Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lao động là một trong ba yếu tố cơ bản bên cạnh đất đai và vốn, giữ vai trò quyết định trong việc kết hợp và phát huy tác dụng của các tư liệu sản xuất. Tiền lương đóng vai trò kép: vừa là đòn bẩy kinh tế tạo động lực thúc đẩy người lao động gia tăng năng suất và thu nhập, vừa là một khoản chi phí quan trọng cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ. Việc hạch toán chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương giúp người quản lý kiểm soát chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng lao động và xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp cho các kỳ tiếp theo.

Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả thực hiện chuyên đề khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nama C&T Vina”.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm:

  1. Tìm hiểu đặc điểm tổ chức lao động, các hình thức trả lương và cơ chế quản lý lao động, tiền lương tại đơn vị.
  2. Phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN) tại Công ty TNHH Nama C&T Vina, từ khâu lập chứng từ ban đầu, hạch toán tài khoản đến quy trình ghi sổ kế toán.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất phương hướng hoàn thiện công tác này.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nama C&T Vina (Địa chỉ: Khu phố 4, Phường Trung Sơn Trầm, Thị xã Sơn Tây, Thành phố Hà Nội; Mã số thuế: 0106913948).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế phát sinh trong năm 2016 và năm 2017 (trọng tâm là kỳ kế toán tháng 09, tháng 10 năm 2016 và tháng 10 năm 2017).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý và lý luận kế toán doanh nghiệp hiện hành của Việt Nam, bao gồm:

  • Các quy định tại Bộ luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội nước CHXHCN Việt Nam.
  • Thông tư số 12/CP ngày 26/01/1995 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và chế độ bảo hiểm.
  • Luật Kinh tế, Bộ luật Dân sự (Nghị quyết số 45/2005/QH11) và Bộ luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 (sửa đổi bổ sung ngày 01/01/2006).
  • Chế độ kế toán doanh nghiệp theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng trong khóa luận bao gồm:

  • Phương pháp thu thập chứng từ thực tế: Thu thập các hồ sơ nhân sự, bảng chấm công, phiếu giao việc, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế và chứng từ thanh toán bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, tài khoản kế toán, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán để mô tả việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp số liệu: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ từ chứng từ gốc sang chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu là các tài liệu kế toán nội bộ của Công ty TNHH Nama C&T Vina, bao gồm:

  • Danh mục bảng biểu mẫu từ Biểu số 03 đến Biểu số 24.
  • Bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương tháng 10/2017.
  • Bảng phụ cấp tiền ăn trưa tháng 10/2017.
  • Bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 10/2017.
  • Phiếu chi tiền lương bộ phận quản lý (Quyển số 02, Phiếu chi số 01 ngày 31/10/2017).
  • Phiếu chi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN tháng 10/2017 (Số 03 ngày 12/11/2017).
  • Hồ sơ chi trả trợ cấp BHXH ốm đau quý III/2016 và tháng 10/2016 kèm Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (mẫu C65-HD).
  • Các Chứng từ ghi sổ số 01, 02, 03, 04 ngày 31/10/2017; Chứng từ ghi sổ số 04 ngày 31/10/2016; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ năm 2017 và Sổ cái TK 334, TK 338.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: Đặc điểm lao động - tiền lương và quản lý lao động, tiền lương của Công ty TNHH Nama C&T Vina

Chương này giới thiệu quy mô cơ cấu lao động, chế độ chi trả lương và cách thức quản lý lao động của công ty:

