Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong công tác quản trị kinh tế của doanh nghiệp, quản lý lao động và phân phối thu nhập là nhiệm vụ trọng tâm nhằm dung hòa các mối quan hệ lợi ích giữa người lao động, doanh nghiệp và toàn xã hội. Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chủ yếu duy trì đời sống của người lao động mà còn là yếu tố cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh trực tiếp tác động đến lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đi liền với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) – các chính sách phúc lợi đảm bảo an sinh xã hội cho người lao động.

Đề tài "Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex" do sinh viên Vũ Diệu Linh thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Thanh Diệp (Viện Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, 2014) nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tiền lương, các khoản trích theo lương và phương pháp kế toán tiền lương trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích, khảo sát thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex, bao gồm khối văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc (chi nhánh Hải Phòng, Đà Nẵng, Sài Gòn, Cần Thơ, Bình Định và hệ thống kho nhựa đường Thượng Lý, Nại Hiên, Quy Nhơn, Nhà Bè, Trà Nóc).
  • Phạm vi thời gian: Nghiên cứu số liệu tổ chức lao động năm 2013 và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế trong quý 1 năm 2013 (trọng tâm là kỳ kế toán tháng 03/2013).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán: Áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Nghị định số 205 của Chính phủ quy định thang bảng lương; quy chế trả lương nội bộ của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex).
  • Quy định tỷ lệ trích các khoản theo lương: Tỷ lệ trích lập 34,5% trên quỹ lương tham gia bảo hiểm, bao gồm:
    • BHXH: 26% (18% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 8% trừ vào lương người lao động).
    • BHYT: 4,5% (3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1,5% trừ vào lương người lao động).
    • BHTN: 2% (1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% trừ vào lương người lao động).
    • KPCĐ: 2% (tính toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh; trong đó 1% nộp cấp trên, 1% để lại chi tiêu tại cơ sở).

Phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa phương pháp kế toán nghiệp vụ (chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá, tổng hợp và cân đối kế toán) với phương pháp phân tích, đối chiếu số liệu và thống kê mô tả. Nguồn dữ liệu sử dụng là các chứng từ kế toán gốc (bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc, bảng thanh toán tạm ứng, phiếu chi), sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 334, 338 và các sổ chi tiết tài khoản (3382, 3383, 3384, 3389) của công ty trong tháng 03/2013.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm lao động – tiền lương và quản lý lao động, tiền lương của Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex

Chương 1 khái quát mô hình tổ chức bộ máy quản lý điều hành và phân tích cơ cấu nguồn nhân lực của công ty theo Báo cáo tình hình lao động ngày 25/12/2013:

Tiêu thức phân loại Chỉ tiêu chi tiết Số lượng (người) Tỷ trọng
Trình độ lao động Trên đại học 3 1,80%
Đại học 75 44,91%
Trung cấp, cao đẳng 11 6,59%
Công nhân kỹ thuật sơ cấp 69 41,32%
Giới tính Nam 137 82,04%
Nữ 30 17,96%
Loại hợp đồng lao động Hợp đồng không xác định thời hạn 110 65,87%
Hợp đồng xác định thời hạn 52 31,14%
Thử việc, mùa vụ (dưới 1 năm) 5 2,99%
Tổng cộng 167 100,00%

Về cơ chế phân phối tiền lương, công ty áp dụng hai hình thức chính:

  • Hình thức tiền lương thời gian theo chức danh: Áp dụng cho khối lao động gián tiếp (lãnh đạo, quản lý và nhân viên các phòng ban). Mức lương chức danh tại văn phòng công ty dao động từ 4.273.000 đồng/tháng (Chuyên viên nhóm 3 mức 1) đến 40.000.000 đồng/tháng (Giám đốc); tại chi nhánh từ 3.300.000 đồng/tháng đến 21.000.000 đồng/tháng; lao động phục vụ từ 2.100.000 đồng đến 3.400.000 đồng/tháng.
  • Hình thức tiền lương theo sản phẩm: Áp dụng cho bộ phận trực tiếp kinh doanh bán hàng tại các cửa hàng. Đơn giá khoán bán buôn nhựa đường là 15.000 đồng/kg; đơn giá bán lẻ do công ty giao định mức theo từng đối tượng (cửa hàng trưởng 35.000 đồng/kg, lao động trực tiếp 30.000 đồng/kg). Tiền lương tính bằng đơn giá nhân với sản lượng tiêu thụ thực tế.

Chương này cũng trình bày các quy định cụ thể về chi trả lương thử việc (75% lương cơ bản ngạch bậc), lương cử đi học tập trung, lương làm thêm giờ, chế độ nghỉ phép/nghỉ khách quan (hưởng lương cơ bản theo Nghị định 205), phụ cấp chức vụ trách nhiệm (hệ số từ 0.2 đến 0.6 mức lương tối thiểu hoặc từ 500.000 đến 1.000.000 đồng/tháng), mức hỗ trợ ăn ca và quy chế tạm ứng lương theo hai kỳ trong tháng.

Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp tính toán và kỹ thuật hạch toán các nghiệp vụ tiền lương, bảo hiểm phát sinh trong tháng 03/2013:

  • Hệ thống chứng từ sử dụng: Bảng chấm công (Mẫu 01a-LĐTL), Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu 05-LĐTL), Bảng thanh toán lương tạm ứng, Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu 11-LĐTL), Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH.
  • Tài khoản kế toán áp dụng: Tài khoản 334 "Phải trả người lao động" (chi tiết TK 3341 và TK 3348), Tài khoản 338 "Phải trả, phải nộp khác" (chi tiết TK 3382 - KPCĐ, TK 3383 - BHXH, TK 3384 - BHYT, TK 3389 - BHTN) đối ứng cùng các tài khoản chi phí (TK 641, TK 642) và tài khoản tiền tệ (TK 111, TK 112).
  • Số liệu tính toán và luân chuyển thực tế tháng 03/2013:
    • Tạm ứng kỳ I (ngày 05/03/2013): Chi tiền mặt tạm ứng khối văn phòng theo Phiếu chi số 07 là 274.400.000 đồng (Nợ TK 334 / Có TK 111).
    • Tính lương và phân bổ chi phí cuối tháng: Tổng chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn ca toàn công ty ghi nhận vào chi phí là 1.191.436.667 đồng (Bộ phận bán hàng - TK 641: 692.446.667 đồng; Bộ phận quản lý doanh nghiệp - TK 642: 498.990.000 đồng; ghi Có TK 334).
    • Khấu trừ các khoản bảo hiểm vào lương CBCNV: Tổng số tiền trừ vào lương là 70.989.670 đồng (Nợ TK 334 / Có TK 338).
    • Chi trả lương kỳ II (ngày 31/03/2013): Thanh toán tiền mặt theo Phiếu chi số 43 với số tiền thực lĩnh 846.047.001 đồng (Nợ TK 334 / Có TK 111).
    • Trợ cấp BHXH: Chị Nguyễn Thị Ngọc Hương nghỉ trông con ốm 10 ngày được duyệt thanh toán trợ cấp 871.558 đồng (Nợ TK 3383 / Có TK 334; sau đó chi trả tiền mặt theo Phiếu chi số 42: Nợ TK 334 / Có TK 111).

Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Mẫu S03b-DN) với tổng phát sinh Nợ/Có đạt 2.559.424.975 đồng, kết chuyển số liệu vào Sổ cái TK 334, Sổ cái TK 338 và các Sổ chi tiết TK 3382, 3383, 3384, 3389.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex

Tác giả đánh giá tổng quan những mặt đạt được và các tồn tại trong công tác kế toán tiền lương tại công ty, từ đó xây dựng các giải pháp hoàn thiện theo 6 nội dung:

  1. Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương: Rà soát, xây dựng hệ thống định mức lao động khoa học hơn; điều chỉnh đơn giá khoán sản phẩm sát với biến động thị trường bán lẻ nhựa đường để phản ánh đúng mức độ đóng góp của từng cá nhân.
  2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán: Chuẩn hóa việc mở và theo dõi tài khoản chi tiết tiền lương (TK 3341, TK 3348) và các tài khoản trích theo lương (TK 338), đảm bảo hạch toán kịp thời, minh bạch các khoản trích nộp theo đúng luật định.
  3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Cải tiến mẫu bảng chấm công, phiếu xác nhận hoàn thành công việc và rút ngắn chu chuyển chứng từ từ các chi nhánh, kho hàng về phòng kế toán công ty.
  4. Về sổ kế toán chi tiết: Hoàn thiện các mẫu sổ chi tiết thanh toán với người lao động và sổ theo dõi chi tiết từng quỹ bảo hiểm, kinh phí công đoàn theo từng bộ phận, chi nhánh.
  5. Về sổ kế toán tổng hợp: Tăng cường kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan, đảm bảo tính khớp đúng và liên tục của số liệu kế toán.
  6. Về báo cáo kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương: Thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị định kỳ về tình hình sử dụng quỹ lương, biến động chi phí nhân công và năng suất lao động phục vụ quản trị điều hành của ban giám đốc.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phân tích toàn diện bức tranh tài chính – kế toán về lao động tiền lương của Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex trong kỳ kế toán tháng 03/2013 với các số liệu cụ thể:

Khoản mục chi phí / Nghiệp vụ hạch toán Số tiền (Đồng)
Tạm ứng lương kỳ I (Phiếu chi số 07 ngày 05/03/2013) 274.400.000
Chi phí lương và trợ cấp tính vào Chi phí bán hàng (TK 641) 692.446.667
Chi phí lương và trợ cấp tính vào Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) 498.990.000
Tổng các khoản bảo hiểm và KPCĐ khấu trừ vào thu nhập người lao động 70.989.670
Thanh toán lương kỳ II (Phiếu chi số 43 ngày 31/03/2013) 846.047.001
Trợ cấp BHXH chi trả người lao động (chế độ con ốm) 871.558
Tổng phát sinh trên Sổ Nhật ký chung tháng 03/2013 2.559.424.975

