lược đầu tư dài hạn,… - Công tác tín dụng: Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung hạn và dài hạn, kế hoạc vốn lưu động dưới các hình thức, xây dựng mức lãi suất huy động, cho vay vốn trong nội bộ công ty và ngoài công ty, thực hiện đàm phán, dự thảo các hợp đồng tín dụng.
- Công tác kế toán: Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thực hiện quản lý chi tiêu theo dự toán và một số giao dịch khác, kiểm tra tài chính, theo dõi, quản lý hợp đồng và thu hồi nợ, công tác nộp ngân sách nhà nước, phục vụ các đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của Nhà nước,… Kế toán trưởng: Phụ trách chung bộ máy kế toán của công ty, có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong công ty. Tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu của tổ chức quản lý, tổ chức nhân viên phân công trách nhiệm cho từng người.