  • Quy mô và cơ cấu lao động: Tính đến ngày 01/01/2017, tổng số lao động của công ty là 48 người, phân thành hai bộ phận:
    • Bộ phận gián tiếp (quản lý, chuyên môn): 04 người, gồm Lãnh đạo công ty (01 người), Phòng kỹ thuật (02 người) và Nhân viên kế toán (01 người).
    • Bộ phận trực tiếp: 44 công nhân thi công xây lắp và gia công cơ khí tại phân xưởng.
  • Bộ máy kế toán: Do đặc thù doanh nghiệp quy mô nhỏ mang tính gia đình, bộ phận kế toán chỉ gồm 2 người. Giám đốc công ty (Bà Đặng Thị Thanh) kiêm nhiệm vị trí Kế toán trưởng và không nhận lương theo diện lao động của công ty TNHH một thành viên. Nhân viên kế toán (Bà Nguyễn Thị Thanh Thúy) hưởng lương và chế độ theo thỏa thuận, làm việc định mức 26 ngày công/tháng.
  • Hình thức trả lương: Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên bảng chấm công hàng ngày:
    • Đối với lao động trực tiếp: Đơn giá tiền lương 1 ngày công dao động theo thỏa thuận cá nhân (mức cơ bản khoảng 150.000 VNĐ/ngày). Tiền lương phải trả tính bằng: (Tổng số ngày công × Đơn giá 1 ngày công) + Tiền làm thêm giờ.
    • Lương làm thêm giờ: Chỉ áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất, tính theo công thức: Tiền làm thêm giờ = (Đơn giá 1 ngày công / 8) × Số giờ làm thêm trong tháng. Bộ phận văn phòng không hưởng lương làm thêm giờ.
    • Số thực lĩnh: Tiền lương phải trả - Các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN) - Tạm ứng.
  • Chế độ phụ cấp và thưởng:
    • Phụ cấp ăn trưa: Mức 30.000 VNĐ/người/ngày cho những ngày làm việc đủ công. Khoản này công ty thanh toán trực tiếp cho nhà hàng cung cấp suất ăn theo tháng, không phát tiền mặt qua bảng lương.
    • Chế độ thưởng: Công ty chỉ duy trì chế độ thưởng Tết Nguyên đán vào tháng 12 Âm lịch.
    • Chế độ nghỉ ốm, thai sản: Hưởng 75% mức lương thỏa thuận khi ốm đau; 100% khi nghỉ chế độ thai sản/bệnh nghề nghiệp do quỹ BHXH chi trả hoàn lại cho công ty.
  • Quy chế quản lý thời gian làm việc:
    • Mùa hè: Sáng từ 7h00 - 11h00; Chiều từ 13h30 - 17h30.
    • Mùa đông: Sáng từ 7h45 - 11h45; Chiều từ 13h00 - 17h00.
    • Chế độ nghỉ phép năm: 12 ngày làm việc hưởng nguyên lương đối với người lao động làm việc đủ 12 tháng. Nghỉ lễ tết và việc riêng (kết hôn, tang lễ) theo quy định Bộ luật Lao động.

CHƯƠNG 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nama C&T Vina

Chương 2 mô tả chi tiết hệ thống chứng từ, tài khoản sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ ghi sổ tại doanh nghiệp:

Nhóm nghiệp vụ Chứng từ và Sổ sách sử dụng Tài khoản kế toán áp dụng
Kế toán tiền lương - Hợp đồng lao động (Mẫu số 03/HĐLĐ-NAMA)
- Bảng chấm công kết hợp theo dõi làm thêm giờ (Biểu số 04)
- Hợp đồng kinh tế (Biểu số 06) & Phiếu giao việc (Biểu số 07)
- Bảng thanh toán tiền lương tháng (Biểu số 08)
- Bảng phụ cấp tiền ăn trưa (Biểu số 09)
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Biểu số 10)
- Phiếu chi lương (Biểu số 11)		 TK 334 (Phải trả người lao động)
TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh/doanh nghiệp)
TK 111 (Tiền mặt)
Kế toán các khoản trích theo lương - Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (Mẫu C65-HD từ BV Bạch Mai)
- Phiếu chi trợ cấp BHXH (Biểu số 21)
- Bảng thanh toán trợ cấp BHXH (Biểu số 22)
- Phiếu chi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN (Biểu số 12)		 TK 338 (Phải trả, phải nộp khác):
- TK 3383: Bảo hiểm xã hội
- TK 3384: Bảo hiểm y tế
(Đơn vị không trích nộp KPCĐ)
  • Tỷ lệ trích các khoản theo lương áp dụng năm 2017:
    • Doanh nghiệp đóng (tính vào chi phí): Tổng 21,5% (BHXH: 17,5%; BHYT: 3,0%; BHTN: 1,0%).
    • Người lao động đóng (trừ vào lương): Tổng 10,5% (BHXH: 8,0%; BHYT: 1,5%; BHTN: 1,0%).
    • Tổng tỷ lệ trích nộp: 32,0%. Doanh nghiệp không thực hiện trích nộp Kinh phí công đoàn (KPCĐ).
  • Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
    • Chi phí ăn trưa: Ghi Nợ TK 642 / Có TK 111 (Chứng từ ghi sổ số 01 ngày 31/10/2017: 36.600.000 VNĐ).
    • Tính tiền lương phải trả bộ phận quản lý: Ghi Nợ TK 642 / Có TK 334: 3.400.000 VNĐ (tháng 10/2017 tính lương thực trả cho nhân viên kế toán 3.043.000 VNĐ).
    • Khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương: Ghi Nợ TK 334 / Có TK 338: Tổng cộng 16.838.900 VNĐ (BPVP: 357.000 VNĐ; Công nhân sản xuất: 16.481.900 VNĐ) qua Chứng từ ghi sổ số 03 ngày 31/10/2017.
    • Chi trả lương tháng cho công nhân: Ghi Nợ TK 334 / Có TK 111 qua Chứng từ ghi sổ số 04 ngày 31/10/2017: 140.488.100 VNĐ.
    • Chi trả trợ cấp BHXH ốm đau: Nợ TK 338 / Có TK 334 (Ví dụ trường hợp anh Nguyễn Văn Thạo: 3.254.000 VNĐ theo Phiếu chi ngày 24/10/2016 và Chứng từ ghi sổ số 04 ngày 31/10/2016).
    • Nộp tiền bảo hiểm lên cơ quan BHXH: Ghi Nợ TK 338 / Có TK 111 (Phiếu chi số 03 ngày 12/11/2017 nộp 16.838.900 VNĐ).
  • Trình tự ghi sổ kế toán:
    • Chứng từ gốc (bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng phụ cấp, phiếu chi) $\rightarrow$ Tập hợp định kỳ lập Chứng từ ghi sổ (CTGS) vào cuối tháng $\rightarrow$ Ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ năm 2017 $\rightarrow$ Ghi vào Sổ cái TK 334 và Sổ cái TK 338.