Đề tài đóng góp hệ thống giải pháp chuyên môn có tính ứng dụng thực tế cao, giúp đơn vị tối ưu hóa việc quản lý quỹ lương, kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, đồng thời thực hiện trích nộp đầy đủ, chính xác các nghĩa vụ an sinh xã hội theo luật định.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tập trung nghiên cứu trên phạm vi dữ liệu thực tế của một doanh nghiệp thương mại vật tư xăng dầu cụ thể với chuỗi số liệu nghiệp vụ chuyên sâu trong kỳ kế toán tháng 03/2013. Chế độ kế toán áp dụng trong văn bản là Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng đánh giá biến động tiền lương theo chu kỳ trọn vẹn cả năm tài chính, cập nhật các thay đổi trong chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Luật Bảo hiểm xã hội và khảo sát việc ứng dụng các phần mềm kế toán (ERP) nhằm tự động hóa quy trình tính lương và trích lập bảo hiểm.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tư liệu thực tế cho sinh viên, học viên chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp, Kiểm toán và Quản trị nhân lực khi nghiên cứu về kế toán các phần hành chi phí và thanh toán với người lao động. Tài liệu cung cấp đầy đủ hệ thống biểu mẫu thực tế, công thức tính toán cho hai hình thức trả lương (lương thời gian theo chức danh và lương khoán sản phẩm) cùng quy trình mở sổ Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết tài khoản 334, 338 tại một công ty thành viên thuộc tập đoàn kinh tế nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex áp dụng những hình thức trả lương nào và cho những đối tượng nào?
Công ty áp dụng hai hình thức: (1) Tiền lương trả theo thời gian lao động theo nhóm chức danh công việc đối với khối lao động gián tiếp (lãnh đạo, nhân viên các phòng ban quản lý); (2) Tiền lương trả theo sản phẩm căn cứ theo sản lượng bán ra thực tế đối với bộ phận trực tiếp bán lẻ, bán buôn tại các cửa hàng.

2. Tỷ lệ trích các khoản theo lương tại doanh nghiệp được quy định và phân bổ như thế nào?
Tổng tỷ lệ trích nộp là 34,5%, phân bổ cụ thể:

  • BHXH: 26% (doanh nghiệp chịu 18%, khấu trừ lương người lao động 8%).
  • BHYT: 4,5% (doanh nghiệp chịu 3%, khấu trừ lương người lao động 1,5%).
  • BHTN: 2% (doanh nghiệp chịu 1%, khấu trừ lương người lao động 1%).
  • KPCĐ: 2% (tính toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp).

3. Số liệu thanh toán lương và các khoản trích trong tháng 03/2013 của công ty là bao nhiêu?
Trong tháng 03/2013, công ty tạm ứng kỳ I là 274.400.000 đồng, tính tổng chi phí tiền lương và phụ cấp ghi nhận vào chi phí bộ phận bán hàng (TK 641) là 692.446.667 đồng, chi phí quản lý (TK 642) là 498.990.000 đồng, khấu trừ bảo hiểm vào lương 70.989.670 đồng và thực hiện thanh toán lương kỳ II là 846.047.001 đồng.

4. Chế độ trợ cấp BHXH trong trường hợp con ốm tại công ty được giải quyết và hạch toán như thế nào?
Người lao động nghỉ trông con ốm được hưởng 75% mức tiền lương, tiền công đóng BHXH của tháng liền kề trước khi nghỉ việc. Trường hợp thực tế của chị Nguyễn Thị Ngọc Hương nghỉ 10 ngày được chi trả 871.558 đồng, kế toán hạch toán Nợ TK 3383 / Có TK 334 và chi trả bằng tiền mặt ghi Nợ TK 334 / Có TK 111 theo Phiếu chi số 42.

5. Cơ cấu lao động của công ty theo báo cáo ngày 25/12/2013 có đặc điểm gì nổi bật?
Tổng số lao động của công ty là 167 người. Về trình độ: Đại học chiếm 44,91% (75 người) và công nhân kỹ thuật sơ cấp chiếm 41,32% (69 người). Về giới tính: Nam chiếm đa số với 82,04% (137 người), Nữ chiếm 17,96% (30 người). Về hình thức hợp đồng: 65,87% (110 người) ký hợp đồng không xác định thời hạn.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Vũ Diệu Linh đã phản ánh cụ thể và hệ thống hóa toàn bộ công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (Quyết định 15/2006/QĐ-BTC). Khóa luận đã phân tích chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp tính lương thời gian, lương sản phẩm và trích nộp các quỹ bảo hiểm thông qua hệ thống sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản 334, 338. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có giá trị thực tiễn đối với công tác tổ chức hạch toán và quản lý chi phí lao động tại doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, nhựa đường.