CHƯƠNG 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nama C&T Vina

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

  • Ưu điểm:
    • Công ty quản lý thời gian lao động qua bảng chấm công công khai, giúp minh bạch hóa ngày công thực tế và thời gian làm thêm giờ.
    • Việc trả lương theo thời gian kết hợp định mức công việc và chi trả trợ cấp ăn trưa tại công trình tạo điều kiện hỗ trợ sinh hoạt cho người lao động.
    • Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thực hiện hoàn toàn trên máy tính, mẫu sổ in vừa vặn trong khổ giấy A4; việc lập bảng kê chứng từ cùng loại rồi gộp số liệu ghi CTGS giúp giảm bớt số lượng bút toán ghi trực tiếp vào Sổ cái, giữ cho Sổ cái gọn gàng.
  • Nhược điểm và tồn tại:
    • Khối lượng công việc kiểm tra chéo đòi hỏi kế toán viên và kế toán trưởng phải đối chiếu thủ công giữa các CTGS do các phần hành khác nhau lập trước khi ghi vào Sổ đăng ký CTGS và Sổ cái.
    • Nhân sự kế toán quá mỏng (chỉ có 01 nhân viên kế toán thực hiện mọi khâu) trong khi sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ khiến quy trình dễ phát sinh nhầm lẫn hoặc trùng lặp số liệu.
    • Quy tắc ghi sổ chưa chặt chẽ: việc chỉ ghi ngày tháng vào mục "Đã ghi sổ cái ngày..." trên CTGS sau khi đã vào sổ cái đôi khi chưa được tuân thủ nghiêm ngặt.
    • Hệ thống thang lương, phụ cấp còn đơn giản: chưa thiết lập phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp năng suất; chưa trích lập kinh phí công đoàn theo quy định; bảng thanh toán tiền lương và làm thêm giờ dồn chung vào một biểu mẫu gây phức tạp khi theo dõi riêng rẽ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp toàn diện các số liệu và chứng từ kế toán thực tế tại Công ty TNHH Nama C&T Vina trong giai đoạn 2016 - 2017:

  1. Tổng hợp số liệu thực tế về quỹ lương và các khoản trích:
    • Số liệu kỳ tháng 10/2017 thể hiện tổng chi phí tiền lương và phụ cấp ăn trưa:
      • Phụ cấp tiền ăn trưa tháng 10/2017: 36.600.000 VNĐ (TK 642).
      • Chi phí lương bộ phận quản lý: 3.400.000 VNĐ.
      • Tiền lương thanh toán cho công nhân xây lắp: 140.488.100 VNĐ.
      • Tổng các khoản trích trừ vào lương người lao động (10,5%): 16.838.900 VNĐ (trong đó bộ phận văn phòng là 357.000 VNĐ; công nhân trực tiếp là 16.481.900 VNĐ).
      • Phiếu chi nộp bảo hiểm tháng 10/2017 nộp cho cơ quan BHXH: 16.838.900 VNĐ.
    • Số liệu chi trả chế độ ốm đau quý III/2016 cho công nhân thi công xây lắp (trường hợp Nguyễn Văn Thạo nghỉ 10 ngày mổ ruột thừa): 3.254.000 VNĐ.
  2. Đóng góp của khóa luận:
    • Hệ thống hóa toàn bộ quy trình hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong một doanh nghiệp TNHH một thành viên ngành xây lắp và gia công cơ khí.
    • Minh họa đầy đủ chu trình luân chuyển chứng từ kế toán thực tế theo hình thức Chứng từ ghi sổ trên máy tính.
    • Chỉ ra các điểm hạn chế về tổ chức nhân sự kế toán và sự thiếu vắng các chế độ phụ cấp trách nhiệm cũng như khoản trích kinh phí công đoàn tại đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung khai thác số liệu trong phạm vi hẹp tại Công ty TNHH Nama C&T Vina trong hai năm 2016 và 2017; các biểu mẫu kế toán được trích xuất chủ yếu từ một vài kỳ phát sinh (tháng 09, 10/2016 và tháng 10/2017). Ngoài ra, do tính chất doanh nghiệp TNHH một thành viên quy mô nhỏ mang tính gia đình, bộ máy kế toán chưa có sự phân tách độc lập giữa các phần hành chuyên trách.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống định mức tiền lương khoán theo khối lượng công trình xây lắp; nghiên cứu giải pháp ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng thay thế cho việc nhập liệu thủ công các Chứng từ ghi sổ trên bảng tính; nghiên cứu giải pháp thành lập tổ chức công đoàn cơ sở để thực hiện trích lập đầy đủ quỹ Kinh phí công đoàn (KPCĐ) theo luật định.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị nhân lực cần tìm hiểu mô hình tổ chức kế toán tiền lương trong các doanh nghiệp thi công xây dựng, xây lắp vừa và nhỏ.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp TNHH một thành viên cần tham khảo mẫu biểu chứng từ thực tế (bảng chấm công kiêm làm thêm giờ, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán trợ cấp BHXH, phiếu giao việc kết hợp hợp đồng kinh tế) và trình tự hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Nama C&T Vina như thế nào?

Tính đến ngày 01/01/2017, công ty có 48 người, gồm 1 Giám đốc, 2 nhân viên kỹ thuật, 1 nhân viên kế toán và 44 công nhân thi công xây lắp. Bộ phận kế toán chỉ gồm 2 người: Giám đốc (Bà Đặng Thị Thanh) kiêm Kế toán trưởng (không hưởng lương do là chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên) và 1 nhân viên kế toán (Bà Nguyễn Thị Thanh Thúy).

2. Công ty áp dụng hình thức trả lương nào và công thức tính tiền làm thêm giờ ra sao?

Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên bảng chấm công. Đối với công nhân trực tiếp sản xuất, tiền làm thêm giờ được tính theo công thức: $$\text{Tiền làm thêm giờ} = \left(\frac{\text{Đơn giá 1 ngày công}}{8}\right) \times \text{Số giờ làm thêm trong tháng}$$ Khoản tiền làm thêm giờ được cộng trực tiếp vào thu nhập thực lĩnh và không bị khấu trừ BHXH, BHYT.

3. Tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương áp dụng tại công ty trong năm 2017 là bao nhiêu?

Tổng tỷ lệ trích là 32%, gồm:

  • Doanh nghiệp chịu (tính vào chi phí): 21,5% (BHXH: 17,5%; BHYT: 3%; BHTN: 1%).
  • Người lao động chịu (trừ vào lương): 10,5% (BHXH: 8%; BHYT: 1,5%; BHTN: 1%).
  • Doanh nghiệp không thực hiện trích Kinh phí công đoàn (KPCĐ).

4. Doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ kế toán nào và dùng những tài khoản chủ yếu nào?

Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (CTGS) thực hiện trên máy tính. Các tài khoản chủ yếu được sử dụng gồm TK 334 (Phải trả người lao động), TK 338 (Phải trả, phải nộp khác - chi tiết 3383, 3384), TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh), TK 627 (Chi phí sản xuất chung) và TK 111 (Tiền mặt).

5. Chế độ phụ cấp tiền ăn trưa tại công ty được chi trả và hạch toán như thế nào?

Công ty trợ cấp tiền ăn trưa mức 30.000 VNĐ/người/ngày cho những ngày làm việc đủ công. Tiền ăn không chi trực tiếp qua lương mà công ty thanh toán thẳng cho nhà hàng nấu ăn theo tháng dựa trên bảng phụ cấp tiền ăn và được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (Nợ TK 642 / Có TK 111).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức lao động và hạch toán kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nama C&T Vina trong giai đoạn 2016 - 2017. Thông qua hệ thống chứng từ gốc và các mẫu biểu Chứng từ ghi sổ, tác giả đã làm rõ quy trình tính lương thời gian, hạch toán bảo hiểm và phân bổ chi phí tại một doanh nghiệp xây lắp quy mô nhỏ. Đề tài đã chỉ ra những ưu điểm trong việc quản lý ngày công, đồng thời nêu bật các hạn chế về kiểm soát chứng từ và cơ cấu nhân sự kế toán mỏng để làm cơ sở cho các đề xuất hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại đơn vị.